PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Waktu Kerja Praktek
Tempat Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Singkat Perusahaan
PT.Sewangi Sejati Luhur adalah Perusahaan Pabrik Kelapa Sawit (PCO) yang berkantor pusat di Kota Medan. Perusahaan ini bergerak di bidang industri pengolahan Tandan Buah Sawit (TBS) yang diolah menjadi Crude Palm Oil (CPO) atau Minyak Kelapa Sawit Mentah dan Inti Sawit (IKS), lokasi operasionalnya berada di area perkebunan kelapa sawit seluas 7.000 ha (Hektar) di Desa Sinamaninik, Kecamatan Tapung Hulu, Kabupaten Kampar, Riau dengan batas lokasi sebagai berikut. Surat Pernyataan (SC) Gubernur KDH Tingkat I Riau No.05/PT-BKPMD/XI/88 tanggal 3 November 1988 tentang Pengadaan Tanah seluas 7.000 ha di Kecamatan Tapung Hulu Kabupaten Kampar Provinsi Riau untuk pembangunan perkebunan kelapa sawit, kelapa hibrida dan kakao atas nama PT.
Persetujuan Studi Presentasi Kajian Lingkungan Komisi Pusat AMDAL Kementerian Pertanian No. RC.220/463/B/III/1992 tanggal 17 Maret 1992.
Visi dan Misi Perusahaan
- Visi
- Misi
- Kebijakan Perusahaan
Mengutamakan kepuasan seluruh pemangku kepentingan (Pelanggan, Pemegang Saham, Karyawan, Mitra Bisnis, Masyarakat Setempat dan pemangku kepentingan lainnya) dari aspek kualitas produk, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja.
Struktur Organisasi Perusahaan
- Struktur Organisasi Pabrik dan Perusahaan
- Struktur Organisasi Kantor PKS
Bertanggung jawab untuk layanan perjalanan terkait dan berbagai aktivitas driver lainnya serta perawatan mobil PT.Sewangi Sejati Luhur. Bab ini akan menguraikan tentang gambaran kegiatan atau tugas selama pelaksanaan kerja praktek di kantor PKS PT.Sewangi Sejati Luhur selama 4 (empat) bulan yang akan dilaksanakan dan ditempatkan di kantor mulai tanggal 01 Maret 2022 sampai dengan 30 Juni 2022 menjadi asisten klerikal yang tugasnya membantu kegiatan kerja pegawai akuntansi (keuangan), pegawai gudang dan pegawai personalia serta Kepala Tata Usaha (KTU). Untuk karyawan staf, hak keluar PT.Sewangi Sejati Luhur adalah 20 hari per tahun.
Fungsi utama pulpen adalah untuk menulis Pulpen merupakan alat wajib yang digunakan untuk mengisi data di kantor PKS PT.Sewangi Sejati Luhur.
Ruang Lingkup Kegiatan Pabrik dan Kantor PKS PT.Sewangi
- Ruang lingkup pabrik PT.Sewangi Sejati Luhur
- Ruang lingkup kantor PKS PT.Sewangi Sejati Luhur
Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek Pada Kantor PKS
- Laporan Agenda Selama Kerja Praktek
- Uraian kegiatan selama melaksanakan kerja praktek
Target yang Diharapkan Selama Kerja Praktek di PT.Sewangi
Perangkat Keras dan Lunak Selama Kerja Praktek
- Perangkat keras
- Perangkat lunak
Untuk menunjang kelancaran tugas dan pekerjaan yang diberikan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan, seperti mengetahui cara penggunaan peralatan dan perangkat kantor. Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (KP) di kantor PKS PT. Komputer atau laptop merupakan perangkat elektronik yang didalamnya terdapat berbagai software dan tempat menyimpan file-file penting yang ditujukan untuk menunjang kegiatan perkantoran.
Radio merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk berkomunikasi, radio ini digunakan untuk saling berkomunikasi antara kantor PKS dengan kantor perkebunan di Sukaramai I, Sukaramai II, Sukaramai III. Microsoft word merupakan perangkat lunak pengolah kata yang biasa digunakan untuk membuat surat dan laporan, perangkat ini juga berfungsi sebagai editor dan format dokumen.
Peralatan dan Perlengkapan Kantor
- Peralatan kantor
- Perlengkapan kantor
Klip kertas adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyatukan lembaran kertas sementara. Kertas karbon adalah kertas berwarna hitam yang biasa digunakan untuk menutupi saat ingin menggandakan tanda tangan pada sebuah dokumen. Berikut adalah gambar kertas karbon.
Data-Data yang Diperlukan
Saat mengumpulkan data cuti karyawan, data dokumen yang diperlukan adalah dokumen kartu cuti yang telah disetujui dan buku catatan cuti yang dibuat oleh petugas sumber daya manusia. Pengecekan daftar gaji karyawan dan rekapitulasi permintaan gaji bulanan. Data yang diperlukan untuk kegiatan ini adalah dokumen Excel terbaru dengan rekap penggajian karyawan dan aplikasi penggajian bulanan yang disiapkan oleh Kepala 1 Industri Keuangan. Pembuatan daftar ASTEK pegawai dilakukan pada saat pegawai perlu mendapatkan upah bulanan, yang biasanya daftar askek ini dibuat dengan menyesuaikan program BPJS yang diikuti pegawai dengan potongan yang berbeda.
Surat Permintaan Barang (GRO) dan Surat Penerimaan Barang (GRO) Surat permintaan barang dibuat dengan terlebih dahulu melakukan tracking ketersediaan stock suatu alat atau material yang sangat penting untuk menunjang operasional pabrik, biasanya pengelola gudang akan merinci kekurangan alat dan bahan yang diperlukan, sebaiknya tanyakan ke kantor cabang. Pada akuntansi kas bulanan dan juga pada penggajian, data yang penulis perlukan dalam mensimulasikan kegiatan ini adalah data penggajian atau upah microsoft excel untuk pekerja pabrik baik dari pengolahan. 59 karyawan bengkel serta karyawan mentah, selain data gaji, data karyawan tanggungan dan data ASTEK terbaru sesuai dengan definisi masing-masing program.
Surat ini dibuat untuk mengetahui besarnya biaya produksi selama perusahaan beroperasi, surat ini berisi rincian biaya yang digunakan oleh setiap stasiun di pabrik, biasanya pembuatan surat ini membutuhkan dokumen penggunaan barang untuk setiap stasiun di gudang. Kegiatan pengecekan daftar lembur karyawan dilakukan untuk meminimalisir perhitungan lembur bagi seorang karyawan selama satu bulan penuh.Kegiatan ini membutuhkan pencatatan kehadiran untuk jam masuk dan keluar karyawan selama bekerja dan juga pembukuan mandor. Ini merupakan kegiatan pemeriksaan atas upah yang akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan khususnya yang masih SKU dimana pengupahan ini memerlukan dokumen-dokumen rangkuman permintaan upah karyawan dan juga pendokumentasian jam lembur karyawan SKU.
Surat pemakaian barang biasanya ada di gudang, dimana surat ini dibuat pada saat setiap stasiun pabrik ingin menggunakan barang atau bahan demi kelancaran proses produksi pabrik, surat ini akan dikumpulkan setiap bulannya nanti untuk setiap stasiun yang nantinya ditemukan biaya atau beban dari setiap stasiun. Absen untuk penerimaan gaji atau upah kecil pegawai dilakukan pada pertengahan bulan, biasanya tanggal 15 setiap bulannya, dengan hanya menggunakan data yang ada di buku mandor, yang mana di dalam buku mandor ini terdapat daftar absensi dan juga informasi tentang absensi dari karyawan.
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
Untuk kegiatan memasukkan data cuti pegawai, data yang dihasilkan berupa blanko dokumen cuti pegawai yang sudah memuat data cuti baik di buku cuti pegawai maupun di kartu cuti pegawai. Pengecekan gaji pegawai dan permintaan ulang gaji bulanan Data yang dihasilkan dari pengecekan gaji pegawai dan juga permintaan ulang gaji bulanan merupakan data final dan telah melalui berbagai tahapan pengecekan dan siap untuk diberikan kepada pimpinan yaitu kepala tata usaha dan juga manajer pabrik disetujui dan kemudian dikirim ke kantor cabang. Data yang dihasilkan dari pembuatan surat SK kenaikan gaji dan golongan pegawai merupakan data surat yang sudah lengkap dan siap ditandatangani oleh kepala tata usaha yang kemudian dibuat rangkap 2, rangkap pertama akan diberikan kepada pegawai dan salinan yang tersisa akan menjadi arsip untuk kantor pabrik PT. .
Dokumen hasil pembuatan daftar harta kekayaan pegawai adalah dokumen yang memuat daftar lengkap pemotongan asuransi pegawai sesuai program BPJS yang diikuti pegawai tersebut, mulai dari jaminan kesehatan, jaminan pensiun dan juga jaminan hari tua. Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan pembuatan surat permintaan barang dan juga surat penerimaan merupakan dokumen yang sudah lengkap dan siap diperiksa oleh kepala kantor PKS. Dalam kegiatan pembuatan simulasi akuntansi kas bulanan dan pencatatan penggajian, data atau dokumen yang berisikan register kas bulanan kantor PKS PT.Sewangi Sejati Mulia dan formulir permintaan gaji atau upah bagi karyawan, yang nantinya akan diperiksa oleh pengelola PKS. kantor dan kemudian dikirim ke kantor cabang.
Dokumen yang dihasilkan merupakan data realisasi biaya operasional yang berisi rincian biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam operasionalnya selama sebulan penuh saat ini. Pada saat pengecekan daftar jam lembur pegawai, data yang diperoleh merupakan data akhir dalam pembuatan formulir pencatatan jam lembur pegawai, yang kemudian diteruskan kepada atasan yaitu kepala tata usaha. Data atau dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan ini merupakan dokumen final yang telah diperiksa dan dipastikan kebenarannya terkait dokumen SKU gaji pegawai, karena data tersebut disampaikan sebelum diserahkan.
Dalam kegiatan pembuatan surat penggunaan barang, dokumen yang dihasilkan adalah surat permohonan penggunaan barang untuk mendukung proses operasional produksi CPO dan IKS, biasanya dalam dokumen ini berisi nama pengguna, unit atau stasiun pengguna dan diketahui asistennya dan juga manajer pabrik. Dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan ini adalah file absensi yang berisi daftar nama seluruh karyawan pabrik PKS PT.Sewangi Sejati luhur, yang nantinya akan ditandatangani sebagai tanda terima pinjaman atau hari pembayaran kecil.
Kendala yang dihadapi Selama Kerja Praktek
Solusi dari kendala yang dihadapi Selama Kerja Praktek
PENUTUP
Kesimpulan
Sewawang benar-benar luhur yaitu penulis dapat melakukan berbagai kegiatan administrasi perkantoran mulai dari mengoperasikan software yang diperlukan, menggunakan berbagai alat tulis kantor, membuat daftar hadir karyawan, menghitung lembur karyawan, menggandakan dokumen dan sebagainya, sehingga ketelitian dan semangat penulis dapat dilatih dan dipersiapkan untuk menghadapi dunia industri. Peralatan yang digunakan adalah mesin cetak, mesin tik, dan peralatan yang digunakan adalah pulpen dan pensil, flashdisk, stapler, paper clip, card order. Data-data yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kerja praktek adalah data absensi mandor, data dokumen microsoft excel untuk pertanggung jawaban pegawai dan dokumen lembur pegawai, data microsoft excel yang berisi gaji pokok pegawai dan juga data absen sidik jari, dokumen kartu cuti yang disetujui, permintaan gaji bulanan ringkasan dokumen , surat keputusan yang dikirim dari kantor pusat, surat pengantar, data gaji, dokumen penggunaan barang.
Para bangsawan Sewawang yang sebenarnya adalah absen untuk menerima pasokan beras untuk karyawan, formulir lembur untuk karyawan, kartu cuti karyawan, ringkasan tuntutan gaji, surat kenaikan gaji dan keputusan prestasi, dokumen karyawan Aztec, surat permintaan barang dan faktur, uang tunai bulanan penanganan. PKS kantor, surat sambungan BOP, SKU gaji pegawai, surat pemakaian barang dan daftar tanda terima kredit pegawai. Kendala yang dihadapi selama kerja praktek yaitu dalam menggandakan dokumen atau file, penulis kesulitan dalam menggandakan dokumen atau fotokopi dengan kapasitas banyak karena masih terlalu banyak. 71 menggunakan mesin cetak yang dilengkapi dengan fungsi fotokopi, dalam pembuatan berkas dan dokumen masih menggunakan mesin tik yang dirasa kurang efisien dan efektif, kurangnya pengoperasian komputer dan juga mesin cetak dalam menjalankan kegiatan perkantoran di kantor PKS PT.
Sewawang benar-benar luhur, arsip kepegawaian sulit ditemukan di arsip kantor karena arsip-arsip masih disimpan dari tahun-tahun yang sangat tua. Solusi yang dipilih untuk mengatasi kendala tersebut adalah penulis melakukan kunjungan ke kantor di perkebunan Sukaramai I yang tidak jauh dari kantor PKS dengan tujuan untuk menggandakan dokumen dalam jumlah banyak, membuat blangko atau dengan cara scan dengan mesin cetak yang memiliki fitur ini untuk keperluan membuat dokumen di laptop penulis yang kemudian dicetak di atas kertas kosong, menggunakan laptop pribadi selama pekerjaan tangan, dan menyortir data arsip, terutama untuk data karyawan yang masih bekerja di PT. Sewawang memang mulia dan mereka yang sudah pensiun atau pensiun, sehingga arsip data pegawai pabrik di kantor PKS lebih update.
Saran
