KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI - Spada UNS

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

CHAPTER – 12

DEFINISI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

• proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian

melalui pengiriman berita secara simbolis yang dapat menghubungkan

para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang

berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi

TIPE-TIPE SALURAN KOMUNIKASI

• Saluran Komunikasi Formal: saluran komunikasi dimana anggota

organisasi saling berkomunikasi sesuai hierarki, pangkat, dan jabatan masing-masing dalam organisasi tersebut.

• Saluran Komunikasi Informal: saluran komunikasi dimana anggota

organisasi saling berkomunikasi secara leluasa tanpa memperhatikan

hierarki, pangkat dan jabatan dalam organisasi tersebut.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

• Komunikasi Vertikal a. Komunikasi ke bawah

Berasal dari manajemen puncak mengalir ke karyawan bawah. Bertujuan untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat dan penilaian kepada bawahan b. Komunikasi ke atas

Berasal dari karyawan bawah menuju manajemen puncak. Bertujuan untuk

mensuplai informasi kepada tingkat manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkat bawah/ pelaksanaan kerja. Partisipasi bawahan dlm proses pengambilan keputusan akan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi.

Dengan kata lain, komunikasi vertikal umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi.

• Komunikasi Horisontal

a. Komunikasi diantara para anggota dalam kelompok kerja yang sama

b. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan yang sama

Dengan kata lain, komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi

antara bagian-bagian yg memiliki posisi sejajar /sederajat dalam suatu organisasi.

• Komunikasi Diagonal

merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang

berbeda.

HAMBATAN KOMUNIKASI FORMAL

• Jika dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan): akan membuat frustasi karena banyak jalur yg harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.

• Jika dipandang dari sudut pandang perusahaan: kemungkinan

munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yg

lebih tinggi

SALURAN KOMUNIKASI INFORMAL

JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran- saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku (top, middle, dan low level management). Efektivitas jaringan rantai adalah yang paling pas jika akurasi menjadi titik fokus anda.

1. Jaringan Komunikasi Formal

Jaringan Roda

Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral

yang bertindak sebagai perantarakomunikasi antara

semua kelompok.Jaringan roda merupakan contoh

dari jaringan komunikasi yang akan anda temukan

pada sebuah tim dengan posisi seorang pemimpin

yang kuat. Efektivitas struktur roda memfasilitasi

munculnya seorang pemimpin.

Jaringan Seluruh Saluran

Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua

anggota kelompok untuk saling berkomunikasi

secara aktif. Dalam praktiknya, jaringan ini sangat

sering dikaitkan dengan tim-tim yang otonom, di

mana semua anggota kelompok bebas untuk

berkontribusi dan tidak ada orang yang memegang

peran pemimpin. Efektivitas jaringan seluruh saluran

adalah pilihan yang terbaik bila Anda mementingkan

kepuasan anggota.

2. Jaringan Komunikasi Informal

• Sistem formal bukanlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam sebuah kelompok atau organisasi. Ada pula jaringan informal yang disebut desas- desus. Desas- desus adalah jaringan komunikasi informal organisasi.

• Tiga karakteristik utama desas-desus:

1. Hal ini terjadi karena tidak adanya kontrol dari manajemen.

2. Oleh sebagian besar karyawan, desas-desus dipandang lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi formal yang dikeluarkan oleh menejemen puncak.

3. Desas-desus digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya.

 Komunikasi Verbal

Kata-kata (lisan dan tulisan)

 Komunikasi Non-Verbal

Bahasa tubuh; Tanda (sign);

Tindakan (perbuatan); Objek

Jenis Komunikasi

KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal (bahasa).

Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif.

Saat ini terdapat ±10.000 bahasa dan dialek yang dipergunakan umat manusia di dunia.

Beberapa unsur penting dalam komunikasi verbal:

1. Bahasa

Bahasa adalah suatu sistem lambang yang memungkinkan orang dalam berbagi makna

2. Kata

Fungsi bahasa adalah:

a. Untuk mempelajari tentang dunia sekeliling kita

b. Untuk membina hubungan yang baik di antara sesama manusia

c. Untuk menciptakan ikatan-ikatan dalam kehidupan manusia.

Fungsi Bahasa Dalam Kehidupan Manusia

Menurut Larry L. Barker

1. Penamaan (naming atau labelling)

Mengidentifikasi objek, tidankan atau orang dengan menyebut namanya sehingga dapat dirujuk dala

^m

komunikasi

2. Interaksi

Berbagi gagasan dan emosi yang dapat mengundang simpati dan pengertian atau kemarahan dan kebingungan 3. Transmisi informasi

Melalui bahasa informasi dapat disampaikan kepada

orang lain, dan menerima informasi setiap hari baik

langsung maupun melalui media massa)

Fungsi Bahasa Dalam Kehidupan Manusia

• Menurut Book, agar komunikasi kita berhasil, bahasa harus memenuhi 3 fungsi:

1. Untuk mengenal dunia disekitar kita

 Melalui bahasa mempelajari banyak hal

 Berbagi pengalaman

2. Berhubungan dengan orang lain

 Bahasa memungkinkan kita bergaul untuk kesenangan kita dan mencapai tujuan kita

 Dapat mengendalikan lingkungan

3. Menciptakan koherensi dalam kehidupan kita

 Memungkinkan kita untuk hidup teratur, saling memahami mengenai diri kita, kepercayaan kita dan tujuan-tujuan kita

Proses Komunikasi Dimana Pesan Disampaikan Tidak Menggunakan Kata-kata.

KOMUNIKASI

NON-VERBAL

CONTOH KOMUNIKASI

NONVERBAL

Bahasa Tubuh

Gerak Isyarat

CONTOH KOMUNIKASI

NONVERBAL

Ekspresi Wajah

Kontak Mata

SIFAT ISYARAT KOMUNIKASI

NONVERBAL

Tidak universal tetapi terikat budaya

Spontan Ambigu

Berlangsung Cepat

• PARALANGUAGE

(bahasa): tata cara bicara &

penulisan bahasa

• PENAMPILAN: wajah, mata, rambut, bentuk fisik, pakaian dll.

• GESTURE: gerakan tubuh

• SENTUHAN (Haptik)

• RUANG DAN JARAK (Proksemik):

jarak personal dan jarak sosial.

• WAKTU (Kronemik)

Bentuk Komunikasi Non-Verbal

FUNGSI KOMUNIKASI

NONVERBAL

gerakan mata tertentu yang merupakan simbol yg memiliki kesetaraan dengan simbol verbal EMBLEM

Menurut Gerakan Mata

pandangan ke bawah, misalnya:

kesedihan, depresi

ILUSTRATOR

FUNGSI KOMUNIKASI

NONVERBAL

Menurut Gerakan Mata

kontak mata dengan saling melihat (tatap mata)

REGULATOR

FUNGSI KOMUNIKASI

NONVERBAL

Menurut Gerakan Mata

Kedipan Mata.

Misalnya: Cemas

ADAPTOR

FUNGSI KOMUNIKASI

NONVERBAL

Menurut Gerakan Mata

Pembesaran Pupil Mata.

Misalnya: Marah

Affect Display

FUNGSI KOMUNIKASI

NONVERBAL

Menurut Gerakan Mata

Dalam hubungannya dengan perilaku verbal, perilaku non-verbal mempunyai fungsi berikut:

Perilaku non-verbal dapat mengulangi perilaku verbal, seperti anggukan kepala ketika mengatakan “ya’ dan gelengan kepala

ketika mengatakan “tidak’

Memperteguh, menekankan, atau melengkapi perilaku verbal, misalnya melambaikan tangan secara mengucapkan selamat jalan

Perilaku non-verbal dapat menggantikan perilaku verbal, berdiri sendiri, menggoyangkan tangan dengan telapak tangan mengarah

ke depan (sebagai pengganti kata tidak)

Perilaku non-verbal dapat meregulasi perilaku verbal, misalnya anda sebagai mahasiswa melihat jam pada saat kuliah sehingga

dosen segera menutup kuliahnya

Perilaku non-verbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal, misalnya seorang suami mengatakan “bagus-

bagus’pada istrinya, seraya terus membaca surat kabar

LISTENING

• Menjadi KOMUNIKATOR terbaik adalah PENDENGAR yang baik

• Pada saat Anda menilai diri anda sebagai seorang KOMUNIKATOR,

pertimbangkan juga

kemampuan Anda sebagai

seorang PENDENGAR.

Listening

• Antara “hearing” dengan “listening“, terdapat perbedaan yang nyata.

• Hearing, merupakan proses psikologis yang membawa rangsang pendengaran sampai ke otak, sekali rangsang itu sampai dan diterima oleh otak, maka listening, mulai muncul.

• Jadi Listening merupakan pemrosesan pesan secara aktif, menguraikan makna dan mengorganisir isi pesan atau proses aktif menerima rangsang suara.

Tujuan Listening

Tujuan atau kegunaan listening (Devito, 1992):

1. Listening for enjoyment

2. Listening for information

3. Listening to help

Proses Listening

• MENDENGARKAN SECARA MARJINAL

Suatu proses mendengarkan dimana pihak pendengar

hanya memberi perhatian sedikit kepada pihak pembicara.

• MENDENGARKAN SECARA EVALUATIF

Suatu proses mendengarkan dimana pendengar memberikan perhatian besar sekaligus menilai dan mengevaluasi setiap kata yang diucapkan pembicara.

• MENDENGARKAN SECARA PROYEKTIF

Suatu proses mendengarkan dimana pendengar

memproyeksikan diri kedalam alam pikiran/jalan pikiran pembicara dan benar-benar berusaha memahami sudut pandang pembicara tanpa memberi penilaian pada saat yang sama

Hambatan Dalam Proses Listening

• Subvocal responding,

Pendengar terburu-buru memberi respon sebelum selesai pembicaraan

• Self consciousness,

Terlalu sadar diri sehingga tidak mau mendengarkan pembicaraan orang lain

• Other consciousness,

Sangat terkesan pada penampilan dan cara seseorang berbicara, sehingga tidak

memperhatikan isi pembicaraannya.

lanjutan..

• Selective listening

Terlalu memilih isi pembicaraan

• Message predispositions

Sebelum mendengarkan orang tsb berbicara, sudah berprasangka

negatif, sehingga pada saat orang tersebut berbicara kita cenderung tidak mau mendengarkan.

Mendengarkan Dengan Baik

lanjutan..

• Dengarkan dengan penuh konsentrasi, Jangan sambil melamun, tataplah lawan bicara dan simak apa yang dikatakannya.

• Aktif ikuti isi pembicaraan,

Bertanyalah, secara langsung bila tidak memahami isi pembicaraan.

• Discriminating,

Mendengarkan secara kritis.

• Active listening,

Mendengarkan dengan penuh perasaan suka.

SPEAKING

• Merupakan proses komunikasi secara lisan melalui ucapan dan kata-kata atau kalimat yang terangkai melalui jalinan intonasi suara yang variatif

• Berbicara adalah suatu usaha untuk mengungkapkan suatu perasaan, gagasan, ide dengan ucapan, kata-kata atau kalimat.

SPEAKING : Hal Yang Perlu Diperhatikan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam proses SPEAKING :

• Egosentris,

Jangan memonopoli pembicaraan dengan membanggakan diri sendiri serta memborong waktu untuk diri kita sendiri .

• Other-directed,

Memfokuskan pembicaraan kepada teman bicara dengan selalu mengajukan pendapat dan sikap serta pengalaman teman tersebut.

• Apprehensive,

Artinya pemalu (rasa malu) karena tidak memiliki kompentensi untuk berbicara. Hal tersebut karena yang bersangkutan mempunyai masalah dengan dirinya sendiri.

lanjutan..

• Dominating,

Yaitu memotong pembicaraan orang lain dengan mengalihkan kepada diri kita sendiri melalui berbagai cara, seperti cerita ttg kesuksesan diri, keluhan kita, masalah kita dll tanpa memperdulikan perasaan dan pandangan orang lain

• Non-committal,

Individu saat berkomunikasi saling menjaga sikap dan perilaku formal (jaga image), sehingga suasana menjadi kaku dan dingin padahal seharusnya terasa menyenangkan.

Untuk mengatasi keadaan demikian pembicara harus mampu mencairkan suasana dengan sikap yang luwes dan menyenangkan.

Faktor Yang Mempengaruhi Dalam Berbicara

FAKTOR PENGETAHUAN

FAKTOR PENGALAMAN

FAKTOR INTELEGANSI

FAKTOR KEPRIBADIAN

FAKTOR BIOLOGIS:

• Lipsing: sukar mengatakan kata desis karena kelainan padat rahang, bibir & gigi

• Slurring: berbicara tidak jelas, karena bibir, rahang dan lidah tidak aktif

• Gagap: Berbicara ragu-ragu

PERSIAPAN BERBICARA

• Untuk membuat persiapan berbicara, tentukan dulu “ tujuan” dari

komunikasi yang akan kita lakukan.

Dengan menetapkan tujuan

komunikasi, akan mudah untuk membuat persiapannya.

• Two way conversation,

Siapkan ungkapan-ungkapan sebagai

pembukaan yang dapat melibatkan

pembicara dan peserta, seperti: apa

kabar? tinggal dimana? dll.

lanjutan..

• Assertiveness,

Siapkan pertanyaan-pertanyaan atau

percakapan yang berhubungan dengan kebutuhan anda secara tepat, ringkas dan susunan yang menyenangkan.

Sebaiknya jangan menyerang pendapat orang dan dengarkan dengan penuh perhatian apa yang dikemukakan orang tersebut.

• Awareness,

Bersikap terbuka dalam memulai maupun saat terlibat pembicaraan.

lanjutan..

• Conversational eyesight,

Pembicara sebaiknya mempunyai kemampuan untuk mendeteksi dan mengamati masalah yang timbul dalam pembicaraan.

Apakah pembicaraan

tersebut menyenangkan

maupun membosanan dll.

Fungsi komunikasi lebih dan sekedar kata-kata yang diucapkan. Katakata hanyalah bagian kecil dari bentuk ungkapan atau ekspresi manusia.

Komunikasi tidak hanya berupa proses penyampaian dan penerimaan informasi tetapi juga memiliki peran dan fungsi sebagai proses membangun hubungan antara pelaku komunikasi.

Komunikasi juga digunakan untuk mengembangkan hubungan antar teman (pertemanan) dan membangun kepercayaan antar individu dan pertemanan seseorang dalam organisasi dengan prinsip saling menghargai.

KESIMPULAN