kelompok 9 EKONOMIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

“KORESPODENSI DAN PRESENTASI BISNIS”

Disusun Oleh : Kelompok IX

1. Muhammad Taufik 20206120100083

2. Musdaliana 20206120100021

3. Mutia Nur Fajrani 20206120100089 4. Nicki Qowiyun H.A 20206120100008 5. Nini Nur Aini 20206120100073 6. Novianti 20206120100071 7. Nur Aini 20206120100069

Dosen Pengampu : Heri Kiswanto, S.E., M.M.

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TRUNAJAYA BONTANG

2022/2023

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta hidayah-Nya lah kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Format Dokumen Bisnis ”. Kami berterima kasih kepada Bapak Heri Kiswanto S.E., M.M., selaku dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis yang telah memberikan tugas ini.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, apabila dalam makalah ini terdapat kesalahan atau kata-kata yang kurang berkenan bagi pembaca, kami memohon maaf yang sebesar-besarnya.

Bontang , 16 Juni 2023

Kelompok IX

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... ii

BAB I ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 1

1.3 Tujuan ... 1

BAB II PEMBAHASAN ... 3

2.1 KORESPONDENSI BISNIS ... 3

2.1.1 Pengertian Korespondensi ... 3

2.1.2 Peranan Koresponensi ... 3

2.1.3 Pihak yang Terlibat Dalam Korespondensi ... 4

2.1.4 Fungsi dan Surat Bisnis ... 4

2.1.5 Pengelompokan Surat ... 5

2.1.6 Bagian Surat ... 6

2.1.7 Jenis-Jenis Surat Bisnis ... 7

2.2 PRESENTASI BISNIS ... 9

2.2.1 Tujuan Presentasi Bisnis ... 9

2.2.2 Alat Bantu Dalam Presentasi Bisnis ... 10

2.2.3 Cara Memprsiapkan Presentasi Bisnin yang Baik ... 15

2.2.4 Berlatih Presentasi Bisnis ... 16

2.2.5 Proses Menganalisi Audiens ... 17

BAB III PENUTUP ... 19

2.3 Kesimpulan ... 19

2.4 Saran ... 19

DAFTAR PUSTAKA ... 20

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Korespondensi berasal dari kata Correspondene (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail). Sedangkan presentasi bisnis merupakan bentuk komunikasi yang berorientasi pada penyampaian pesan ataupun laporan bisnis yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis. Presentasi ini berfungsi untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambilan keputusan.

Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti pengajuan usulan proyek-proyek baru, pengembangan produk, perluasan pasar, dan sebagainya, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Oleh karena itu, dalam melakukan presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dapat tercapai.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian dari Korespondensi?

2. Apa peranan dari Korespondensi?

3. Siapa saja pihak-pihak yang terlibat dari korespondensi?

4. Apa saja fungsi surat bisnis?

5. Apa saja pengelompokan surat?

6. Apa saja bagian surat?

7. Apa saja jenis-jenis surat?

8. Apa tujuan dari presentasi bisnis?

9. Apa saja Alat bantu dalam presentasi bisnis?

10. Bagaimana cara mempersiapkan presentasi bisnis yang baik?

11. Apa saja yang harus dilakukan dalam berlatih presentasi bisnis?

12. Bagaimana proses menganalisa audiens?

1.3 TUJUAN

1. Untuk mengetahui pengertian Korespondensi.

2. Untuk mengetahui peranan dari korespondensi.

3. Untuk mengetahui pihak-pihak yang terlibat dari korespondensi.

4. Untuk mengetahui fungsi surat bisnis.

5. Untuk mengetahui pengelompokkan surat.

6. Untuk mengetahui bagian surat.

2 7. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.

8. Menjelaskan tujuan presentasi bisnis.

9. Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan presentasi bisnis yang baik.

10. Mengidentifikasi perlengkapan yang diperlukan dalam presentasi bisnis.

11. Menganalisis audiens yang akan dihadapi dalam presentasi bisnis.

3

BAB II PEMBAHASAN

2.1 KORESPONDENSI BISNIS

2.1.1 Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).

E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.

Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat.

Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga. Contoh : Kantor A mengirim surat kepada Kantor B. Korespondensi interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

2.1.2 Peranan Korespondensi

Dalam Bisnis Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu:

a. Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.

4 b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Surat yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan menghalangi arus informasi.

2. Menciptakan kerja sama yang baik.

Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik.

Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.

3. Menyebarkan kegiatan.

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.

2.1.3 Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespondensi

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi adalah:

1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang menandatangani surat.

2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.

3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespodensi.

4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.

5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat- surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

2.1.4 Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan- pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).

2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya:

surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).

3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat- surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.

4. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan usaha (merger).

5 5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).

Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

2.1.5 Pengelompokan Surat 1. Menurut Wujud / Bentuknya

a. Surat Bersampul (surat tertutup)adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

b. Kartu Posadalah bentuk suratterbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan- pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

c. Warkat Pos / Weseladalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.

d. Telegram dan teleksdisebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.

e. Memorandum (memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpina untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.

f. Surat Tanda Bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima.

2. Menurut Pemakainnya

a. Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat ucapan terimah kasih dll.

b. Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas: surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll.

c. Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa.

d. Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga- lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosialbagi masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuandana kepada donatur, dll.

3. Menurut sasaran yang dituju

a. Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaan lokakarya aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.

b. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam

6 jumlah banyak. Misalnya: surat edaran tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja.

c. Surat Pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas.

Misalnya: pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer produksi).

4. Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud dan tujuan penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, dll.

5. Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu: Surat Biasa, Surat Segera, Surat Kilat.

2.1.6 Bagian Surat

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian- bagiannya, adalah sebagai berikut :

1. Kepala surat (kop surat)

Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.

3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut

4. Nama dan alamat yang dituju

Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.

5. Salam pembuka dan paragraf pembuka

Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya.

7 6. Isi surat

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

7. Salam penutup dan paragraf penutup

Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat.

8. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan

Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.

9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)

Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.

10. Inisial

Inisial yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

2.1.7 Jenis-Jenis Surat Bisnis

Jenis-jenis surat bisnis antara lain:

1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.

Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :

a. nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

b. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai c. pekerjaan/projek yang pernah ditangani

d. harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

e. khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri: Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau

8 jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :

A. nama dan jenis barang,

B. ciri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain- lain,

C. harga satuan, D. potongan, E. Brosur,

F. cara pembayaran, G. cara penyerahan,

H. kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis, garansi, danlain- lain yang merupakan layanan penjual (after sales service).

3. Surat Penawaran

Surat Penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan.

4. Surat Pesanan dan Balasannya

Surat pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual. Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :

a. Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.

b. Jurnlah atau banyaknya pesanan.

c. Cara pembayaran.

d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki

e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba).

5. Surat Penerimaan Pesanan

Surat penerimaan pesanan ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu. Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :

a. Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual.

b. Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain

9 c. Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum

barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.

d. Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)

6. Surat Konfirmasi Pesanan

Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain- lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.

7. Surat Penolakan Pesanan

Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.

8. Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang

Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain(pihakketiga untuk mengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.

2.2 PRESENTASI BISNIS 2.2.1 Tujuan Presentasi Bisnis

Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindari bentu-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.

2. Menghibur audiens.

Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan sebagai yang utama.

3. Menyentuh emosi audiens.

10 Seorang presenter diharapkan juga mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis yang dapat menyentuh emosi audiens. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan gaya bahasa, dan intonasi suara yang menarik, sehingga dapat menggugah emosi audiens.

4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.

Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam presentasi.

2.2.2 Alat Bantu Dalam Presentasi Bisnis

Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah seharusnya seorang pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan teknologi modern tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut.

Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis.

Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut. Alat bantu presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer.

Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts, transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;

1. Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard)

Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.

Keunggulan;

a. Fleksibilitas dalam penulisannya b. Kemudahan dalam melakukan koreksi

c. Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama Kelemahan;

11 a. Tulisan tangan sering kali sulit di baca

b. Pembaca menutupi perseta saat menulis

c. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama

d. Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu

e. Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat simanfaatkan secra optimal

f. Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15

2. Flip Charts

Flipcharts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertrama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan.

Keunggulan;

a. Fleksibelitas dalam penulisan

b. Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sevbelum presentas c. Pembicara dapat merujuk catatan

d. Biaya relatif murah

e. Bisa diletakkan dimana saja Kelemahan;

a. Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan b. Pembicara sering menutupi peserta sedang menulis

c. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama d. Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet e. Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja f. Muncul suara bersiki ketika mengganti lembar kertas

g. Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang

3. Transparansi Overhead Projector

Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, Kanada, berdasrkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 20% transparansi dibuat dari artwork dan 32% dai grafik komputer.

semakin meluasnya teknologi computer, semakin banyak orang dapat memanfaat kan kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas yang lebih baik.

Keunggulan:

12 a. Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi

b. Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya tidak mahal c. Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang

d. Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan

e. Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual

f. Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan dan pelatihan

Kelemahan:

a. Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan b. Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih

c. Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan

d. Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak focus e. Kipas pada OHP sering kali berisik

f. Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak

4. Slide

Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan gampang membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi serta dapat disimpan dalam disket.

Keunggulan:

a. Slide foto warna mudah pembuatannya

b. Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC

c. Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya d. Daya tahan cukup tinggi

e. Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang terbuat dari kaca

f. Slide yang dihasilkan dari computer dapat disimpan dalam disket g. Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable

Kelemahan:

a. Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama b. Harganya relative mahal

5. Papan Tulis Elektronik

Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor listrik untuk menggulung layar sehingga

13 muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut.

Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. Sarana ini juga memiliki berbagai keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu lainnya.

Keunggulan:

a. Fleksibilitas dalam penulisan materi b. Koreksi dapat dilakukan dengan mudah

c. Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut d. Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta

Kelemahan:

a. Tulisan tangan

b. Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis

c. Pembicara tidak dapat menulis dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang jelek

d. Sering kali pembicara menghadapi kesulitas dalam operasionalnya

6. Video Cassette Recorder (VCR)

Video Cassette Recorder (Perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video.

Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL (digunakan Australia, Selandia baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Polandia, Austria Belanda, Swiss, Afrika selatan, Cina, Hong kong, Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika serikat, Kanada, Jepang, Taiwan, Filipina dan sejumlah negara Amerika latin); SECAM (digunakan di Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Rep. Ceska, Slovakia, Hungaria, Polandia, dan Rusia). Sarana ini juga memiliki keungulan dan kelemahan.

Keunggulan:

a. Sangat praktis

b. Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran c. Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hibur

d. Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan dan program motivasional

Kelemahan:

a. Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.

b. Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.

c. Untuk peserta yang relatif banyak, suara video kurang efektif.

d. Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

14 7. Panel LCD

Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat berpotensi, layar LCD dihubungkan dengan portmonitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer buatan yang menayangkan itar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik.

Panel LCD ini baru dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer(PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagai alat bantu persentasi lainnya.

Keunggulan:

a. Proyeksi data secara berlangsung dari PC secara “real time”

b. Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnyasemakin tinggi c. Panel LCD dapat diletakkan dibagian atas dari proyektor overhead standar

Kelemahan:

a. Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek b. Keterbatasan kualitas gambar dari proyektoroverheadkarena rendahnya kekuatan

watt

c. Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead dan panel LCD

8. Proyektor LCD

Proyektor LCD (Liquid Crystal Display) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang banyak digunakam oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun nonbisnis. Dalam perkembangannya, proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami perkembangan produk yang semakin menarik dan ramping.

Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan personal computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portable computer)maupun komputer meja (desktop computer). Bagaimana pengoperasian LCD proyektor yang telah dihubungkan ke komputer memerlukan software untuk presentasi.

Ada beberapa software presengtasi yang dapat digunakan, antara lain: Microsoft Powerpoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance, Adobe Persuasion, Novell Presentations, dan Compel Presentations. Penggunaan proyektor LCD dalam presentasi bisnis ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan, antara lain:

Keunggulan:

a. Tampilan data dilakukan secara “real time”

b. Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens

c. Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara dan video

Kelemahan:

a. LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus

15 b. Harga LCD proyektor masih relaif mahal, meskipun dari waktu ke waktu

cenderung harganya turun

c. Peralatan yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layer

d. Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompatibel) antara merek LCD proyektor tertentu dengan komputer yang digunakan

2.2.3 Cara Mempersiapkan Presentasi Bisnis Yang Baik

Persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencakup beberapa hal, yaitu:

1. Penguasaan Terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan audiens.

2. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang digunakan antara lain; whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.

3. Menganalisis Audiens

Agar tujuan presntasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti; apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

4. Menganalisa Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan atau lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis.

Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan tersebut, bentuk meja dan tempat duduk audiens, dan lain-lain.

16 2.2.4 Berlatih Presentasi Bisnis

Setelah anda memahami secara garis besar tentang prinsipprinsip presentasi bisnis, langkah selanjutnya yang sangat penting adalah berlatih (praktik) presentasi bisnis. Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan di dalam organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil (internal) sampai lingkup yang luas (eksternal).

Dalam lingkup kecil , misalnya presentasi bisnis tentang rancangan produk baru, peningkatan efesien kerja karyawan, dan usulan program kerja departemen.

Untuk lingkup eksternal, misalnya presentasi bisnis untuk kerja sama bisnis dengan pihak lain dan usulan eksansi pabrik.

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasaran nya, perlu di perhatikan beberapa hal berikut ini.

1. Identifikasi Audiens.

2. Buatlah pokokpokok pikiran presentasi bisnis.

3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap.

4. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam subsubjudul.

5. Tulislah kedalam kartu ukuran kartu pos.

Secara lebih rinci, bahasan tiap-tiap poin tersebut dapat dijelaskan berikut ini:

1. Identifikasi Audiens

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis adalah mengidentifikasi siapa audiens Anda. Audiens Anda bisa jadi kalangan manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervisor, atau karyawan. Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu juga mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya. Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara dalam melakukan presentasi bisnis.

2. Menyiapkan pokok-pokok pikiran

Selain menganalisis siapa audiensnya, langkah berikutnya yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam suatu presentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan poin-poin penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.

3. Menulis Teks Lengkap

Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis sudah disiapkan, langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokok- pokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu naskah/teks

17 yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. Namun, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan materi tersebut kepada audiens dengan cara-cara yang menarik dan tidak membosankan. Dalam hal ini, seorang pembicara memerlukan seni presentasi yang baik yang mampu menggugah perhatian audiens.

4. Menyiapkan Rangkuman ke dalam Sub-sub Judul

Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bisa dilakukan adalah membuat semacam kerangka atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat dikembangkan sampai pada sub-sub judul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi publik, jadi bukanlah sebagai pemula atau masih taraf belajar.

5. Menulis ke dalam Kertas Ukuran Kartu Pos

Cara yang terakhir dalam mempersiapkan presentasi bisnis adalah dengan menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan yang paling praktis, sederhana, dan berkesan bersifat informal.

2.2.5 Proses Menganalisis Audiens

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat.

Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.

• Siapa Audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.

Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.

• Apa yang Diinginkan Audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens. Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.

• Dimana Melakukan Presentasi?

18 Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat penting. Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau desa; apakah ruangan untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi bisnis dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan podium, meja, atau gaya panggung.

• Kapan Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa).

Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih

“segar”, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan cendrung mengantuk. Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis. Adapun waktu siang hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.

• Mengapa Melakukan Presentasi?

Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan sangat bervariasi antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas merosotnya omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini.

• Bagaimana Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia, atau lainnya.

Semakin banyak informasi yang diperoleh, semakin matang persiapan yang dapat dilakukan. Oleh karna itu, diharapkan presentasi bisnis yang dilakukan dapat berlangsung sesuai dengan tujuan yang dikehendaki pembicara.

19

BAB III PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

1. Korespondensi bisnis merupakan bentuk surat menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan untuk menacapai tujuan bisnis yaitu memperoleh keuntungan (profit).

2. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Oleh karena itu, dalam melakukan presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai.

Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:

a. Menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens.

b. Menghibur (entertain) audiens.

c. Menyentuh emosi (emotion) audiens.

d. Memotivasi (motivation) audiens untuk bertindak sesuatu

3. Presentasi bisnis memiliki empat tujuan utama yaitu menginformasikan pesan- pesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens untuk melakukan sesuatu. Meskipun dalam prakteknya, suatu perusahaan dapat saja bertujuan untuk sekedar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertentu bagi audiens. Sebelum melakukan presentasi bisnis perlu dipersiapkan beberapa hal seperti penguasaan materi yang ingin disampaikan, penguasaan alat bantu presentasi bisnis, menganalisa audiens dan menganalisis lingkungan tempat berlangsungnya presentasi bisnis.

4. Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini cukup banyak variasinya mulai dari yang paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik dengan teknologi canggih. Sebagai sarana pendukung dalam presentasi bisnis, alat bantu itu diharapkan mampu memperjelas pemahaman para audiens dalam menangkap suatu materi dan menarik bagi audiens. Selain itu, perlu juga seorang presenter menganalisis bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan, serta peninjauan lokasi secara sekilas. Satu hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis.

3.2 SARAN

Setelah mengetahui tentang berbagai tujuan, tahapan serta bagaimana cara melakukan presentasi bisnis, kita diharapkan dapat melakukan presentasi bisnis dengan baik dan benar. Dalam pengimplementasiannya baik di kelas maupun pada bisnis.

20

DAFTAR PUSTAKA

https://www.coursehero.com/file/73313031/MAKALAH-KORESPONDENSI-BISNIS-KEL- 1docx/

http://vinorika.blogspot.com/2017/09/korespondensi-dan-presentasi-bisnis.html

file:///C:/Users/USER/Downloads/MAKALAH%20KOMUNIKASI%20BISNIS%20KEL%2 04.pdf