Pendidikan dan/atau Pelatihan Ketua Audit Internal
Personil IA telah mengikuti berbagai program pendidikan dan/atau pelatihan dalam rangka pengembangan kompetensi untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugasnya.
Selama tahun 2021, program-program yang telah diikuti personil IA sebagai berikut:
Internal Audit Chief Education and/or Training IA personnel participated in several education and/or training programs for competence development to support the performance of their duties. In 2021, the programs attended by IA personnel were as follows:
No Tanggal
Date Topik
Topics Tempat
Venue Ketua Audit Internal | Internal Audit Chief
1 15 April |
April Forum Pimpinan: Teknologi Berkembang, Risiko
Keberlanjutan & E-Learning. | Lead Forum: Emerging
Technology, Sustainability Risk & E-Learning. Online/ Jakarta 2 14 Juli |
July Web Seminar PPM IEBC: Budaya Etis di dalam
Organisasi | PPM IEBC Webinar: Ethical Culture in the
Organization Online/ Jakarta
3 12 Agustus|
August Forum Pimpinan: Metodologi Audit Jarak Jauh,
Audit Risiko Pihak Ketiga, Digitalisasi dengan Membangun Saluran & Penyelarasan Data Eksternal, Top Risk dan Rencana Audit Internal
Online/ Jakarta
4 14 Agustus | August Web Seminar PwC: Berpacu dengan Pelaku Fraud Online/ Jakarta
5 26 Agustus | August Konferensi GRC: Kelincahan di Tengah Dunia yang
Chaotic Online/ Jakarta
6 28 Oktober | October Forum Pimpinan: Arahan Strategis, ESG & TCFD,
Audit Jarak Jauh, Keamanan TI Online/ Jakarta
7 28 Oktober | October Sesi Berbagi Deloitte: Analisis Audit Internal Online/ Jakarta
8
29 Oktober – 3 Desember | October - December
Program Akademi Audit dan Risiko: Sesi Berbagi untuk Auditor Utama
Online/ Jakarta
9 12 Nopember | November Web Seminar PwC: Perjalanan Penciptaan Nilai ESG
di Industri Kelapa Sawit Online/ Jakarta
29 Oktober-3 Desember | October-December
Pelaksanaan Tugas Internal Audit
Selama tahun 2021, IA telah melaksanakan 69 aktivitas atau proyek di divisi/Head Office dan anak perusahaan/ site yang meliputi aktivitas asurans dan konsultansi seperti audit operasional, audit kepatuhan, special audit hingga advisory.
Monitoring implementation status of recommendation (ISR) dari Laporan Hasil Audit yang telah diterbitkan juga dilakukan secara berkala.
Aktivitas IA yang dilakukan sepanjang tahun 2021 sebagian besar dilakukan dengan metode jarak jauh (remote auditing) dan memaksimalkan penggunaan data analytics tools yang sudah ada. Secara periodik, ringkasan dari temuan, rekomendasi dan aksi tindak lanjut dilaporkan secara langsung kepada Direksi dan juga kepada Dewan Komisaris melalui Komite Audit. Selama tahun 2021, Auditor Internal telah melaksanakan lima kali pertemuan dengan Direksi dan delapan kali pertemuan dengan Komite Audit.
Sistem Pengendalian Internal
Direksi bertanggung jawab atas sistem pengendalian internal Perseroan. Sistem pengendalian internal disusun untuk mengelola risiko, membantu menjaga aktiva Perusahaan dari tindakan yang merugikan maupun penyimpangan lainnya, dan memberikan suatu kepastian yang wajar atas aktivitas yang ditelaah meliputi aspek operasional, keuangan dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan terkait.
Perseroan menerapkan sistem pengendalian internal yang memenuhi kerangka pengendalian yang diakui secara internasional oleh the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) yang meliputi adanya komponen control environment, risk assessment, control activities, information - communication, serta proses monitoring, pada semua lini dalam perusahaan.
Sistem pengendalian Perseroan juga menerapkan konsep three lines of defense, dimana manajemen operasional bertugas menjalankan sistem pengendalian internal dan pengawasan yang memadai pada lini pertama. Lini kedua, yaitu fungsi manajemen risiko dan pengendali lain yang mengukur tingkat risiko dan pengendalian, melakukan pemantauan secara berkala terhadap jalannya fungsi pengendalian. Sebagai salah satu contoh penerapan pengendalian yang dilakukan oleh lini kedua, Perseroan memiliki program Excellence Golden Rules (EGR) yang dilakukan secara berkala setiap semester. Program ini melibatkan fungsi-fungsi terkait di level Head Office untuk melakukan pemantauan atas penerapan pengendalian internal yang dilakukan manajemen operasional level site berdasarkan prosedur formal yang berlaku. Pada lini ketiga, Audit Internal diutus atas nama Direksi dan Dewan Komisaris untuk memberikan keyakinan yang wajar terhadap sistem tata kelola, risiko, dan pengendalian melalui aktivitas asurans.
Evaluasi atas Efektivitas Pengendalian Internal Tahun 2021
Dalam rangka memastikan efektivitas sistem pengendalian internal, Perseroan melaksanakan evaluasi secara rutin untuk memastikan bahwa kebijakan, SOP (Standard Operating Procedure), prinsip akuntansi, manajemen risiko, dan tata kelola di Perseroan berjalan secara efektif dan efisien.
Performance of Internal Audit Duties
In 2021, the IA carried out 69 activities or projects at the divisions/Head Office and subsidiaries/sites that include assurance and consultancy activities such as operational audits, compliance audits, special audits, up to advisory activities. Internal Audit also periodically monitoring activities on the implementation status of recommendations (ISR) of published Audit Result Report.
IA activities in 2021 were mostly conducted remotely (remote auditing) maximizing the use of existing data analytics tools. Periodically, the summaries of findings, recommendations, and follow-up actions were submitted directly to the Board of Directors and also to the Board of Commissioners through the Audit Committee. During 2021, Internal Auditors held five meetings with the Board of Directors and eight meetings with the Audit Committee.
Internal Control System
The Board of Directors is responsible for the Company’s internal control system. The Internal control system was developed to manage risks, help safeguard the Company’s assets from malicious acts and other abuses and provide reasonable assurance for analyzed activities including aspects of operations, financial, and compliance with relevant laws and regulations.
The Company has implemented an internal control system that meets the internationally recognized control framework by the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), which includes components of control of the environment, risk assessment, control activities, information - communication, and monitoring process, on all fronts of the company.
The Company's internal control system also applies the concept of three lines of defense, where operations management is responsible for executing an adequate internal control system and supervision at the first line.
The second line i.e. the risk management function and other controls that measure risk and control levels, conducts periodic monitoring on the operation of the control function. One example of the implementation of control by the second line, the Company has the Excellence Golden Rules (EGR) program which is conducted periodically every semester. This program involves relevant functions at the Head Office level to monitor the internal control applied by the operations management at the site level based on the applicable formal procedure. On the third line, Internal Audit is sent on behalf of the Board of Directors and the Board of Commissioners to give reasonable confidence in the governance, risk, and control system through assurance activity.
Evaluation on Internal Control Effectiveness in 2021
In order to ensure the effectiveness of the internal control system, the Company carried out evaluations regularly to ensure that policies, SOPs (Standard Operating Procedure), accounting principles, risk management, and governance at the Company were running effectively and efficiently.
dan membantu manajemen untuk memastikan terdapat koordinasi yang baik antara fungsi-fungsi pengendalian perusahaan yang ada di level Site maupun Head Office sehingga setiap fungsi tersebut dapat menjalankan fungsi kontrolnya secara efektif. Divisi Internal Audit membantu para pemangku kepentingan dengan memberikan jasa asurans dan konsultasi yang mengacu kepada IIA (standar Institute of Internal Auditors).
Berdasarkan penelaahan atas laporan audit tahun 2021 yang dilaporkan, Direksi berkesimpulan bahwa sistem pengendalian internal telah memadai dan efektif untuk melindungi kepentingan perseroan.
Manajemen Risiko
Sistem manajemen risiko yang berjalan efektif merupakan tugas yang diemban oleh seluruh jajaran manajemen Perseroan secara kolektif. Setiap fungsi atau unit kerja bertanggung jawab melakukan proses tata kelola risiko secara berkelanjutan dimulai dari identifikasi, evaluasi, mitigasi dan monitoring risiko yang sesuai dengan wewenang yang melekat pada masing-masing fungsi.
Tim Risk Management memfasilitasi pengkajian risiko yang diidentifikasi oleh fungsi-fungsi terkait kemudian menyampaikan laporan risiko utama kepada Direksi dan Komite Audit secara berkala.
Perseroan menganalisis semua potensi risiko untuk kemudian merumuskan strategi pengendalian atau manajemen risiko.
Tujuan dari penerapan manajemen risiko adalah:
1. Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan manajemen mengenai potensi risiko yang dihadapi Perseroan.
2. Informasi yang tersedia dijadikan dasar bagi Direksi dalam mengambil keputusan-keputusan terkait dengan sasaran operasional Perseroan.
3. Penilaian risiko yang melekat dalam setiap aspek usaha Perseroan.
4. Pelaksanaan manajemen risiko juga menjadi pedoman bagi Komite Audit untuk menjalankan tugas mereka untuk mengevaluasi dan menilai tata kelola Perseroan.
Profil Risiko
Perseroan yang bergerak dalam industri perkebunan kelapa sawit selalu menghadapi sejumlah risiko bisnis, yang sebagian besar di antaranya adalah risiko eksternal dan di luar kendali Perseroan. Risiko usaha yang dihadapi Perseroan sesuai dengan karakteristik risiko sektor komoditas, salah satunya adalah fluktuasi harga. Berikut adalah sejumlah risiko yang berpotensi mempengaruhi operasi bisnis Perseroan:
1. Risiko Harga Komoditi
Bisnis kelapa sawit selalu dipengaruhi fluktuasi harga karena naik turunnya permintaan dan penawaran di pasar internasional. Semakin tinggi harga, maka akan semakin tinggi keuntungan Perseroan. Namun sebaliknya, semakin rendah harga, semakin rendah keuntungan dan berpotensi mengakibatkan kerugian bagi Perseroan.
the internal control system and helped the management ensure that there is adequate coordination between company control functions both at Site and Head Office levels so that each of the functions can implement their control functions effectively. The Internal Audit division assisted the stakeholders by providing assurance and consultancy services guided by the Institute of Internal Auditors (IIA) standards.
Based on analysis of the 2021 audit report, the Board of Directors concluded that the internal control system is adequate and effective to protect the interests of the Company.
Risk Management
An effective risk management system is the collective responsibility of all ranks of Company management. Each function or working unit is responsible for carrying out a risk management process continuously starting from identification, evaluation, mitigation, to risk monitoring according to the authority attached to each function. The Risk Management team facilitates risk assessment identified by related functions, then submits major risk reports to the Board of Directors and the Audit Committee periodically.
The Company analyzes all potential risks and subsequently formulates a control strategy or risk management. The objective of implementing risk management is:
1. To provide the Board of Directors and management with the necessary information on potential risks faced by the Company.
2. The available information will serve as the basis for the Board of Directors to make decisions related to the Company's operational targets.
3. Assessment of inherent risks to every aspect of the Company's business.
4. Implementation of risk management shall also become the guidelines for the Audit Committee in performing their tasks to evaluate and assess the Company's governance.
Risk Profile
A Company engaged in the oil palm plantation industry always faces several business risks, most of which are external risks beyond the Company’s control. Business risks faced by the Company correspond with the characteristic risks in the commodity sector, one of which is price fluctuations. The following are several risks that have the potential of affecting the Company's business operations:
1. Commodity Price Risks
The oil palm business has always been affected by price fluctuations due to the rise and fall of demand and supply in the international market. The higher the price, the higher Company profits will be. On the other hand, the lower the price, the lower the profits and potentially cause greater losses.
Untuk memitigasi risiko tersebut, Perusahaan harus memastikan agar CPO yang dihasilkan berkualitas tinggi dengan tingkat produksi dan biaya produksi yang optimal sehingga bisa mempertahankan daya saing di pasar sepanjang tahun.
2. Risiko Keuangan
Risiko keuangan dapat diakibatkan oleh fluktuasi harga pada pasar internasional. Perseroan dan entitas-entitas anaknya mempunyai kondisi likuiditas yang baik, yang bisa mendukung rencana kerja dan dapat menopang Perseroan terhadap kemungkinan fluktuasi harga dan kurs di pasar. Selain itu, perbankan siap untuk memberikan fasilitas pendanaan bagi Perseroan.
3. Risiko Operasional
Risiko operasional terkait dengan pengelolaan biaya tenaga kerja dan pemupukan. Seperti diketahui, biaya tenaga kerja dan pemupukan merupakan dua komponen biaya terbesar dari total keseluruhan biaya pemeliharaan. Risiko operasional diantisipasi dengan proses pemeliharaan tanaman yang lebih efisien, serta peningkatan produktivitas sumber daya manusia dengan melakukan mekanisasi dan otomasi.
4. Risiko Hukum dan Kebijakan
Sebagai perusahaan yang bergerak di dalam industri perkebunan kelapa sawit, Perseroan menghadapi risiko hukum dan kebijakan. Risiko hukum adalah risiko yang timbul sehubungan dengan pemenuhan aspek legalitas dalam entitas perkebunan yang dikelola Perseroan.
Sedangkan, risiko kebijakan terkait dengan perubahan kebijakan di dalam industri kelapa sawit baik kebijakan dari Pemerintah pusat maupun Pemerintah daerah.
Perseroan melakukan monitoring secara berkala atas pemenuhan aspek legalitas dan langkah antisipatif atas penerapan kebijakan pemerintah untuk memitigasi risiko ini.
Risiko hukum juga tekait dengan hubungan antara Perseroan dengan masyarakat di sekitar perkebunan Perseroan. Untuk menjaga hubungan yang harmonis antara Perseroan dengan masyarakat, Perseroan selalu memastikan bahwa kehadiran perkebunan Perseroan selalu memberikan manfaat timbal balik yang positif dengan masyarakat. Ini diwujudkan melalui program tanggung jawab sosial perusahaan.
5. Risiko Bencana
Risiko bencana adalah risiko yang dihadapi oleh Perseroan akibat dari bencana alam seperti banjir, tanah longsor dan gempa bumi. Bencana alam dapat membawa risiko usaha bagi Perseroan. Karena itu, manajemen Perseroan telah merancang langkah- langkah pengurangan risiko bencana dan upaya mengantisipasi jika terjadi bencana alam.
Evaluasi Efektivitas Manajemen Risiko
Perseroan telah menerapkan sistem manajemen risiko secara berkala khususnya untuk risiko-risiko utama yang telah diindentifikasi dapat berdampak luas pada Perseroan.
Sistem pengendalian internal Perseroan disusun diantaranya untuk dapat memitigasi risiko-risiko tersebut dan Laporan konsolidasi risiko utama telah disampaikan dan ditelaah kepada direksi dan komite audit secara berkala secara berkala.
To mitigate the risk, the Company must ensure that the CPO produced is of high quality with optimum production level and production cost in order to maintain competitiveness in the market all year long.
2. Financial Risks
Financial risks may be caused by price fluctuations in the international market. The Company and its subsidiary entities are in good liquidity condition, which can support the work plan and can protect the Company against possible price and exchange rate fluctuations in the market. In addition, the banking industry is prepared to extend funding facilities to the Company.
3. Operational Risks
Operational risks related to the management of labor and fertilizing costs. It is already known that labor and fertilization costs are the two biggest cost components of the total maintenance cost. Operational risks are anticipated by a more efficient crop maintenance process and improvement of human resource productivity through mechanization and automation.
4. Legal and Policy Risks
As a Company active in the palm oil industry, the Company is also facing legal and policy risks. Legal risks are risks arising in relation to meeting the legality aspects of the plantations managed by the Company. Whereas policy risks are related to changes in policies in the palm oil industry, both policies issued by the national government and the regional governments. The Company carries out periodic monitoring on the fulfillment of the legality aspect and anticipative measures of the implementation of government policies to mitigate this risk.
Legal risks are also related to the relationship between the Company and the community in the surroundings of the Company's plantations. In maintaining a harmonious relationship between the Company and the community, the Company always ensures that the presence of its plantations must at all times provide a positive mutual benefit to the community. This is achieved through corporate social responsibility programs.
5. Disaster Risks
Disaster risks are risks faced by the Company as a result of natural disasters such as floods, landslides, and earthquakes. Natural disasters can pose a business risk to the Company. Therefore, the management of the Company designed measures to mitigate the risks of natural disasters, as well as anticipative efforts in the event such natural disasters occur.
Evaluation of Risk Management Effectiveness The Company has implemented a regular risk management system especially for major risks that have been identified and may have a significant impact on the Company.
The Company’s internal control system has been developed, among others to mitigate such risks and consolidated reports of major risks have been submitted and analyzed regularly.