KONSEP DASAR PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Pertemuan I
Pengambilan Keputusan
Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi
mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen pada tiap tingkatan. Setiap kegiatan dan keputusan tingkat manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda pula. Oleh kana itu untuk dapat menyediakan informasi yang relevan dan
berguna bagi manajemen, maka pengembang system
informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang
dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
TIPE KEGIATAN
MANAJEMEN
Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya, harus dapat bereaksi terhadap kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan- tekanan dari lingkungan luar yang merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.
Penetapan tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan dalam waktu 5 tahun menjadi penjual terbesar didalam industri dengan menguasai 60% pasar.
Penentuan strategi : Manajemen tingkat atas menentukan Tindakan- Tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuannya. Dengan strategi semua kemampuan yang dimiliki berupa semua sumber daya dikerahkan agar tujuan organisasi dapat dicapai.
2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah
ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik (tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat
menengah menjalankan taktik tersebut supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang
dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn. Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan
bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.
Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.
Tipe Keputusan Manajemen
Pengambilan keputusan (Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yang berulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan- perhitungan serta analisis yang terperinci. Contoh Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi.
Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya
berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.
TIPE INFORMASI
Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi perencanaan, alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang akan diambil.
3 macam tipe informasi
1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-mas alah yang menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu m anajemen menengah untuk melihat penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) : infor masi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan m emecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasa
Karakteristik Informasi
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasi yang berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain:
1.Kepadatan informasi
2.Luas Informasi
3.Frekuensi Informasi
4.Waktu Informasi
5.Akses Informasi
6.Sumber Informasi
1. Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci (detail) dan kurang padat, karena
terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas dan padat.
2. Luas Informasi : manjemen bawah karakteristik informasinya terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yagn mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.
3. Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas terstruktur dengan pola yang berulang2 dari waktu ke
4. Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas2 rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen
tingkat tinggi, waktu informasi lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan.
5. Akses Informasi : Level bawah membutuhkan informasi yang periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses informasi tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebih tinggi, periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas, sehingga manajer2 tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil informasi kapan pun mereka membutuhkan.
6. Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan.
Peran Manajemen
Menurut Henry Mintzberg
1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari:
a.figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi.
b.pemimpin (leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-bawahannya.
c.penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.
Peran Manajemen…
2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling
mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer
sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.
3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai
entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.
Tahapan Pengambilan Keputusan
Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :
1.Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.
2.Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah.
3.Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.
4.Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan
TERIMAKASIH
