Modul pertama akan mengulas tentang dasar-dasar analisis jabatan, ruang lingkup analisis jabatan, manfaat analisis jabatan, pengertian analisis jabatan, serta tahapan-tahapan yang harus dilalui dalam melakukan analisis jabatan. Oleh karena itu, keberhasilan analisis pekerjaan sebagai proses menghasilkan informasi pekerjaan sangat bergantung pada pengumpulan data pekerjaan.
ISTILAH-ISTILAH YANG BERKAITAN ERAT DENGAN JABATAN
- Pekerjaan (Occupation)
- Posisi (Position)
- Tugas (Task)
- Unsur (Element)
Komarudin (1979) mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai suatu kegiatan atau proses penelitian, pemisahan dengan menggunakan metode tertentu, dan menghubungkan setiap komponen pekerjaan menjadi satu kesatuan untuk menentukan pekerjaan dan tugas untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, Tim Widyaiswara Departemen Ketenagakerjaan mengartikan analisis jabatan sebagai kegiatan proses, metode dan teknik.
Pekerjaan 2 Pekerjaan 3
RUANG LINGKUP ANALISIS JABATAN
- Analisis Jabatan Lingkup Makro
- Analisis Jabatan Lingkup Mikro
Analisis jabatan dalam lingkup makro dilakukan pada tingkat regional dan nasional dan juga dapat mencakup beberapa negara. Analisis jabatan secara mikroskopis dilakukan pada tingkat instansi/perusahaan, untuk kepentingan instansi/perusahaan itu sendiri.
MANFAAT ANALISIS JABATAN
- Menetapkan Dasar-dasar Rasional Pengupahan dan Penggajian yang Objektif
- Menghapuskan Persyaratan-persyaratan Kerja yang Dapat Menyebabkan Diskriminasi dalam Pengadaan Karyawan
- Merencanakan Kebutuhan-Kebutuhan Sumber Daya Manusia pada Waktu yang Akan Datang dan Sebagai Basis Perencanaannya
- Menentukan Lamaran-Lamaran dengan Lowongan-lowongan Pekerjaan yang Tersedia
- Menemukan Dasar-dasar dan Kebutuhan Penyelenggaraan Latihan, Baik Bagi Karyawan Baru Maupun Karyawan Lama
- Menemukan Pola atau Pokok-Pokok Sistem Pengembangan Karier Karyawan yang Tepat dan Menyeluruh
- Menetapkan Standar-standar Prestasi Kerja yang Realistik
- Menempatkan Karyawan pada Pekerjaan-pekerjaan yang Sesuai dengan Keterampilannya secara Efektif
- Penataan Jabatan dan Pengembangan Organisasi
- Memberi Kemudahan dalam Memahami Tugas Terutama bagi Pegawai Baru
- Memperbaiki Aturan atau Alur Kerja
- Memperlancar Hubungan Kerja Sama dan Saling Pengertian Antarpegawai dan Antarsatuan Organisasi
Dengan analisis pekerjaan dapat diperoleh informasi mengenai kebutuhan pekerjaan yang dibutuhkan sesuai dengan tuntutan aktual dan rasional dari setiap pekerjaan. Melalui kegiatan analisis jabatan dapat diperoleh informasi mengenai tugas pada setiap unit kerja serta waktu yang dibutuhkan.
TAHAP-TAHAP KEGIATAN ANALISIS JABATAN
- Tahap Persiapan
- Tahap Pengumpulan Data
- Tahap Pengolahan Data
- Tahap Penggunaan dan Penyajian Informasi Jabatan
Seperti yang telah disebutkan di atas, kegiatan analisis jabatan akan memperoleh informasi jabatan, salah satunya adalah uraian jabatan. Pelaksanaan analisis pekerjaan terdiri dari 4 tahap yaitu tahap persiapan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data, tahap penyajian data dan penggunaan informasi pekerjaan.
IDENTITAS
Landasan adanya suatu jabatan adalah hasil kerja yang diharapkan dari pemegang jabatan. Kemajuan kerja pegawai ditentukan oleh hasil pekerjaan yang harus diperolehnya, bahan-bahan yang diolahnya, dan peralatan kerja yang digunakan.
HASIL KERJA
Namun faktor nama juga seringkali tidak bisa membedakan isi yang terkandung dalam posisi tersebut, sehingga apa yang diucapkan dan yang dimaksud seringkali berbeda.
BAHAN KERJA
Misalnya bahan kerja berupa barang atau benda konkrit seperti benang untuk membuat baju, kain untuk membuat baju (baju, celana), beras untuk membuat tepung atau tepung untuk membuat kue. Bahan kerja meliputi peraturan perundang-undangan, keputusan, data, informasi, berita, petunjuk, dan lain-lain.
PERANGKAT KERJA
Notaris/PPAT memerlukan bahan kerja berupa permohonan dari pemohon, UU Pohon Agraria, Keputusan Menteri Dalam Negeri, Keputusan Menteri Negara Agraria.
PELAKSANAAN KERJA
HUBUNGAN JABATAN ATAU HUBUNGAN KERJA
KONDISI PELAKSANAAN KERJA
Kondisi non fisik lingkungan kerja yaitu faktor risiko berbahaya yang turut mempengaruhi kinerja kerja. Risiko bahaya dapat terjadi karena kecelakaan (tangan tertindih saat operator menjalankan mesin), atau ancaman penyakit, misalnya penyakit kanker bagi karyawan yang bekerja di fasilitas nuklir.
SYARAT JABATAN
Agar Anda mendapat gambaran jelas mengenai karakteristik pekerjaan dan informasi pekerjaan, perhatikan tabel berikut ini. Untuk menjawab pertanyaan di atas, perhatikanlah uraian tentang ciri-ciri pekerjaan, terutama identitas pekerjaan, beban kerja dan hasil kerja!
IDENTITAS JABATAN
- Nama Jabatan
- Kode Jabatan
- Ikhtisar Jabatan
- Hasil Antara
- Hasil Akhir
- Kewajiban
- Tugas
- Kegiatan
- Unsur (Elemen)
- Tanggung Jawab
- Wewenang
- Fungsi Pekerja
Tugas Pokok, yaitu tugas yang merupakan gambaran langsung mengenai fungsi dan tugas organisasi pada jabatan yang dianalisis. Tugas siklik, yaitu tugas yang urutannya tetap dengan tugas lainnya.
HUBUNGAN JABATAN
KEADAAN LINGKUNGAN PEKERJAAN
Sedangkan hubungan kerja merupakan informasi yang berkaitan erat dengan uraian tugas, karena uraian tugas harus menyebutkan jabatan, klien atau satuan kerja yang dihubungi, menerima atau memberi perintah, petunjuk dan pengawasan sehubungan dengan atau perlunya kerjasama. Kurangnya pengetahuan analisis pekerjaan mengenai hubungan kerja yang dibutuhkan antara satu posisi dengan posisi lainnya dapat terjadi. Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan memahami tanggung jawab, wewenang dan hubungan kerja dalam suatu organisasi.
TANGGUNG JAWAB
WEWENANG
- Wewenang Formal
- Wewenang Informal
- Hubungan Vertikal
- Hubungan Horizontal
- Hubungan Diagonal
Mekanisme kerja dan hubungan kerja yang dijalankan, apapun bentuknya dalam mencapai tujuan organisasi, bisa saja tidak sesuai dengan rencana. Hubungan antara satuan kerja/satuan dengan satuan kerja lainnya memerlukan gerakan yang terpadu dan saling menguntungkan atau terkoordinasi. Jadi seorang pekerja harus selalu mempunyai hubungan kerja dengan pekerja lainnya, hubungan ini bisa bersifat vertikal, horizontal atau diagonal.
KETERAMPILAN KERJA
- Aspek Mental
- Aspek Fisik
- Aspek Sosial
Selain itu, dengan adanya persyaratan jabatan, maka prinsip menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat (the right person in the right place) dapat diterapkan. Secara umum persyaratan kerja pada hakikatnya terdiri dari keterampilan kerja, kompetensi kerja, pengetahuan kerja, pelatihan kerja, pendidikan, pengalaman kerja, dan bakat kerja.
KOMPETENSI KERJA
PENGETAHUAN KERJA
Menurut jenisnya, pengetahuan kerja meliputi pengetahuan tentang: produk, peralatan kerja, bahan kerja, prosedur dan metode, rumus perhitungan, risiko bahaya dan korelasi kerja.
LATIHAN KERJA
PENDIDIKAN
- Pendidikan Seharusnya
- Pendidikan Alternatif
PENGALAMAN KERJA
Untuk dapat melaksanakan tugas pekerjaannya dengan baik yaitu secara profesional, efektif dan efisien, para pekerja selain harus memenuhi persyaratan umum pekerjaan sebagaimana diuraikan di atas, juga harus mempunyai persyaratan khusus. Persyaratan jabatan yang termasuk dalam kategori khusus dapat dilihat dari aspek persyaratan mental dan aspek persyaratan fisik.
ASPEK TUNTUTAN MENTAL
- Bakat Kerja
- Minat Kerja
- Syarat Temperamen Kerja
- Kondisi Fisik
- Upaya Fisik
- Penggunaan Informasi Syarat Fisik
Kemampuan beradaptasi pada pekerjaan yang mengandung interpretasi, perasaan, ide atau fakta dari sudut pandang pribadi. Kemampuan beradaptasi terhadap pekerjaan yang mempengaruhi pendapat, sikap atau pertimbangan orang lain mengenai gagasan. Kemampuan beradaptasi dalam pekerjaan yang membuat kesimpulan, pertimbangan atau keputusan berdasarkan kriteria yang dapat diukur dan diuji (measurable, verified kriteria).
TEMPAT KERJA
Kondisi lingkungan kerja adalah keadaan di tempat kerja yang merupakan hasil kehadiran pemegang fungsi dalam melaksanakan tugas di tempat kerja, artinya pemegang fungsi harus berada dalam lingkungan tersebut. Suatu tempat kerja dikategorikan sebagai luar ruangan jika tempat tersebut terbuka atau di bawah atap namun tidak cukup melindungi pekerja dari unsur-unsur tersebut. Pekerjaan dikategorikan dalam dan luar ruangan jika waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan di dalam dan di luar ruangan kurang lebih sama.
SUHU
SUHU PANAS
SUHU SANGAT DINGIN
UDARA
- Kering
- Lembab
- Berbau
- Beracun
- Bergas
- Berkabut
- Berdebu
- Kekurangan Zat Asam
- Bertekanan
- Berangin
Udara beracun adalah udara yang bercampur dengan zat yang dapat berdampak buruk terhadap kesehatan atau melukai pekerja. Kabut yang bukan keadaan alami adalah kabut yang disebabkan oleh benda cair yang tersuspensi, akibat kondensasi gas yang berubah menjadi benda cair, atau oleh pecahan benda cair yang berbentuk dispersi, seperti percikan busa dan semprotan. Udara yang berdebu artinya udara di sekitar tempat kerja mengandung partikel debu.
KEADAAN RUANGAN
- Letak
- Tempat Kerja
- Penerangan
- Suara
- Debu
- Kabut
Pencahayaan yang dimaksud disini adalah cahaya yang dibutuhkan agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik sehingga dapat tercapai hasil yang baik. Termasuk dalam kategori gas karbon monoksida yang oksidasinya merupakan bahaya total yang ada di lingkungan kerja industri kimia. Segala data yang berkaitan dengan kondisi lingkungan kerja sangat penting antara lain untuk memungkinkan penentuan besarnya risiko yang mungkin dihadapi pekerja dalam melakukan pekerjaan.
KATEGORI RISIKO BAHAYA
- Risiko Bahaya terhadap Pekerjaan yang Bersifat Fisik
- Risiko Bahaya terhadap Pekerjaan yang Bersifat Mental
- Risiko Bahaya terhadap Pekerjaan yang Bersifat Sosial
Bahaya berbahaya yang mempunyai dampak fisik langsung adalah bahaya nyata yang dapat dilihat dengan segera. Kedudukan pengawas radiasi nuklir dalam melaksanakan tugasnya kemungkinan besar mempunyai risiko terkena paparan radiasi nuklir. Dampaknya terhadap tubuh fisik tidak langsung terlihat, namun bahayanya terhadap tubuh fisik baru akan terlihat dalam jangka waktu yang lama. Bahaya berbahaya yang berdampak tidak langsung terhadap fisik adalah bahaya yang timbul karena sebab-sebab yang tidak segera terlihat.
KETENTUAN HUKUM KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
Dalam menjalankan tugasnya, jabatan tukang cat mobil kemungkinan besar mempunyai risiko sesak napas dan penyakit paru-paru, karena sifat cat berpotensi mempengaruhi kesehatan tubuh manusia. tidak memakai masker hidung, setiap orang harus melaksanakan pekerjaannya. Setiap karyawan wajib memakai penutup hidung. Melakukan pekerjaan pembersihan di gedung-gedung bertingkat sering kali melibatkan pendakian. Terdapat resiko terjatuh, namun pada saat melakukan pekerjaan ini pekerja tidak melengkapi dirinya dengan peralatan yang memadai, seperti body belt yang terbuat dari bahan yang tidak cocok untuk membersihkan gedung bertingkat. mudah pecah. Untuk mengurangi resiko bahaya pada saat melaksanakan pekerjaan, setiap pemegang pekerjaan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut.
PENTINGNYA INFORMASI KEMUNGKINAN RISIKO BAHAYA
- Penilaian Jabatan
- Penentuan Syarat Jabatan
- Upaya Penyempurnaan Peralatan Serta Perangkat Kerja
- Penyantunan Jabatan Tenaga Kerja Penyandang Cacat
Faktor risiko bahaya yang mungkin terjadi adalah risiko bahaya yang mungkin dialami oleh pemegang pekerjaan sehubungan dengan kehadirannya di lingkungan kerja, penanganan material, penggunaan peralatan kerja dan proses kerja yang dilakukan. Sebagaimana telah disebutkan, kerja fisik adalah kemampuan melakukan gerakan-gerakan fisik seperti melompat, memanjat, berjalan, dan sebagainya. Risiko bahaya kerja yang mempunyai aspek fisik, risiko bahaya kerja yang mempunyai aspek mental, dan risiko bahaya kerja yang mempunyai aspek sosial.
GUNA FUNGSI PEKERJA
Tingkat hubungan pegawai terhadap ketiga hal tersebut disebut dengan “fungsi pegawai”. Sedangkan fungsi pegawai adalah fungsi yang menunjukkan intensitas hubungan pemegang pekerjaan dengan data, orang, dan benda. Pada fungsi pekerja terdapat 24 jenis level, setiap level diberi kode angka, angka yang kecil menunjukkan tingkat hubungan yang tinggi, begitu pula sebaliknya semakin besar tingkat hubungan tersebut. Jika suatu posisi tidak menunjukkan hubungan antara pemegang jabatan dengan data, orang dan benda, maka yang digunakan adalah fungsi pekerja terendah.
TINGKAT HUBUNGAN PEMEGANG JABATAN DENGAN DATA
- Menyalin (7)
- Membandingkan Data (6)
- Menghitung (5)
- Menyusun (4)
- Menganalisis Data (3)
- Mengoordinasikan (1)
- Memadukan Data (0)
Menganalisis pekerjaan melibatkan pemeriksaan, analisis, perincian, dan evaluasi data untuk mendapatkan kejelasan atau untuk menyajikan tindakan alternatif. Fungsi koordinasi meliputi pekerjaan menentukan waktu, tempat atau urutan kegiatan yang akan dilakukan atau tindakan yang akan dilakukan berdasarkan hasil analisis data, ketentuan pelaksanaan atau pelaporan, dengan menghubungkan, mencari keterkaitan dan membandingkan data setelah data tersebut ada. telah dianalisis. Fungsi agregasi data melibatkan tindakan menggabungkan analisis data untuk menemukan fakta dan mengembangkan konsep, pengetahuan, interpretasi, menghasilkan ide menggunakan imajinasi.
TINGKAT HUBUNGAN PEMEGANG JABATAN DENGAN ORANG
- Menerima Instruksi-Membantu (8)
- Melayani Orang (7)
- Berbicara atau Memberi Tanda (6)
- Mempengaruhi (5)
- Menghibur (4)
- Menyelia (3)
- Mengajar (2)
- Berunding (1)
- Menasihati (0)
- Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan dengan Benda
- Memegang (7)
- Memasukan/mengeluarkan dari dalam mesin (6)
- Melayani Mesin (5)
- Bekerja dengan Tangan atau Perkakas Tangan (4)
- Mengemudikan–Menjalankan Mesin (3)
- Menjalankan–Mengontrol Mesin (2)
- Mengerjakan Presisi (1)
- Memasang Mesin (0)
- Deskriptif
- Kualitatif
Tahap validasi data pekerjaan yaitu memeriksa kembali keakuratan data pekerjaan melalui wawancara, observasi dan studi literatur terhadap pekerjaan yang akan diolah; Materi pada modul ini membahas tentang pengertian dan data jabatan serta tahapan pelaksanaan pengolahan data pekerjaan. Setelah mempelajari modul ini diharapkan dapat menjelaskan antara lain pengertian data pekerjaan dan tahapan pelaksanaan pengolahan data pekerjaan.
KUALIFIKASI URAIAN JABATAN
- Sistematis
- Jelas
- Ringkas
- Tepat
- Taat Asas
- Akurat
Untuk mengetahui apakah suatu uraian tugas memenuhi enam kualifikasi di atas, indikatornya adalah apakah orang yang membaca uraian tugas tersebut dapat dengan mudah memahaminya atau tidak. Apabila orang yang membaca uraian tugas dapat dengan mudah memahaminya, maka uraian tugas tersebut memenuhi enam unsur kualifikasi. Sebaliknya jika orang yang membaca uraian tugas mengalami kesulitan, atau bahkan tidak dapat memahami uraian tugas, maka uraian tugas tersebut tidak memenuhi unsur kualifikasi jabatan.
URAIAN JABATAN
- Deskripsi (Gambaran) Jabatan
- Dimensi Jabatan
- Spesifikasi Jabatan
Selain hal di atas, setiap pemegang jabatan juga dibebani tanggung jawab atas hasil kerja (tujuan/sasaran) suatu jabatan. Persyaratan pekerjaan ini pada dasarnya juga merupakan persyaratan kompetensi pemegang pekerjaan yang dibutuhkan suatu pekerjaan. Sikap/perilaku yang diperlukan dalam melaksanakan tugas jabatan meliputi bakat, minat, dan perangai pemegang jabatan yang diperlukan oleh jabatan tersebut.
DATA JABATAN
- Kuesioner Data Jabatan
Pengolahan data jabatan adalah proses validasi analisis data jabatan dengan menggunakan metode analisis jabatan untuk menjadi informasi jabatan yang dapat digunakan untuk program institusi, manajemen, dan SDM. Informasi pekerjaan yang relevan adalah identitas pekerjaan, uraian pekerjaan, dimensi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan informasi lainnya.
Data Jabatan
Untuk jabatan-jabatan yang tidak berada di bawah langsung Pemimpin (Menteri), buatlah paling sedikit dua kotak yang menjelaskan jabatan-jabatan di atasnya dan (jika ada) paling sedikit satu jabatan di bawahnya.
A. IKHTISAR/TUJUAN JABATAN
URAIAN TUGAS
Tuliskan setiap tugas, dimulai dengan tugas utama yang paling penting (sebagai tugas utama pertama); Peran apa yang dimainkan petahana dalam tugas pokok ke-1; Sebutkan tahapan lengkap pelaksanaan tugas pokok 1; dan menuliskan kriteria/kriteria/standar pelaksanaan tugas pokok 1. Tugas tambahan adalah tugas di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilaksanakan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Tugas lain adalah tugas yang kadang-kadang dilaksanakan yang tidak menggambarkan secara mendasar fungsi dan tugas organisasi, namun sering dilaksanakan.
DIMENSI JABATAN
TANGGUNG JAWAB JABATAN 1. Intensitas Pengawasan yang Diterima
Kolom Pengawasan Kota : Nama Jabatan yang melakukan pengawasan c. Kolom Frekuensi Pengawasan : Jumlah pengawasan yang dilakukan. misalnya setiap jam/harian/mingguan dll.). Kolom Untuk Tujuan : Diisi dengan peruntukan (untuk apa) uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Kolom karena kesalahan : diisi dengan kejadian-kejadian yang akan terjadi sehubungan dengan pelaksanaan tugas, apabila alat/mesin/bahan yang digunakan tidak tepat.
LINGKUNGAN KERJA
Kolom Nama Alat/Mesin/Bahan : Diisi dengan nama jenis alat, mesin, atau jenis bahan yang biasa digunakan petugas dalam melaksanakan tugasnya. Kolom Konsekuensi : Berisi akibat yang akan terjadi jika rahasia tersebut bocor (bisa internal atau eksternal). Alat pelindung diri untuk bekerja: Jenis-jenis alat pelindung diri untuk perlindungan di tempat kerja (bila tidak ada tuliskan tidak ada).
SPESIFIKASI JABATAN
PENGOLAHAN DATA JABATAN
- Uraian jabatan
- Ikhtisar Jabatan
- Uraian Tugas
- Bahan Kerja
- Alat Kerja
- Wewenang
- Korelasi (Hubungan Kerja) Jabatan
- Kondisi Lingkungan Kerja
- Risiko Bahaya
- Syarat Jabatan
- NAMA JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
- KODE JABATAN
Jabatan Fungsional Umum pada Subbagian Pelayanan Umum dan Kepegawaian, dalam rangka pelaksanaan tugas pada Subbagian Pelayanan Umum dan Kepegawaian; Pembagian tugas umum dan personalia kepada bawahan sesuai dengan uraian tugas masing-masing demi kelancaran pelaksanaan tugas. Memberikan instruksi kepada bawahan di lingkungan subbagian umum dan personalia sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
