Dalam pengambilan keputusan, manajemen memegang peranan penting dalam menentukan sistem informasi dalam suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi memuat berbagai siklus pemrosesan transaksi seperti: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan. Perusahaan juga memerlukan suatu sistem informasi akuntansi pembelian yang bertujuan untuk memberikan informasi lengkap mengenai stok barang yang diterima atau dipesan, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan pupuk sehingga akan mempengaruhi efisiensi kegiatan produksi perusahaan.
Sistem informasi akuntansi pembelian tidak hanya berguna untuk pengendalian bagian keuangan saja, namun juga berguna untuk pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hubungan antara prosedur dengan sistem informasi akuntansi adalah: di dalam sistem informasi terdapat tata cara pembelian pupuk. Berdasarkan fenomena dari uraian diatas maka penulis tertarik untuk membahas permasalahan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dalam bentuk penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pupuk PT.
Setiap perusahaan memerlukan suatu sistem informasi akuntansi yang optimal yang berguna untuk mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang aktivitas perusahaan sehari-hari dan membantu para manajer perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal. Menurut Anastasia Diana & Lilis Setiawati: “sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan mengolah data serta melaporkan informasi tentang transaksi keuangan.”1. Menurut Mardi : “sistem informasi akuntansi merupakan suatu susunan dari berbagai dokumen, alat komunikasi, personel pelaksana dan berbagai laporan yang dibuat untuk mengubah data keuangan menjadi informasi keuangan.”2.
3 Andi Ilham Rahmansyah dan Dedi Darwis : Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Internal Penjualan Studi Kasus CV.
Memastikan bahwa seluruh pengeluaran kas berhubungan dengan pengeluaran yang sudah diotorisasi
Fungsi Yang Terkait
Fungsi Gudang
Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi Akuntansi
Dokumen Yang Digunakan
Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pengguna barang untuk meminta fungsi pembelian membeli barang dengan jenis, jumlah dan kualitas sebagaimana tercantum dalam surat.
Surat permintaan penawaran harga
Salinan surat pesanan pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian sesuai dengan perkiraan tanggal penerimaan barang, sebagai dasar untuk melakukan penyelidikan apabila barang tidak sampai pada waktu yang ditentukan. Salinan surat pesanan pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian sesuai nama pemasok, sebagai dasar pencarian informasi tentang pemasok. Salinan surat pesanan pembelian ini dikirimkan ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang dengan jenis, spesifikasi, kualitas, kuantitas dan pemasok yang tercantum dalam dokumen.
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari supplier sesuai dengan jenis, spesifikasi, kualitas dan kuantitas yang tercantum dalam pesanan pembelian.
Surat perubahan order
Bukti kas keluar
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Register bukti kas keluar (voucher register) 2. Jurnal pembelian
Kartu utang 4. Kartu persediaan 8
Jurnal pembelian
Kartu utang
Kartu persediaan
Prosedur Pembelian Pupuk PT. Langkat Nusantara Kepong
Langkat Nusantara Kepong juga mempunyai daftar harga barang, bahan dan tarif yang diperoleh dengan cara pengecekan harga pasar terkini, menganalisis kewajaran upah tenaga kerja atau tarif pengangkutan/pengiriman dan digunakan sebagai pedoman dalam menyusun perkiraan harga, perkiraan harga sendiri atau penentuannya. harga pengadaan barang untuk seluruh lingkup perusahaan. Perkiraan harga pengadaan barang merupakan hasil perkiraan (perkiraan) perkiraan tarif/harga yang berfluktuasi sesuai dengan harga pasar sebagai dasar penentuan sendiri perkiraan harga yang disusun oleh Bagian Pengguna Barang atau Bagian/Biro. Dalam proses pengadaan barang digunakan dokumen pengadaan yang berarti dokumen yang ditetapkan oleh penyelenggara pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh para pihak dalam proses pengadaan barang.
Langkah pertama, bagian staf kantor kebun melakukan pengecekan pupuk terlebih dahulu atas stok pupuk yang
Setelah itu, bagian staf kantor kebun membuat laporan atas permintaan pupuk apabila stok pupuk telah menipis yaitu
Kemudian bagian staf kantor kebun memberikan laporan atas permintaan pupuk tersebut kepada asisten kebun untuk
Jenis-jenis pupuk yang akan dipesan, sudah dicatat terlebih dahulu pada surat permintaan sesuai dengan jenis pupuknya dan
Setelah surat ditulis, surat tersebut akan diserahkan oleh departemen taman kepada pengelola taman untuk ditandatangani.
Setelah surat dibuat, maka suratnya akan diserahkan oleh bagian kebun kepada manajer kebun untuk ditandatangani
Setelah manajer kebun menandatangani surat permintaan tersebut, selanjutnya diserahkan ke bagian order/pemesanan
Setelah surat permintaan telah diterima oleh staf purchasing, selanjutnya staf purchasing memastikan bahwa setiap surat
Setelah surat order pembelian diterima oleh pemasok, kemudian pemasok memeriksa stok yang dimiliki perusahaan tersebut
Kemudian pemasok menyetujui harga pupuk yang telah di diskusikan
Kemudian proses transaksi pembayaran langsung dilakukan oleh pihak asisten accounting PT. Langkat Nusantara Kepong
Saat proses pembayaran sudah selesai dilakukan, selanjutnya pihak dari PT. Langkat Nusantara menjemput pupuk tersebut
Proses penjemputan dilakukan melalui jalur darat dan laut
Kemudian pupuk tersebut akan disimpan di gudang oleh bagian gudang
Setelah proses pembayaran telah diselesaikan pada saat prosedur pembelian pupuk dilakukan, selanjutnya kwitansi bukti
0mewajibkan pemasok barang dan jasa untuk terdaftar di DRT, kecuali diwajibkan lain oleh panitia pembelian; Penyedia barang dan jasa yang keikutsertaannya menimbulkan benturan kepentingan tidak boleh menjadi penyedia barang dan jasa. Rincian unsur dan sub unsur beserta bobot teknis dan harga, tata cara, kriteria dan rumus perhitungan harus dijelaskan dan dicantumkan dalam dokumen lelang sebagai dasar panitia lelang dalam menilai penawaran.
Berdasarkan hasil evaluasi harga, Komisi Pengadaan membuat daftar penawaran dimulai dari urutan penawaran yang mempunyai kombinasi bobot teknis dan harga tertinggi. G. Komisi Pengadaan menentukan calon pemenang berdasarkan peringkat penawaran dengan nilai tertinggi dalam hal kombinasi bobot teknis dan harga. Pihak yang berwenang menandatangani kontrak pengadaan barang adalah direktur yang disebutkan dalam akta pendirian.
Kwitansi/Bukti Pembelian digunakan untuk pengadaan barang dan jasa yang nilai pengadaannya sampai dengan Rp. Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilakukan atau ketentuan mengenai kelalaian. i) Pengingkaran janji dan sanksi apabila para pihak tidak memenuhi kewajibannya. pengadaan barang dan jasa. l) Kondisi force majeure. m) Penyelesaian sengketa yang mengutamakan penyelesaian melalui musyawarah dan alternatif penyelesaian sengketa. Hubungan Standard Operating Procedures (SOP) dan metode analisis data untuk menggambarkan Standard Operating Procedures (SOP) yang ditetapkan di PT.
METODE PENELITIAN
- Objek Penelitian
- Subjek Penelitian
- Jenis dan Sumber Data Penelitian
- Data Primer
- Data Sekunder
- Teknik Pengumpulan Data
- Wawancara
- Dokumentansi
- Metode Analisis Data
- Metode Analisis Deskriptif
- Metode Analisis Komparatif
Data primer yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terlibat secara lisan mengenai sistem informasi akuntansi pengadaan pupuk pada perusahaan. Pihak yang memberikan informasi pada Sistem Informasi Akuntansi Pengadaan Pupuk ini adalah Departemen Pengadaan Pupuk, Manajer Perkebunan dan Kepala Departemen di PT. Purba & Parulian Simanjuntak : “Data sekunder adalah data yang sudah ada atau dikumpulkan oleh orang atau instansi lain dan siap digunakan oleh pihak ketiga.”11.
Data sekunder biasanya berbentuk bukti, catatan, atau laporan sejarah yang dikumpulkan dari arsip yang diterbitkan dan tidak diterbitkan (data dokumenter). “Dokumentasi bertujuan untuk memperoleh data langsung dari tempat penelitian, antara lain buku-buku yang relevan, peraturan, laporan kegiatan, foto, dokumenter, data yang relevan” 13.
