AppendixB-InternalControlQuestionnaires INDONESIA

(1)

KUESIONER PENGENDALIAN INTERNAL - PETUNJUK

Kuesioner Pengendalian Internal (ICQ) disediakan di area berikut (lihat setiap lembar kerja dalam berkas Excel ini):

1 Tentukan area atau area mana yang memiliki risiko paling tinggi atau akan menawarkan manfaat paling besar dari penilaian pengendalian mandiri untuk departemen Anda.

-Sistem Informasi

-Persyaratan Hukum dan Program

5 Lihat Program Kerja Penilaian Mandiri Pengendalian (Lampiran A) untuk informasi tentang penyelesaian CSA Anda.

Alat ini dirancang untuk membantu departemen dalam mengidentifikasi proyek/area kerja untuk Program Kerja Penilaian Mandiri Pengendalian (CSA).

-Daftar gaji

risiko bagi departemen Anda. Area dengan risiko tertinggi harus menjadi fokus Program Kerja Penilaian Mandiri Pengendalian Anda.

Jika departemen Anda telah mengidentifikasi proyek atau fungsi tertentu untuk ditinjau, konsultasikan dengan staf Audit Internal untuk menilai kontrol spesifik dari aktivitas tersebut.

-Properti Daerah & Aset Tetap

ke CSA Anda.

4 Setelah semua lembar kerja yang relevan telah diselesaikan, jika terdapat lebih dari satu jawaban “tidak”, tentukan area yang menyajikan nilai tertinggi.

-Laporan Biaya

-Keuangan - Pendapatan dan Piutang

2 Setelah area untuk CSA Anda diidentifikasi, jawablah setiap pertanyaan di lembar yang relevan. Hanya selesaikan lembar kerja yang paling relevan

3 Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" pada kotak yang disediakan.

-Keuangan - Pengeluaran dan Hutang Usaha

-Keuangan - Uang Tunai

Konten dalam setiap lembar kerja/kategori mungkin tidak membahas proses kerja yang unik untuk departemen Anda. Dalam hal ini, tinjau pertanyaan-pertanyaan dalam lembar kerja untuk membantu Anda fokus pada area yang ingin Anda tinjau.

-Kontrol Internal Umum

Deskripsi singkat setiap area kerja disediakan di bagian tajuk sebagian besar lembar kerja.

Pembaruan terakhir 19/12/2019

(2)

KUESIONER - PENGENDALIAN INTERNAL UMUM

Lampiran B1

Pembaruan terakhir 12/6/19 2 dari 23

ICQ - Kontrol Internal Umum

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

Jawaban harus berdasarkan pada fakta yang diamati, analisis atau pernyataan yang dibuat oleh orang yang berpengetahuan dan dapat dipercaya.

secara berkala dibandingkan dengan jumlah yang dianggarkan?

5. Apakah pendapatan dan pengeluaran tahun berjalan dipantau oleh manajemen atas dan

11. Apakah pengendalian internal diterapkan untuk mencapai tujuan dan menanggapi risiko?

4. Apakah departemen Anda memiliki Kebijakan Etika dan/atau Kode Etik?

melaporkan kecurigaan penipuan secara anonim?

Kuesioner "Pengendalian Internal Umum" membahas keseluruhan corak dan operasi suatu departemen/lembaga. Pengendalian internal umum mengatur tata cara pelaksanaan pekerjaan.

3. Apakah kebijakan, prosedur, anggaran, bagan organisasi, manual akuntansi, bagan akun, arahan kebijakan dan memorandum operasi dan akuntansi, dsb. didokumentasikan dengan baik?

8. Apakah karyawan menerima pelatihan yang memadai untuk melaksanakan tugasnya?

10. Apakah ada prosedur bagi karyawan untuk melaporkan aktivitas yang tidak biasa, atau mekanisme untuk melaporkan aktivitas yang tidak biasa?

2. Apakah misi, tujuan, dan sasaran organisasi dikomunikasikan kepada semua karyawan?

YA

7. Apakah ada kebijakan penyimpanan catatan untuk memastikan bahwa catatan disimpan sesuai dengan persyaratan hukum dan audit?

9. Apakah manajemen mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala dan meminta pertanggungjawaban individu atas tanggung jawab pengendalian internal mereka?

1. Apakah misi, tujuan, dan sasaran organisasi didefinisikan dengan jelas secara tertulis?

PENGENDALIAN INTERNAL UMUM

karyawan?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

6. Apakah catatan rahasia disimpan di tempat yang aman dengan akses terbatas?

(3)

TIDAK TIDAK YAKIN T/A hasil?

-Lingkungan regulasi atau operasional - Personel manajemen

13. Apakah ada perubahan terbaru pada salah satu area berikut:

YA

12. Apakah terdapat kegiatan pemantauan pengendalian internal, dengan adanya proses untuk mengevaluasinya?

PENGENDALIAN INTERNAL UMUM

-Sistem Informasi - Perluasan operasi

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di atas. Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

-Teknologi baru

3 dari 23 Pembaruan terakhir 12/6/19

(4)

KUESIONER - KEUANGAN - KAS

Lampiran B2

ICQ - Keuangan - Uang Tunai

Jawablah pertanyaan di bagian yang berlaku dan/atau diketahui berisiko tinggi bagi departemen Anda.

"Uang Tunai" mencakup mata uang (koin, surat berharga, uang kertas), cek, wesel, dan alat pembayaran resmi lainnya di Amerika Serikat. Subbagian di bawah

"Uang Tunai" mencakup "Umum", "Penarikan Uang Tunai", "Pencairan Uang Tunai", dan "Dana Kas Kecil dan Dana Perubahan".

3. Apakah dana bergulir, dana perwalian, dan rekening bank telah disesuaikan dengan tujuan pertanggungjawabannya?

pejabat daerah tertentu?

2. Apakah tanggung jawab formal untuk setiap dana (termasuk kewenangan penandatanganan) dilimpahkan kepada suatu badan?

Pertanyaan dalam modul "Keuangan" sebaiknya dijawab oleh manajer yang memahami semua aspek operasi keuangan departemen.

1. Apakah setiap dana bergulir, dana perwalian, dan rekening bank didirikan berdasarkan otorisasi tertulis khusus dari Dewan Pengawas, Bendahara Daerah, dan/atau Auditor-Pengendali Daerah?

dari pencurian dan penipuan?

YA TIDAK TIDAK YAKIN T/A

5. Apakah uang tunai (termasuk mata uang, koin, cek, wesel, dll.) dijaga keamanannya secara fisik?

6. Apakah kerugian kas dilaporkan kepada Jaksa Wilayah, Auditor-Pengendali, dan Manajer Risiko Daerah sesuai dengan Manual Kebijakan dan Prosedur Akuntansi (MAPP), yang dikeluarkan oleh Kantor Auditor-Pengendali?

UMUM

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

4. Apakah kelebihan dan kekurangan uang tunai diidentifikasi, dilaporkan, dan diperbaiki tepat waktu?

Jawaban harus berdasarkan pada fakta yang diamati, analisis atau pernyataan yang dibuat oleh orang yang berpengetahuan dan dapat dipercaya.

saldo secara berkala? Apakah rekonsiliasi dilakukan atau ditinjau oleh pejabat tingkat tinggi?

(5)

YA PENGUMPULAN UANG TUNAI

penerimaan dan disimpan untuk tujuan audit?

10. Apakah salinan asli dari tanda terima yang dibatalkan diberi tanda “batal” dan dilampirkan pada salinan lainnya?

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di bawah "Umum-Keuangan-Kas". Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

9. Apakah informasi pada kwitansi meliputi: tanggal, jumlah, pembayar, metode pembayaran, tujuan pembayaran, nama kasir dan distribusi akun?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

formulir, pita kasir, dan/atau catatan surat?

8. Apakah semua penerimaan uang tunai dicatat segera setelah diterima pada tanda terima yang diberi nomor sebelumnya?

• Penyetoran

13. Apakah kiriman uang melalui pos yang tidak teridentifikasi segera dikembalikan ke pembayar atau disetorkan ke rekening penangguhan untuk penelitian lebih lanjut?

• Rekonsiliasi

• Posting

12. Apakah kiriman uang melalui pos langsung dicantumkan saat diterima?

7. Apakah tugas-tugas berikut ini dilakukan oleh individu yang berbeda? • Penerimaan

11. Apakah cek diberi pengesahan secara restriktif segera setelah diterima?

(6)

dana, kecuali dana perubahan?

15. Apakah ada kontrol untuk memastikan bahwa pengumpulan uang tunai tidak tercampur dengan pengumpulan uang tunai lainnya?

20 Apakah penyetoran dan penagihan dilaporkan ke Kantor Auditor pada laporan penyetoran bulanan?

rekening bank yang disahkan oleh Dewan Pengawas, Bendahara Daerah, dan/atau Auditor- Pengendali Daerah?

14. Apakah koleksi dikirimkan secara cepat dan utuh dari kantor cabang ke kantor pusat?

19. Apakah koleksi tersebut disetorkan secara utuh dan setiap hari ke Kas Daerah atau

25. Apakah uang tunai yang ada di tangan dan dalam perjalanan terlindungi dari pencurian dan penipuan?

kantor pusat? Apakah penagihan cabang dicatat pada log dan slip pengiriman batch?

Apakah jumlah yang dikirimkan dicatat, dihitung, direkonsiliasi, dan diterima oleh kantor pusat, dan apakah semua varians atau ketidaksesuaian segera diselidiki?

jurnal?

22. Apakah penerimaan diinventarisasi secara fisik dan dicatat secara berkala?

24. Apakah biaya yang disetujui Dewan dikenakan pada semua cek yang dikembalikan?

18. Apakah pengumpulan dana dicatat, diklasifikasikan dan diringkas dengan benar dalam laporan penerimaan kas?

17. Apakah kelebihan dan kekurangan uang tunai dicatat dengan benar, dan apakah kekurangan uang tunai dicatat dengan benar?

dasar?

23. Apakah pencairan cek pribadi dari dana Daerah dan pengumpulan uang tunai dilarang?

diisi ulang dari dana selisih kas dan bukannya diimbangi dengan kelebihan?

dana) di akhir setiap shift?

21. Apakah setoran dan penagihan diverifikasi ke akun Alcolink yang sesuai secara berkala?

16. Apakah uang tunai dihitung dan disesuaikan dengan akuntabilitas (penerimaan yang belum disetorkan dan uang kembalian)?

daftar?

Lampiran B2 ICQ - Keuangan - Uang Tunai

(7)

TIDAK TIDAK YAKIN T/A YA

29. Apakah penarikan uang tunai dilarang kecuali diizinkan dalam keadaan khusus?

dibuat sesuai dengan peraturan negara bagian dan federal serta kebijakan daerah (sebagaimana didefinisikan dalam MAPP, MOU, Kode Administratif Daerah, surat perintah, Surat Edaran OMB A-87, dll.)?

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di bawah "Penagihan Tunai". Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

28. Apakah pengendalian telah dilakukan untuk memastikan bahwa semua pengeluaran adalah wajar, diperlukan dan PENCAIRAN TUNAI

27. Apakah pengeluaran hanya dilakukan dari rekening pengeluaran resmi, dana perwalian, dana bergulir atau rekening bank dan, kecuali untuk pembayaran tunai kecil, dibayarkan hanya melalui voucher online, waran/cek yang sudah diberi nomor sebelumnya, dan/atau entri jurnal?

31. Apakah ada kontrol untuk memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang menyetujui voucher dan

• Menjaga penyimpanan uang tunai

• Menyetujui voucher/mengesahkan pencairan

klaim karyawan, dan/atau faktur kontraktor dan, jika sesuai, kontrak, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan?

menandatangani surat perintah/cek?

• Rekonsiliasi pengeluaran

• Menyiapkan voucher/cek

30. Apakah semua pengeluaran didukung oleh faktur vendor asli yang telah disetujui dengan benar?

26. Apakah tugas-tugas berikut dilakukan oleh individu yang berbeda?

oleh Dewan Pengawas?

(8)

33. Apakah semua pengeluaran dicatat, diklasifikasikan dan diringkas dengan benar dalam laporan kas?

34. Apakah waran dan cek dikirim segera setelah diperiksa dan ditandatangani dan tidak jurnal pencairan?

32. Apakah pemberi persetujuan voucher atau penanda tangan cek/waran meninjau dokumentasi pendukung sebelum menyetujui voucher atau menandatangani cek?

dikembalikan kepada orang yang menyiapkan atau menyetujuinya?

35. Apakah pengendalian yang memadai dilakukan terhadap cek/surat perintah yang tidak digunakan, dikembalikan, dan dibatalkan serta stempel tanda tangan, pelat, dan berkas?

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di bawah "Pencairan Uang Tunai". Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

Lampiran B2 ICQ - Keuangan - Uang Tunai

(9)

36. Apakah prosedur penggunaan dana kas kecil ditetapkan dengan jelas dan apakah prosedur tersebut mencakup:

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

39. Apakah dana tunai dihitung dan diverifikasi secara mendadak oleh seorang pengawas?

38. Apakah dana kas kecil dan dana perubahan dihitung dan direkonsiliasi dengan saldo yang dapat dipertanggungjawabkan secara berkala? Apakah rekonsiliasi dilakukan atau ditinjau oleh orang lain selain kustodian dana tersebut?

DANA KAS KECIL DAN DANA PERUBAHAN

koleksi dan dana lainnya?

YA

37. Apakah ada kontrol untuk memastikan bahwa dana kas kecil tidak tercampur dengan dana kas?

• Pengisian kembali dana tepat waktu?

• Penggantian uang hanya dilakukan setelah penyerahan tanda terima dan/atau dokumen pendukung lainnya?

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di bawah "Dana Kas Kecil dan Dana Perubahan". Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

• Pembatalan voucher dan dokumentasi pendukung?

• Persetujuan pencairan terlebih dahulu?

kekurangan tidak diimbangi atau dikurangi dengan kelebihan?

• Definisi yang jelas tentang penggunaan yang sah, termasuk pembatasan jumlah dan jenis pencairan?

40. Apakah kelebihan/kekurangan diidentifikasi, dilaporkan dan diperbaiki tepat waktu, dan

(10)

KUESIONER - KEUANGAN - PENDAPATAN DAN PIUTANG

10 dari 23

Lampiran B3 ICQ - Keuangan - Pendapatan dan Piutang

Pembaruan Terakhir 12/6/2019

10. Apakah saldo piutang masing-masing perusahaan diringkas dan Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

• Memposting, menyesuaikan dan merekonsiliasi akun

9. Apakah penagihan diperiksa keakuratannya sebelum dikirim?

• Menerima pembayaran

8. Apakah laporan rekening dikirimkan secara berkala kepada semua debitur?

• Menyetujui penagihan

7. Apakah faktur sudah diberi nomor awal dan diperhitungkan?

Pertanyaan dalam modul "Keuangan" sebaiknya dijawab oleh manajer yang memahami semua aspek operasi keuangan departemen.

• Mempersiapkan penagihan

4. Apakah semua tagihan segera dicatat sebagai piutang?

6. Apakah tarif penagihan dan biaya layanan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa semua biaya, termasuk biaya tidak langsung, dipulihkan semaksimal mungkin?

• Memberikan layanan

1. Apakah tugas-tugas berikut dilakukan oleh individu yang berbeda?

biaya yang dikeluarkan?

5. Apakah jadwal biaya resmi digunakan untuk semua barang dan jasa?

YA PENDAPATAN DAN PIUTANG

3. Apakah penagihan dibuat tepat waktu untuk semua layanan yang diberikan, barang yang dijual dan

direkonsiliasi dengan saldo kontrol secara berkala?

11. Apakah kredit dan pengembalian dana disetujui oleh otoritas yang berwenang?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

2. Semaksimal mungkin, apakah pendapatan dari semua sumber yang memenuhi syarat diidentifikasi, dicatat, dan dikumpulkan?

(11)

hari, 60 - 90 hari, lebih dari 90 hari) yang disiapkan secara berkala guna mengevaluasi kecukupan proses penagihan dan mengidentifikasi akun lama yang belum dibayar yang harus

segera ditagih atau dihapuskan?

13. Apakah piutang yang jatuh tempo diupayakan untuk ditagih dan, jika sesuai, dirujuk ke Pusat Penagihan atau lembaga penagihan lainnya?

14. Apakah piutang tak tertagih diidentifikasi dan disampaikan kepada Dewan Pengawas secara berkala?

YA TIDAK TIDAK YAKIN T/A

12. Merupakan neraca saldo umur (yaitu daftar piutang yang dikelompokkan berdasarkan umur: 0-30 hari, 31-60 hari).

PENDAPATAN DAN PIUTANG

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di atas. Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

dasar tahunan untuk pembebasan dari tanggung jawab?

11 dari 23 Pembaruan Terakhir 12/6/2019

(12)

KUESIONER - KEUANGAN - BEBAN DAN HUTANG USAHA

ICQ - Keuangan - Pengeluaran dan Hutang Usaha

Lampiran B4

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

2. Apakah terdapat prosedur untuk memastikan bahwa semua kewajiban mewakili kewajiban yang sah dan bahwa semua kewajiban telah diotorisasi, didukung, dicatat, dan diklasifikasikan dengan benar?

• Memposting penyesuaian dan merekonsiliasi akun

faktur, kwitansi, klaim karyawan, atau faktur kontraktor, dan, jika sesuai, kontrak, pesanan pembelian, laporan penerimaan, atau otorisasi pembayaran sah lainnya?

• Menyetujui voucher dan/atau mengotorisasi pencairan

6. Apakah semua pembayaran dan kewajiban didasarkan pada vendor asli yang telah disetujui dengan benar?

Pertanyaan dalam modul "Keuangan" sebaiknya dijawab oleh manajer yang memahami semua aspek operasi keuangan departemen.

• Menyiapkan voucher atau cek

dibuat sesuai dengan peraturan negara bagian dan federal serta kebijakan daerah (sebagaimana didefinisikan dalam MAPP, MOU, Kode Administratif Daerah, surat perintah, Surat Edaran OMS A-87, dll.)?

harga?

• Menerima barang

YA

4. Apakah terdapat pengendalian untuk memastikan bahwa semua pengeluaran adalah wajar, diperlukan dan

5. Apakah prosedur telah diterapkan untuk memastikan barang dan jasa diperoleh dengan harga yang kompetitif?

1. Apakah tugas-tugas berikut dilakukan oleh individu yang berbeda?

BEBAN DAN HUTANG USAHA

dana bergulir atau rekening bank dan hanya melalui voucher daring, waran/cek yang diberi nomor sebelumnya, dan/atau entri jurnal?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

3. Apakah pengeluaran hanya dilakukan dari rekening anggaran resmi, dana perwalian,

(13)

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

8. Apakah faktur diperiksa keakuratan matematisnya dan dicocokkan dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan sebelum pembayaran?

9. Apakah ada kontrol untuk memastikan bahwa semua diskon vendor yang tersedia diambil, arus kas dimaksimalkan dan vendor dibayar tepat waktu?

7. Apakah pemberi persetujuan voucher meninjau dokumentasi pendukung sebelum menyetujui?

YA

voucher?

BEBAN DAN HUTANG USAHA

10. Apakah akun hutang individual diringkas dan direkonsiliasi untuk mengendalikan saldo pada laporan keuangan?

secara teratur?

(14)

KUESIONER - LAPORAN BIAYA

14 dari 23

ICQ - Laporan Biaya Lampiran B5

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

restriktif (daripada kebijakan yang diberlakukan oleh MAPP)?

5. Apakah ada biaya-biaya yang diperbolehkan yang perlu didefinisikan lebih jelas dan/atau perlu lebih dibatasi?

4. Apakah pengeluaran tertentu memerlukan persetujuan awal? Jika ya, apakah hal tersebut diuraikan dengan jelas dalam kebijakan departemen Anda? Apakah persetujuan awal tersebut didokumentasikan dan ditegakkan?

Pertanyaan-pertanyaan dalam modul "Laporan Pengeluaran" sebaiknya dijawab oleh manajer yang memahami seluruh aspek operasi keuangan departemen.

3. Apakah biaya yang diperbolehkan dijelaskan dengan jelas dalam kebijakan dan prosedur departemen Anda?

9. Apakah kebijakan departemen Anda mendefinisikan konsekuensi dari pengajuan yang palsu?

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di atas. Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

2. Apakah departemen Anda memiliki pengendalian internal untuk mendeteksi pengeluaran ganda jika tidak ada tanda terima asli?

YA

8. Berapa lama laporan pengeluaran dan semua dokumentasi pendukung disimpan?

10. Apakah pembenaran yang tepat diberikan atas pengeluaran, sebelum pengeluaran tersebut terjadi?

1. Apakah departemen Anda memerlukan tanda terima asli untuk semua biaya yang diklaim?

LAPORAN BIAYA

7. Apakah laporan pengeluaran ditinjau oleh supervisor atau orang independen sebelum penggantian biaya?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

6. Apakah pengeluaran diajukan untuk penggantian biaya tepat waktu? Apakah ada pedoman yang menetapkan batas waktu pengajuan? Apakah departemen memastikan bahwa pengeluaran dicantumkan di Alcolink pada tahun fiskal yang tepat?

(15)

KUESIONER - PROPERTI DAN ASET TETAP DAERAH

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

Jawaban harus berdasarkan pada fakta yang diamati, analisis atau pernyataan yang dibuat oleh orang yang berpengetahuan dan dapat dipercaya.

5. Apakah jadwal pemeliharaan rutin diikuti untuk menjaga kegunaan dan nilai

4. Apakah catatan terperinci yang memadai mengenai aset tetap dipelihara, termasuk nomor identifikasi, lokasi, deskripsi, biaya awal dan, jika sesuai, akumulasi penyusutan?

3. Apakah perolehan modal disahkan pada tingkat kewenangan yang tepat dan sesuai dengan kebijakan yang ditentukan?

Properti daerah mencakup aset nonmoneter dan nondigital seperti tanah, bangunan & perlengkapan, furnitur dan peralatan yang dimiliki atau disewa oleh daerah. Untuk tujuan praktis, hanya barang dengan perkiraan nilai $5.000 atau lebih yang dipertimbangkan.

Komputer dipertimbangkan dalam "Sistem Informasi".

2. Apakah terdapat kebijakan dan prosedur tertulis mengenai perolehan, kapitalisasi, penyusutan, inventarisasi fisik, pemindahan ke barang sisa dan pembebasan tanggung jawab atas aset tetap?

• Mengotorisasi perolehan, transfer, dan penjualan aset tetap • Mencatat, menyesuaikan, dan merekonsiliasi catatan

aset tetap • Menjaga hak asuh dan penggunaan

aset tetap • Mengambil inventaris aset tetap dan merekonsiliasi ke saldo akuntabel 1. Apakah tugas-tugas berikut dilakukan oleh individu yang berbeda?

secara teratur?

YA PROPERTI DAN ASET TETAP DAERAH

6. Apakah inventarisasi aset tetap dilakukan dan disesuaikan dengan saldo akuntabilitasnya pada tanggal neraca?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

asetnya?

(16)

TIDAK TIDAK YAKIN T/A 7. Apakah pelepasan dan pemindahan aset tetap disahkan dan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang

ditentukan?

YA PROPERTI DAN ASET TETAP DAERAH

8. Apakah aset tetap dilindungi secara fisik dari pencurian, penipuan, dan penyalahgunaan?

16 dari 23

ICQ - Aset Tetap Properti Daerah Lampiran B6

(17)

KUESIONER - PENGGAJIAN

• Apakah lembur diizinkan pada tingkat kewenangan yang sesuai?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

2. Apakah kebijakan dan prosedur personalia dan penggajian tertulis sudah diterapkan terkait pekerjaan?

• Apakah cuti (liburan, cuti sakit) disetujui oleh atasan langsung?

• Rekonsiliasi catatan penggajian

• Apakah lembar waktu ditinjau dan ditandatangani oleh atasan langsung?

• Distribusi surat perintah penggajian

• Apakah semua karyawan diharuskan menyiapkan dan menandatangani lembar waktu?

• Entri data informasi penggajian

4. Apakah ada otorisasi dokumentasi pada arsip untuk setiap karyawan mengenai karyawan tersebut?

5. Apakah pengendalian terhadap ketepatan waktu kerja karyawan sudah memadai? Secara spesifik:

• Persetujuan lembar waktu

YA

tingkat manajemen yang sesuai dan apakah perubahan tersebut sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan?

pengangkatan, klasifikasi pekerjaan, tingkat dan tahapan gaji, bukti kewarganegaraan dan dokumentasi yang diperlukan?

• Otorisasi perubahan status penggajian (perekrutan, promosi, pemutusan hubungan kerja) 1. Apakah tugas-tugas berikut dilakukan oleh individu yang berbeda?

3. Apakah perubahan status pegawai (perekrutan, promosi, pemberhentian) disetujui di tingkat kabupaten?

DAFTAR GAJI

deskripsi dan klasifikasi, perekrutan, promosi, pemberhentian, pencatatan waktu, tingkat gaji, ketentuan MOU?

(18)

7. Apakah surat perintah penggajian ditinjau sebelum didistribusikan oleh tingkat manajemen yang sesuai untuk memastikan bahwa surat perintah tersebut masuk akal dan akurat serta tidak ada perubahan yang tidak sah yang dibuat?

8. Apakah surat perintah penggajian didistribusikan oleh orang lain selain karyawan yang menyiapkannya?

atau memasukkan informasi penggajian?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A 6. Jika sesuai, apakah waktu karyawan didokumentasikan secara cukup rinci sehingga gaji dapat

dialokasikan dengan tepat ke program dan fungsi dalam organisasi?

YA

DAFTAR GAJI

ICQ - Penggajian

18 dari 23

Lampiran B7

(19)

KUESIONER - PERSYARATAN HUKUM DAN PROGRAM

PERSYARATAN HUKUM DAN PROGRAM Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

5. Apakah obligasi dan polis asuransi resmi memadai untuk kebutuhan organisasi dan, jika sesuai, apakah telah diserahkan kepada Manajer Risiko Daerah untuk ditinjau?

4. Apakah organisasi tersebut memiliki kode konflik kepentingan, dan, jika sesuai, apakah pejabatnya telah menyerahkan pernyataan konflik kepentingan sesuai dengan Bagian 1090 dan 87100 Kode Pemerintah dan dengan Kebijakan Daerah?

3. Apakah organisasi menyiapkan proposal tarif biaya tidak langsung tahunan sesuai dengan Surat Edaran OMB A-87 dan menyerahkannya ke Kantor Auditor untuk disetujui?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A YA

2. Apakah organisasi secara berkala mengevaluasi efisiensi, ekonomi dan efektivitas?

7. Apakah organisasi memiliki kontrol yang berlaku untuk memastikan bahwa sub-penerima dana federal, negara bagian, dan daerah dipantau secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kontrak, perjanjian hibah, Undang-Undang Audit Tunggal, kebijakan dan prosedur Alameda County, dan persyaratan lain dari sumber pendanaan?

yang dengannya tujuan dan sasaran programnya tercapai?

persyaratan diidentifikasi dan dipatuhi?

diidentifikasi, ditagih, dan dikumpulkan?

1. Apakah organisasi telah menetapkan prosedur untuk memastikan bahwa semua aspek hukum dan program

6. Apakah ada prosedur yang berlaku untuk memastikan bahwa pendapatan dari semua sumber yang memenuhi syarat dikelola dengan benar?

(20)

tidak didiskriminasi berdasarkan ras, warna kulit, asal kebangsaan, usia, cacat, jenis kelamin, atau agama?

TIDAK TIDAK YAKIN T/A YA

• Kelayakan

13. Apakah organisasi memiliki kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa orang-orang

• Cocok

temuannya ditinjau dan diperbaiki tepat waktu?

PERSYARATAN HUKUM DAN PROGRAM

• Prinsip biaya

12. Apakah prosedur telah diterapkan untuk memastikan bahwa biaya yang dipertanyakan dan biaya audit lainnya yang dilaporkan

tempat kerja yang aman?

8. Apakah lembaga/entitas memiliki prosedur untuk memastikan bahwa sub-penerima yang

• Pelaporan keuangan federal

prinsip-prinsip sebagaimana yang didefinisikan dalam Surat Edaran OMB A-87 dan A-122?

mematuhi tenggat waktu yang ditentukan?

15. Apakah organisasi memiliki kebijakan dan prosedur untuk memastikan lingkungan yang aman dan nyaman?

• Manajemen kas

• Upah yang berlaku

10. Apakah biaya yang dibebankan pada program federal ditentukan sesuai dengan undang-undang biaya federal?

11. Apakah semua laporan keuangan negara bagian dan federal yang diwajibkan diserahkan tepat waktu?

• Hak sipil

• Aktivitas politik

9. Apakah organisasi memiliki kontrol yang berlaku untuk memastikan bahwa setiap subpenerima dana federal, negara bagian, dan daerah yang memenuhi syarat menyerahkan audit tahunan sesuai dengan, sebagaimana mestinya, OMB Circular A-133 (Undang-Undang Audit Tunggal), Standar Audit Pemerintah yang dikeluarkan oleh US Comptroller General dan kebijakan serta prosedur Alameda County?

14. Apakah organisasi memiliki kebijakan dan prosedur untuk memastikan lingkungan bebas narkoba?

tempat kerja?

menerima dana federal mematuhi persyaratan program federal umum dan khusus, termasuk:

• Persyaratan program khusus

Lampiran B8 ICQ - Persyaratan Hukum dan Program

(21)

bebas dari pelecehan seksual?

YA 16. Apakah organisasi memiliki kebijakan dan prosedur untuk memastikan lingkungan kerja yang baik?

PERSYARATAN HUKUM DAN PROGRAM TIDAK TIDAK YAKIN T/A

(22)

KUESIONER - SISTEM INFORMASI

ICQ - Sistem Informasi Lampiran B9

Jawaban harus berdasarkan pada fakta yang diamati, analisis atau pernyataan yang dibuat oleh orang yang berpengetahuan dan dapat dipercaya.

Subbagian di bawah "Sistem Informasi" meliputi "Peralatan Komputer", "Perlindungan Informasi", dan "Kegunaan Informasi". Jawab pertanyaan di bagian yang relevan dan/atau berisiko tinggi bagi departemen Anda.

5. Apakah kerusakan peralatan segera dilaporkan dan ditindaklanjuti?

4. Apakah instruksi dan pelatihan diberikan kepada pengguna peralatan baru?

3. Apakah akses fisik ke peralatan dibatasi pada personel yang berwenang?

Pertanyaan dalam modul "Sistem Informasi" sebaiknya dijawab oleh manajer yang memahami semua aspek sistem/teknologi informasi.

2. Apakah kebijakan khusus untuk unit kerja dikembangkan untuk melindungi peralatan?

1. Apakah Kebijakan Penggunaan Komputer di Seluruh Kabupaten diadopsi dan diterapkan?

PERALATAN KOMPUTER

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di atas. Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

YA TIDAK TIDAK YAKIN T/A

kesesuaian?

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak".

6. Apakah pembelian peralatan dikoordinasikan dan direncanakan untuk memastikan manfaat jangka panjang?

(23)

informasi?

7. Adalah orang yang ditunjuk sebagai administrator keamanan untuk memastikan keamanan

YA KEGUNAAN INFORMASI

TIDAK TIDAK YAKIN T/A

TIDAK TIDAK YAKIN T/A PERLINDUNGAN INFORMASI

Berikan penjelasan untuk setiap jawaban "tidak" di atas. Tunjukkan nomor pertanyaan yang Anda maksud:

11. Apakah ada kebijakan untuk mengendalikan risiko dari penggunaan internet?

9. Apakah akses ke informasi elektronik sensitif dibatasi oleh kata sandi?

14. Apakah pengguna selalu mendapat informasi mengenai kemampuan baru sistem?

10. Apakah prosedur ditetapkan untuk penyimpanan dan pencadangan file komputer penting?

8. Apakah akses ke data dan berkas program dibatasi pada personel yang berwenang?

13. Apakah pengguna disurvei secara berkala mengenai kegunaan informasi yang mereka terima?

YA

12. Apakah kegunaan keluaran sistem informasi dievaluasi secara berkala?