A. Pendahuluan Evaluasi kinerja dapat terjadi pada beberapa tahap di proses pengadaan :
1. Pemilihan Penyedia
Pada saat pemilihan penyedia, kinerja penyedia barang/jasa dievaluasi sebagai bagian dari proses kualifikasi penyedia untuk mendapatkan daftar penyedia mampu / DPM (qualified suppliers/contractors). Proses kualifikasi dapat dilakukan tersendiri sebelum pelelangan (pra- kualifikasi). Hasil dari prakualifikasi penyedia ini kemudian dibuat dalam suatu daftar penawar (Bidder List) yang telah dianggap mampu
2. Pelaksanaan kontrak
Pada saat pelaksanaan kontrak, evaluasi kinerja penyedia barang/jasadilakukan sebagai bagian dari proses pengendalian dan pengawasan kontrak yang sedang dilaksanakan. Adapun tujuan evaluasi pada saat pelaksanaan kontrak adalah untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang dilakukan/barang yang akan dipasok dapat memenuhi kriteria yang tertulis dalam kontrak.
Evaluasi kinerja penyedia dalam fase ini biasanya didasarkan pada kriteria: kualitas, keandalan, layanan dan daya tanggapan, dan biaya.
3. Penutupan kontrak.
Pada saat penutupan kontrak, evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dilakukan sebagai bagian dari pembelajaran (lesson learned) atau pengalaman yang dapat dari pengadaan yang telah dilakukan untuk dijadikan bahan pertimbangan bagi kegiatan pengadaan dimasa yang akan datang
Evaluasi kinerja penyedia merupakan bagian dari pengelolaan penyedia (vendor management) yang dapat dimanfaatkan untuk memilih penyedia. Memilih penyedia adalah tahapan kritis dan keputusan utama dalam pengadaan. Pada tahapan ini, pembeli mengevaluasi berbagai penyedia untuk menentukan penyedia mana yang mempunyai kemungkinan tertinggi memenuhi kebutuhan pembeli. Penyedia ini kemudian akan diundang untuk mengajukan penawaran untuk mendapatkan kontrak dengan pembeli
B. Proses Penilaian Kinerja Penyedia Penilaian kinerja penyedia adalah:
• Cara menentukan apakah penyedia akan berkinerja seperti yang diharapkan
• Dasar mengembangkan daftar penyedia yang disetujui
• Dasar mengembangkan program perbaikan bagi penyedia
• Dasar mengembangkan sistem penilaian penyedia
Penting menentukan penyedia terbaik yang sesuai dalam merespon persyaratan yang dibutuhkan pemilik. Penilaian penyedia juga dapat dilakukan jika terdapat penyedia potensial baru. Jika penilaian bagi suatu penyedia adalah positif, maka penyedia tersebut dapat dimasukkan pada “daftar penyedia yang disetujui atau sah”, dan penyedia dapat dimasukkan sebagai penyedia terundang untuk pekerjaan atau kontrak yang baru.
1. Menetapkan target dan prioritas pasokan
Mengetahui apa yang ingin dicapai dan pentingnya pembelian barang/jasa yang dibutuhkan.
Target pasokan umumnya ditetapkan pada area kualitas, ketersediaan, dukungan pasokan dan total biaya.
2. Menganalisis pasar Berguna dalam hal
a. membantu mengetahui tingkat risiko pasokan keseluruhan di pasar.
b. membantu mengidentifikasi segmen pasar yang terbaik sesuai dengan kebutuhan 3. Memetakan item pembelian/kegiatan
Langkah ini dilakukan dengan menggunakan Supply Positioning Model (SPM) untuk menentukan jenis pembelian barang/jasa bergantung tingkat pengeluaran (expenditure) dan risiko (risk) 4. Menetapkan strategi pasokan item dan hubungan dengan penyedia
Langkah menentapkan strategi pasokan bervariasi bergantung kategori item pembelian
C. Hubungan dengan Penyedia
• Pembelian Spot
a. Pembelian sekali beli
b. Risiko pasokan rendah dan sangat kompetitif
c. Mudah berpindah dari satu penyedia ke penyedia lain
• Perdangan Reguler
a. Hubungan dengan penyedia lebih dekat, yang memungkikan pembelian terus.
b. Jika perdangan reguler hanya pada satu penyedia, disebut penyedia pilihan. Namun tetap memungkinkan untuk berpindah penyedia.
• Kontrak Berdasar Permintaan
a. Perjanjian untuk pembelian barang pada harga tertentu, namun tidak mempunyai komitmen terhadap kuantitas
• Kontrak Tetap
a. Perjanjian untuk pembelian terhadap kuantitas tertentu dengan harga tertentu pada satu periode waktu
• Rekanan (partnership)
a. Hubungan dengan penyedia semakin dekat, merencanakan bersama, bertukar informasi dan berbagi risiko. Diperlukan saling percaya pada hubungan ini.
• Kerja Sama (joint venture)
a. Dua perusahaan atau lebih setuju membuat perusahan lain dan dimiliki bersama
b. Membuat kontrol yang tinggi pada hubungan dengan penyedia. Penilaian penyedia tidak relevan dengan kondisi ini, karena JV biasanya dibentuk untuk memenuhi permintaan khusus pembeli tanpa kompetisi dari sumber penyedia lain
• Internal Provision
a. Ketika risiko pasokan dari eksternal terlalu tinggi, maka diputuskan untuk penyediaannya dari dalam perusahaan/instansi. Tidak ada hubungan dengan penyedia dalam hal ini sehingga penilaian penyedia tidak relevan pada jenis hubungan ini
D. Area Kinerja Utama Penyedia Pada umumnya perusahaan/instansi akan menetapkan target kinerja sendiri untuk penyedianya terkait dengan:
1. Kuantitas
Aspek yang dievaluasi adalah kesempurnaan dalam memenuhi jumlah order yang tertuang dalam kontrak. Idealnya jumlah pasokan yang akurat adalah 100% dari kuantitas yang disebutkan dalam kontrak, tidak lebih dan tidak kurang.
2. Kualitas
Beberapa hal yang dapat dijadikan kriteria evaluasi dalam aspek kualitas adalah:
a. spesifikasi,
b. Fleksibilitas dan kapasitas,
c. laju penolakan barang, d. interval perawatan, e. Konsumsi suku cadang, f. keandalan,
g. waktu rata-rata kerusakan, h. umur barang, dan
i. garansi.
3. Ketersedian
Ketersediaan adalah tentang kemampuan penyedia untuk dapat menawarkan apa yang dibutuhkan di lokasi dan saat yang diinginkan oleh organisasi. Beberapa kriteria yang dapat dijadikan untuk mengevaluasi kinerja penyedia adalah:
a. penyerahan tepat waktu,
b. daftar pengiriman yang terlambat, c. segmen pasar yang dilayani, d. kapasitas,
e. stok barang,
f. pengalaman ekspor,
g. keandalan dalam penyerahan, h. sistem pelacakan (tracking system).
4. Daya tanggap
Daya tanggap berkaitan langsung dengan pelayanan penyedia kepada organisasi pembeli.
Beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam mengevaluasi penyedia dalam aspek ini seperti:
a. pengukuran respon dalam menyelesaikan permasalahan, b. pengukuran respon dalam menanggapi permintaan, c. ketepatan waktu dalam mengajukan penawaran.
5. Biaya
Biaya adalah aspek yang sangat menentukan dalam kriteria evalauasi penyedia. Secara keseluruhan aspek biaya tidak hanya ditentukan oleh harga produk tetapi total biaya kepemilikan. Beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam melakukan evaluasi penyedia seperti:
a. daftar atau harga standar atau tarif, b. tingkat diskon, ketentuan pembayaran, c. biaya pendanaan (kredit penyedia),
d. penggunaan formula harga, mata uang , biaya pengiriman.
E. Menetapkan tingkat motivasi penyedia secara keseluruhan Secara umum tingkat ketertarikan penyedia dapat dibagi menjadi empat kuadra berdasarkan grafik Supplier Perception Model seperti di bawah ini:
• Marginal
a. Volume bisnis pembeli relatif rendah/tidak menarik
b. Penyedia umumnya tidak akan terlalu memperhitungkan pembeli c. Upaya mengembangkan hubungan mungkin tak berhasil.
• Mengeksploitasi
a. Walaupun volume pembelian penting untuk penyedia, namun tak menarik dengan alasan tertentu.
b. Penyedia melihat pembeli sebagai kesempatan untuk mengeksploitasi
c. Penyedia akan memasang harga tinggi atau mungkin tidak menaruh perhatian yang cukup untuk kualitas dan pelayanan.
• Membangun
a. Walaupun nilai bisnis rendah, daya tariknya tetap tinggi
b. Mungkin karena prospek jangka panjang, peluang pengembangan, potensi keuntungan yang tinggi atau keuntungan lainnya kepada penyedia.
c. Penyedia mungkin mengejar hubungan jangka panjang
d. Penyedia mendorong pembelian melalui upaya pemasaran yang signifikan dan diskon harga.
• Inti
Kondisi ini merupakan Pembelian yang menarik penjual dan di mana nilai bisnis signifikan.
Terdapat hubungan antara persepsi penyedia terhadap bisnis pembeli dan jenis hubungan yang mungkin dapat dibangun dengan penyedia. Pembeli harus memahami hubungan ini dalam menilai penyedia. Akan sangat menolong untuk menyaring pembeli yang sama sekali tidak tepat dengan jenis hubungan yang pembeli inginkan.
Jika kita berikan dalam bentuk tabel hubungan antara posisi penyedia dan pembeli dalam tiap kuadran untuk mencapai kinerja pengadaan yang meliputi (kuantitas, kualitas,Ketersedia, Layanan dan daya tanggap, dan biaya) dapat kita tabulasi sebagai berikut:
Penjelesan setiap kuadaran sebagai berikut:
1. Kuadran 1 (Marginal)
• Ketersediaan barang cukup banyak, penyedia cukup kompetitif dan juga harga pada posisi yang rendah.
• Perhatian pembeli terfokus pada kualitas serta layanan dan daya tanggap.
• kinerja pengadaan yang dinginkan oleh pembeli dari penyedia dalam hal ini adalah a. Kualitas barang/jasa yang baik, dan
b. Kecepatan dalam pelayanan.
2. Kuadran 2 (Mengekploitasi)
• Ketersediaan barang cukup banyak, penyedia cukup kompetitif dan namun pada harga yang cukup segnifikan terhadap pengeluaran pengadaan.
• perhatian pembeli terfokus pada Biaya,kualitas serta Layanan dan daya tanggap.
• kinerja pengadaan yang dinginkan oleh pembeli dari penyedia dalam hal ini adalah:
a. Harga yang kompetitif,
b. Jaminan Kualitas yang baik, dan
c. Pelayanan yang prima dan cepat tanggap.
3. Kuadran 3 (Membangun)
• Ketersediaan barang tidak banyak,
• penyedia kurang kompetitif,
• harga walaupun tidak signifikan terhadap pengeluaran pengadaan tetapi akan mempunyai risiko yang setiap saat dapat terekspose dan memberikan dampak negatif terhadap kinerja pengadaan.
• Perhatian pembeli pada kuadaran ini adalah Layanan dan daya tanggap, Ketersediaan, Biaya dan Kuantitas.
• Sehingga untuk mencapa kinerja pengadaan yang tinggi, pembeli mengharapkan penyedia Pelayanan yang baik dan cepat , Jaminan ketersediaan dan penyerahan yang tepat waktu, Harga yang wajar dan Kuantitas yang cukup.
4. Kuadran 4 (Core)
• ketersediaan barang merupakan sesuatu yang sangat strategis dan menyangkut kelangsungan organisasi.
• Biaya tereletak pada kondisi yang segnifikan terhadap pengeluaran organisasi dan mempunyai risiko yang setiap saat dapat terekspose dan memberikan dampak negatif terhadap kinerja pengadaan.
• perhatian pembeli adalah pada Biaya, Kuantitas,Ketersediaan , serta Layanan dan daya tanggap.
• Sehingga pembeli mengharapkan penyedia yang mempunyai kinerja yang:
a. memiliki Harga yang optimum,
b. mempunyai Fleksiblitas dalam perubahan kebutuhan, c. dapat menyediakan setiap saat
d. Mampu mengurangi risiko dengan pelyanan dan tanggapan yang prima.
F. Penilaian Kinerja Penyedia Kinerja pengadaan adalah hasil dari dua kombinasi :
1. Efektifitas (Effectiveness)
Efektivitas merupakan rasio dari Hasil Aktual / Hasil perencanaan. Kriteria Kinerja dalam kelompok ini berupa : Kualitas,Ketersedian , Layanan dan Daya Tanggapan
2. Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi merupakan rasio Biaya Aktual / Biaya perencanaan. Kriteria Kinerja dalam kelompok ini berupa : Kuantitas dan Biaya
G. Pengumpulan Data Pengumpulan data dapat dilakukan melalui pendapat ahli, wawancara langsung, diskusi, pengisian kuesioner pembobotan kriteria evaluasi penyedia dan pengumpulan data sekunder yang berkaitan kriteria evaluasi tersebut.
Data sekunder dapat diperoleh dari pihak-pihak terkait, seperti klien masa lalu penyedia berdasarkan hasil kontrak sebelumnya, website organisasi penyedia, pihak ketiga, serta data lain yang harus diverifikasi dan divalidasikan
Data yang digunakan untuk evaluasi adalah data dalam rentang yang ditentukan oleh sistem melalui kebijakan/ketentuan Organisasi, misalnya data 1 (satu) tahun terakhir pada saat dilakukan evaluasi kinerja.
H. Kriteria Penilaian Kinerja Penyedia Khusus untuk pengadaan barang/jasa pemerintah, kriteria kinerja ditentukan oleh kebijakan organisasi dengan menggunakan payung hukum yang resmi.
Penilaian kinerja penyedia pada Buku Informasi dikhususkan kepada kinerja barang/jasa yang dihasilkan penyedia, namun penilaian kinerja ini tidak terbatas pada hasil kinerja barang/jasa yang dihasilkan tersebut. Kriteria lain yang mungkin dapat ditentukan, misalnya (tidak terbatas pada):
1. kriteria frekuensi memenangkan tender,
2. frekuensi mengajukan atau tidak mengajukan penawaran,
3. frekuensi didiskualifikasi dari tender atau frekuensi tidak merespon undangan lelang.
4. Pada pekerjaan konstruksi dapat ditambah kriteria SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja).
5. Beberapa perusahaan menambahkan kriteria kinerja penyedia berdasarkan kondisi kesehatan keuangannya.
Tabel 1. Deskripsi Umum Kinerja Utama
Area Kerja Deskripsi Indikator pada setiap kinerja utama
1. Kuantitas Penyedia mampu menyerahkan barang atau hasil dari pekerjaan dengan
kuantitas yang tepat. Kuantitas barang/hasil pekerjaan diberikan sesuai dengan apa yang tertera di dalam dokumen kontrak.
a. Keterlambatan = Mengukur kinerja berdasarkan komitmen dan penyerahan aktual Idikator dapat berupa : persentase dari jumlah aktual yang diterima dan jumlah dalam kontrak/purchase order dalam periode tertentu.
b. Ketepatan = Kuantitas yang tepat sesuai dengan jumlah yang dinyatakan dalam dokumen kontrak atau dokumen pembelian. Indikator dapat berupa: Persentasi Tepat , Persentasi Kurang, Persentasi Lebih dan Target Persentasi
c. Pelayanan = Ada kesedian untuk melakukan perubahan produk dan jasa untuk memenuhi kebutuhan yang berubah-ubah.
d. Fleksibilitas = Penyedia mempunyai tingkat fleksibilitas dalam merespons adanya perubahan kuantitas yang tidak terduga
2. Kualitas Penyedia secara konsisten mencapai hasil yang diinginkan dengan minimal kesalahan dan masalah dihindari. Kerja memenuhi persyaratan, harapan, atau hasil yang diinginkan. Pekerjaan dilakukan akurat dan lengkap. Pekerjaan dilakukan secara efisien dan efektif
a. Kepatuhan pada kontrak = Penyedia harus mematuhi syarat dan kondisi yang tercantum dalam perjanjian. Penyedia harus menunjukkan pemahaman tentang harapan pengguna
b. Kesesuaian dengan spesifikasi = Barang/jasa harus sesuai dengan spesifikasi yang diidentifikasi dalam perjanjian kontrak. Barang harus dilaksanakan seperti yang diharapkan. Layananharus disediakan seperti yang diharapkan
c. Keandalan = Tingkat kegagalan produk dalam batas yang wajar
d. Keandalan perbaikan = Semua perbaikan dan pengerjaan ulang diterima e. Daya tahan = Waktu yang dibutuhkan sampai penggantian wajar
f. Dukungan= Dukungan kualitas harus tersedia dari penyedia. Selalu diinginkan respon segera dan mengatasi masalah yang muncul
g. Jaminan = Panjang dan ketentuan perlindungan garansi yang ditawarkan harus masuk akal. Masalah jaminanharus diselesaikan tepat waktu
h. Barang/jasa canggih/modern = Penyedia menawarkan barang/jasa yang konsisten dengan industri canggih. Penyedia harus konsisten memperbaharui masa produk dengan menambahkan perangkat tambahan 3. Ketersediaan Pekerjaan yang dilakukan pada waktu yang tepat atau pada waktu yang tepat
seperti yang disepakati pada kontrak. Penyedia menydiakan terus sesuai jadwal dan jam layanan dan volume yang yang disepakati
a. Waktu = Penyedia memberikan barang atau jasa tepat waktu. Tanggal diterimanya tepat atau dekat dengan tanggal yang disepakati. Tanggal yang dijanjikan harus sesuai dengan waktu tunggu yang dikeluarkan penyedia.
b. Kuantitas = Penyedia harus memberikan barang atau jasa yang benar secara kuantitas dalam kontrak
c. Waktu tunggu = Rata-rata waktu pengiriman adalah sebanding dengan penyedia lain untuk barang/jasa sejenis
d. Dokumentasi = Penyedia harus memberikan dokumen yang tepat (slip kemasan, faktur, panduan teknis , dll)
4. Layanan Penyedia profesional, responsif, proaktif. Usulan perubahan terbatas tanpa biaya tambahan. Penyedia handal dan mengelola pekerjaan secara efektif a. Pendekatan penyedia = Perwakilan penyedia yang baik harus punya
keinginan tulus untuk melayani. Penyedia terlihat melakukan pendekatan sopan dan profesional, dan menangani keluhan secara efektif. Penyedia juga harus memberikan katalog terbaru, informasi harga, dan informasi teknis , dll
b. Dukungan teknis = Penyedia harus memberikan dukungan teknis untuk pemeliharaan, perbaikan, dan instalasi. Penyedia harus memberikan petunjuk teknis, dokumentasi, dan informasi umum. Personel pendukung yang disediakan harus sopan, profesional, dan berpengetahuan. Penyedia harus menyediakanpelatihan penggunaan barang/jasa yang efektif
c. Bantuan darurat = Penyedia harus memberikan bantuan darurat untuk perbaikan atau penggantian dari produk gagal
d. Penyelesaian masalah = Penyedia harus menanggapi dan menyelesaikan tepat waktu. Penyedia yang bagus akan menyediakan tindak lanjut atas status perbaikan/koreksi masalah
5. Biaya Biaya yang diperkirakan mendekati atau identik dengan biaya ditagih. Biaya yang dikelola secara efektif. Biaya yang dibutuhkan dapat dinegosiasikan untuk memenuhi persyaratan kontrak
a. Kestabilan harga = Harga harus cukup stabil selama jangka waktu kontrak b. Keakuratan harga = Jumlah varians harus rendah dari harga awal yang
disetujui dan biaya saat menerima faktur
c. Pemberitahuan awal dari perubahan harga = Penyedia harus memberikan pemberitahuan terlebih dahulu perihal perubahan harga
d. Sensitif terhadap biaya = Penyedia harus menunjukkan mematuhi batas bawah dan menunjukkan pemahaman terhadap kebutuhan pengguna.
Penghematan biaya yang mungkin dapat disarankan
e. Penagihan = Tagihan penyedia harus akurat. Perkiraan seharusnya tidak berbeda secara signifikan dari tagihan akhir. Tagihan penjual yang efektif adalah tepat waktu dan mudah untuk dibaca dan dipahami
Contoh penilaian kinerja berdasarkan produk kain yang disediakan penyedia kepada industri pakaian jadi.
I. Metodologi Penilaian Evaluasi Kinerja Penyedia Terdapat beberapa metode untuk mengukur kinerja penyedia. Metode pendekatan pengukuran kinerja yang umum dilakukan adalah Metode Kategori, Metoda Pembobotan, dan Metode Rasio Biaya.
1. Metode Kategori
Metode ini lebih kualitatif dibandingkan tiga metoda lainnya. Metode ini untuk tujuan evaluasi, membuat daftar faktor-faktor yang mempengaruhi keempat area kinerja yang disebutkan di atas.
Faktor-faktor disusun sesuai yang dibutuhkan untuk pengukuran masing-masing area kinerja.
Metode ini dapat digunakan untuk pembelian atau pengadaan yang nilainya relatif rendah dan risiko rendah, karena pendekatan metode ini sederhana. Kelemahan metode ini lebih subyektif, oleh karena itu evaluator perlu meminimalkan subyektivitasnya
2. Metoda Pembobotan
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menentukan bobot untuk setiap indikator kinerja yang dipilih. Bobot harus mencerminkan penilaian pembelian dan persediaan terhadap derajat kepentingan relatif indikator-indikator. Bobot untuk setiap pembelian atau pengadaan pasti berbeda
Pembobotan indikator kinerja penyedia – sebuah contoh
3. Metode Rasio Biaya
Metode ini membutuhkan penentuan semua biaya pembelian dan persediaan, yang dikelompokkan berdasarkan area kinerja (kualitas, ketersediaan, dan layanan), yang dapat dikaitkan dengan pengiriman yang diterima dari masing-masing penyedia selama periode waktu tertentu.
J. Pembobotan dan Penilaian (Scoring) Pada sub bab ini menguraikan metodologi menilai kriteria penyedia potensial sebelum memilih dan melakukan bisnis dengan penyedia. Metodologi lain yang digunakan untuk mengevaluasi kriteria penyedia yang sedang berjalan (aktif).
Metodologi tersebut dapat memperbandingkan penyedia yang ada dengan penyedia potensial/baru.
Langkah-langkah dalam metodologi ini adalah:
• Membobotkan kriteria untuk penilaian kemampuan penyedia
• Menilai (rating) kemampuan penyedia
• Mengkombinasikan nilai kemampuan dan motivasi 1. Pembobotan Kriteria Kemampuan Penyedia 2. Penilaian Kemampuan Penyedia
