Administrasi Arsip
Tugas ini dibuat untuk memenuhi Ujian Tengah Semester mata kuliah Administrasi Arsip
Dosen Pengampu: Bapak Wahyu Setiawan, SH., MH
Disusun oleh:
Nurcahya Dwi Marssanty 215030700111005 (02)
Administrasi Arsip Kelas B
UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
MALANG 2023
1. Apa saja masalah dalam pengelolaan arsip saat ini? (baik dalam pemerintah, organisasi perbankan dan lain lain)
- Masalah dalam pengelolaan arsip saat ini terjadi pada berbagai instansi pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah kurang mendapatkan perhatian. Beberapa masalah yang timbul dalam pengelolaan arsip diantaranya adalah:
a. Keterbatasan ruang. Pertumbuhan volume arsip dalam organisasi semakin tinggi sehingga membutuhkan banyak tempat
b. Kurangnya tenaga ahli. Pengelolaan arsip membutuhkan banyak tenaga ahli yang terampil dan terlatih, namun kurangnya tenaga ahli dalam bidang kearsipan menjadi masalah tersendiri
c. Kurangnya pemahaman. Beberapa instansi pemerintah masih kurang memahami pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sehingga seringkali arsip tidak dijaga dengan baik
d. Kurangnya pengawasan. Pengawasan terhadap pengelolaan arsip yang dilakukan oleh instansi pemerinntah masih kurang sehingga seringkali terjadi kehilangan ataupun kerusakan arsip
2. Bagaimana tanggapan kalian dengan pemahaman tentang kearsipan yang selama ini salah "Orang yang bekerja di bidang arsip hanyalah orang orang buangan, arsip dianggap sebagai sampah, administrasi kearsipan tidak penting"
- Pemahaman yang salah bahwa orang yang bekerja di bidang arsip hanyalah orang-orang buangan, arsip dianggap sebagai sampah hingga administrasi kearsipan tidak penting. Kearsipan merupakan bagian penting dari
administrasi dan manajemen informasi pada suatu organisasi. Dengan pengelolaan arsip yang baik dapat membantu organisasi dalam pengambilan keputusan, meminimalkan risiko hukum, dan meningkatkan efisiensi operasional. Orang-orang yang bekerja di bidang kearsipan adalah orang yang terlatih dan terampil dalam pengelolaan arsip, mereka memiliki peran penting dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip srta memastikan arsip dapat diakses dengan mudah dan cepat. Arsip memiliki berbagai nilai, salah satunya adalah nilai historis dan budaya yang penting bagi suatu negara atau suatu organisasi. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu menjaga dan melestarikan Sejarah dan budaya suatu negara atau organisai.
3. Apa alasan sebuah institusi perlu melakukan pengelolaan dokumen/administrasi kearsipan?
- Ada beberapa alas an mengapa sebuah institusi perlu melakukan pengelolaan dokumen/administrasi kearsipan, diantaranya adalah:
a. Meningkatkan efisiensi administrasi. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu institusi dalam mengelola dokumen dan administrasi dengan lebih efisien, mulai dari pendataan, peminjaman arsip, hingga restorasi dan preservasi arsip
b. Meningkatkan akuntabilitas. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu institusi dalam mempertanggungjawabkan Tindakan dan keputusan yang diambil, serta meminimalkan risiko hukum
c. Meningkatkan transparansi. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu institusi dalam meningkatkan transparansi dan
akuntabilitas serta memperkuat kepercayaan mesyarakat terhadap institusi tersebut
d. Meningkatkan efektivitas. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu institusi dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan efektif, karena arsip dapat menjadi sumber informasi yang penting e. Meningkatkan manfaat finansial. Pengelolaan arsip yang baik dapat
membantu institusi dalam menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi operasional, karena arsip dapat diakses dengan mudah dan cepat
4. Uraikan dan jelaskan daur hidup arsip?
- Daur hidup arsip merupakan siklus arsip yang terdiri atas beberapa tahapan yang dimulai dari penciptaan arsip hingga disposisi akhir arsip tersebut.
Berikut adalah tahapan dalam daur hidup arsip:
1) Tahapan penciptaan
Tahap ini merupakan tahap saat arsip pertama kali dibuat sebagai hasil dari kegiatan organisasi atau individu. Arsip yang dihasilkan dapat berupa surat, dokumen, rekaman audio visual, atau bentuk lainnya
2) Tahap penggunaan dan distribusi
Pada tahap ini arsip digunakan untuk berbagai keperluan seperti pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, dan perencanaan.
Arsip juga didistribusikan ke berbagai pihak yang membutuhkan 3) Tahap pemeliharaan dan penyusutan
Pada tahap ini arsip sudah jarang digunakan dan perlu dipelihara agar tetap terjaga kualitasnya. Arsip yang sudah tidak aktif dapat disimpan dalam Gudang arsip atau diarsipkan
4) Tahap disposisi
Pada tahap ini arsip sudah tidak diperlukan lagi dan perlu diambil keputusan untuk mempertahankan atau membuang arsip tersebut.
Arsip yang masih memiliki nilai historis dan budaya dapat disimpan secara permanen, sedangkan arsip yang tidak memiliki nilai dapat dibuang.
5. Unsur penting dalam manajemen arsip?
- Dalam manajemen arsip terdapat 6 unsur penting yakni SDM, sarana dan fasilitasnya, komitmen, pedoman atau SOP, serta anggaran.
1) SDM merupakan unsur utama dalam pengelolaan arsip. SDM yang terampil dan terlatih dalam bidang kearsipan dapat membantu institusi dalam mengelola arsip dengan baik dan efektif
2) Sarana dan fasilitas yang memadai dapat membanti institusi dalam mengelola arsip dengan baik dan efektif. Sarana dan fasilitas yang dibutuhkan meliputi rak arsip, lemari arsip, kertas pembungkus arsip, dan alat pengaman arsip
3) Komitmen dari seluruh unsur pimpinan dan staf dalam institusi sangat penting dalam pengelolaan arsip yang baik dan efektif. Komitmen tersebut meliputi kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip, pemahaman terhadap prosedur pengelolaan arsip, dan keterlibatan aktif dalam pengelolaan arsip
4) Pendoman atau SOP yang jelas dan terstruktur dapat membantu institusi dalam mengelola arsip dengan baik dan efektif. Pedoman atau SOP yang dbuat harus mencakup prosedur penyimpanan arsip, prosedur peminjaman/pengambilan arsip, proses penyusutan arsip, dan jadwal retensi arsip
5) Anggaran yang memadai dapat membantu institusi dalam mengelola arsip dengan baik dan efektif. Anggaran yang dibutuhkan meliputi biaya penyimpanan arsip, biaya peralatan dan sarana, biaya pelatihan SDM serta biaya pengawasan arsip
Daftar Pustaka
Archives and Records Management Resources. (n.d.). Retrieved from https://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/archival- arrangement.html
Archivist Responds to Misleading, Inaccurate Media Reports. (n.d.). Retrieved from https://www.archives.gov/press/press-releases/nr20-43
Ardiana, S., & Suratman, B. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 9(2), 335–348.
https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p335-348
Direktorat Jenderal Perbendaharaan. (2018). Panduan Teknis Kuasa Pengguna Anggaran. Kementerian Keuangan RI.
Laili, M. (2014). Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan Umum Dan Arsip Daerah Kota Semarang. Economic Education Analysis Journal, 3(3), 551–
557.
Lolytasari. (2013). Penilaian Arsip Makro di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jurnal Kearsipan, 8(1), 172–207.
https://doi.org/http://www.anri.go.id/assets/download/jurnal_anri_vol8_12_201 3.pdf
Muhidin, S. A., Winata, H., & Santoso, B. (2016). Pengelolaan Arsip Digital. JPBM (Jurnal Pendidikan Bisnis Dan Manajemen), 2(3), 178–183.
http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/view/1708
Muhidin, S. A., Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: Pustaka Setia Negara, P. (2010). Undang-Undang Nomor.
P. Anggoro Yudotomo. (2009). Pentingnya Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi.
http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/185/0b36b9d9c42ceda149dd27ae488a c9b4.pdf
Peluang dan Tantangan dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Jawa Barat -
DISPUSIPDA JABAR. (n.d.). Retrieved from
https://dispusipda.jabarprov.go.id/artikel/detail/17122813553935
Peraturan Pemerintah. (2019). Pedoman Enerapan Sistem Pengendalian Internal Pemerntah Di Perangkat Daerah. 1–79.
Perda Provinsi Jawa Timur No.14. (2014). Gubernur jawa timur peraturan gubernur jawa timur. 1950, 1–35.
PrimaDoc. (2022). 7 Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip. Retrieved from https://primadoc.id/7-alasan-pentingnya-pengelolaan-arsip/
Rustam, M. (2014). Pengantar pengelolaan arsip elektronik. Pengelolaan Arsip Elekronik, 1–85.
Santoso, TP. A. (2017). Ironi Pengelolaan Arsip di Tanah Air. Retrieved from https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/ironi-pengelolaan-arsip-di-tanah- air
