Makalah Struktur Organisasi
Manajemen Pemasaran (Universitas Buana Perjuangan Karawang)
Makalah Struktur Organisasi
Manajemen Pemasaran (Universitas Buana Perjuangan Karawang)
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil ‘alamin, segala puji bagi Allah SWT Pencipta dan Pemelihara Alam Semesta. yang telah menerangi hambanya yang taqwa dengan cahaya yang medekatkan kepada-Nya. Sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah pada mata kuliah “Komunikasi Organisasi” dengan judul “Komunikasi dan Struktur Organisasi”.
Kami sadar bahwa keberhasilan kami dalam menyusun makalah ini bukan hanya usaha kami namun karena adanya kerja keras dan kerjasama yang baik dalam pelaksanaan penyusunan makalah ini.
Akhir dari penutup pengantar ini penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya pada diri kami (penulis) dan umumnya bagi para pembaca. Amin.. Aminyaarabbal ‘alamin.
Pekanbaru, Maret 2019
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...ii
BAB I...1
PENDAHULUAN...1
A. Latar Belakang...1
B. Rumusan Masalah...1
C. Tujuan...2
BAB II...3
PEMBAHASAN...3
A. Definisi Struktur Organisasi...3
B. Faktor penentu organisasi...4
C. Ragam struktur organisasi...5
D. Jaringan komunikasi organisasi...6
E. Manajemen Komunikasi Organisasi...8
BAB III...12
PENUTUP...12
A. Kesimpulan...12
B. Saran...12
DAFTAR PUSTAKA...13
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Di dalam kehidupan seseorang tidak akan terlepas dari yang namanya komunikasi. Lebih lagi komunikasi dalam organisasi yang mana di dalamnya ada atasan dan bawahan. Komunikasi yang dilakukan oleh atasan dan bawahan dalam ruang lingkup organisasi akan memberikan berbagai efektifitas komunikasi itu sendiri.
Komunikasi merupakan salah satu faktor yang penting dalam menjalankan proses administrasi dan interaksi antar elemen pada suatu organisasi atau lembaga, baik internal maupun eksternal. Tanpa adanya jalinan komunikasi yang baik dan benar besar kemungkinan semua proses di dalam organisasi/lembaga tersebut tidak akan dapat berjalan dengan maksimal dan sesuai dengan yang telah direncanakan. Kemampuan komunikasi yang baik akan sangat membantu semua proses yang ada dalam suatu organisasi/lembaga.
Komunikasi dalam organisasi sangat dibutuhkan agar dalam organisasi dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh setiap anggota dalam organisasi. Setiap komunikasi dalam organisasi biasanya dimanfaatkan untuk saling berbagi dan mencari tahu apa yang dibutuhkan dalam organisasi serta apa kekurangan dalam organisasi tersebut. Dari sinilah kita akan mempelajari bagaimana cara berkomunikasi dalam organisasi.
B. Rumusan Masalah
1. Apa definisi dari Struktur Organisasi ?
2. Apa saja Faktor Penentu Struktur Organisasi ? 3. Apa saja Ragam Struktur Organisasi ?
4. Apa saja Jaringan Komunikasi Organisasi ? 5. Bagaimana Manajemen Komunikasi Organisasi ?
C. Tujuan
1. Mengetahui definisi struktur organisasi
2. Mengetahui Faktor penentu struktur organisasi 3. Mengetahui Ragam struktur organisasi
4. Mengetahui Jaringan komunikasi organisasi 5. Mengetahui Manajemen komunikasi organisasi
BAB II PEMBAHASAN A. Definisi Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan.
Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara komponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.
Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan
hubungan antara wewenang siapa melapor atau bertanggung jawab kepada siapa, jadi terdapat suatu pertanggungjawaban apa yang akan di kerjakan. Itulah beberapa definisi struktur organisasi.
B. Faktor penentu organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie (2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:
1. Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.
2. Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja.
Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit.
Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
3. Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
Dengan adanya teknologi, tingkat efektivitas dan efesiensi suatu organisasi pasti berbeda. Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisiknya. Contohnya, dengan adanya web cam, suatu organisasi dapat mengadakan net meeting meski jarak memisahkan peserta rapat organisasi tersebut
4. Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.
C. Ragam struktur organisasi 1. Struktur Sederhana
Adalah struktur minimal yang menggambarkan hubungan langsung antara para karyawan dengan manajer atau pemilik perusahaan. Jaringan komunikasi yang terlihat dalam struktur ini tidak rumit, karena mengandalkan komunikasi antar personal (komunikasi tatap muka).
2. Struktur Organisasi Fungsional (Winslow Taylor)
Pada struktur organisasi fungsional awalanya diciptakan oleh F. W. Taylor.
Konsep struktur ini berasal dari adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan secara jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang dalam memberikan perintah kepada setiap bawahan, sepanjang masih ada hubungan terhadap fungsinya. Jadi, setiap pegawai bisa mempunyai atasan lebih dari satu dan berbeda.
3. Struktur Organisasi Divisi (divisional structure)
Karakteristik struktur oragnisasi ini, menggambarkan aktivitas kerja dapat dikelompokkan berdasarkan proses ataua jenis produk yang sama, pelanggan yang sama. Lokasi atau wilayah geografis yang sama; dapat bekerja sama dalam suatu organisasi yang kompleks; dan menghindari masalah yang berkaitan dengan struktur fungsional.
4. Struktur Matriks
Adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Robbins, Stephen P.
Judge., Timothy A menyatakan struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas dan perusahaan konsultan manajemen.
D. Jaringan komunikasi organisasi
Jaringan komunikasi dalam suatu organisasi ialah proses bagaimana suatu pesan termasuk arus informasi dan instruksi yang disampaikan secara rinci, artinya ditentukan oleh jenjang hierarki resmi organisasi dari atasan ke bawahan atau sebaliknya dan untuk melaksanakan fungsi-fungsi pekerjaan mereka, maka pesan tersebut merupakan jaringan kmunikasi formal.
Stephen P. Robbins menyatakan bahwa dalam organisasi dikenal lima jaringan komunikasi, yaitu :
1. Model Rantai (Chain)
Model jaringan komunikasi ini terdapat lima tingatan jenjang hierarkinya dan hanya dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan komunikasi ke bawah (downward) yang artinya mengatur hubungan garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyaringan.
2. Model Roda (Wheel)
Model jaringan komunikasi ini, semua laporan, instruksi, peerintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih, dan antara bawahan tidak terjadi interaksi.
3. Model Lingkaran (Circle)
Model jaringan komunikasi ini semua anggota atau staf bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hierarkinya, tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkatan yang lebih tinggi dan hanya terbatas pad asetiap level.
4. Model Huruf Y
Model jaringan komunikasi ini tidak jauh berbeda dengan model rantai yang terdapat empat level jenjang hierarkinya. Satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin berbeda divisi atau departemen.
5. Model Saluran Bebas (All Channel)
Model jaringan komunikasi ini adalah pengembangan model lingkaran atau circle, dimana dari semua tiga level tersebut dapat melakukan interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa yang menjadi tokoh sentralnya.
Semua saluran komunikasi antar tingkatan jenjang hierarkinya tidak dibatasi dan setiap staf atau bawahan bebas melakukan interaksi dengan pelbagai pihak atau pimpinan atau sebaliknya.
E. Manajemen Komunikasi Organisasi
Manajemen Komunikasi adalah perencanaan yang sistematis, pelaksanaan, pemantauan, dan revisi semua saluran komunikasi dalam suatu organisasi, dan antara organisasi; juga termasuk organisasi dan penyebaran arahan komunikasi baru yang berhubungan dengan organisasi, jaringan, atau teknologi komunikasi.
Aspek manajemen komunikasi meliputi pengembangan strategi komunikasi perusahaan, merancang arahan komunikasi internal dan eksternal, dan mengelola arus informasi, termasuk komunikasi online. Teknologi baru memaksa inovasi terus-menerus pada bagian dari manajer komunikasi.
1. Keahlian yang dibutuhkan dari manajer
Ada beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang manajer menurut level manajemen organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Conceptual Skills, kemampuan untuk memikirkan dan mengonsepkan tentang situasi abstrak dan kompleks mengenai organisasi.
b. Human skills, kemampuan untuk bekerja secara baik dengan orang lain.
c. Technical Skills, dalam artian pengetahuan dan kemampuan dalam bidang tertentu.
2. Klasifikasi Manajer
Manajer dalam suatu organisasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga bagian, yaitu:
a. First Line Managers – seseorang yang me-manage pekerjaan karyawan ya ng bersifat nonmanagerial.
b. Middle Managers – seseorang yang me-manage pekerjaan dari first – line managers.
c. Top Managers – seseorang yang bertanggung jawab terhadap pembuatan keputusan organisasi dan menetapkan rencana dan tujuan yang memengaruhi seluruh organisasi.
3. Model Manajemen Komunikasi
Michael Kaye, dalam bukunya “Communication in Management”, membuat model komunikasi. Model tersebut disebut sebagai model boneka matouscha, yang memaparkan bagaimana orang dewasa berkomunikasi.
Model boneka matouscha ini membagi komunikasi menjadi empat lapisan, yaitu :
a. Self
Lapisan ini terdiri menjadi beberapa bagian :
Self Management. Sebelum mengelola komunikasi dengan orang lain, akan lebih baik mengelola komunikasi dengan diri sendiri.
Self Awareness. Bentuk kesadaran tentang siapa dan apa yang diinginkan oleh diri sendiri. Kunci untuk mengelola diri sendiri adalah dengan menempatkan diri.
Self Analiysis. Memetakan apa yang dipunya, kelebihan, serta kekurangan diri. Kecenderungannya, semakin menyadari diri, akan lebih banyak kontak dengan yang maha esa.
Self Examanation. Melihat sejauh mana kemampuan diri sendiri terhadap suatu hal.
Lapisan ini, fokusnya untuk mengembangkan diri menjadi lebih baik lagi. Lapisan ini lebih dikenal dengan komunikasi intra-personal, hubungannya dengan diri sendiri.
b. Interpersonal
Hubungan antara diri dengan orang lain. Dalam hal ini, seorang diri bergantung pada orang lain. Adapun pendekatan komunikasi yang diterapkan bisa berupa pendekatan fungsional, interpretatif, atau integratif.
Interaksi individu dalam menciptakan makna di antara mereka dan tentang sifat serta hubungan diantara mereka. Makna sendiri berkaitan dengan konstruksivisme yang menciptakan makna bersama.
Komunikasi antar manusia dapat memengaruhi satu sama lainnya, dan bagaimana mereka berubah merupakan hasil interaksi di antara mereka.
Bagaimanapun, hubungan interaksi antar manusia menghasilkan efek- efek komunikasi. Setiap individu, saling memengaruhi, yang kemungkinan berefek dan berdampak pada diri individu. Misalnya: perubahan pengetahuan, pemikiran, sifat, karakter, dan minat.
c. Sistem
Sistem merupakan gabungana antar individu. Interaksi antar manusia dan sistem disebut juga dengan komunikasi kelompok.
Hal ini merupakan penjabaran tentang sistem manusia (human system) atau organisasi tempat masyarakat bekerja dan berfungsi, dapat memengaruhi cara orang berkomunikasi dengan yang lainnya dalam keseluruhan sistem tersebut. Pemahaman dan pengaturan budaya pada sistem manusia, memiliki aturan, norma, nilai, dan aktivitas yang unik, baik secara terbuka (overt) maupun secara tertutup (covert).
d. Competence
Mengkonstruksi, mengatur,dan menjelaskan makna melalui interaksinya dengan orang lain. Bagaiamanapun juga, manusia membutuhkan kompetensi untuk mengelola ketiga aspek di awal.
Memahami dan menampilkan kemampuan (ability) untuk mengubah sistem sosial. Secarra keseluruhan. Seorang individu memiliki kemampuan dan kekuasaan untuk mengubah sebuah sistem. Dalam hal ini, bisa dijabarkan sebagai sistem komunikasi di satu lembaga atau wilayah.
4. Pentingnya Manajemen Komunikasi
Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri atasan dan bawahannya. Manajemen komunikasi adlaah kompetensi penting yang harus dimiliki manajer dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai program akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.
Dalam mengatur organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yangg lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Tujuan dari manajemen komunikasi dalam organisasi ialah untuk mengelola kegiatan komunikasi, meningkatkan efektivitas berdasarkan makna yang sama dan menyelesaikan tujuan komunikasi yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, seorang manajer komunikasi harus menguasai keahlian dasar komunikasi yang dapat dipelajari dalam tugas atau program formal dan latihan yang berkesinambungan sehingga keahlian tersebut menjadi bagian dari modal seorang manajer dalam berhubungan dengan orang lain.
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan
Struktur Organisasi pada Dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikoordinasikan dan dikomunikasikan.
Struktur organisasi mempengaruhi perilaku organisasi karena faktor-faktor utama yang menentukan perilaku individu dan kelompok adalah tugas dan hubungan wewenang. Oleh karena itu, manajer harus merancang struktur organisasi agar memudahkan komunikasi di antara para pegawai.
B. Saran
Dengan adanya makalah ini penulis dapat mengetahui secara mendalam tentang Komunikasi dan Struktur Organisasi. Serta penulis berharap dengan adanya makalah ini juga dapat berguna bagi mahasiswa dan semua kalangan serta semua pihak. Melalui makalah ini kita bisa memahami lebih lanjut tentang Komunikasi di dalam organisasi dengan baik sehingga dapat membentuk generasi yang cerdas dan berbudi pekerti yang baik.
Penulis menyadari dengan segala kerendahan hati bahwa dalam penulisan makalah ini jauh dari kesempurnaan. Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun, untuk dapat menuliskan makalah yang lebih baik lagi kedepannya.
DAFTAR PUSTAKA
Ruliana, Poppy. Komunikasi Organisasi: Teori dan Studi Kasus, Cet. I. Jakarta:
Rajawali Pers, 2014.
