416| Universitas Multi Data Palembang
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA PALEMBANG
Melliana Putri1*), Indah Hidayanti2
1,2Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Sumatera Selatan, Indonesia
1mellianap02@gmail.com, 2indahhidayanti_uin@radenfatah.ac.id
Kata kunci:
Sistem Informasi; Surat; UML;
Abstract: The Office of the Ministry of Religion of Palembang City is a government agency that takes care of all matters relating to various fields of religion. Letters are a means of communication in which one party sends written information to another party. The purpose of this research is to create a design or model of incoming and outgoing mail information systems for the Palembang City Religious Office to help manage incoming and outgoing mail, which currently only uses the Google form to enter incoming and outgoing mail. The method used in this study is the UML (Unified Modeling Language) method which uses visual modeling used in the design of object-oriented systems.
Abstrak: Kantor Kementerian Agama Kota Palembang merupakan sebuah instansi pemerintah yang mengurus semua hal berhubungan dengan berbagai bidang keagaaman. Surat adalah sarana komunikasi dimana satu pihak mengirimkan informasi tertulis kepada pihak lain. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu rancangan atau model sistem informasi surat masuk dan surat keluar bagi Dinas Agama Kota Palembang untuk membantu pengelolaan surat masuk dan surat keluar, dimana saat ini hanya menggunakan google form untuk memasukkan surat masuk dan surat keluar. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode UML (Unified Modelling Language) yang menggunakan pemodelan visual yang digunakan dalam perancangan sistem berorientasi objek.
Putri & Hidayanti. (2023).Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang. MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Teknologi yang terus menerus berkembang dengan seiring berjalannya waktu dari berbagai bidang[1].
Teknologi infrormasi dan komputer yang ada sekarang berkembang dengan sangat pesat diberbagai kalangan, dan kebutuhan untuk informasi juga semakin meningkat dikalangan masyarakat yang awan maupun intelektual [2]. Untuk memermudah dan memperoleh informasi sebuah organisasi ataupun instansi memanfaatkan sebuah sistem informasi. Sistem informasi adalah seperangkat komponen di dalam perusahaan atau instansi yang berhubungan dengan proses pembuatan dan pengiriman informasi. Kantor Kementerian Agama Kota Palembang adalah suatu instansi pemerintahan yang mengurursi permasalahan yang berkaitan dengan keagamaan yang ada dikota palembang. Kantor kementerian agama bertugas untuk menyelenggarakan segala kegiatan pemerintahan pada bidang agama untuk membantu presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara[3].
2
NDMDP STUDENT CONFERENCE (MSC) 2023
E-ISSN:2985-7406Universitas Multi Data Palembang | 417 Sistem bermula dari bahasa yunani yang memiliki arti kesatuan. Sistem merupakan sebuah jaringan kerja yang terdiri berdasarkan langkah-langkah yang saling terhubung, berkumpul bersam untuk melakukan suatu aktivitas atau menyelesaikan suatu target yang telah ditentukan[4]. Sistem informasi yang merupakan pengubah data yang memiliki tujuan agar dapat memberikan suatu informasi yang tepat dengan langkah yang lebih efektif dan juga efisien[5].
Surat ialah alat komunikasi yang dipergunakan untuk memberikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain[6]. Pada pengelolaan surat ada yang namanya surat masuk dan keluar. surat masuk adalah segala macam jenis surat yang diterima dari suatu organisasi lain dengan melakukan pengiriman. Menurut Hidajat dalam buku “ Pembimbing Administrasi dan Surat-Menyurat” Surat merupakan helaian kertas atau lebih dimana itu dituliskan sesuatu yang hendak dikatakan, di infokan, atau diberitahukan kepada pihak atau orang lain[7]. Dan Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi/ instansi/ perudahaan yang ditujukan kepada instansi lain untuk kepenttingan eksternal dan yang telah di cap/ tandatangani oleh yang berwenang[8].
Penelitian ini pada dasarnya didasari oleh research gap yang ada pada penelitian terdahulu. Yang pertama penelitian yang dilakukan oleh Bahriyanto dan Dian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang menggunakan Metode Prototype”[3] dan penelitian terdahulu yang kedua yaitu penelitian yang dilakukan oleh [7].
Tujuan untuk penelitian yang saya lakukank kali ini adalah untuk membuat suatu perancangan sistem informasi surat masuk dan keluar yang menggunakan web. Karena selama ini pengelolaan surat masuk dan keluar di kantor kementeruan agama kota palembang yang saat ini hanya menggunakan google form untuk menginput surat yang masuk. Dan saya harap penelitian ini dapat memberikan manfaat pada kantor kementerian agama kota palembang guna memperoleh sistem baru yang lebih efektif dan memudahkan mereka dalam mengelola data yang diperlukan.
METODE
Metode penelitian merupakan suatu tatacara bagaimana sebuah penelitian itu dapat terlaksanakan[9].
Pada penelitian ini saya menggunakan metode Unified Modelling Language. UML merupakan suatu metode pada penggambaran visual yang dipergunakan untuk sarana perancangan sistem yang diarahkan pada objek.
Metode UML ini diinginkan agar dapat mempermudah developer perangkar lunak serta dapat memenuhi semua kepentingan pengguna dengan efektif, tepat, dan lengkap.
Ada beberapa tujuan dan fungsi dari digunakannya metode UML yaitu : (1 )Memberikan penggambaran bahasa visual untuk pengguna dari berbagai proses pemrograman dan rekayasa umum. (2) Kumpulkan informasi terbaik yang tersedia dalam penggambaran. (3) Diberikan gambaran model atau sebagai bahasa pengambaran visual yang ekspresif dalam implementasi sistem. (4)Bukan hanya menggambarkan model sistem perangkat lunak, tetapi juga dapat memodelkan objek sistem yang diarahkan.
(5) Mempermudah pengguna untuk membaca sistem. (6)Useful blueprints, tentunya ini akan menjelaskan lebih detail dalam desain berupa program tertulis.
HASILDANPEMBAHASAN Rancangan Sistem Informasi
Diagram Kelas
418 | Universitas Multi Data Palembang
Gambar 1. Diagram Kelas
Diagram kelas ialah spesifikasi yang ketika dipakai menghasilkan objek yang dimana inti dari implementasi dan berorientasi objek[10]. Itu statis dalam arti bahwa diagram kelas tidak menjelaskan apa yang terjadi ketika kelas terkait, tetapi hubungan apa yang terjadi. Sangat tepat jika mengimplementasikan diagram seperti itu dalam proyek menggunakan konsep berorientasi objek, karena deskripsi diagram kelas sangat mudah digunakan. Perancangan model class diagram ini dibagi menjadi dua bagian. Bagian pertama adalah deskripsi database.
2
NDMDP STUDENT CONFERENCE (MSC) 2023
E-ISSN:2985-7406Universitas Multi Data Palembang | 419 Diagram Use Case
Gambar 2. Diagram Kelas
Use case adalah pemodel diagram UML yang dipakai untuk mengilustrasikan persyaratan yang ingin disesuaikan dan diinginkan dari suatu sistem. Use case diagram merupakam suatu pemodelan untuk kelakuan sistem yang mendeskripsikan interaksi satu atau lebih orang menggunakan sistem informasi yang dibuat[11].
Diagram use case dipakai untuk menggambarkan dan mendeskripsikan unit/ layanan fungsional yang disediakan oleh sistem. Use case memiliki 2 istilah yaitu System Use Case dan Business Use Case[12].
Diagram Aktivitas
Diagram aktivitas ialah diagram yang dapat memvisualkan tahapan-tahapan yang berlangsung dalam suatu sistem. Urutan proses sistem dijelaskan secara vertikal. Diagram aktivitas ialah implementasi dari use case dengan alur kegiatan. Suatu proses atau aktivitas dapat berupa rangkaian menu atau proses bisnis yang terdapat dalam sistem. Tujuan pembuatan diagram aktivitas adalah untuk menggambarkan urutan kegiatan dalam proses, dalam ruang lingkup bisnis sering dipergunakan untuk menunjukkan urutan proses kegiatan bisnis, ringan untuk memahami tahapan-tahapan yang ada pada sistem secara kelengkapan.
420 | Universitas Multi Data Palembang
Gambar 3. Diagram Aktivitas Surat Masuk
Gambar 4. Diagram Aktivitas Surat Keluar
2
NDMDP STUDENT CONFERENCE (MSC) 2023
E-ISSN:2985-7406Universitas Multi Data Palembang | 421 Rancangan Desain User Interface Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Rancangan desain yang saya buat ini menggunakan bantuan aplikasi figma untuk membuat tampilan desain ini. Aplikasi figma ini biasanya digunakan untuk mempermudah pembuatan perancangan desain interface didalam aplikasi ini juga terdapat banyak tools yang bisa digunakan. Figma tidak hanya bisa membuat desain UI berbentuk web tetapi juga ada bisa membuat tampilan untuk mobile.
Tampilan Login
Gambar 5. Login
Pertama pada website sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini terdapat tampilan login. Pada tampilan login disini terdapat username dan password yang digunakan admin untuk mengakes sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini, pembuatan akun ini diharapkan dapat membantu keamanan dari surat tersebut.
422 | Universitas Multi Data Palembang Tampilan Menu Dashboard
Gambar 6. Dashboard
Setelah melakukan login, username dan password nya sesuai kita akan diarahkan ke menu dashboard. Di menu ini terdapat total jumlah surat masuk per bulan, total jumlah surat keluar per bulan, dan total jumlah surat per tahun, kemudian disini kita dapat melihat ada menu surat, menu profil, dan menu riwayat.
Menu Profil
Pada tampilan menu profil ini, terdapat informasi mengenai profil dari akun yang digunakan, disini saya memasukan beberapa informasi mengenai pengguna akun ini yaitu username, nama lengkap, email, foto, NIP, Tanggal lahir, Bagian/ Seksi, dan Password.
Tampilan Menu Surat
Gambar 7. Menu Surat
Pada menu surat inilah meletakkan input surat masuk dan input surat keluarnya.
2
NDMDP STUDENT CONFERENCE (MSC) 2023
E-ISSN:2985-7406Universitas Multi Data Palembang | 423 Tampilan dari Menu Input Surat Masuk dan Surat Keluar
Gambar 8. Menu Input Surat
Disini terdapat Nomor urut, Tanggal pendaftaran, Nomor surat, Perihal, Asal surat, Pemegang surat, No handphone, dan Tanggal surat itu dibuat, kemudian setelah memasukan data klik simpan.
Di menu input surat keluar juga tidak jauh beda dengan menu input surat masuk, data yang di input pada menu ini hanya 7 data yaitu : Tanggal surat, Kepada (Tujuan surat), Nomor surat, Perihal, Sifat Surat (Umum dan Khusus), dan No handphone.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat ditarik beberapa kesimpulan dari penelitian yang telah saya lakukan yaitu : (1) Kelemahan sistem lama adalah pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang belum memiliki aplikasi atau website khusus untuk mengelola surat masuk dan surat keluar. Dan sistem lama mereka hanya menggunakan formulir google untuk memasukkan data surat masuk dan surat keluar. (2)Rancangan sistem informasi telah berhasil dibuat, dengan adanya rancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini dapat membantu pegawai yang ada pada kantor Kementerian Agama Kota Palembang. (3)Semua informasi yang masuk disimpan dalam database yang digunakan sebagai arsip kantor agar penyimpanan lebih efisien.
DAFTARPUSTAKA
[1] I. Hidayanti, Sri Rahayu, “Analisis Usability Website Sekolah Menengah Atas,” J. Ilm. Bin. STMIK Bina Nusant. Jaya Lubuklinggau, Vol. 4, No. 2, pp. 86–93, 2022, doi: 10.52303/jb.v4i2.81.
[2] S. Wijaya, P. A. Nurdin, D. Pibriana, P. Studi, and S. Informasi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada CV Citra Pratama Global,” JTSI MDP, Vol. 1, No. 2, pp. 168–
179, 2020.
[3] Bahriyanto and Dian Hafidh Zulfikar, “Perancangan Sistem Informasi E-Arsip pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang Menggunakan Metode Prototype,” J. Fasilkom, Vol. 12, No. 2, pp. 99–104, 2022, doi: 10.37859/jf.v12i2.3891.
424 | Universitas Multi Data Palembang
[4] F. Masykur, I. Makruf, and P. Atmaja, “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web,” Vol. 4, No. 3, pp. 1–7, 2015.
[5] A. L. Aqilah, A. Wahab, J. S. Pasaribu, and S. Setiatin, “Perancangan Sistem Informasi Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis ( KLPCM ) di Puskesmas Linggar,” Jatisi MDP, Vol. 9, No. 4, 2022.
[6] A. Nur yulianingsih, “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada MTs Guppi Jetiskidul,” Repos. Univ. Bina Sarana Inform., Vol. 3, pp. 59–62, 2014, [Online].
Available: https://repository.bsi.ac.id/index.php/repo/viewitem/24579.
[7] D. Sandy Ferdinandus, Hans Wowor, “Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo,” Vol. 3, No. 2, pp. 161–174, doi:
10.1017/S104082070000069X.
[8] Agus Prawono, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di STMIK AUB SURAKARTA,” Magister Tek. Inform., Vol. 2, No. 1, pp. 26–33, 2021.
[9] A. Susanto, N. W. P. Septiani, and M. Lestari, “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Surat Keluar dan SPPD Dikelurahan Jatijajar,” J. Ris. dan Apl. Mhs. Inform., Vol. 2, No. 01, pp. 8–14, 2021, doi: 10.30998/jrami.v2i01.590.
[10] R. Rinaldi, “Penerapan Unified Modelling Language (Uml) Dalam Analisis dan Perancangan Aplikasi E-Learning,” J. SIMTIKA, Vol. 2, No. 1, pp. 43–50, 2019.
[11] M. F. Razehan and T. Elizabeth, “Sistem Informasi Manajemen pada Rumah Sakit Ibu dan Anak Tiara Fatrin,” MDP Student Conf., Vol. 58, No. 12, pp. 7250–7, 2022, [Online]. Available: http://e- journal.uajy.ac.id/746/3/2TA13099.pdf.
[12] Haviluddin, “Memahami Penggunaan UML ( Unified Modelling Language Vol. 6, No. 1, pp. 1–15, 2011, [Online]. Available: https://informatikamulawarman.files.wordpress.com/2011/10/01-jurnal- informatika-mulawarman-feb-2011.pdf.
