Tugas Pengembangan Organisasi
Nama : Rima Nestiningtyas NIM : 048832681
1. Pengertian administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran, banyak dikemukakan oleh para ahli, dan konsepnya sangat beragam sesuai dengan persepsi/pengalaman para ahli terhadap objek kajian tersebut. Tugas Anda adalah menghimpun konsep-konsep para ahli tersebut dan membuat sintesanya!
Jawab : Pengertian administrasi menurut para ahli :
Max Webber dalam Kumorotomo dengan bukunya "Etika Administrasi Negara"
(2005:82) . Administrasi berarti penyelenggaraan wewenang dan otoritas. Otoritas disini dapat dimiliki oleh para aparat birokrasi karena mereka telah mendapatkan legitimasi dari rakyat melalui negara.
Siagian dalam bukunya " Administrasi Pembangunan Konsep, Dimensi, dan Strategi" (2001:4). Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan keputusan- keputusan yang telah diambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau leih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Harris Muda Nasution dalam bukunya "Kursus Pengetahuan Administrasi" Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat- menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi.
Leonard d. White dalam bukunya "Introduction to the Study of Public Administration" yang dikutip oleh Drs. Soewarno Hardayaningrat dalam bukunya berjudul "Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen" (1996:2). Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil, dan sebagainya.
lagin dalam "Filafat Administrasi" (2006:2). Administrasi adalah sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dari konsep-konsep para ahli tersebut bisa disimpulkan bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan cara kerja sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien.
Pengertian manajemen menurut para ahli :
Mary Parker Follet. Mendifinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain (Hani.Handoko, 8). Pengertian ini mengandung arti bahwa manajer dalam mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain yang tergabung dalam organisasi. Pengaturan orang lain yang dilakukan manajer satu dan manajer lain tentunya berbeda, dan perbedaan pengaturan ini membutuhkan kemampuan dan ketrampilan tersendiri.yang merupakan seni manajemen.
Harold Koontz dan Cyriil O' donnel. Mendifinisikan manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, penggorganisasian, penggerakan dan pengendalian. (Amirullah, h 7)
R Terry. Manajemen merupakan suatu proses yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan uituk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
Stonner, James AF. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian. Upaya anggauta organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisai untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(Stonner, 1982, h 9). Proses adalah suatu cara yang sistematis untuk melakukan sesuatu. Manajemen sebagai suatu proses karena semua manajer apapun keahliannya dan ketrampilannya selalu terlibat dalam kegiatan-kegaitan yang saling berkaitandalam Upaya mencapai tujuan organisasi.
Paul Hersey. Manajemen didefinisikan sebagai proses kerja sama dengan dan melalui orang-orang dan kelompok untuk mencapai tujuan. (Paul Hersey, 1994, h 3). Definisi ini dapat diterapkan pada semua bentuk dan jenis organisasi apakah perusahaan, lembaga pendidikan, rumah sakit, organisai politik, dan sebagainya.
Untuk dapat berhasil organisasi memiliki personalia pimpinan yang berkemampuan baik, sehingga hubungan antar pribadi berjalan secara baik dan harmonis, setiap orang adalah manajer.
Dari konsep-konsep para ahli tersebut bisa disimpulkan kami menyimpulkan bahwa Manajemen merupakan suatu koordinasi dari semua sumber (tenaga manusia, dana, material, waktu, metode kerja dan tempat) melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian supaya dapat mencapai sasaran yang dinginkan.
Pengertian kantor menurut para ahli :
Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
Menurut George R Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
Ulbert Silalahi, kantor merupakan tempat dilaksanakannya aktivitas atau pun kegiatan ketatausahaan, yaitu berupa unit kerja yang terdiri dari ruangan, peralatan, dan pekerjanya.
C. Denyer, kantor bisa berada di lokasi manapun dan dapat disebut dengan istilah apa pun dimana aktivitas atau pun kegiatan pekerjaan bisa dilaksanakan.
Dari konsep-konsep para ahli tersebut bisa disimpulkan kami menyimpulkan bahwa Administrasi Perkantoran merupakan segenap kegiatan yang dijalankan dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.
Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli :
WH EVANS, Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
ARTHUR GREGER, Administrasi perkantoran merupakan fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.
WILLIAM LEFFINGWELL & EDWIN ROBINSON, Administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.
Dari konsep-konsep para ahli tersebut bisa disimpulkan kami menyimpulkan bahwa kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.
2. Tugas Anda adalah mengumpulkan/menunjukan contoh-contoh tipe/bentuk organisasi dalam praktik pengorganisasian di lembaga-lembaga baik swasta, pemerintah, sosial, pendidikan, dan lainnya. Masing-masing tipe/bentuk organisasi, minimal satu contoh.
Jawab : Enam macma bentuk atau tipe organisasi
organisasi bentuk lini (line organization);
bentuk organisasi yang secara vetikal antara atasan dan bawahan terhubung secara langsung. Contoh organisasi lini yaitu agen perjalanan, rukun tetangga (RT) / rukun arga (RW)
organisasi bentuk fungsional (functional organization);
bentuk organisasi yang dibentuk atas dasar sifat dan juga kemampuan seseorang, sehingga pembagian tugas adalah fokus utama dalan bentuk organisasi jenis ini.
Contoh organisasi bentuk fungsional yaitu industry kerajinan, rumah sakit, toko ritel
organisasi bentuk lini dan staf (line and staff organization);
jenis organisasi yang menggabungkan antara bentuk organisasi komando, dimana bawahan dapat memberikan masukan kepada atasan. Contoh organisasi bentuk lini dan staf yaitu bank, Perusahaan manufaktur
organisasi bentuk panitia (comittee type organization);
bentuk organisasi yang masing-masing anggotanya mempunyai weenang sama dan pimpinan yang sifatnya kolektif. Organisasi ini mengutamakan pimpinan kolektif presidium. Bentuk organisasi ini bisa diterapkan secara formal ataupun informal.
Contoh organisasi bentuk penitia yaitu komite audit, komite pemilihan umum, komite keuangan, komite penggalangan dana, dan komite program. Konvensi besar atau konferensi akademis biasanya diselenggarakan oleh komite koordinasi yang diambil dari keanggotaan organisasi tersebut.
organisasi bentuk matrix;
Struktur organisasi ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit bisnis, yang ditujukan untuk memanfaatkan keunggulan dari masing- masing struktur organisasi. Struktur organisasi membentuk beberpa fungsi organisasi yang bertanggung jawab untuk membantu beberapa unit bisnis yang dilakukan. Contoh organiasi bentuk matrix yaitu perusahaan industry ruang angkasa
organisasi bentuk informal.
merujuk pada sebuah struktur organisasi yang tidak resmi dan biasanya terbentuk secara spontan atau tanpa sengaja. Organisasi ini memiliki hubungan sosial yang tidak resmi, biasanya terdiri dari teman-teman atau kelompok yang terikat oleh minat atau hobi yang sama. COntoh organisasi bentuk informal yaitu komunitas gaming, arisanm kelompok pengajian
3. Tugas Anda adalah mununjukan macam-macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan menyebutkan fungsi/kegunaan/cara kerja fasilitas/perlengkapan kantor tersebut.
Jawab : perlengkapan kantor adalah barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor, Adapun fasilitas yang terdapat pada lingkungan perkantoran :
a. Meja
untuk menyimpan peralatan kantor dan juga sebagai bagian dari interior kantor.
b. Kursi
Sebagai temoat duduk untuk memberikan kenyamanan pada kegiatan bekerja di depan computer maupun bekerja dengan dokumen.
c. Lemari
Sebagai tempat penyimpanan berbagai macam barang agar lebih teratur dan terorganisir
d. Filing cabinet
Lemari khusus yang terbuat dari bahan dasar logam dan berukuran tegak lurus.
Filing cabinet mempunyai fungs ebagai tempat penyimpanan arsip atau dokumen yang masih aktif dan vital
e. Laci-laci kartu
alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo
f. Mesin kantor g. Peralatan h. Komputer
Komputer mempunyai banyak fungsi , salah satunya yaitu melakukan pemrosesan data untuk menghasilkan output yaitu informasi. Secara umum, data yang diproses dalam komputer ditampilkan dalam bentuk teks, gambar, audio, video, grafik dan elemen lainnya.
i. Mesin Ketik
Alat untuk mengetik teks atau dokumen dengan pengguna dapat menekan tuts j. Memory writer
sarana penyimpanan data, baik sementara maupun permanen k. Mesin foto kopi
Untuk menyalin dan menggandakan dokumen l. Facsimile
untuk melakukan panggilan telepon, scanning dokumen ataupun melakukan fotokopi.
m. Mesin penghancur kertas
Berfungsi untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak terpakai dan tidak mempunyai nilai guna
n. Alat bantu peraga (audiovisual aids)
Alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antar penyaji dengan pendengar/peserta yaitu penmabhaan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan dan prakter dengan memlalui penggunaan alat perraga tersebut.
Referensi
1. BMP Perilaku Organsasi
2. Panitia - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
3. https://www.kompas.com/skola/read/2021/09/02/140000769/bentuk-bentuk-organisasi- dan-penjelasannya#google_vignette
