MAKALAH
“MANAJEMEN KEARSIPAN DAN RUANG LINGKUP PEKERJAAN PERKANTORAN”
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran
DOSEN PENGAMPU : SUDANTO, MM
SULHAN
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM INSTITUT AGAMA ISLAM AR-RISALAH
INHIL RIAU 2021
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan syukur kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala, atas berkat rahmat dan karunia - Nyalah, sehingga makalah yang berjudul “Manajemen Kearsipan dan Ruang lingkup Pekerjaan Perkantoran” ini bisa selesai di susun. Makalah ini di ajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran, pada semester III tahun 2021.
Kami menyadari bahwa pada penulisan makalah ini masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu kami mengharapkan Kritik dan Saran yang membangun dari semua pihak para membaca makalah ini demi kesempurnaan makalah ini.
Harapan kami semoga makalah ini bisa memberi manfaat bagi semua pihak yang membacanya. Tidak lupa kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga terwujudnya makalah ini.
Sungai Guntung, 24 Oktober 2021
Penyusun
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... ii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1. Latar Belakang ... 1
2. Rumusan Masalah ... 2
3. Tujuan ... 2
BAB II PEMBAHASAN ... 3
A. Manajemen Kearsipan ... 3
1. Pengertian Manajemen ... 3
2. Pengertian Arsip ... 4
3. Manajemen Kearsipan ... 5
B. Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran ... 6
1. Ruang Perkantoran ... 6
2. Komunikasi ... 7
3. Pegawai Kantor ... 7
4. Perabot dan Perlengkapan Kantor ... 7
5. Peralatan dan mesin Kantor ... 8
6. Perbekalan dan keperluan tulis ... 8
7. Metode kerja ... 8
8. Warkat ... 9
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana ... 9
BAB III PENUTUP ... 10
Kesimpulan ... 10
DAFTAR PUSTAKA ... 11
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Disetiap pekerjaan dan kegiatan bisnis di perkantoran pasti membutuhkan data dan Informasi. Salah satu sumber data adalah Dokumen atau Arsip, Arsip tersebut digunakan untuk keperluan Internal maupun Eksternal kantor dan pengambilan suatu keputusan sangat ditentukan oleh kelengkapan, Kecepatan dan keakuratan informasi yang terekam dalam Arsip.1
Teknologi sekarang telah berkembang dengan sangat cepat masuk ke hampir semua lini dan aspek kehidupan, Manusia memasuki era digital Komunikasi dan Informasi terkomputerisasi. Demikian pula di ruang lingkup Pekerjaan perkantoran dengan teknologi pengelolaan dokumen yang semakin canggih. Dokumen - dokumen yang dulunya dikelola dan di simpan secara manual dianggap tidak efisien lagi karena membutuhkan waktu dan tempat yang banyak. Arsip-arsip atau dokumen sekarang sudah beralih ke sistem Elektronik Digital berupa data-data komputer.
Namun tidak semua dokumen - dokumen bisa di simpan hanya dengan data komputer atau Soft Copynya Saja , dokumen - dokumen penting juga mesti di simpan dalam bentuk cetak fisik atau Hard copy. Oleh karna itu maka perlu adanya pengelolaan dan pemeliharaan dokumen yang efektif dan efisien. Arsip- arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus disimpan dalam bentuk asli.
Dengan demikian maka di perlukan Manajemen yang baik untuk mengelola
1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Back Cover
dan merawat dokumen atau Arsip Tersebut. Untuk dapat mengelola dokumen- dokumen tersebut dengan baik dan benar maka di butuhkan Keterampilan atau keahlian. Untuk itu konsep atau dasar-dasar Manajemen Kearsipan perlu untuk dipahami, dimulai dari dokumen tersebut di peroleh, penyimpanan, perawatan sampai pemusnahannya.
1. Rumusan Masalah
Apakah yang dimaksud Manajemen Kearsipan?
Apa saja Ruang Lingkup Pekerjaan perkantoran?
2. Tujuan
Mendefinisikan Arti dan Fungsi Manajemen Kearsipan
Pemetaan Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran.
BAB II PEMBAHASAN A. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen
Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol.
Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, menangani atau mengelola. Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.
Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif). Secara umum pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja2.
Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB, singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting.3
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan Pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.4
2 Yayat M Herujito, Dasar- Dasar Manajemen (Jakarta: PT Grasindo, 2001), hlm.1
3 Ibid, hlm.19
4 Alam S, Ekonomi (Jakarta: Erlangga, 2007), hlm.127.
2. Pengertian Arsip
Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.5
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan”
bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
1. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga - Lembaga Negara dan Badan - Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
5 Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern (Jakarta: Djambatan, 1996), hlm. 8-9.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu).
3. Manajemen Kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.6
Sedangkan Odger (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman(1998) mendefinisikan sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.7
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan
6 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), hlm.4.
7 Badri M sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Jakarta: Erlangga, 2007) hlm.82
arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien.
Undang - undang tentang Kearsipan mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.
B. Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, dan pengawasan pejabat pelaksana.
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi.
Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.
2. Komunikasi
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.
Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service).
3 . Pegawai Kantor
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja. Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitas untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.
4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi meja kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan
gudang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.
Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.
6. Perbekalan dan KeperluanTulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statisticalanalysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanansurat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (ExecutiveControls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi.
Kegiatanpengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatanlayanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan,dan pengaturan standar gaji.
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah aktifitas atau kegiatan yang berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip, warkat, dokumen dan lain-lain. Manajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai arsip tersebut dimusnahkan.
Manajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan.
Pengelolaan kearsipan diperlukan keahlian, pengetahuan dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan kearsipan dengan segala kemampuan yang dimiliki.
Sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen kearsipan yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
S, Alam, (2007), Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis
Barthos. Basir, (2007). Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara
Sukoco. Badri, Munir, (2007) Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga
Herujito, Yayat M, (2007) Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo
Amsyah, Zulkifli, (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
