KOMUNIKASI LISAN
KOMUNIKASI LISAN INFORMAL
• Dalam bisnis kita berbicara lebih banyak dibanding menulis.
• Kebanyakan kita berbicara secara informal.
• Adakalanya kita perlu bicara secara formal seperti ketika wawancara, meeting, telepon, mendikte, pidato dan laporan lisan.
PEMBICARAAN INFORMAL
• Kebanyakan orang mampu bicara secara baik meskipun masih dapat juga ditingkatkan.
Definisi bicara
• Jika saja tak ada kata yang bias kita pakai bicara, maka seseorang akan menjadi frustasi.
• Oleh karenanya kita belajar kata-kata untuk mampu mengatur hidup dan sekeliling kita.
• Dengan demikian bicara didefinisikan sebagai ekspresi lisan tentang pengetahuan, pandangan dan emosi/perasaan menggunakan kata-kata.
Elemen dari berbicara yang baik
• Kualitas bicara akan membuat kita mampu mengkomunikasikan pesan lebih baik.
• Beberapa elemen bicara yang baik:
1. Kualitas suara
• Kualitas suara yang baik artinya variasi tekanan, perubahan kecepatan bicara dan volume yang berubah.
• Suara yang tak menyenangkan pastilah monoton, kecepatan bicara sama terus dan volumenya konstan.
• Untuk mengkoreksi suara yang tak menyenangkan dilakukan (1) hindari ketaknyamanan dan (2) latihan.
• Utamakan latihan pengucapan kata, jangkauan suara dan volume.
2. Gaya bicara
• Gaya bicara berkaitan dengan tekanan, kecepatan dan volume plus kepribadian.
• Gaya bicara yang baik berarti kualitas suara konsisten dengan sikap yang baik.
3. Pilihan kata dan perbendaharaan kata
• Pemilihan kata yang baik memungkinkan pembicara berkomunikasi lebih baik dan lebih cepat.
Adaptasi
• Adaptasi adalah menyesuaikan pesan dengan siapa pendengarnya.
• Sebagai contoh pesan harus dibedakan bagi orang yang berbeda pendidikan dan pengalamannya.
M E N D E N G A R K A N
• Kemampuan mendengar yang buruk menjadi penyebab utama adanya miskomunikasi.
Pentingnya Mendengarkan
• Mendengarkan penting baik dalam peningkatan kemampuan berbahasa (baru bicara, membaca dan menulis), waktu yang dihabiskan dalam komunikasi (sekitar 45%) dan dalam hubungan bisnis.
• Kebanyakan kita menganggap orang lainlah penyebab masalah komunikasi.
• Juga kita anggap kemampuan mendengar kita lebih baik dari yag kita mampu.
• Dalam berkomunikasi lisan kita dapat masuk dalam dua kontras: tak mendengarkan dan aktif mendengarkan.
• Mendengarkan secara aktif tidak hanya merasakan suara namun juga berusaha memahami arti pesan.
• Kita dapat menerima kata dalam pesan berkaitan juga dengan bagaimana itu disampaikan, volume, tekanan, kecepatan, ekspresi wajah dll.
Dasar Dalam Mendengarkan
Mendengarkan juga melibatkan kegiatan – merasakan, menyaring dan mengingat.
• Merasakan/Sensing
Bagaimana kita merasakan suara yang terucap tergantung pada (1) kemampuan kita mendengar (2) atensi/perhatian.
• Menyaring/Filtering
Menyaring adalah proses memberi makna dengan pikiran manusia.
Makna bisa berbeda, karenanya kita harus focus untuk aktif mendengarkan.
• Mengingat/Remembering
Mengingat apa yang kita dengar juga merupakan bagian dari mendengarkan.
Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan
• Kita harus mempersiapkan mental kita bila ingin meningkatkan kemampuan mendengarkan.
• Setelah itu gunakan teknik berikut:
1. Komit untuk memperbaiki
Kita memang betul-betul berkehendak untuk meningkatkan diri.
2. Fokuskan perhatian
Waspadalah. Paksa diri untuk memperhatikan.
3. Tingkatkan akurasi dalam menyaring
• Konsentrasi untuk menyaring
• Gunakan kemampuan menyaring secara cepat untuk menentukan maksud pesan yang disampaikan pembicara.
• Dengarkan secara aktif dengan focus pada kata dan gerak-gerik.
4. Konsentrasi dalam mengingat Dengan sadar cobalah untuk mengingat.
Teknik tambahan (The Ten Commandments of Listening) 1. Berhenti bicara
2. Buat pembicara nyaman
3. Tunjukkan pada pembicara bahwa kita mau mendengarkan 4. Hilangkan gangguan
5. Beri empati pada pembicara 6. Sabar
7. Jaga emosi
8. Jangan pedulikan argumen dan kritik 9. Bertanyalah
10. Berhenti bicara
PERAN KOMUNIKASI NONVERBAL
• Komunikasi nonverbal bermakna lebih banyak daripada kata.
Komunikasi Nonverbal
• Komunikasi nonverbal berarti semua komunikasi yang tak memakai kata, jadi sangat luas dan tak presisi.
• Aspek lintas budaya membuat komunikasi nonverbal bermakna banyak.
• Hati-hati untuk memaknai komunikasi nonverbal.
• Sadari bahwa komunikasi nonverbal memiliki arti beragam.
Tipe-Tipe Komunikasi Nonverbal
• Ada tiga tipe komunikasi nonverbal: (1) bahasa tubuh (2) jarak (3) waktu.
a. Bahasa TubuhTubuh kita menyampaikan pesan nonverbal lewat tangan, jari, ekspresi, postur, dll. Wajah dan mata merupakan yang paling penting.
Gesture(gerak tubuh)kita menyampaikan pesan.
Penampakan fisik (pakaian, rambut, perhiasan, kosmetik, dll) juga mampu berkomunikasi.
b. Jarak
Jarak juga bahasa nonverbal yang lain.
Ada 4 tipe jarak yg ada: (1) intim (2) personal (3) social (4) umum. Perilaku berkomunikasi tentunya berbeda.
c. Waktu
Waktu merupakan komunikasi nonverbal yang ketiga.
d. Paralanguage
Paralanguage berarti “seperti bahasa” yang merupakan bahasa nonverbal keempat.
Paralanguage berkaitan dengan bagaimana kita mengatakan sesuatu.
Kita bias merubah makna kalimat yg terucap dgn sentuhan berbeda pada kata.
Paralanguage memberi makna berbeda disebabkan karena kecepatan, penekanan, volume dan hubungan kata.
Apa dan kapan suatu kata diucapkan menjadi pembeda makna.
Harapan tentang latar belakang, perwujudan dan personality adalah bagian dari Paralanguage.
• Tipe komunikasi nonverbal yang lain Ada komunikasi nonverbal lain yang berupa warna.
Yang lain misalnya muatan isi seperti karpet di kantor, dekorasi, dll.
WAWANCARA
• Wawancara dilakukan dalam bisnis untuk urusan lowongan pekerjaan, untuk memperoleh informasi dan memberikan informasi.
Pedoman Bagi Pewawancara
Berikut beberapa pedoman bagi pewawancara:
1. Rencanakan wawancara (tentukan informasi apa yang akan diperoleh)
2. Buat yang diwawancara nyaman
3. Buat tujuan wawancara jelas (terangkan tujuan dari wawancara) 4. Buat yng diwawancara lebih banyak bicara
5. Pandu wawancara (pandu yg diwawancara sesuai rencana jangan ngelantur)
6. Dengarkan (dengarkan dan tunjukkan kalau kita mendengarkan) 7. Catat (catat informasi baik selama maupun setelah wawancara) 8. Akhiri wawancara.
Pedoman Bagi Yg Diwawancara
Berikut beberapa pedoman bagi yg diwawancara:
1. Persiapkan wawancara ( antisipasi pertanyaan dan siapkan jawabannya)
2. Tampil yang sesuai
3. Tunjukkan perhatian (lihat si pewawancara dan berikan perhatian)
4. Jawab secara benar dan lengkap 5. Sopan
MELAKSANAKAN DAN MENGIKUTI MEETING/RAPAT
• Meeting selalu melibatkan/berkaitan dengan komunikasi lisan.
• Dalam meeting kita bias jadi pemimpin atau partisipan.
Teknik Melaksanakan/Memimpin Meeting/Rapat 1. Rencanakan meeting
rencanakan hal-hal yg akan dicakup dalam rapat (agenda) 2. Ikuti rencana satu per Satu.
3. Alirkan diskusi
4. Kontrol yang terlalu banyak bicara.
Jangan biarkan seorangpun bicara terlalu banyak 5. Dorong yang terlalu sedikit bicara.
Dorong peserta yang sedikit bicara untuk bicara lebih banyak.
6. Kontrol waktu.
Kontrol waktu bila waktu terbatas 7. Buat kesimpulan yg diperlukan.
Jika diperlukan buat ringkasan yang ditemukan dalam rapat dan simpulkan.
Teknik bagi peserta meeting 1. Ikuti Agenda 2. Berpartisipasi
3. Jangan bicara terlalu banyak 4. Kooperatif
5. Sopan
BERTELEPON
• Banyak pebisnis tak efisien dalam berkomunikasi lewat telepon.
Perlunya Kualitas Suara Yang Menyenangkan
• Karena hanya berupa suara, suara yang bersahabat menjadi penting.
• Bicaralah seperti kalau bicara dalam percakapan face to face.
Teknik Yang Sopan
• Sopanlah dalam bertelepon.
• Kalau menelepon, langsung perkenalkan diri dan tanyakan orang yang dicari (atau jelaskan tujuan kita)
• Kalau terima telepon, sebutkan perusahaan/kantor kita lalu tawarkan bantuan.
Prosedur Bertelepon Yang Efektif
• Kalau menelepon, langsung jelaskan tujuan kita. Lalu secara sistematis terangkan poin2nya.
• Yang sopan, dengarkan dan jangan mendominasi.
Manfaatkan waktu sebaik mungkin.
PIDATO
Berpidato sesuatu yang sulit bagi sebagian dari kita. Untuk itu berikut beberapa teknik yg dapat membantu.
Memilih Dan Menentukan Topik
• Seringkali topik pidato kita sudah tertentu
• Jika mungkin memilih topik maka pertimbangkan (1) pengetahuan/ilmu kita (2) pendengar pidato kita (3) acaranya.
Mempersiapkan Presentasi
• Lakukan riset untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
• Organisasikan/susun informasi.
• Susunan pidato terdiri dari: pendahuluan, isi, kesimpulan.
• Jangan lupa memberi salam dahulu.
Pendahuluan
• Tariklah perhatian pendengar dalam pembukaan.
• Ada beberapa kemungkinan membuka pidato: human interest, humor, kutipan, pertanyaan dll.
• Pendahuluan haruslah meletakkan subyek pidato.
Isi Pidato
• Organisasikan pidato berdasar factor seperti membuat laporan.
• Berikan transisi pada tiap bagian.
Kesimpulan
• Bagian penutup/akhir biasanya dilakukan dengan (1) menyatakan kembali subyek pidato (2) ringkasan, point kunci (3) menarik kesimpulan
Menentukan Metode Presentasi
• Ada tiga metode presentasi:
1. Mempersiapkan pointer (siapkan poin-poin lalu latihan) 2. Mengingat
3. Membaca.
Pertimbangan Aspek Personal
• Persiapan untuk melakukan pidato adalah analisis diri sebagai pembicara, karena kita adalah bagian dari pidato.
• Usahakan meraih karakteristik berikut:
a. Kepercayaan diri
Percaya diri penting karena akan membuat pendengar yakin juga.
b. Kesopanan
Sopan juga penting karena kita mengesankan kesopanan jika kita sopan.
c. Ketelitian/kecermatan
Berikan pendengar apa yang mereka inginkan.
d. Bersahabat
Menunjukkan kesan bersahabat akan membantu upaya kita berkomunikasi.
Analisis Pendengar
Kita harus tahu siapa pendengar pidato . Lakukan analisis terhadap pendengar.
• Analisis pendahuluan
Analisis karakteristik pendengar yg akan memepengaruhi pidato kita (hal-hal seperti: ukuran, jenis kelamin, umur, pendidikan dll)
• Analisis selama pidato
Analisis reaksi pendengar selama pidato. Ekspresi wajah, gerak-gerik, suara-suara yg akan membantu kita mengadaptasi pidato kita dengan pendengar.
Penampilan dan Gerakan Tubuh
Pendengar akan mendapat kesan/impresi terhadap 6 faktor berikut:
1. Lingkungan sekeliling yang melingkupi kita (panggung, cahaya/lampu, dll)
2. Penampilan kita 3. Posture kita 4. Cara jalan kita 5. Ekspresi wajah kita 6. Gesture kita Penggunaan Suara
• Suara yang bagus merupakan syarat berpidato yang baik.
• Empat kesalahan yang berkaitan dengan suara:
1. kurangnya variasi tekanan suara.
2. kurangnya variasi kecepatan bicara (untuk yang simple cepat, yang berat lambat)
3. kurangnya penekanan bicara (beri penekanan dengan variasi tekanan, kecepatan dan volume)
4. suara yang tak enak (sengau, serak dll)
• Kita bias perbaiki dengan melakukan analisis diri dan bila perlu meniru.
Penggunaan Visualisasi (Grafik)
• Visual (grafik) kadang dapat membantu keterbatasan kata.
• Untuk menggunakan visualisasi (grafik) perhatikan:
1. Rancang penggunaan yang sesuai
Gunakan visual untuk bagian yang sulit dari pesan.
Gunakan tipe visualisasi (grafik, diagram, gambar) yang bisa mengkomunikasikan informasi secara paling baik.
2. Pilih tipe visual
Pilih dari berbagai tipe visual yang ada sesuai kebutuhan.
3. Jumlah pendengar, biaya dan kemudahan persiapan 4. Teknik penggunaan visual
Buatlah visual sebagai pusat perhatian dalam presentasi kita. Berikut beberapa saran penggunaan visual:
• Yakinkan semua orang dapat melihat visual yg kita sajikan.
• Terangkan visual kita jika cenderung dapat disalah mengerti.
• Organisasikan visual jadi bagian dari presentasi kita.
• Beri penekanan pada visual kita, jika perlu kita tunjuk.
• Bicara pada pendengar bukan pada visual.
• Jangan menghalangi pandangan pendengar terhadap visual kita.
Ringkasan Melakukan Pidato yang Baik
• Organisasikan pidato dengan baik
• Pelan tapi pasti pidato mengalir sampai kesimpulan.
• Gunakan bahasa yang dapat diadaptasi pendengar.
• Artikulasi secara jelas, sopan dan dengan penekanan yang tepat.
• Bicara yang benar sesuai tata bahasa.
• Jaga sikap waspada, tunjukkan antusiasm dan percaya diri.
• Gunakan bahasa tubuh yang sesuai.
• Santailah dan natural.
• Lihat pada pendengar dan bicara langsung pada mereka.
• Kalem, jangan buat gerakan tak perlu yg menunjukkan nervous.
• Gunakan visualisasi jika diperlukan memberi tekanan pada presentasi.
• Meski dapat pertanyaan yang sulit, jada temperamen.
PRESENTASI SECARA KELOMPOK (KOLABORASI)
• Presentasi secara kelompok butuh kemampuan bicara tiap individu plus perencanaan untuk kolaborasi.
• Gunakan pedoman kolaborasi menulis laporan seperti pada kuliah sebelumnya.
LAPORAN LISAN
• Laporan lisan adalah salah satu bentuk pidato.
Definisi Laporan Lisan
• Laporan lisan adalah presentasi lisan tentang informasi factual.
Perbedaan Antara Laporan tertulis dan lisan
• Laporan lisan berbeda dari laporan yang tertulis dalam hal berikut:
1. menulis dan bicara masing-masing punya kelebihan dan kekurangan masing-masing
2. pembicara mengkontrol kecepatan laporan lisannya, pembaca mengontrol kecepatan laporan tertulis.
3. laporan tertulis memungkinkan lebih banyak dilakukan koreksi sebelumnya.
Merencanakan laporan tertulis
• Perencanaan merupakan langkah pertama dalam mempersiapkan laporan lisan.
• Pertama tentukan tujuan dan apa yang harus dilakukan untuk meraihnya.
• Lalu organisasikan isi laporan. Terserah mau indirect atau direct.
• Biasanya lebih lazim pakai yang indirect.
