ANALISIS SWOT SISTEM MANAJEMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN UNTUK
MENGOPTIMALKAN RAWAT JALAN
Di susun oleh : - Dudi rukmansyah - Syilvana Syifa
- Ratu Sephi
- Fara Nabila
- Saum Suargana
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelayanan kesehatan di Indonesia saat ini sangat beragam, salah satunya adalah rumah sakit. Rumah sakit merupakan bagian penting dari sistem kesehatan. Rumah sakit harus senantiasa meningkatkan mutu pelayanan sesuai yang diharapkan masyarakat untuk meningkatkan kepuasan pasien. Untuk meningkatkan mutu tersebut rumah sakit didukung oleh beberapa unit salah satunya yaitu unit rekam medis, unit rekam medis adalah suatu unit pokok kegiatan penyelenggaraan dan
pengolahan rekam medis. Bagian-bagian unit rekam medis antara lain adalah tempat pendaftaran pasien, unit assembling, filling, coding, indexing, dan unit analisis reporting. Khusus nya dalam unit pelayanan pasien yaitu terdapat pada petugas pendaftaran.
Berdasarkan pengamatan di RS Fatimah terdapat beberapa kendala salah satunya yaitu lamanya waktu petugas dalam melakukan pendaftaran pada pasien dan ada beberapa faktor yang mempengarui lamanya proses pendaftaran yaitu salah satunya jaringan internet yang tiba-tiba mati mendadak dan menghambat jalannya proses pendaftaran pasien, mengingat pada saat ini sudah menggunakan pendaftaran berbasis online. Jumlah petugas pendaftaran yang kurang karena banyaknya pasien yang berkunjung di RS Fatimah. Selain itu sarana prasana untuk petugas kurang memadahi contohnya untuk
komputer yang digunakan untuk proses pendaftaran juga masih kurang jika dibandingkan dengan kunjungan pasien pada rumah sakit.
Sehubungan dengan hal ini kami mencoba mengambil judul Analisis SWOT Sistem Informasi Manajemen Rekam medis Rawat Jalan Untuk Mengoptimalkan Antrian di RS Fatimah. Untuk meningkatkan mutu melalui kepuasan pasien yang diberikan oleh petugas pendaftaran. Kualitas pelayanan yang baik merupakan salah satu faktor penting yang dalam
meningkatkat mutu dalam suatu perusahaan/organisasi termasuk dalam pelayanan di rumah sakit ini. Pelayanan berkualitas dalam konteks pelayanan di rumah sakit berarti memberikan pelayanan kepada pasien dan keluarganya didasarkan pada standar kualitas untuk memenuhi kebutuhan dan keinginannya, sehingga dapat memperoleh kepuasan yang akhirnya dapat
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka,penulis merumuskan masalah sebagai berikut “ Analisis SWOT Sistem Informasi Manajemen Rekam medis Rawat Jalan Untuk Mengoptimalkan Antrian di RS Fatimah ”
1.3 Dasar Hukum / Kebijakan
a. Pemenkes Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen RS
b. Permenkes Nomor 18 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Satu Data Bidang Kesehatan melalui Sistem Informasi Kesehatan
c. Undang-undang 44 tahun 2009 tentang Rumah sakit d. Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis 1.4. Tujuan dan Manfaat
a.Tujuan
Mengidentifikasi faktor kekuatan unit pendaftaran di RS Fatimah
Mengidentifikasi faktor kelemahan unit pendaftaran di RS Fatimah
Mengidentifikasi faktor peluang unit pendaftaran di RS Fatimah
Mengidentifikasi faktor ancaman unit pendaftaran di RS Fatimah
Matriks SWOT yang terdapat pada unit pendaftaran di RS Fatimah b.Manfaat
Menambah pengetahuan, wawasan, keterampilan dan pengalaman kami dalam bidang pelayanan khususnya di bidang pelayanan kesehatan dan sesuai dengan teori yang sudah diajarkan pleh pihak institusi
Bagi RS, sebagai bahan masukan dalam melakukan pelayanan terhadap pasien yang datang, agar pasien tetap aman dan nyaman selama melakukan registrasi untuk berobat ke RS fatimah
ANALISIS SISTEM
FAKTOR INTERNAL
FAKTOR EKSTERNAL
STRENGHT (KEKUATAN):
1. Dalam melakukan kegiatan entri diagnosa menggunakan tablet jadi mempercepat pendaftaran pasien
2. Tata cara melayani pasien oleh petugas ditempat sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP)
3. Sumber daya manusia (SDM) yang memadai dalam melakukan pelayanan pasien
WEAKNESSES (KELEMAHAN) 1. Sering terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis ke unit dari poli
2. Sirkulasi udara pada ruang pendaftaran 3. Tidak spesifik anggaran dana untuk penyelenggaraan rekam medis
4. Belum adanya pembaharuan SOP dalam unit rekam medis
OPPORTUNITIES (PELUANG)
1. Memperbaiki pelayanan online untuk pasien 2. Rekam medis merupakan alat bukti dalam penyelenggaraan segala pelayanan medis yang diperoleh dari tenaga kesehatan
3. Rekam medis sebagai data dasar dalam penyelenggaraan jaminan kesehatan
Strategi S-O :
1. Pengembangan sistem informasi rekam medis untuk mendukung pemasaran Rumah Sakit, program akses dan pengolahan data rekam medis yang baik
2. Pengembangan SDM
3. Penambahan sarana identifikasi pasien
Strategi W-O :
1. Pembaharuan SOP dan diterbitkan SK 2. Perbaikan listrik untuk perbaikan AC untuk perawatan berkas rekam medis sebagai alat bukti penegakan hukum
THREATS (ANCAMAN)
1. Ancaman keamanan data rekam medis elektronik diakibatkan oleh virus
2. Tidak adanya perencanaan unit cost khususnya untuk kegiatan pendaftaran yang dilakukan sehingga dapat menimbulkan kerugian dikemudian hari bagi Rumah Sakit
3. Rekam medis sebagai data dasar dalam penyelenggaraan jaminan kesehatan
Strategi S-T :
1. Memaksimalkan pendidikan staf untuk menghadapi ancaman perubahan peran perekam medis dan penyusunan
indikator pelayanan rawat jalan
2. Perencanaan unit cost dan keamanan data rekam medis elektronik
Strategi W-T :
1. Perubahan SOP dan penerbitan SK untuk menghindari tuntutan pasien dan ancaman virus pada data rekam medis elektronik 2. Menyusun anggaran di unit rekam medis untuk acuan dalam perencanaan unit cost
Dilihat dari hasi analisa SWOT diatas, maka rencana perbaikannya sebagai berikut :
Pengembangan sistem infromasi rekam medis
Pengembangan SDM
Penambahan sarana di rekam medis
Pembaharuan SOP dan kebijakan RS
Perencanaan unit cost rekam medis elektronik
Penambahan sistem jaringan internet dari vendor lain
2.2 RENCANA PERBAIKAN
RANCANGAN SISTEM
3.1. Gambaran Sistem Sebelum
Sistem pendaftaran rawat jalan di RS Fatimah masih menggunakan manual, dengan alur sebagai berikut : a) Pasien datang ke Rumah Sakit Fatimah
b) Pasien mengantri di loket pendaftaran
c) Pasien mengisi form pendaftaran, dibagi menjadi 2 : Pasien lama menyerahkan kartu berobat / ktp Pasien baru mengisi form pendaftaran
d) Petugas pendaftaran menginput ke sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) untuk print nomor antrian e) Petugas pendaftaran menyerahkan nomor antrian ke pasien
f) Pasien menuju poliklinik yang dituju 3.2. Gambaran Sistem Sesudah
Sistem pendaftaran rawat jalan di RS Fatimah setelah menggunakan sistem online, dengan alur sebagai berikut : a) Pasien mengisi form pendaftaran di website rumah sakit fatimah (bisa di rumah, di jalan atau di rumah sakit) b) Pasien menuju loket pendaftaran untuk konfirmasi ke petugas pedaftaran
c) Petugas pedaftaran mencetak nomor antrian dan menyerahkan ke pasien
d) Pasien menuju poliklinik yang dituju
3.3 Input, Proses, Output
INPUT PROSES OUTPUT
Data Pasien Mengelola Data Pasien Rekap Data Pasien
SUMBER DAYA
4.1. SDM
SDM adalah semua orang/pegawai yang terlibat di dalam pelayanan pasien rawat jalan, di pendaftaran pasien Rumah Sakit Fatimah di setiap tahapan mulai dari tahap penerimaan,pelayanan rawat jalan dan adminitrasi. Jumlah SDM di unit pendaftaran pelayanan rawat jalan seluruhnya berjumlah 5 orang per shiftnya, mereka juga terlibat di ruang rekam medik. Semua petugas yang ada di unit tersebut sudah memiliki tugas masing-masing dan tidak saling berketergantungan dengan petugas lainnya.
4.2. Sarana Prasarana
Sarana adalah peralatan dan ruangan yang dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan.
Kelengkapan sarana dan fasilitas pendukung dalam kegiatan kerja mendukung optimalisasi keberhasilan dari suatu aktifitas kerja.
Pada ruang pelayanan pendaftaran pasien sarana yang ada sudah cukup memadai bagi pegawai yang ada di ruang pendaftaran pasien. Sarana tersebut terdiri dari komputer, scanner, rak penyimpanan data pasien, kertas HVS, CPU, mouse dll.
4.3. Anggaran / Keuangan
Pembiayaan yang mendukung sistem rekam medis termasuk kebutuhan pendaftaran, pemeliharaan alat, dll. Besar dan jumlah anggaran ditetapkan per tahun dengan membuat POA (plan of action). Alokasi dana didapat dari anggaran dana operasional.
Anggaran biaya untuk sistem informasi dan rekam medis sebesar 10% dari total biaya tarif pendaftaran pasien.
4.4. Standar Baru (Kebijakan berupa SK/Pedoman/SOP)
Rumah Sakit Fatimah memperbaharui kebijakan baru untuk di bagian pendaftaran yaitu berupa Standar Operasional Prosedur (SOP), supaya petugas pendaftaran menjalankan tugasnya sesuai dengan SOP.
KESIMPULAN
Berdasarkan dari hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, maka kesimpulannya adalah sebagai berikut : A.Faktor kekuatan di Unit Pendaftaran Rekam Medis di RS Fatimah, meliputi :
Dalam melakukan kegiatan entri diagnosa menggunakan Icd elektronik jadi mempercepat pendaftaran pasien
Tata cara melayani pasien oleh petugas ditempat sesuai dengan standar operasional prosedur
Sumber daya manusia yang memadai dalam melakukan pelayanan pasien
B. Faktor kelemahan di Unit Pendaftaran Rekam Medis di RS Fatimah, meliputi :
Sering terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis ke unit dari klinik spesialis
Sirkulasi udara pada ruang pendaftaran
Belum adanya pembaruan SOP dalam unit Rekam Medis
C. Faktor peluang di Unit Pendaftaran Rekam Medis di RS Fatimah, meliputi :
Merbaiki pelayanan online untuk pasien
Rekam medis merupakan alat bukti dalam penyelenggaraan segala pelayanan medis yang diperoleh dari tenaga kesehatan
Rekam medis sebagai data dasar dalam penyelenggaraan jaminan kesehatan masyarakat
D. Faktor ancaman di Unit Pendaftaran Rekam Medis di RS Fatimah, meliputi :
Ancaman keamanan data rekam medis elektronik diakibatkan oleh virus
Tidak adanya perencanaan unit cost khususnya untuk kegiatan pendaftaran yang dilakukan sehingga dapat menimbulkan kerugian dikemudian hari bagi Rumah Sakit
Rekam medis sebagai data dasar dalam penyelenggaraan jaminan kesehatan Rumusan strategi kebijakan di Unit Pendaftaran Pasien di RS Fatimah yang meliputi pembaruan SOP dan diterbitkan SK dan perbaikan listrik untuk
perbaikan AC untuk perawatan rekam medis sebagai alat bukti penegakan
hukum.
SARAN
Melakukan dan memanfaatkan kekuatan unit ini guna mendapatkan peluang yang dimiliki lalu menggunaka
SDM yang ada untuk menambah inovasi
merekadalam mengembangkan mutu kerja dalam unit ini sehingga mengurangi adannya kelemahan untuk meningkatkan kekuatan. Memberika pelayanan
maksimal pada paisen guna mendapatkan citra baik rumah sakit agar supaya menghindari ancaman dari
faktor eksternal rumah sakit.
1. Fitria, (2015). “Analisis SWOT Rumah Sakit Dalam Menghadapi Implementasi Jaminan Kesehatan Nasional di RSUD Cut Meutia
Lhokseumawe” Universitas Sumtera Utara.
2. Freddy,Rangkuti. 2009. Analisis Swot Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia.
3. Hatta, 1985. Tujuan Rekam Medis dari beberapa aspek diantaranya aspek administrasi, legal, finansial, riset, edukasi dan
dokumentasi.
