PENDAHULUAN
Tujuan Kerja Praktek
Untuk mengetahui kendala apa saja yang anda hadapi dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan selama mengikuti pelatihan kerja di PT.
Manfaat Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Visi
Struktur organisasi PT Besmindo Andalas Semesta secara keseluruhan tempat penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (KP) dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini. Tugas selama melakukan Kerja Praktek di PT Besmindo Andalas Semeta selama 4 (empat) bulan yang dilaksanakan mulai tanggal 1 Maret sampai dengan 30 Juni 2021 di bagian Pemasaran. Pelaporan penugasan dilakukan selama pelaksanaan Kerja Praktek di PT Besmindo Andalas Semesta Duri 4 (empat) bulan sejak tanggal 1 Maret 2021 sampai dengan 30 Juni 2021.
Saat melakukan kerja praktek di PT Besmindo Andalas Semesta di bagian pemasaran, peralatan yang digunakan adalah Spesifikasi pelatihan kerja di bagian pemasaran meliputi: pengarsipan dokumen, pencatatan pesanan kerja, pengiriman surat penawaran, penggandaan dokumen, pemindaian dokumen, pembuatan Customer Order Review (COR) dan pembuatan pesanan pelanggan variabel. Alat dan perlengkapan yang digunakan selama melakukan kegiatan pelatihan kerja yaitu; mesin duplikasi, printer dan scanner, gunting, stapler, kartu order, filling cabinet, kartu L Big.
Data-data yang dibutuhkan saat melakukan Praktek Kerja Lapangan (KP) di PT. Besmindo Andalas Semesta adalah untuk mengarsipkan dokumen, surat penawaran, COR, PO atau SO, Pertanyaan dan Spk diperlukan. Kendala yang ditemui selama kerja praktek yaitu; Terjadi error pada saat pembuatan nomor Spk pada PO atau SO jika barang permintaan customer banyak, error pada saat menentukan harga pada surat penawaran customer karena tidak mengetahui jenis request dan cacatnya fasilitas komputer untuk magang.
Misi
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Laporan Kegiatan Kerja Praktek
Uraian Kegiatan yang Dikerjakan
Besmindo Andalas Semesta kemudian dicatat dalam sebuah buku coklat yang tujuannya untuk mencatat pekerjaan apa yang sedang dan akan dilakukan. Buku coklat berisi tanggal, nomor surat perintah kerja, nama pelanggan, jumlah barang, deskripsi barang, deskripsi pekerjaan, nomor surat perintah pengiriman dari pelanggan, nomor VOC, nomor PO atau SO, nomor surat perintah pengiriman dari BAS yang menandakan bahwa barang sudah dikirim ke pelanggan dan nomor faktur. Mesin fotokopi adalah alat untuk menyalin kembali dokumen atau karya seni menggunakan cahaya, panas, bahan kimia atau listrik statis, di bagian pemasaran mesin fotokopi digunakan untuk menduplikasi data pemasaran seperti surat kutipan, pesanan pembelian / pesanan layanan, sertifikat pesanan pelanggan.
Pemindaian dokumen dilakukan untuk mengirimkan dokumen seperti surat penawaran berupa soft file kepada pelanggan dan juga untuk backup file berupa soft file jika diperlukan. Contract order review (COR) adalah dokumen dimana permintaan pelanggan akan ditinjau kembali oleh pejabat perusahaan seperti Operations Manager, Quality Assurance Manager dan Technical Manager. Pelanggan pesanan variabel adalah pesanan yang diberikan kepada pekerja lapangan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Tujuan yang diharapkan saat pengarsipan dokumen adalah agar file yang diarsipkan menunjukkan bahwa semua prosedur telah dilakukan, mulai dari permintaan pelanggan hingga PO/SO yang dikirim oleh pelanggan. Tujuan pencantuman Spk terbaru dari halaman e-biss di brown book adalah untuk memudahkan pegawai bagian pemasaran mencari pekerjaan yang sedang atau pernah dikerjakan oleh pekerja lapangan. Dokumen yang merupakan duplikat atau salinan bekas biasanya diserahkan ke Bagian Tata Usaha untuk dibuatkan invoice sesuai harga pada PO atau SO dan surat penawaran.
Target yang diharapkan dalam pemindaian dokumen adalah mengirimkan dokumen seperti soft file surat penawaran kepada klien, dan untuk backup dokumen pemasaran departemen. Tujuan pembuatan COR adalah untuk menilai kembali permintaan pelanggan dan jika permintaan tersebut dapat dipenuhi oleh staf lapangan, dibuat surat penawaran untuk harga dan jangka waktu pengiriman ke pelanggan. Tujuan yang diharapkan dalam pembuatan VOC adalah sebagai perintah kerja untuk pekerja lapangan sesuai permintaan pelanggan.
Perangkat Keras
Perangkat Lunak
Pada bagian pemasaran, mesin fotokopi digunakan untuk membuat salinan catatan perusahaan seperti surat penawaran, PO atau SO dan dokumen penting lainnya untuk perusahaan. Printer atau scanner adalah alat yang digunakan untuk mencetak dan memindai kebutuhan pengarsipan dan dokumentasi di bagian pemasaran. Gunting di bagian pemasaran digunakan untuk memotong bahan tipis seperti kertas yang digunakan untuk menutupi buku coklat.
Data yang diperlukan untuk reproduksi data adalah PO atau SO dan surat penawaran. Kegiatan pengarsipan dokumen membuat dokumentasi yang lengkap dan semua proses di departemen pemasaran selesai. Besmindo Andalas Semesta, penulis banyak memperoleh ilmu yang nyata dalam mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah, sehingga dapat secara optimal dan optimal mengimplementasikannya dalam pelaksanaan kerja praktek.
Kerja praktek merupakan sarana bagi mahasiswa untuk mengenal dunia kerja yang sebenarnya serta lingkungan dan kondisi kerja yang akan dihadapi mahasiswa setelah lulus. Berdasarkan uraian laporan Praktek Kerja Lapangan (KP), dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan teori dan praktek yang diajarkan di perkuliahan dan diterapkan selama Praktek Kerja Lapangan. Besmindo Andalas Semesta yaitu penulis dapat mengarsipkan dokumen yang menandakan semua prosedur kerja bagian pemasaran sudah selesai, antara lain SPK yang diupload di halaman ebiss, membuat surat penawaran berdasarkan permintaan pelanggan, menggandakan dokumen seperti PO/SO sebagai salinan, scan dokumen seperti surat, penawaran untuk mengirimkan melalui email dalam bentuk file lunak kepada pelanggan, membuat COR dan VOC berdasarkan permintaan pelanggan.
Besmindo Andalas Semesta di bagian Pemasaran yaitu pengarsipan data dokumen yaitu menghasilkan file dokumen yang lengkap dan telah memenuhi semua prosedur di bagian pemasaran. Solusi dari beberapa kendala yang ditemui selama kerja praktek dapat diatasi melalui; Mengecek permintaan pelanggan satu per satu melalui halaman e-biss, chocolate book untuk selanjutnya menyesuaikan dan meninjau ulang surat penawaran terbaru dengan permintaan yang sama lagi dan harus konfirmasi lagi ke manajer operasional jika ada perubahan harga dan membawa laptop pribadi untuk pengolahan surat, termasuk e-biss dalam buku coklat dan surat. Saat melakukan Kerja Praktek di perusahaan, sebaiknya mahasiswa lebih mengenal dan menyesuaikan diri dengan karyawan di perusahaan tempat mereka melakukan kerja praktek.
Siswa lebih aktif dan kreatif dalam pelaksanaan pelatihan kerja, karena jika siswa menanamkan sifat-sifat tersebut maka karyawan tidak perlu lagi bertanya kepada siswa.
Peralatan yang digunakan
Perlengkapan yang digunakan
PENUTUP
