KEPUTUSAN DIREKTUR KLINIK PRATAMA MELVIANA NOMOR: 001/SK-PJ/KM/I/2024
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DIREKTUR KLINIK PRATAMA MELVIANA
Menimbang : a. bahwa dalam proses penyususan dokumen pelayanan kesehatan yang bermutu diperlukan pedoman dalam pembuatan tata naskah yang seragam dengan mengacu pada peraturan yang berlaku;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada huruf a perlu ditetapkan Surat Keputusan Direktur Klinik Pratama Melviana tentang Pedoman Tata Naskah Klinik;
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2023 Tentang Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 09 Tahun 2014 Tentang Klinik;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Pedoman Manajemen Puskesmas;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 Tentang Pedoman Penyusunan Survei Kepuasan Masyarakat Unit Penyelenggara Pelayanan Publik;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 27 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pencegahan Dan Pengendalian Infeksi Di Fasilitas Pelayanan Kesehatan;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 52 Tahun 2018 Tentang Pedoman Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Di Fasilitas Pelayanan Kesehatan;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 01 Tahun 2019 Tentang Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 25 Tahun 2019 Tentang Penerapan Manajemen Resiko Terintegrasi;
10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 33 Tahun 2019 Tentang Panduan
Perilaku Interaksi Pelayanan Publik Di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
11. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 05 Tahun 2022 Tentang Organisasi Dan Tata Kelola Kementerian Kesehatan;
12. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 30 Tahun 2022 Tentang Indikator Nasional Mutu Pelayanan Kesehatan;
13. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 34 Tahun 2022 Tentang Akreditasi Fasilititas Kesehatan Tingkat Pertama;
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR KLINIK PRATAMA MELVIANA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH KLINIK.
Kesatu : Pedoman Tata Naskah Klinik ini dimaksudkan sebagai acuan dalam penyusunan dokumen di setiap unit kerja Klinik Pratama Melviana sebagimana terlampir dalam keputusan ini;
Kedua : Tata Naskah yang telah ada di unit Klinik Pratama Melviana secara bertahap agar disesuaikan dengan Pedoman Tata Naskah ini paling lambat 3 bulan sejak surat keputusan ini ditetapkan;
Ketiga : Semua dokumen didokumentasikan dalam bentuk Digital;
Keempat : Lampiran dalam surat keputusan ini tidak terpisahkan dari surat keputusan;
Kelima : Surat Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila kemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Bekasi
Pada tanggal :10 Januari2024 Klinik Pratama Melviana
dr Reinaldo Batara SpKJ Direktur
LAMPIRAN : KEPUTUSAN DIREKTUR
KLINIK PRATAMA MELVIANA NOMOR : 001/SK-PJ/KM/ I/2024
TENTANG : PEDOMAN TATA NASKAH KLINIK BAB I
PENDAHULUAN
Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan peraturan perundang – undangan serta pedoman yang berlaku.
Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan, perlu disusun pengaturan – pengaturan (regulasi) internal yang menjadi dasar dalam pelaksanaan upaya kesehatan di klinik, baik manajemen maupun upaya kesehatan perorangan. Regulasi internal tersebut berupa kebijakan, pedoman, Standar Prosedur Operasional (SPO) dan dokumen lain disusun bedasarkan peraturan perundangan dan pedoman – pedoman eksternal yang berlaku. Untuk memudahkan dalam mempersiapkan regulasi internal tersebut, maka perlu disusun pedoman tata naskah klinik.
Pedoman ini disusun dengan tujuan tersedianya pedoman bagi Direktur klinik, pelaksana klinik, dan tim mutu dalam menyusun dokumen – dokumen yang dipersyaratkan dalam standard akreditasi.
Pedoman tata naskah ini disusun sebagai bahan acuan bagi setiap unit kerja di lingkungan Klinik Pratama Melviana untuk menyusun kelengkapan terkait dengan dokumen – dokumen yang dipersyaratkan oleh standard akreditasi. Dalam pedoman tata naskah perlu dimasukkan bagaimana penyusunan kebijakan, standard prosedur operasional, dan dokumen lain dengan tata penomorannya dan penulisannya.
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI KLINIK
Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan upaya Klinik Pratama Melviana perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen akreditasi yang harus dipersiapkan oleh Klinik Pratama Melviana untuk memenuhi akreditasi.
Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman – pedoman yang diberlakukan oleh Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Klinik dalam menyelenggarakan manajemen Klinik Pratama Melviana dan upaya perorangan. Dokumen – dokumen tersebut sebaiknya ada di Klinik Pratama Melviana dan merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
Dokumen – dokumen yang perlu disusun oleh Klinik Pratama Melviana antara lain adalah : 1. Rencana Tahunan
2. Kebijakan Direktur klinik 3. Manual mutu
4. Pedoman teknis
5. Kerangka acuan kegiatan
6. Standar Prosedur Operasional (SPO)
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Klinik Pratama Melviana perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen – dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
Jenis – jenis dokumen yang ada di Klinik Pratama Melviana:
1. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh Direktur Klinik Pratama Melviana. Dokumen ini harus ada tanda stempel “ASLI“
ASLI
2. Dokumen terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada bab pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “DOKUMEN
TERKENDALI
TERKENDALI
3. Dokumen tidak terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar Klinik Pratama Melviana digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan
sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Ketua Tim Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
TIDAK
TERKENDALI
4. Dokumen Kadaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
Dokumen ini harus ada tanda/stempel “DOKUMEN KADALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.
KADALUWARSA Tgl.../.../...
BAB III
PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A.KEBIJAKAN
Kebijakan adalah peraturan/ surat keputusan yang ditetapkan oleh Direktur Klinik Pratama Melviana yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh Direktur maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Klinik Pratama Melviana..
Penyusunan peraturan/surat keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan, Kementrian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut :
1. Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00cm, Height : 29.70 cm) 70 gram
2. Kop kertas dengan Logo, Nama Klinik (Times New Roman 25 bold), Alamat (Times New Roman 12)
3. Tinta biru untuk logo dan hitam untuk nama klinik 4. Ukuran huruf 12
5. Spasi 1,5 6. Batas kertas :
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 2 cm
Batas atas : 4 cm
Batas bawah : 2 cm
Format Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut : 1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
a. Kebijakan :KEPUTUSAN DIREKTUR KLINIK PRATAMA MELVIANA b. Nomor : ditulis dengan format BAB/SK-XXX/KM/M/ YYYY,
BAB = Nama BAB SK = Surat Keputusan XXX = Nomor Urut KM = Nama Klinik
M = bulan ditetapkannya keputusan dalam angka romawi dengan huruf kapital YYYY = tahun ditetapkannya keputusan
c. Judul : ditulis judul keputusan TENTANG….
d. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
e. Jabatan pembuatan keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital
2. Konsideran, meliputi :
1) Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil disertai dengan tanda baca titik koma (;) pada akhir kalimat hingga pada nomor terakhir;
2) Mengingat : memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor huruf angka 1,2 dst disertai dengan tanda baca titik koma (;) pada akhir kalimat hingga pada nomor terakhir;
3. Diktum :
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
b. Diktum “Menetapkan” dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.);
4. Batang Tubuh :
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktumdiktum, misalnya :
Kesatu :
Kedua : Dst :
Jika dalam peraturan/surat keputusan terdapat lampiran maka ditulis dalam diktum kedua dari bawah : “Lampiran dalam surat keputusan ini tidak terpisahkan dari surat keputusan”;
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya dengan format berikut: “Surat Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya”;
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan;
d. Kaki :
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, penandatangan peraturan/keputusan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama klinik, tanda tangan pejabat dan stempel, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani dan jabatan e. Penandatanganan :
Peraturan/Keputusan Direktur Klinik ditandatangani oleh Direktur klinik, dituliskan nama dengan gelar.
3. Lampiran peraturan/keputusan :
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/surat keputusan dengan penomoran angka setelah kata “lampiran” sampai dengan lampiran terakhir apabila isi lampiran berbeda;
2) Apabila dalam satu surat keputusan terdapat lebih dari satu halaman lampiran tapi masih satu judul lampiran maka hanya halaman pertama yang diberikan nomor lampiran;
3) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Direktur Klinik Pratama Melviana, dengan
nama gelar.
B MANUAL MUTU
Manual mutu adalah : dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi, yang meliputi :
1. Pendahuluan
a) Latar Belakang : 1) Profil Klinik 2) Kebijakan Mutu 3) Proses pelayanan b) Ruang Lingkup c) Tujuan
d) Landasan hukum dan acuan e) Istilah dan definisi
2. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan : a) Persyaratan umum
b) Pengendalian dokumen c) Pengendalian rekaman 3. Tanggung jawab Manajemen :
a) Komitmen manajemen b) Fokus pada sasaran/pasien c) Kebijakan mutu
d) Perencanaan sistem manajemen mutu dan pencapaian sasaran kinerja/mutu e) Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
f) Komunikasi internal 4. Tinjauan Manajemen :
a) Umum
b) Masukan tinjauan manajemen 5. Manajemen sumber daya :
a) Penyediaan sumber daya
b) Manajemen sumber daya manusia c) Infrastuktur
d) Lingkungan kerja
6.Penyelenggaraan pelayanan :
Pelayanan klinis ( Upaya kesehatan perorangan ) 7.Penutup & lampiran ( jika ada )
Aturan penulisan manual mutu adalah sebagai berikut :
1. Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00 cm, Height : 29.70 cm) 70 gram
2. Kop kertas dengan Logo ukuran 25, Nama Klinik (Times New Roman 25 bold), Alamat (Times New Roman 12)
3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,5
5. Batas Kertas:
Batas Kanan : 2 cm
Batas Kiri : 2 cm
Batas Atas : 4 cm
Batas Bawah : 2 cm
C. PEDOMAN/ PANDUAN
Pedoman/ panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SPO. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka klinik pratama menyusun/membuat sistematika buku pedoman/panduan sesuai kebutuhan.
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Direktur klinik untuk pemberlakuan pedoman/panduan tersebut.
2. Peraturan Direktur klinik tetap berlaku meskipun terjadi penggantian penanggung jawab klinik.
3. Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali.
4. Bila Kementrian Kesehatan telah menerbitkan pedoman/panduan untuk suatu kegiatan/pelayanan tertentu, maka klinik dalam membuat pedoman/panduan wajib mengacu pada pedoman/panduan yang diterbitkan oleh Kementrian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman/panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran umum klinik
BAB III Visi, misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan klinik BAB IV Struktur Organisasi Klinik
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabaran
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan / Rapat BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batas Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDARD KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDARD FASILITAS A. Denah Ruang
B. Standard Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
a. Format Pedoman Pelayanan Klinik BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika panduan pelayanan klinik dapat dibuat sesuai dengan materi/isi panduan.
Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Klinik Pratama Melviana yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.
Bagi klinik yang telah menggunkan e-file tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/paduan yang dikelola oleh tim mutu klinik atau bagian tata usaha klinik.
Aturan penulisan panduan adalah sebagai berkut :
1. Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00 cm, Height : 29.70 cm) 70 gram
2. Kop kertas dengan Logo ukuran 25, Nama Klinik (Times New Roman 25 bold), Alamat (Times New Roman 12)
3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,5
5. Batas Kertas:
Batas Kanan : 2 cm
Batas Kiri : 2 cm
Batas Atas : 4 cm
Batas Bawah : 2 cm
D. PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN KEGIATAN
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Klinik Pratama Melviana, misalnya : program pengembangan SDM, program peningkatan mutu dan keselamatan pasien, kegiatan pencegahan kebakaran dsb.
Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
Sistematika atau format kerangka acuan kegiatan adalah sebagai berikut : a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan e. Cara melaksanakan kegiatan
f. Sasaran
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan i. Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan
Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran.
Petunjuk Penulisan
a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/kegiatan.
b. Latar Belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun.
Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
e. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode-metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
f. Sasaran
Sasaran kegiatan adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan- tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolak ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan.
Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50%.
5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). kalau ada program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di klinik.
g. Jadwal pelaksaan kegiatan
Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaima membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditunjukan kepada siapa.
i. Penutup
Aturan penulisan kerangka acuan program/kegiatan adalah sebagai berikut : 1) Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00 cm, Height : 29,70 cm) 70 gram
2) Kop kertas dengan Logo ukuran 25, Nama Klinik (Times New Roman 25 bold), Alamat (Times New Roman 12)
3) Ukuran huruf 12 4) Spasi 1,5
5) Batas Kertas:
Batas Kanan : 2 cm
Batas Kiri : 2 cm
Batas Atas : 4 cm
Batas Bawah : 2 cm
E. STANDARD PROSEDUR OPERASIONAL ( SPO)
Pengertian standar prosedur operasional yang dipergunakan Klinik Pratama Melviana adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
1. Tujuan Penyusunan SPO
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
2. Manfaat SPO
a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan klinik b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
c. Memastikan staf klinik Pratama Melviana memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
3. Format SPO
a. Format SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan standar akreditasi .
b. Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SPO, unit yang memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain-lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SPO.
c. Petunjuk penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama klinik dan logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Penanggungjawab, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.
1) Logo yang dicantumkan adalah logo klinik
2) Kotak judul: masing-masing kotak (Nama Klinik, judul SPO, No. Dokumen, No.
Revisi , Tanggal Terbit SPO, halaman ,ditetapkan Direktur Klinik) diisi sebagai berikut :
a) Kolom judul hanya dicetak halaman.
b) Kotak nama FKTP diberi nama.
c) Judul SPO : diberi judul/ nama SPO sesuai proses kerjanya.
d) No. Dokumen : diisi dengan nomor urut SPO: BAB/SPO-XXX/KM/M/YYYY, penomoran SPO dibuat oleh sekretariat umum akreditasi klinik
BAB : Nama BAB
SPO : Standar Operasional Prosedur XXX : Nomor urutan dokumen
KM : Nama Klinik
M : Bulan terbit dokumen dalam tulisan romawi YYYY : Tahun terbit dokumen
e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka,misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor 02, dan seterusnya.
f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut (misalnya : halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5, dan seterusnya)
g) SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan klinik Melviana, misalnya: SPO Pendaftaran
h) Tanggal Terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut
i) Ditetapkan Direktur Klinik Melviana : diberi tandatangan Direktur Klinik Melviana dan nama jelasnya. (termasuk gelar)
3) Isi SPO
Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:
a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi presepsi.
b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci “Sebagai acuan”
c) Kebijakan : berisi kebijakan Direktur Klinik Pratama Melviana yang menjadi dasar dibuat SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, contoh untuk SPO pendaftaran, pada kebijakan dituliskan: Surat
Keputusan Direktur klinik Melviana No. . tentang Pelayanan Klinis
d) Referensi : berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka
e) Langkah-langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu
f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut
Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antara lain:
bagan alir, dokumen terkait.
g) Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya terutama untuk SPO yang harus
berurutan dan tidak boleh terbalik sehingga tidak mempengaruhi output. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
(1) Diagram alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatan- kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol. Bentuk Balok
(2) Diagram alir mikro / micro Flow Chart, menunjukkan rincian kegiatankegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:
Awal Kegiatan :
Akhir Kegiatan :
Keputusan:
Penghubung : Tidak
Dokumen: Arsip :
h) Dokumen terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya dengan SPO tersebut
i) Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi SPO a. Tata Cara Pengelolaan SPO:
1) Agar ditetapkan siapa yang mengelola SPO
2) Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO klinik.
3) Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO.
b. Tata Cara Pengelolaan SPO:
Hal-hal yang perlu diingat:
1) Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO 2) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO 3) Bagaimana SPO dapat dikembalikan
4) Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksanan dan unit terkait
5) Bagaimana pengendalian SPO : penomoran, revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa
6) Syarat penyusunan SPO:
Identifikasi kebutuhan, yaitu mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.
Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Direktur klinik hanya untuk menanggapi dan mengoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SPO.
SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.
SPO jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat, dan objek harus jelas.
SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.
SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan, dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengentahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.
c. Proses penyusunan SPO
1) SPO disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen akreditasi klinik ini
2) Penyusunan SPO dapat dikoordinir oleh tim mutu klinik Melviana dengan mekanisme sebagai berikut :
a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.
b) SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu.
c) Fungsi tim mutu Klinik Melviana didalam penyusunan SPO adalah :
(1) Memberikan tanggapan, mengoreksi dan memperbaiki SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan,
(2) Mengkoordinir proses pembuatan SPO sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit,
(3) Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan ditandatangani oleh Direktur klinik,
(4) Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO.
Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilainan pada standar akreditasi, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di klinik.
(5) Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya,
(6) Semua SPO harus ditandatangani oleh Penanggungjawab klinik, (7)Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
d) Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO :
(1) Ada komitmen dari Direktur klinik yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya
(2) Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO.
(3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati.
(4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.
e )Tata cara penomoran SPO
Penomoran SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan :
a) Semua SPO harus diberi nomor,
Klinik MELVIANA membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman b) Pemberian nomor mengikuti tata naskah klinik.
f ) Tata cara penyimpanan SPO
Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan
SPO asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di bagian Tim Mutu Klinik.
Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
SPO fotocopy disimpan di masing-masing unit klinik, dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka tim mutu menarik SPO yang kedaluwarsa sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Bagian Tim Mutu Klinik Melviana dapat memusnahkan fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di klinik.
SPO di unit klinik Melviana harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
g)Tata cara pendistribusian SPO
Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat dilaksanakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatannya.
Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu klinik sesuai pedoman tata naskah.
Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
Perbaikan/revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
Perbaikan/ revisi serta perlu dilakukan bila :
-Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
-Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan
Aturan penulisan Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sebagai berikut : 1. Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00 cm, Height : 29.70 cm) 70 gram
2. Kertas dengan Logo berukuran 25 di sudut kiri atas, Nama Klinik (Times New Roman 12 bold huruf kapital), Nama SPO (Times New Roman 12 bold huruf capital)
3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,5
5. Batas Kertas:
Batas Kanan : 2 cm
Batas Kiri : 2 cm
Batas Atas : 2 cm
Batas Bawah : 2 cm
F SURAT UNDANGAN 1. Pengertian
Surat undangan adalah naskah dari Direktur Klinik/ penanggungjawab Klinik berisi undangan kepada karyawan/instansi lain yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara di klinik Pratama Melviana.
1. Susunan
Surat undangan terdiri atas : a. Kepala Surat Undangan
Kepala Surat Undangan terdiri atas :
1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan di kanan atas,
2) Nomor, Lampiran dan hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas
b. Isi Surat Undangan
Isi Surat Undangan terdiri atas : 1)Maksud dan Tujuan,
2)Hari penyelenggaraan,
3)Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan;
4)Acara yang akan diselenggarakan;
5)Tulisan Penutup
c. Bagian Akhir Surat Undangan
Bagian Akhir Surat Undangan terdiri atas:
1) Nama Jabatan Pengundang;
2) Tanda tangan pengundang;
3) Nama Jelas dan gelar Pengundang;
4) Stempel Klinik
2. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Penanggungjawab Klinik Pratama Melviana atas wewenang jabatannya dibuat sebagai berikut :
1. Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00 cm, Height : 29.70 cm) 70 gram
Kop kertas dengan Logo berukuran 25, Nama Klinik (Times New Roman 25 bold), Alamat (Times New Roman 12)
2. Ukuran huruf 12 3. Spasi 1,5
4. Batas Kertas:
Batas Kanan : 2 cm
Batas Kiri : 2 cm
Batas Atas : 2 cm
Batas Bawah : 2 cm
G.SURAT KELUAR 1.Pengertian
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan
2.Susunan
a. Kepala Surat Keluar
1) Kepada Pejabat Alamat yang dituju ditempatkan disebelah kanan atas 2) Nomor, lampiran dan hal diketik, ditempatkan disebelah kiri atas b.Isi surat keluar
Isi Surat Keluar dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian c. Bagian Akhir Surat Keluar
Bagian Akhir Surat Keluar terdiri atas : 1) Nama pengundang;
2) Tanda Tangan Pengundang:
3) Nama,Jabatan;
4) Stempel Instansi.
Aturan penulisan Surat Keluar adalah sebagai berikut :
1. Kertas ukuran A4 (Widght : 21.00 cm, Height : 29.70 cm) 70 gram
2. Kop kertas dengan Logo , Nama Klinik (Times New Roman 25 bold), Alamat (Times New Roman 12)
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5 5. Batas Kertas:
Batas Kanan : 2 cm
Batas Kiri : 2 cm
Batas Atas : 2 cm
Batas Bawah : 2 cm
H. SURAT KETERANGAN 1. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah yang berisi pernyataan tertulis dari penanggung jawab klinik/ Dokter sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
2. Susunan
Surat Keterangan terdiri atas :
a. Kepala Surat Keterangan terdiri atas :
Kata “Surat Keterangan” ditempatkan di bagian tengah lembar naskah ; Isi Surat Keterangan terdiri atas :
a) Nama dan jabatan yang menerangkan;
b) Jabatan;
c) Maksud dan keterangan.
Bagian Akhir Surat Keterangan terdiri atas : a) Nama Tempat;
b) Tanggal, Bulan, dan Tahun;
c) Tanda Tangan Jabatan;
d) Jabatan;
e) Stempel Klinik 3. Penandatanganan
Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Direktur Klinik Pratama Melviana/
Penanggungjawab atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran A4, dengan menggunakan kop klinik yang bersangkutan dengan lambang Klinik Pratama Melviana.
BAB IV
PENGURUSAN SURAT MASUK A. PENGURUSAN SURAT MASUK
Surat masuk adalah semua surat yang diterima Klinik Pratama Melviana. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk dipusatkan di kesekretariatan.
Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahap berikut : a. Penerimaan
Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR,R, dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan biasa). selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.
b. Pencatatan
Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat keamanan.
c Pengelolaan
1) Pada tahap pengelolaan, pimpinan/jabatan memutuskan tindakan yang akan diambil sehubung dengan surat masuk tersebut.
2) Dari hasil pengelolaan dapat diputuskan tindakan lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah baru.
3) Pengelolaan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa seuai dengan kebutuhan.
d Penyimpanan
Surat masuk yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditentukan kembali jika diperlukan.
B. SARANA PENANGANAN SURAT MASUK
Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda yang diatur sesuai ketentuan di klinik Melviana C.PENGURUSAN SURAT KELUAR
Surat keluar adalah semua surat tugas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat tugas dan sampul surat tugas. Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat .
Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut : a) Pengelolaan
Kegiatan pengelolaan dimulai dari penyimpanan hingga ke penandatanganan surat keluar.
b) Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam Buku Catatan Surat Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh Klinik Pratama Melviana.
c) Penggandaan
1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat tugas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
3) Cap klinik yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan).
4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang tuju (alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya sangat segera harus di dahulukan.
6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat.
7) Sekretaris/Kepala Bidang Tata Usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh klinik.
d) Pengiriman
1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul.
2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya bisa (B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumklan alamat lengkap, nomor surat tugas dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa).
3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan kedalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat tugas, cap klinik, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan kedalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan.
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri
e) Penyimpanan
1) Semua arsip surat keluar (pertanggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan
2) Naskah asli surat tugas dan naskah yang diparaf harus disimpan 3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oleh klinik
BAB V PENUTUP
Pada prinsipnya pedoman tata naskah ini ditujukan untuk standarisasi semua dokumen yang ada di Klinik Pratama Melviana.,sehingga ke depannya semua administrasi di Klinik Pratama Melviana bisa terkelola dengan baik sesuai dengan standar yang diterapkan dalam akreditasi klinik menuju Klinik Pratama Melviana yang bermutu.
Dengan pedoman ini diharapkan semua penulisan dokumen di Klinik Pratama Melviana dapat dilaksanakan sesuai dengan standar. Dokumen ini terbuka terhadap saran-saran untuk perbaikan dan penyempurnaan.
Akhirnya semoga pedoman ini bermanfaat secara maksimal, dengan tidak mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi.
Ditetapkan di : Bekasi
Pada tanggal : 1 0 Januari 202 4 Klinik Pratama Melviana
dr Reinaldo Batara SpKJ Direktur
