Kota Pangkal Pinang, Juli 2023
Modul Pengawasan Pengadaan Barang dan Jasa Di Desa (Probity
Audit)
Tim
Pengawasan
PBJ
Modul Pengawasan Pengadaan Barang dan Jasa Di Desa (Probity Audit)
Judul Modul : Pengawasan Pengadaan Barang dan Jasa Di Desa (Probity Audit)
Deskripsi singkat : Modul ini berisi tentang konsep Pengelolaan PBJ, perencanaan pengawasan, pelaksanaan pengawasan, komunikasi hasil pengawasan serta pelaporan hasil pengawasan pengadaan barang dan jasa di desa.
Tujuan Pemberian Modul
: Hasil Pembelajaran, setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan mampu memahami tata cara pengawasan pengadaan barang jasa di desa.
Indikator Keberhasilan
: Indikator Hasil Belajar
Setelah mempelajari modul ini peserta mampu memahami:
1. Konsep proses pengelolaan pengadaan barang/jasa di desa dan konsep pengawasan proses pengadaan barang/jasa di desa serta jenis dan bentuk pengawasan pbj di desa;
2. Tahapan perencanaan pengawasan pengadaan barang/jasa di Desa;
3. Tahapan pelaksanaan pengawasan pengadaan barang/jasa di Desa serta risiko dan
titik kritis pada pengadaan barang/jasa.
Outline Pengawasan Pengadaan Barang dan Jasa Di Desa (Probity Audit)
Gambaran Umum
• Tata cara Pengadaaan Barang dan Jasa oleh Pemerintah Desa
• Tahapan dan
mekanisme Probity Audit terhadap PBJ Desa
Kriteria Pengawasan Area Kritis/risiko
tinggi/faktor risiko Langkah kerja
pengawasan Contoh
kasus/temuan
Pengertian Pengadaan Barang/Jasa Desa
• Pengadaan barang/jasa di desa
dipisahkan dan diatur tersendiri serta tidak termasuk dalam pengadaan
barang/jasa yang dikecualikan dari ketentuan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021, artinya bahwa PBJ di Desa tetap harus berpedoman pada peraturan perundang-undangan mengenai Pengadaan Barang/Jasa, namun pengaturan secara teknis operasionalnya ditetapkan melalui peraturan Bupati/Walikota,
menyesuaikan terhadap kondisi sosial budaya masyarakat setempat.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa, dan
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman
Penyusunan Tata Cara
Pengadaan Barang/Jasa di Desa, adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa
oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan melalui swakelola dan/atau penyedia
barang/jasa.
Dalam pengadaan barang/jasa pada peraturan perundang-undangan terdapat prinsip dan etika yang harus diterapkan dipatuhi, yaitu:
efisien
• pengadaan harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum;
efektif,
• pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya;
transparan,
• semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh masyarakat dan Penyedia yang berminat;
terbuka,
• Pengadaan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas;
pemberdayaan masyarakat,
• Pengadaan harus dijadikan sebagai wahana pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan desanya;
gotong-royong,
• penyediaan tenaga kerja oleh masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan di desa;
bersaing,
• Pengadaan harus dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara sebanyak mungkin Penyedia yang setara dan memenuhi persyaratan;
adil,
• memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu; dan Akuntabel.
• harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan Pengadaan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Etika Pengadaan Barang/Jasa
meliputi melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan ketepatan tujuan Pengadaan,
bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan,
tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat persaingan usaha tidak sehat,
menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis pihak yang terkait,
menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak sehat dalam
Pengadaan,
menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan desa,
menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi, dan
tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau
patut diduga berkaitan dengan Pengadaan
Penyelenggara Pengadaaan Barang dan Jasa di Desa
Kepala Desa
•menetapkan TPK hasil Musrenbangdes;
•mengumumkan Perencanaan Pengadaan yang ada di dalam RKP Desa sebelum dimulainya proses Pengadaan pada tahun anggaran berjalan; dan
•menyelesaikan perselisihan antara Kasi/Kaur dengan TPK, dalam hal terjadi perbedaan pendapat.
Kasi/Kaur
•menetapkan dan menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK; melakukan Pengadaan sesuai dengan ambang batas nilai dan kegiatan yang ditetapkan Musrenbangdes;
•menandatangani bukti transaksi Pengadaan;
•mengendalikan pelaksanaan Pengadaan, menerima, melaporkan dan menyerahkan hasil Pengadaan pengelolaan Pengadaan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita acara penyerahan
TPK
•melaksanakan Swakelola; menyusun dokumen Lelang;
•mengumumkan dan melaksanakan Lelang untuk Pengadaan melalui Penyedia;
•memilih dan menetapkan Penyedia;
•memeriksa dan melaporkan hasil Pengadaan kepada Kasi/Kaur; dan mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan.
Masyarakat
•berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola; dan
•berperan aktif dalam pengawasan terhadap pelaksanaan Pengadaan.
Penyedia
•memiliki tempat/lokasi usaha, kecuali untuk tukang batu, tukang kayu, dan sejenisnya;
•memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan;
•memiliki kemampuan untuk menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan; dan
•khusus untuk pekerjaan konstruksi, mampu menyediakan tenaga ahli dan/atau peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.
SIKLUS PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA
1. PERENCANAAN PENGADAAN 2. PERSIAPAN PENGADAAN
3. PELAKSANAAN PENGADAAN
4. PELAPORAN DAN SERAH TERIMA
Dilakukan pada saat penyusunan RKP
Desa
• Perencanaan Pengadaan yang dimuat dalam RKP Desa meliputi:
• jenis kegiatan;
• lokasi;
• volume;
• biaya;
• sasaran;
• waktu pelaksanaan kegiatan;
• pelaksana kegiatan anggaran;
• tim yang melaksanakan kegiatan; dan
• rincian satuan harga untuk kegiatan pengadaan yang akan dilakukan
Diumumkan melalui
media informasi yang mudah diakses oleh
Masyarakat
1. PERENCANAAN PENGADAAN
• Nama Kegiatan;
• Nilai Pengadaan;
• Jenis Pengadaan;
• Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
• Nama TPK;
• Lokasi; dan
• Waktu Pelaksanaan.
1. PERSIAPAN PENGADAAN
A. Persiapan Pengadaan secara
Swakelola
Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan secara Swakelola berdasarkan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Khusus untuk pekerjaan konstruksi, dokumen persiapan Pengadaan melalui Swakelola
Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan RAB Pengadaan yang dihitung dengan menggunakan
data/informasi
Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat
dilanjutkan dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA.
Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu
rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala
Desa.
Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK untuk dilakukan
Pengadaan melalui Swakelola.
• jadwal;
• rencana tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan;
• gambar rencana kerja (Y/N);
• spesifikasi teknis (Y/N); dan
• RAB Pengadaan
• gambar rencana kerja;
• jadwal pelaksanaan kegiatan;
• spesifikasi teknis;
• RAB Pengadaan dan Analisa Harga Satuan; dan
• rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan.
Antara lain:
• Harga pasar di Desa setempat; atau
• Harga di desa terdekat dari desa setempat.
1. PERSIAPAN PENGADAAN
B. Persiapan Pengadaan melalui
Penyedia
Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan melalui Penyedia berdasarkan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)`
HPS ditetapkan oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan pengadaan melalui
Penyedia dengan merujuk pada harga pasar
Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan HPS
Dalam hal terdapat perbedaan HPS dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat dilanjutkan
dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA
Dalam hal terdapat perbedaan HPS dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu rincian objek
belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala Desa
Rancangan surat perjanjian sebagaimana digunakan untuk transaksi yang membutuhkan penjabaran teknis terkait ruang lingkup kegiatan, hak dan kewajiban para pihak, jadwal pelaksanaan
kegiatan, dan lain-lain.
Dalam hal pelaksanaan Pengadaan dilakukan oleh TPK, Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK untuk dilakukan
Pengadaan
• waktu pelaksanaan pekerjaan;
• gambar rencana kerja (apabila diperlukan);
• Kerangka Acuan Kerja (KAK)/spesifikasi teknis (Y/N))/ daftar kuantitas dan harga (Y/N);
• Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
• rancangan surat perjanjian.
Harga pasar di Desa setempat; atau Harga di desa terdekat dari desa setempat.
• Jika 1 Penyedia maka HP adalah harga yang ditawarkan Penyedia tersebut;
• Jika: > 1 Penyedia maka HP adalah yang paling banyak ditemukan atau harga yang paling rencah
• Harga pasar di Desa setempat; atau Harga di desa terdekat dari desa setempat;
• Memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
• Memperhitungkan biaya angkut
3. P E LA K S A N A A N P E N G A D A A N
Pengadaan Secara Swakelola
Ketentuan Umum Pelaksanaan Pengendalian Pengumuman
Pengadaan Melalui Penyedia
Ketentuan Umum Pelaksanaan Pengendalian
Bukti Transaksi Perubahan Surat
Perjanjian Pengumuman
Swakelola dilaksanakan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur
• TPK atau TPK dengan melibatkan masyarakat, dengan panduan;
• Menyusun laporan dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan;
• memanfaatkan sarana/prasarana/peralatan/material/bahan yang tercatat/ dikuasai Desa Kasi/Kaur melaksanakan pengendalian dan evaluasi:
• kemajuan pelaksanaan kegiatan; dan/atau penggunaan narasumber/tenaga kerja, sarana prasarana/
peralatan dan material/bahan.
• Berdasarkan hasil pengendalian, Kasi/Kaur melakukan evaluasi kegiatan Swakelola.
Papan pengumuman Desa, lokasi pekerjaan yaitu Nama Kegiatan; Nilai Pengadaan; Keluaran/ Output;
Nama TPK; Lokasi; dan Waktu Pelaksanaan ttd Ketua, Sekretaris & Anggota TPK
Dokumen Persiapan Pengadaan, mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola. mengutamakan Penyedia dari Desa setempat, bahan/alat/
material maka diutamakan menggunakan bahan/alat/material dari lokasi pekerjaan setempat, TPK menyusun dokumen Lelang, Persyaratan administrasi untuk Penyedia
• Pembelian langsung: Kasi/Kaur/TPK memilih Penyedia (Maks 2 TA), negosiasi, Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh Kasi/Kaur
• Permintaan Penawaran: ≥ 1 penyedia, dokumen penawaran, TPK mengevaluasi penawaran (harga penawaran terendah), negoisasi, Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atau surat perjanjian antara Kasi/Kaur;
• Lelang: pengumuman Lelang; pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang; pemasukan Dokumen Penawaran; evaluasi penawaran; negosiasi; dan penetapan pemenang
Kasi/Kaur melakukan pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam bukti transaksi:
perbedaan antara target dalam pelaksanaan dengan bukti transaksi maka Kasi/Kaur memerintahkan Penyedia untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi dan/atau tidak mampu diberikan sanksi
• Bukti pembelian (contoh: setruk, nota, kuitansi), digunakan untuk Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung atau Permintaan Penawaran;
• Surat perjanjian
Terjadi keadaan kahar; atau terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK:
• Perubahan Surat Perjanjian dilakukan Kasi/Kaur dengan persetujuan oleh Kepala Desa.
• Papan pengumuman Desa: Nama Kegiatan; Nama Penyedia; Nilai Pengadaan; Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan); Lokasi; dan Waktu penyelesaian pekerjaan
4. PELAPORAN DAN SERAH TERIMA
TPK melaporkan kepada Kasi/Kaur:
Kasi/Kaur menerima hasil
kegiatan Pengadaan:
Kasi/Kaur menyerahkan hasil
kegiatan dari Pengadaan sesuai
bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita
acara penyerahan.
Kasi/Kaur melakukan pengarsipan dokumen terkait Pengadaan yang telah dilaksanakan.
Dokumen terkait Pengadaan harus disimpan dan dapat
diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan untuk
melakukan pengawasan.
• kemajuan pelaksanaan Pengadaan; dan
• pelaksanaan Pengadaan yang telah selesai 100% (seratus persen) disertai dokumen pendukung.
• melalui Swakelola dari TPK dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST); atau
• melalui Penyedia dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).
Pasal 7 ayat (3) Permendagri Nomor 73 Tahun 2020 tentang Pengawasan Pengelolaan Keuangan Desa
evaluasi terhadap efektivitas Pengelolaan Keuangan Desa lingkup daerah
kabupaten/kota,
pemeriksaan kinerja pengelolaan keuangan dan aset desa,
pemeriksaan kinerja pengelolaan keuangan BUM Desa,
reviu atas proses evaluasi Rancangan APB Desa, mengenai APB Desa, termasuk
konsistensi dengan RKP Desa,
reviu atas kualitas belanja Desa,
reviu pengadaan barang dan jasa di Desa,
pemantauan atas penyaluran dana transfer ke Desa dan capaian keluaran Desa dan
Pemeriksaan Investigatif.
Secara umum pengawasan atas PBJ diatur dalam Perpres Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana diubah
terakhir dengan Perpres Nomor 12 Tahun 2021, diantaranya menyatakan bahwa Menteri/Kepala
Lembaga/Kepala Daerah wajib melakukan pengawasan pengadaan barang/jasa melalui aparat
pengawasan internal.
Pengawasan dapat dilakukan melalui kegiatan audit,
reviu,
pemantauan,
evaluasi, dan/atau
penyelenggaraan whistleblowing system.
Pasal 2 ayat (1), (2) dan ayat (3) Perka BPKP Nomor 3 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengawasan Intern
atas Pengaadaan Barang/Jasa Pemerintah Menteri/kepala lembaga/kepala daerah wajib melakukan pengawasan Pengadaan
Barang/Jasa melalui APIP
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah masing-masing.
Pengawasan dapat dilakukan melalui kegiatan audit, reviu, pemantauan, evaluasi, dan/atau penyelenggaraan
sistem pengaduan (whistleblowing system).
Pengawasan Pengadaan Barang/Jasa sejak perencanaan, persiapan, pemilihan Penyedia, pelaksanaan kontrak, dan serah
terima pekerjaan.
Pengawasan atas PBJ di Desa
PENGAWASAN OLEH APIP
a. Evaluasi Terhadap Efektivitas Pengelolaan Keuangan Desa Secara Nasional;
b. Pemeriksaan Terhadap Binwas Yang Dilakukan Oleh GWPP Atas Pelaksanaan Tugas Bupati/Walikota;
c. Pemeriksaan Terhadap Pembinaan GWPP Dalam Peningkatan Kapasitas Aparatur Kabupaten/Kota;
d. Pemeriksaan Kebijakan Bantuan Keuangan Yang Bersumber Dari Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah Provinsi Ke Desa;
e. Pemeriksaan Terhadap Pembinaan Dan Pengawasan Yang Dilakukan Oleh GWPP Atas Pelaksanaan Tugas Bupati/Wali Kota Dalam Binwas Terkait Pengelolaan BUM Desa; Dan
f. Pemeriksaan Investigatif.
a. Reviu;
B. Monitoring;
C. Evaluasi;
D. Pemeriksaan; Dan E. Pengawasan Lainnya.
APIP Kementerian
a. Evaluasi Terhadap Efektivitas Pengelolaan Keuangan Desa Lingkup Daerah Provinsi;
b. Pemeriksaan Terhadap Binwas Yang Dilakukan Oleh Bupati/Wali Kota;
c. Pemeriksaan Terhadap Pembinaan Bupati/Wali Kota Dalam Peningkatan Kapasitas Aparatur Kabupaten/Kota;
d. Reviu Kebijakan Yang Ditetapkan Oleh Bupati/Wali Kota Yang Berhubungan Dengan Pengelolaan Keuangan Desa Dan BUM Desa;
e. Reviu Perhitungan Rincian Dan Penyaluran Dana Desa, Alokasi Dana Desa, Dan Dana Transfer Kabupaten/Kota Ke Desa Yang Dilakukan Oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
f. Pemantauan Atas Penyaluran Dana Transfer Ke Desa Dan Capaian Keluaran Desa; Dan
g. Pemeriksaan Investigatif.
APIP Provinsi
APIP Kab/Kota
a. Evaluasi Terhadap Efektivitas Pengelolaan Keuangan Desa Lingkup Daerah Kab/Kota;
b. pemeriksaan kinerja Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa;
c. pemeriksaan kinerja pengelolaan keuangan BUM Desa;
d. reviu atas proses evaluasi Rancangan APB Desa mengenai APB Desa, termasuk konsistensi dengan RKP Desa;
e. reviu atas kualitas belanja Desa
f. reviu pengadaan barang dan jasa di Desa
g. pemantauan atas penyaluran dana transfer ke Desa dan capaian keluaran Desa; dan
h. Pemeriksaan Investigatif.
Ruang Lingkup Pengawasan
Bentuk Pengawasan
JENIS DAN BENTUK PENGAWASAN PBJ
Jenis Penugasan Derajat Assurance Jumlah Bukti Dikumpulkan Sifat Assurance Probity Audit dan Audit Memadai Ekstensif (luas dan mendalam) Positif
Reviu Terbatas Signifikan Negatif
Evaluasi dan Pemantauan Cukup Cukup Negatif
Pengertian Probity Audit
Probity Audit
• Probity Audit sebagai assurance yang diberikan oleh APIP untuk melakukan pengawasan independen terhadap suatu proses pengadaan barang/jasa, dan memberikan opini atau simpulan yang obyektif mengenai kesesuaian proses pengadaan barang/jasa dengan persyaratan kejujuran (probity
requirement), yakni telah mematuhi prosedur pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku, serta memenuhi prinsip-prinsip dan etika pengadaan barang/jasa;
• Probity audit tidak memberikan keyakinan mutlak bahwa suatu proses pengadaan barang/jasa telah dilaksanakan secara jujur, benar dan berintegritas. Keyakinan yang diberikan adalah didasarkan pada hasil audit atas data/dokumen/informasi yang diterima APIP;
• Probity audit dilakukan pada keseluruhan tahapan proses PBJ atau atas tahapan tertentu yang dianggap kritis, dilakukan secara real time (sedang berlangsung) atau segera setelah suatu tahapan proses PBJ selesai;
• Untuk tercapainya tujuan probity audit, serta pelaksanaannya dapat dilakukan secara konsisten maka sebelum dilakukan probity audit, penanggung jawab kegiatan PBJ dapat menandatangani komitmen untuk pelaksanaan probity audit tersebut pada keseluruhan tahapan proses PBJ.
Audit PBJ
• Audit atas pengadaan barang/jasa dapat dikategorikan sebagai audit/pemeriksaan dengan tujuan tertentu, yang meliputi: pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya, kepatuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, pencapaian TKDN,
penggunaan produk dalam negeri, pencadangan dan peruntukan paket untuk usaha kecil, dan
Pengadaan Berkelanjutan
NO KARAKTERISTIK
ASSURANCE PROBITY AUDIT
1 Tujuan Memberikan pendapat/ saran perbaikan terhadap proses PBJ agar sesuai dengan Probity Requirement, yaitu telah mematuhi prosedur, prinsip-prinsip dan etika PBJ sesuai dengan ketentuan yang berlaku berdasarkan hasil audit atas dokumen/informasi yang diperoleh.
2 Ruang Lingkup Probity audit dilakukan atas seluruh tahapan pengadaan barang/jasa, atau hanya tahapan terpilih (sebelum pembayaran 100%) 3 Metodologi Desk Audit, Field Audit, Benchmarking, Perbandingan dan Analisis, Jika diperlukan dapat menggunakan tenaga ahli
4 Tingkat Keyakinan Memadai 5 Penyajian dokumen yang
relevan dalam laporan
Wajib
6 Bentuk Laporan Surat
7 Waktu Penugasan Tahapan PBJ sedang berjalan atau segera setelah tahapan PBJ selesai s.d sebelum pembayaran 100% (Real Time) 8 Pengujian Bukti Menyeluruh untuk proses sampai dengan pemilihan penyedia dan dapat dilakukan sampling untuk tahapan berikutnya.
9 Kompetensi APIP Memiliki Sertifikat Keahlian bidang Pengadaan Barang/Jasa, Memiliki pengalaman dalam audit PBJ, Memiliki Sertifikat Jabatan Fungsional Pengawas, Memahami peraturan terkait PBJ Desa
Catatan:
- sekurang- kurangnya memiliki sertifikasi JF Pengawas dan pengalaman melakukan audit PBJ;
- Dalam satu tim minimal 1 orang telah memenuhi kompetensi di atas 10 Penggunaan Tenaga Ahli Disarankan sesuai dengan kebutuhan
11 Management
Representation Letter
Harus ada dan lengkap
12 Etika Integritas, Obyektivitas, Kerahasiaan, Kompetensi, Akuntabel, Perilaku Profesional
13 Manfaat bagi Auditi Memberikan keyakinan memadai bahwa proses PBJ sesuai probity requirement, Salah satu mekanisme untuk mencegah fraud, Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan/kebijakan terkait PBJ pemerintah kedepannya
Karakteristik Assurance Probity Audit
Tahapan Pengawasan Probity PBJ di Desa PERENCANAAN PENGAWASAN
• Persiapan Penugasan
• Perencanaan Penugasan
PELAKSANAAN PENGAWASAN
• Pembicaraan Pendahuluan
• Pengumpulan Data dan Informasi
• Analisis dan Evaluasi Bukti
• Daftar Bukti yang diperoleh
• Pendokumentasian penugasan
• Supervisi Penugasan
• Risiko Fraud Dalam Pengadaan Barang dan Jasa
• Titik-titik kritis pada setiap tahapan PBJ
• Komunikasi Hasil Penugasan
1. Dasar penugasan pengawasan atas PBJ
Program kerja pengawasan tahunan
Permintaan tertulis dari pejabat penanggung jawab program dan/atau kegiatan PBJ
2. Penelaahan awal
Penelahaan dokumen dan/atau paparan/ekspose untuk memperoleh
gambaran mengenai PBJ
Menentukan jenis penugasan yang akan dilakukan serta menjadi salah satu sumber
informasi dalam melakukan penilaian atas risiko penugasan
3. Kewajiban adanya Management Representation Letter, yaitu
pernyataan tertulis dari pihak penerima jasa bahwa dokumen yang digunakan dalam penugasan adalah benar dan lengkap
Dalam setiap penugasan pastikan bahwa APIP telah memperoleh representation letter
dari penerima jasa;
Management representation letter dari manajemen PBJ merupakan bentuk komitmen dari manajemen PBJ terkait tanggung jawab melaksanakan PBJ sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku, prinsip-prinsip serta etika
PBJ;
Tanggung jawab APIP hanya terbatas simpulan dan/atau saran hasil penugasan berdasarkan pada prosedur penugasan atas
dokumen/informasi yang diterima.
4. Penyusunan Tim Audit dan Surat Tugas Audit
Berdasarkan mandat tertulis (program kerja pengawasan tahunan dan/atau permintaan tertulis dari manajamen PBJ), hasil telaah
(ekspose dan analisis risiko), keputusan untuk melakukan penugasan pengawasan
PBJ, surat penyataan probity/ integritas dan/atau management representation letter.
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan:
Jumlah, susunan tim, jangka waktu pengawasan disesuaikan dengan jenis dan
ruang lingkup pengawasan yang dilakukan dan tingkat risiko dari pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan
pengawasan PBJ;
Tim mendapatkan alokasi waktu dan sumber daya yang cukup dalam melaksanakan
penugasan pengawasan PBJ;
APIP yang ditugaskan untuk melaksanakan pengawasan PBJ mengacu pada kriteria
dan persyaratan. Dalam hal dilakukan penunjukkan APIP yang tidak memenuhi
persyaratan tersebut, sudah dipertimbangkan risikonya terhadap pencapaian tujuan pengawasan PBJ dan telah ditetapkan mitigasi risiko yang akan
dilakukan;
Tim, dengan mengacu hasil telaah awal (ekspose dan analisis risiko penugasan),
dan dengan mempertimbangkan risiko- risiko (termasuk risiko fraud) serta titik-titik
kritis dalam pengadaan barang/jasa, menyusun tentative audit objective (TAO)
sebagai acuan untuk mengembangkan program kerja pengawasan;
Penerbitan surat tugas mengikuti mekanisme yang diatur dalam tata kelola instansi APIP.
Persiapan Penugasan
• Pengawasan kegiatan awal PBJ maka penugasan disarankan menggunakan jenis penugasan Probity Audit atau reviu PBJ
• Pada satu tahapan tertentu atas kegiatan PBJ, maka penugasan yang disarankan adalah Probity Audit, Audit PBJ, atau Reviu PBJ sesuai dengan kondisi dan pertimbangan dari pejabat APIP
• Dalam hal permintaan tersebut dilakukan setelah kegiatan PBJ selesai 100%
dan/atau telah diserah-terimakan kepada pejabat penanggung jawab program dan/atau kegiatan PBJ, maka penugasan yang disarankan adalah Audit PBJ
Perencanaan Penugasan
Perencanaan Penugasan
Survey Pendahuluan
Penetapan Tujuan dan
Lingkup Penugasan
Identifikasi dan Penilaian
Risiko
Identifiikasi pengendalian
kunci
Evaluasi Rancangan Pengendalian
Penyusunan Rencana Pengujian
Penyusunan
Program Kerja
Pengalokasian dan
Sumber Daya
PELAKSANAAN PENGAWASAN
1. Pembicaraan Pendahuluan
Pembicaraan pendahuluan dengan kepala satuan kerja dan pihak yang terkait dengan proses PBJ, untuk mendapatkan gambaran umum sebagai pemahaman awal secara
menyeluruh mengenai kegiatan PBJ;
Tim menjelaskan latar belakang penugasan, tujuan, sasaran, dan ruang lingkup penugasan, target waktu penyelesaian
penugasan batasan tanggung jawab, permasalahan auditi serta prosedur pelaporan dan proses pengawasan tindak lanjut serta pihak yang akan menindaklanjuti
hasil penugasan.
2. Pengumpulan Data dan Informasi
Mengumpulkan data dan informasi sebagai bahan analisis dan perumusan masalah,
terkait dengan tujuan dan ruang lingkup penugasan serta memenuhi persyaratan cukup (sufficient), andal (reliable), relevansi
(relevant), kompeten (competence) serta bermanfaat (usefull);
Identifikasi permasalahan yang dihadapi oleh instansi. Informasi dapat diperoleh dalam
bentuk dokumentasi (documentary evidence), hasil pengujian fisik (physical evidence), hasil analisis (analytical evidence)
maupun dari suatu kesaksian (testimonial evidence).
3. Analisis dan Evaluasi Bukti
Perumusan faktor dominan permasalahan dalam proses PBJ;
Prosedur analitis dilakukan memahami dan atau menemukan kondisi permasalahan
penyebab, akibat, motivasi atau kemungkinan yang terjadi. Hasil analisis
akan menjadi dasar untuk pengujian selanjutnya;
Analisis dapat dilakukan melalui teknik membandingkan (comparable) ataupun benchmarking dalam bentuk antara lain rasio,
trend ataupun rata-rata;
Evaluasi bukti merupakan penilaian atas suatu bukti untuk menarik kesimpulan.
Kesimpulan yang diperoleh adalah penentuan tingkat kecukupan, efisiensi, atau
efektivitas dari suatu keadaan dapat berupa transaksi, aktivitas, pengelolaan asset dan
lain-lain;
Evaluasi dapat menentukan tingkat signifikansi dan kemungkinan perlunya
tindakan perbaikan.
4. Daftar Bukti yang diperoleh
Standar audit menyebutkan bahwa bukti audit harus dikumpulkan dan dilakukan pengujian untuk menyimpulkan dan mendukung temuan
hasil audit.
Perolehan bukti dalam penugasan harus teradministrasi dengan baik.
Daftar Bukti/dokumen yang diterima/diperoleh harus dibuatkan kesepakatan dengan pihak
audit dan menjadi bagian laporan hasil penugasan
5. Pendokumentasian penugasan
Penhyusunan KKA dan penelaahan secara
berjenjang.
6. Supervisi Penugasan
Supervisi dilakukan pada seluruh tahapan audit secara berjenjang yaitu ketua tim menyupervisi anggota timnya, pengendali
teknis mengawasi tim audit yang dibawahinya dan
pengendali mutu menyupervisi seluruh kerja
audit yang dilaksanakan melalui reviu KKA dan
Konsep Laporan
7. Risiko Fraud Dalam Pengadaan Barang dan Jasa
Menggelembungkan anggaran, harga perkiraan sendiri dan harga penawaran
Menyuap
Menggabungkan pekerjaan Memecah pekerjaan Penunjukan langsung Mengatur dan merekayasa
proses tender Memalsukan dokumen
perusahaan
Sub-kontrak seluruh pekerjaan Membuat spesifikasi yang mengarah kepada rekanan
tertentu/merek tertentu Membuat syarat-syarat tender
untuk membatasi peserta tender
Mengurangi kuantitas barang/jasa Mengurangi kualitas
barang/jasa Pengadaan fiktif Salah merancang kontrak
Kontrak tanpa tersedia anggarannya
Pemborosan keuangan atau korupsi
8. Titik-titik kritis pada setiap tahapan PBJ
Perencanaan PBJ Persiapan PBJ
Persiapan Pemilihan Penyedia Proses Pemilihan Serah terima barang/jasa
9. Komunikasi Hasil Penugasan
Pembahasan Hasil Penugasan Pelaporan Hasil Penugasan
Pemantauan Tindak Lanjut
