ANALISIS KEPERLUAN MEMBANGUN SEBUAH SISTEM INFORMASI SEBUAH PERUSAHAAN
OLEH : ADE ALRIZAL
(71220915025)
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA
2024
ABSTRAK
Dalam era transformasi digital, penerapan sistem informasi yang terpadu di lingkungan perusahaan telah menjadi kebutuhan yang tak terelakkan guna
mendukung efisiensi dan efektivitas operasional. Makalah ini mengulas proses pengembangan sistem informasi perusahaan berbasis web yang dirancang untuk mengelola data bisnis secara menyeluruh, meliputi manajemen inventaris, pengelolaan transaksi, data pelanggan, dan pelaporan keuangan. Pengembangan sistem ini bertujuan untuk memudahkan alur kerja di berbagai divisi, mengurangi kesalahan pengolahan data, serta menyediakan akses informasi yang cepat dan akurat bagi seluruh pemangku kepentingan.
Penelitian ini diawali dengan tahap analisis kebutuhan, yang mencakup pengumpulan data dari pihak internal perusahaan serta pemetaan model bisnis untuk memahami kebutuhan utama yang harus dipenuhi oleh sistem. Selanjutnya, dilakukan identifikasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang menjadi dasar dalam perancangan arsitektur sistem. Perancangan sistem dilakukan melalui representasi diagram use case dan activity untuk memvisualisasikan interaksi pengguna dengan sistem, diiringi dengan rancangan antarmuka pengguna yang berorientasi pada kemudahan
penggunaan dan aksesibilitas.
Tahap akhir dari penelitian ini adalah pengujian sistem yang bertujuan untuk memastikan setiap fitur berjalan sesuai spesifikasi dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Implementasi sistem informasi ini diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kerja, mempermudah proses pengambilan keputusan, serta
meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang lebih responsif dan berkualitas.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak perusahaan yang mulai beralih ke sistem informasi terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.
Namun, beberapa perusahaan masih menghadapi kendala dalam pengelolaan data, proses bisnis yang kompleks, dan kesulitan dalam integrasi dengan sistem pihak ketiga.
Hal ini menimbulkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem informasi yang dapat mengakomodasi kebutuhan spesifik perusahaan serta mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi.
1.2 Tujuan Sistem
Tujuan utama dari sistem informasi ini adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, memudahkan pengelolaan data, mempercepat proses bisnis, dan memberikan akses informasi yang lebih baik bagi semua pemangku kepentingan di perusahaan. Selain itu, sistem ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih akurat melalui data yang terstruktur dan analisis yang lebih mendalam.
1.3 Batasan Masalah
Dalam pengembangan sistem ini, beberapa batasan yang perlu diperhatikan antara lain:
• Batasan waktu dan anggaran yang tersedia untuk pengembangan sistem.
• Kemampuan sistem untuk diintegrasikan dengan perangkat lunak atau layanan pihak ketiga.
• Kapasitas pengguna yang akan mengakses dan menggunakan sistem, yang mempengaruhi desain antarmuka dan performa sistem.
1.4 Manfaat Yang Diharapkan
Manfaat yang diharapkan dari sistem informasi ini mencakup:
• Peningkatan efisiensi operasional melalui otomatisasi beberapa proses manual.
• Pengelolaan data yang lebih terstruktur dan mudah diakses.
• Peningkatan ketepatan dan kecepatan dalam pengambilan keputusan.
• Kemampuan untuk menyimpan dan mengakses data historis untuk analisis lebih lanjut.
ANALISIS SISTEM
2.1 Pengumpulan Data
• Wawancara: Menggali informasi langsung dari para pemangku kepentingan, seperti manajer, karyawan, dan pengguna akhir, mengenai kebutuhan dan kendala yang dihadapi.
• Kuesioner: Menyebarkan angket untuk mengumpulkan data kuantitatif dari karyawan atau pengguna tentang preferensi dan ekspektasi mereka terhadap sistem.
• Observasi: Mengamati langsung proses bisnis saat ini untuk memahami alur kerja dan kebutuhan yang mungkin tidak disampaikan secara lisan.
• Dokumentasi: Mengkaji dokumen-dokumen penting, seperti laporan keuangan, laporan stok, dan catatan transaksi untuk memahami data yang harus diintegrasikan dalam sistem.
2.2 Model Bisnis
•Model bisnis perusahaan harus dipetakan untuk memastikan sistem informasi dapat disesuaikan dengan alur kerja yang ada. Analisis model bisnis
mencakup pemahaman tentang struktur organisasi, pembagian peran dan tanggung jawab, serta interaksi antar departemen.
• Diagram Alir Proses: Diagram ini digunakan untuk menggambarkan alur kerja dari berbagai divisi atau unit kerja dalam perusahaan, sehingga dapat diketahui proses mana yang membutuhkan dukungan dari sistem informasi.
• Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): Memahami kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada dalam model bisnis membantu merancang sistem yang sesuai dengan strategi perusahaan.
2.3 Analisa Kebutuhan Fungsional
• Manajemen Data Pelanggan:
Sistem harus menyediakan modul untuk mengelola data pelanggan, seperti identitas, riwayat transaksi, dan preferensi. Ini membantu dalam memberikan pelayanan yang lebih personal dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Manajemen Inventaris:
Sistem harus mampu melacak stok barang secara real-time, memberikan
peringatan ketika stok rendah, dan memfasilitasi proses pemesanan ulang. Fungsi ini penting untuk perusahaan yang memiliki persediaan barang yang dinamis.
• Pencatatan Transaksi:
Setiap transaksi penjualan, pembelian, dan pengeluaran harus tercatat secara sistematis untuk memudahkan pemantauan keuangan dan pelaporan.
• Pengelolaan Keuangan:
Sistem perlu mendukung pengelolaan laporan keuangan, penggajian, dan anggaran, sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
• Notifikasi dan Pengingat:
Sistem harus memberikan notifikasi terkait batas waktu pembayaran, tanggal pengiriman, dan jadwal penting lainnya untuk memastikan semua kegiatan operasional berjalan tepat waktu.
• Pelaporan dan Analitik:
Sistem harus mampu menghasilkan laporan-laporan bisnis (laporan penjualan, laporan inventaris, dll.) serta analitik yang mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.4 Analisa Kebutuhan Non-Fungsional
• Manajemen Data Pelanggan:
Sistem harus menyediakan modul untuk mengelola data pelanggan, seperti identitas, riwayat transaksi, dan preferensi. Ini membantu dalam memberikan pelayanan yang lebih personal dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Manajemen Inventaris:
Sistem harus mampu melacak stok barang secara real-time, memberikan
peringatan ketika stok rendah, dan memfasilitasi proses pemesanan ulang. Fungsi ini penting untuk perusahaan yang memiliki persediaan barang yang dinamis.
• Pencatatan Transaksi:
Setiap transaksi penjualan, pembelian, dan pengeluaran harus tercatat secara sistematis untuk memudahkan pemantauan keuangan dan pelaporan.
• Pengelolaan Keuangan:
Sistem perlu mendukung pengelolaan laporan keuangan, penggajian, dan anggaran, sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
• Notifikasi dan Pengingat:
Sistem harus memberikan notifikasi terkait batas waktu pembayaran, tanggal pengiriman, dan jadwal penting lainnya untuk memastikan semua kegiatan operasional berjalan tepat waktu.
• Pelaporan dan Analitik:
Sistem harus mampu menghasilkan laporan-laporan bisnis (laporan penjualan, laporan inventaris, dll.) serta analitik yang mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.5 Use Case Diagram
Menggunakan use case diagram untuk menggambarkan interaksi antar pengguna (actor) dan sistem, serta fungsi-fungsi yang akan diemplementasikan dalam sistem informasi perusahaan. Dengan pemahaman yang jelas tentang actor dan kebutuhan mereka, pengembangan sistem dapat dilakukan lebih terstruktur dan terarah, memastikan bahwa sistem yang dibangun benar-benar memenuhi kebutuhan pengguna dan tujuan Perusahaan.
2.6 Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan alur atau urutan langkah-langkah (aktifitas) yang dilakukan oleh pengguna atau sistem dalam proses tertentu. Dalam konteks
pengembangan sistem informasi perusahaan, activity diagram ini bisa digunakan untuk menggambarkan berbagai proses bisnis atau alur kerja yang terkait dengan sistem, seperti pengelolaan transaksi, manajemen inventaris, dan pelaporan.
PERANCANGAN SISTEM DAN PENGUJIAN (TEST)
3.1 Arsitektur Sistem
Sistem informasi dirancang menggunakan arsitektur modular, Dimana setiap modul dapat berfungsi secara mandiri tetapi tetap terinntegrasi. Ini mempermudah
pemeliharaan dan pengembangan di masa depan.
3.2 Integrasi Dengan Layanan Pihak Ketiga
Sistem harus mendukung integrasi dengan layanan eksternal, seperti sistem pembayaran online, aplikasi logistic, dan aplilasi CRM (Customer Relationship Management).
3.3 Desain Antarmuka
Antarmuka pengguna integrasi harus dirancang sederhana namun fungsional, dengan navigasi yang intuitif untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasikan sistem.
Katalog Produk
Menampilkan seluruh produk yang tersedia dalam sistem. Pengguna (pelanggan) dapat melihat semua produk, yang dijual oleh Perusahaan, disertai dengan informasi dasar seperti nama produk, harga, kategori, dan gambar produk.
Keranjang Belanja
Fitur yang memungkinkan pengguna menyimpan produk yang ingin mereka beli.
Fitur ini berfungsi seperti troli belanja di toko fisik, di mana pelanggan dapat menambahkan atau menghapus barang sebelum melanjutkan ke pembayaran.
Halaman Produk Detail
Menyediakan informasi lengkap tentang masing-masing produk, termasuk deskripsi, spesifikasi, dan ulasan pelanggan. Halaman ini bertujuan untuk membrikan informasi mendalam agar pelanggan lebih yakin sebelum membeli.
Proses Pembayaran
Tahap akhir dalam transaksi online di mana pengguna menyelesaikan pembelian denagn memilih metode pembayaran, mengonfirmasi pesanan, dan melakukan pembayaran. Proses ini harus dirancang aman, cepat dan mudah digunakan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Ringkasan Hasil Proyek
Setelah melakukan analisis kebutuhan, desain, dan pengembangan, proyek sistem informasi perusahaan telah berhasil diselesaikan dengan hasil sebagai berikut:
• Peningkatan Efisiensi Operasional: Sistem ini berhasil mengotomatisasi berbagai proses bisnis yang sebelumnya manual, seperti pencatatan transaksi, pengelolaan stok, dan pengolahan data pelanggan. Hal ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
• Manajemen Data yang Lebih Baik: Sistem mampu menyimpan, mengelola, dan menyajikan data secara terstruktur, sehingga memudahkan karyawan untuk mengakses informasi yang diperlukan. Data pelanggan, stok barang, dan laporan keuangan kini dapat diakses secara real-time, membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
• Peningkatan Keamanan: Sistem dilengkapi dengan fitur keamanan, seperti enkripsi data dan autentikasi pengguna, untuk melindungi data perusahaan dan pelanggan. Ini mengurangi risiko kebocoran data dan memastikan privasi informasi.
• Integrasi Layanan Pihak Ketiga: Sistem berhasil terintegrasi dengan layanan eksternal, seperti pembayaran online dan layanan logistik, mempermudah perusahaan dalam melakukan transaksi dan melacak pengiriman barang.
• Kemudahan Penggunaan: Desain antarmuka yang user-friendly membuat sistem ini mudah dioperasikan, bahkan oleh pengguna tanpa latar belakang teknis. Panduan penggunaan juga disediakan untuk membantu karyawan dalam beradaptasi dengan sistem baru.
• Pelaporan dan Analitik yang Mendukung Pengambilan Keputusan: Sistem dapat menghasilkan laporan penjualan, laporan inventaris, dan analitik bisnis
yang mendalam. Fitur ini mendukung manajemen dalam membuat keputusan strategis berdasarkan data yang akurat dan terkini.
Saran Untuk Pengembangan Selanjutnya
• Penggunaan Kecerdasan Buatan (AI): Memanfaatkan AI untuk analisis data yang lebih canggih, seperti memprediksi permintaan stok dan tren pelanggan.
• Pengembangan Modul Mobile: Mengembangkan versi mobile dari sistem agar lebih mudah diakses oleh karyawan yang bekerja di lapangan atau remote.
• Peningkatan Fitur Personaliasi Layanan Pelanggan: Menambah fitur personalisasi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan membangun loyalitas.
