Dokumen Administrasi IPPNU

ADMINISTRASI

IPPNU

Pokok Bahasan

1

Tugas, Pokok, Fungsi Sekretaris

2

Sistem Administrasi IPPNU

Orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi

pekerjaan tulis-menulis, atau surat-menyurat, dan

sebagainya; penulis;

panitera.

K.B.B.I

Siapa sih Sekretaris?

Tulisannya harus

Bagus ?

1 2 3

SURAT MENYURAT

KEBIJAKAN ORGANISASI

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS

Pengertian Sekretaris Menurut Ahli

Sekretaris adalah pembantu dari seorang pemimpin yang menerima pendiktean,

menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pemimpinnya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pemimpin tersebut.

M. Braum dan Roman

Mengatur dan Menertibkan Sistem Administrasi secara umum

Dalam buku pedoman peraturan organisasi, administrasi, dan

kaderisasi ( PPOAK ) yang disahkan melalui Konferensi Besar PP IPPNU pada tahun 2020,

Tugas dan Kewajiban Sekretaris terutama tingkat Pimpinan

Ranting diatus pada pasal 124.

2

Mengelola dan Mengawasi tugas kesekretariatan

3

Bekerja sama dengan ketua dalam

melaksanakan tugas-tugas organisasi

4

Bersama Ketua mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan

Bertanggung jawab atas segala tindakan dan kebijakan organisasi di bidang

kesekretariatan kepada ketua

5

PPOAK Pasal 124

1

Sistem

Administrasi

Mencakup pengelolaan keseluruhan aspek administrasi secara terpadu yang bertujuan untuk mengoptimalkan

kinerja organisasi.

PERSURATA N

PERALATAN ADMINISTRAS

I

Format Surat

Inventaris

Arsip dan Laporan Progam

Kerja

PERLENGKAPAN ADMINISTRASI

1

2

Persuratan

Segala sesuatu yang berkaitan dengan

surat menyurat dalam sistem administrasi IPPNU.

Jenis-Jenis Surat :

 Surat Umum

 Surat Khusus

Format Surat :

• Kepala Surat

• Nomor, Lampiran, Perihal

• Tujuan

• Pembuka, dst

1. Surat Intruksi

2. Surat Keputusan

3. Surat Kuasa

4. Surat Mandat

5. Surat Pengangkatan dan Pemberhentian

6. Surat Pengantar

JENIS

SURA T

Surat Umum

Surat Khusus

7. Surat Pengesahan

8. Surat Rekomendasi Pengesahan

9. Surat Siaran

10. Surat Teguran

11. Surat Bersama

12. Surat Keterangan Surat kesekretariatan yang dikeluarkan sesuai kebutuhan organisasi.

Seperti surat permohonan audiensi, peminjaman tempat, dst.

Bab IV

Pasal 4

Surat Umum Surat Khusus

1

Ukuran F4 33 x 22 cm &

Warna Kertas Putih

2 Kertas HVS 70 Gram

Surat di tulis dengan Font

“Times New Roman”

3

Surat Elektronik (Surel) Berformat PDF (kecuali surat permohonan pengesahan)

FORMA T

SURAT

Kepala Surat

1

2

3 4

Garamond Warna Hitam, Size 20, Bold

Garamond Warna Hitam, Size 16, Bold

Times New Roman Warna Hitam, Size 10 Ukuran

3,5 Cm

Nomor surat terdiri dari 7 (tujuh) komponen yang masing- masing dipisah dengan garis miring seperti berikut:

a) Nomor urut surat yang dikeluarkan (Mengacu Pada Buku Agenda) b) Kode Tingkatan Kepengurusas

c) Kode Indeks Surat

d) Dua angka terakhir angka kelahiran IPPNU 74 (1374 H) dan 55 (1955 M);

e) Periodesasi kepengurusan yang berjalan (Di tulis dengan angka romawi) f) Bulan pembuatan surat (Di tulis dengan angka romawi)

g) Tahun Pembuatan Surat yang terdiri dari empat digit

Nomor : 001/PC/A/7455/XXV/IX/2023

a/b/c/d/e/f/g

Nomor Surat

• PP untuk Pimpinan Pusat

• PW untuk Pimpinan Wilayah

• PC untuk Pimpinan Cabang

• PCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa

• PAC untuk Pimpinan Anak Cabang

• PKPT untuk Pimpinan Komisariat Perguruan Tinggi

• PK untuk Pimpinan Komisariat

• PR untuk Pimpinan Ranting

• PAR untuk Pimpinan Anak Ranting

Kode Tingkat Kepengurusan

▰ UMUM ( Pasal 20 )

Hasil Konbes 2020

A : Surat untuk lingkungan internal IPPNU B : Surat untuk lingkungan eksternal IPPNU

C : Surat untuk NU, banom lain, lembaga di lingkungan NU.

▰ KHUSUS ( Pasal 20 )

SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan

SPk/SPh : Surat Pengangkatan / Pemberhentian

SRP : Surat RekomendasiPengesahan SM : Surat Mandat

ST : Surat Tugas

SPT : Surat Pengantar

S.Ket : Surat Keterangan

Kode Indeks

Lampiran & Perihal

1 2 3

Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada surat itu disertakan surat-surat lain.

a. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka;

b. Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas, bukan jumlah lembaran;

c. Bila jumlah ingin disebutkan, ditulis di dalam kurung.

Misalnya Lamp.: 1 (6)

berarti jumlah lampiran 1 berkas sebanyak 6 halaman

Perihal surat atau disingkat Hal. diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti. Perihal surat ditulis dengan huruf besar (kapital) tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.

Contoh ;

Hal. : UNDANGAN PEMBUKAAN MAKESTA

2

a. Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan.

b. Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas.

c. Tujuan surat yang bersifat massal, jika

diperlukan, dapat disebutkan pada lampiran berikutnya.

d. Surat-surat yang ditujukan kepada organisasi dalam lingkungan IPPNU

cukup menggunakan kata-kata sopan “Kepada”

atau “Yth” ditambah titik satu.

e. Tujuan surat ditulis dua spasi di bawah perihal surat.

3

Tujuan Surat

Yth.

Kepala SMK NU Tulungagung di -

Tempat

1

2 3

5

4 6 7

Salam Pembuka

Pembuka

Isi Surat

Penutup Salam Penutup

Tanggal Surat

Pengirim Tertanda Tangani dan Berstempel

1. Setiap surat yang isinya perlu/harus diketahui oleh pihak/institusi lain, harus ditembuskan kepada pihak/institusi yang bersangkutan.

2. Pihak/institusi yang akan ditembusi surat, dituliskan di bawah penanggung jawab surat, yang diawali dengan tulisan "Ditembuskan kepada:" dengan bergaris bawah.

3. Tulisan yang dimaksud pada ayat (2) diketik pada margin yang sama dengan nomor, lampiran dan hal surat.

4. Urutan tembusan, dimulai dengan yang lebih tinggi, dan diawali kata "Yth.".

5. Setiap surat IPPNU yang mempunyai hubungan internal dan struktural organisasi harus memberikan tembusan kepada pengurus setingkat dan/atau bawahnya maupun

 instansi/lembaga yang terkait.

6. Khusus surat yang bersifat keputusan, harus ditembuskan kepada pengurus NU pada tingkat yang bersangkutan.

Hasil Konbes 2020

1. Penulisan tembusan diawali dengan “Yth.” menggunakan huruf TNR 10, dimiringkan (italic)

4

Tembusan

Surat

Peralatan Administrasi

Segala aspek penunjang pelaksanaan administrasi

3 6

1

LAPORAN

2 BERIT A

ACARA

NOTULEN SI

EKSPEDI SI

4

STEMPE L

ORGANI SASI

PAPAN ADMINI S

TRASI

5

ARSIP

BUKU ADMINI STRASI

1 2

Pengarsipan

Arsip Konvensional

Arsip Digital

Surat Masuk Surat Keluar

a. Untuk surat-surat keluar

diarsipkan dalam brief ordner atau map.

b. Pengarsipan surat disusun dengan nomor urut.

c. Dalam mengarsipkan

hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan tahun yang lain.

d. Untuk surat-surat keluar

bersama IPPNU dengan banom lainnya diarsipkan dalam map tersendiri.

a. Untuk surat-surat keputusan PR/ PAR/PK/PKPT/PAKPT.

b. Untuk surat-surat kepada NU, badan otonom NU, Kepala

sekolah/ madrasah dan

pimpinan pondok pesantren dan Perguruan Tinggi.

c. Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

d. Untuk surat-surat umum.

a. Untuk surat-surat masuk

disimpan dalam brief ordner atau map.

b. Surat-surat yang diarsipkan disusun dengan berdasar tanggal diterimanya surat.

c. Dalam mengarsipkan

hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan

tahun yang lain

a. Untuk surat-surat dari PC (termasuk surat

pengesahan)

b. Untuk surat-surat dari PAC;

c. Untuk surat-surat dari serta badan otonom;

d. Untuk surat-surat dari

orang/lembaga/organisasi ekstern;

e. Map khusus data anggota.

Administrasi Progam Kerja

Draft progam kerja membantu selama pelaksanaan progam kerja untuk monitoring atau sebagai bahan evaluasi.

1 Rencana Progam Kerja

2 Kalenderisasi Progam Kerja

3 Papan Agenda

4 ^Laporan Pelaksanaan

Progam Kerja

Rencana Progam

Kerja

Kalenderisasi Progam Kerja

Laporan

Pelaksanaan Progam

Laporan pelaksanaan program adalah laporan lengkap tentang suatu

program yang telah dilaksanakan kemudian disampaikan oleh

organisasi kepada pihak lain yang mendanai program atau yang

memberikan kepercayaan untuk melaksanakan program.

a. Pendahuluan;

b. Nama Program;

c. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan Program;

d. Rangkaian Kegiatan;

e. Peserta Pada Setiap Kegiatan;

f. Uraian Umum Out-put Program;

g. Laporan Penggunaan Anggaran;

h. Hambatan-hambatan;

i. Kesimpulan;

j. Rekomendasi;

k. Penutup.

Perlengkapan Administrasi

Inventari s

Perlengkapan Administrasi

Segala jenis inventaris kesekretariatan yang berkaitan dengan

administrasi

KOSTUM RESMI

Jas IPPNU Batik Nasional

Almamater

linktr.ee/pcippnutulungagung

Kesekretariatan

Digital

Tertib administrasi ibarat memperkokoh pondasi.

@khofifahep_