AUDITING 2
“MATERI SIKLUS JASA PERSONALIA”
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Auditing 2
Dosen Pengampu :
Hestin Sri Widiawati, S.Pd, M.Si.
Disusun Oleh :
1. Figo Ryan Mahendra (2112020049) 2. Athaya Julie Kuswanto (2112020087)
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI
2024
2
SIKLUS JASA PERSONALIA
A. MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS JASA PERSONALIA Siklus jasa personalia (personnel sevice cycle) suatu entitas menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan kompensasi eksekutif serta karyawan. Jenis-jenis kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi, bonus, opsi saham, dan tunjangan karyawan (misalnya asuransi ksehatan dan uang cuti). Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah transaksi penggajian.
(Boynton, Johnson, & Kell)
Siklus jasa personel dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan. dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai runjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertangggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan kos produk dan penyedian informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Akun-akun yang dipengaruhi oleh transaksi ini diperlihatkan dalam gambar berikut.
3 (Boynton, Johnson, & Kell)
Siklus jasa personalia saling berkaitan dengan dua siklus lainnya.
Pembayaran gaji dan upah serta pembayaran pajak gaji dan upah berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran.
Sedangkan untuk distribusi biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi. Perhatian dalam sisa bagian ini akan difokuskan terutama pada kompensasi per jam kepada para karyawan serta pajak gaji dan upah terkait, serta masalah pengukuran dan pengungkapan penting yang berhubungan dengan opsi saham dan program pensiun.
Siklus jasa personel terdiri dari dua sistem informasi akuntansi berikut ini:
1. Sistem informasi akuntansi penggajian, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji.
c. Prosedur pembayaran gaji.
d. Prosedur distribusi biaya gaji.
2. Sistem informasi akuntansi pengupahan, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja.
c. Prosedur pembuatan daftar upah.
d. Prosedur pembayaran biaya upah.
e. Prosedur distribusi upah.
Siklus jasa personel berhubungan dengan siklus pengeluaran dan siklus produksi. Pembayaran gaji dan upah berkaitan dengan siklus pengeluaran. Distribusi gaji dan upah ke kos produk dan biaya overhead pabrik berkaitan dengan siklus produksi.
Akun yang dipengaruhi oleh siklus jasa personel adalah:
1. Barang dalam proses-tenaga kerja langsung.
2. Biaya overhead pabrik sesungguhnya.
3. Biaya pemasaran.
4 4. Biaya administrasi dan umum.
5. Utang pajak penghasilan karyawan.
6. Utang dana pensiun (Mulyadi, 2006)
B. TUJUAN AUDIT
Tujuan Audit Spesifik untuk Siklus Jasa Personalia Kelompok Asersi Tujuan Audit
terhadap Golongan Transaksi
Tujuan Audit terhadap Saldo Akun
Keberadaan atau Keterjadian
Biaya gaji dan upah, biaya pajak atas gaji dan upah karyawan yang tercatat berkaitan dengan kompensasi jasa yang diserahkan oleh karyawan selama periode yang diaudit.
Saldo utang gaji dan upah dan utang pajak penghasilan karyawan mencerminkan jumlah yang terutang oleh perusahaan pada tanggal neraca.
Kelengkapan Semua biaya gaji dan upah dan biaya pajak atas gaji dan upah mencakup semua biaya yang terjadi untuk jasa personel selama periode yang diaudit.
Saldo utang gaji dan upah dan utang pajak penghasilan karyawan mencakup semua kewajiban kepada
personel dan
pemerintah pada tanggal neraca.
Hak dan Kewajiban Utang gaji dan upah
dan utang pajak penghasilan karyawan merupakan kewajiban perusahaan pada tanggal neraca.
5 Penilaian atau
Alokasi
Semua transaksi yang berkaitan dengan jasa personel telah dicatat dalam jurnal, diringkas, dan diposting ke dalam akun dengan benar.
Biaya gaji dan upah dan biaya pajak penghasilan karyawan telah dihitung dan dicatat dengan benar.
Utang gaji dan upah dan utang pajak penghasilan karyawan telah dihitung dan dicatat dengan benar.
Distribusi biaya overhead pabrik telah dihitung dan dicatat dengan benar.
Penyajian dan Pengungkapan
Rincian transaski yang berkaitan dengan jasa personel mendukung penyajian akun yang berkaitan dalam laporan keuangan, baik klasifikasinya maupun pengungkapannya.
Biaya gaji dan upah dan biaya pajak penghasilan karyawan telah diidentifikasi dan diklasifikasi dengan semestinya dalam neraca.
Utang gaji dan upah dan utang pajak penghasilan karyawan telah diidentifikasikan dan diklasifikasi dengan semestinya dalam neraca.
(Mulyadi, 2006)
6
C. PERANCANGAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN TERHADAP SIKLUS JASA PERSONEL
Rerangka Perancangan
Rerangka perancangan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus jasa personel dilukiskan dalam gambar berikut.
(Mulyadi, 2006)
7 Sistematika Uraian
Uraian tentang perancangan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus jasa personel disajikan dalam sistematika berikut ini :
1) Fungsi terkait 2) Dokumen
3) Catatan akuntansi
4) Bagan alir sistem informasi akuntansi
5) Salah saji potensial, aktivitas pengendalian yang diperlukan, dan prosedur audit untuk pengujian pengendalian yang dapat digunakan oleh auditor
6) Penjelasan aktivitas pengendalian yang diperlukan
7) Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi yang bersangkutan
8) Penjelasan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi yang bersangkutan
Fungsi yang Terkait
Berbagai fungsi yang terkait dalam siklus jasa personel berada di tangan unit organisasi berikut ini.
Fungsi Nama Unit Organisasi
Pemegang Fungsi 1. Fungsi penerima pegawai Bagian Kepegawaian 2. Fungsi pencatat waktu Bagian Pencatat Waktu 3. Fungsi pembuat daftar gaji dan
upah
Bagian Gaji dan Upah
4. Fungsi pembuat bukti kas keluar Bagian Utang 5. Fungsi pembayaran gaji dan
upah
Bagian Kasa
6. Fungsi akuntansi biaya Bagian Akuntansi Biaya 7. Fungsi akuntansi umum Bagian Akuntansi Umum
8
Uraian fungsi setiap unit organisasi yang terkait dalam siklus jasa personel disajikan berikut ini.
Fungsi penerima pegawai. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
Pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (supervisors) atau oleh karyawan yang bertanggung jawab atas pembuatan daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggung jawab menghitung penghasilan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada fungsi pembuat bukti kas keluar guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
Fungsi pembuat bukti kas keluar. Fungsi ini bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Fungsi ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi keuangan untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
Fungsi pembayar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggung jawab mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.
Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah
9
setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi akuntansi biaya. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat distribusi biaya ke dalam kartu kos produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
Fungsi akuntansi umum. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.
Dokumen
Dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam siklus jasa personel disajikan berikut ini.
Dokumen Transaksi Dokumen Sumber Pendukung 1. Pencatatan biaya
gaji dan upah
Bukti kas keluar Rekap daftar gaji dan upah
2. Pencatatan pembayaran gaji dan upah
Bukti kas keluar Daftar gaji dan upah
Dokumen lengkap yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2) Kartu jam hadir
3) Kartu jam kerja
4) Daftar gaji dan daftar upah
5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6) Surat pernyataan gaji dan upah
7) Amplop gaji dan upah 8) Bukti kas keluar
10
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat wakru.
Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan di atas, catatan wakru kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik kepada produk. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh
11
Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat dafiat gaji dan upah bersamaan dengan permbuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai porongan yang menjadi beban setiap karyawan.
Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
Bukti kas keluar. Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi pembuat bukti kas keluar kepada fungsi pengeluaran kas, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah Gaji dan Upah.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus jasa personel adalah:
12 1) Jurnal umum.
2) Kartu kos produk.
3) Buku pembantu biaya.
4) Kartu penghasilan karyawan.
Jurnal umum. Dalam siklus penggajian dan pengupahan, jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap pesanan dan departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja.
Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal ini adalah bukti kas keluar.
Kartu kos produk. Dalam siklus penggajian dan pengupahan, catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.
Buku pembantu biaya. Dalam siklus penggajian dan pengupahan, catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja (selain biaya tenaga kerja langsung) setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi unruk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
Kartu penghasilan karyawan. Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu. kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah.
13 Bagan Alir Siklus Jasa Personel
Pada Gambar 21.3 digambarkan sistem informasi akuntansi penggajian, yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Oleh karena itu, dalam sistem informasi akuntansi penggajian ini tidak diperlukan pencatatan waktu kerja, karena biaya tenaga kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak perlu dibebankan kepada produk. Dalam sistem informasi akuntansi penggajian, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatanganan karyawan atas kartu penghasilan karyawan, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing.
14
15
Pada Gambar 21.4 disajikan bagan alir sistem informasi akuntansi pengupahan, yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut jumlah jam arau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di pabrik ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem informasi akuntansi pengupahan ini diperlukan pencatatan waktu kerja, untuk membebankan upah tenaga kerja langsung kepada produk.
16
17
Salah Saji Potensial, Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan, dan Prosedur Audit untuk Pengujian Pengendalian yang dapat Digunakan oleh Auditor terhadap Siklus Jasa Personel
Gambar 21.5 meringkas salah saji potensial dalam setiap tahap siklus jasa personel, aktivitas pengendalian yang diperlukan, dan prosedur audit yang
18
dapat digunakan oleh auditor untuk melakukan pengujian pengendalian terhadap setiap tahap transaksi tersebut.
Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan dalam Siklus Jasa Personel Berdasarkan salah saji yang diperkirakan akan terjadi dalam siklus jasa personel sebagaimana dirinci dalam Gambar 21.5, aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi salah saji tersebut mencakup:
1) Fungsi pencatatan waktu haelir harus terpisah dari fungsi operasi.
2) Otorisasi dari manajer yang berwenang untuk
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga.
19
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan.
d. Kartu jam hadir.
e. Perintah lembur.
f. Daftar gaji dan upah.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah.
h. Bukti memorial untuk pembebanan biaya tenaga kerja.
3) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan
4) Pengecekan independen atas:
a. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja.
b. Kartu jam hadir.
c. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu d. Pembuatan daftar gaji dan upah.
e. Pembayaran gaji dan upah.
5) Rekonsiliasi:
a. Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan dengan dattar gaji dan upah karyawan.
b. Penghitungan pajak penghasilan karyawan dengan kartu penghasilan karyawan.
6) Penggunaan kartu penghasilan karyawan sebagai tanda penerimaan gaji dan upah oleh karyawan.
7) Penggunaan panduan akun dan pelaporan biaya tenaga kerja pada waktu yang tepat.
Fungsi pehcatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Waktu hadir merupakan waktu yg dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan denetelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi.
20
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi. Karena pembayaran gaji dan upah di dasarkan pada dokumen daftar gaji dan upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat otorisasi dari yang berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi. Dengan unsur pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya.
Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi. Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikian setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi.
Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. Di atas telah dijelaskan bahwa setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (direksi) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji den upah dapat
21
diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu, tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari kepala fungsi personalia.
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sahih sebagai dasar penghitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkuran. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam kerja reguler. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang dibutuhkan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang seharusnya dikerjakan di luar jam kerja reguler.
Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. Seperti telah disebutkan di atas, daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu, daftar gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa:
1) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
22
2) Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
3) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang.
4) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi pembuat bukri kas keluar (Bagian Utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan. Untuk mengawasi pemakaian jam kerja karyawan, digunakan kartu jam kerja yang bernomor urut tercetak.
Formulir ini diawasi pemakaiannya melalui pertanggungjawaban pemakaian nomor urut tercetaknya. Penggunaan kartu jam kerja bernomor urut tercetak menjamin kelengkapan data pemakaian jam kerja karyawan.
Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upalı untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar
23
penghitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah.
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitianya oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung kepada haru kos produk yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan.
Distribusi upah hangsung tersebut dilakukan berdasar dara yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum apa yang tercantum dalam kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke ham kartu kos produk yang bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali dalam penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan.
Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja. Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja. fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir dengan
24
data yang tercantum dalam kartu jam kerja (lihat bagan alir sistem informasi akuntansi pengupahan pada Gambar 21.4).
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu. Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatar waktu dapat dihindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran. Fungsi pembuat bukti kas keluar berada di tangan Bagian Utang, di bawah Departemen Akuntansi.
Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi pencatar utang harus melakukan verifikasi kebenaran dan kerelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh Bagian Gaji dan Upah.
Dengan demikian unsur pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung vang dapat diandalkan.
Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan, perusahan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi kewajiban karyawan, yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Seperti telah disebutkan diatas, PPh Pasal 21 ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam kartu Penghasilan karyawan. Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji dan upah karyawan, dan besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus
25
disetor oleh perusahaan ke Kantor Perbendaharaan Negara dapat di verifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan kartu penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan.
Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai kartu penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak Oleh karena itu dalam sistem informasi akuntansi penggajian maupun dalam sistem informasi akuntansi pengupahan (lihat bagan alir pada Gambar 21.3 dan 21.4) setelah diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji, kartu penghasilan karyawan kemudian dikirimkan ke fungsi pembayar gaji dan upah untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan.
Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun.
Keakuratan posting transaksi ke dalam buku pembantu biaya dan ke register bukti kas keluar ditentukan oleh pemberian kode akun dalam pembuatan dokumers sumber (bukti kas keluar). Oleh karena itu, ketersediaan buku panduan kode akun dan review terhadap pemberian kode akun pada saat pembuatan dokumen sumber menjamin keakuratan posting sehingga asersi penyajian dan pengungkapan menjadi andal.
Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi penyajian dan pengungkapan siklus jasa personel.
26
Penyusunan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Siklus Jasa Personel
Berdasarkan daftar prosedur audit yang dapat digunakan oleh auditor untuk melakukan pengujian pengendalian terhadap siklus jasa personel sebagaimana yang tercantum dalam Gambar 21.5, dapat disusun program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus tersebut. Berbagai prosedur audit yang terdapat dalam Gambar 21.5 diklasifikasikan kembali dalam Gambar 21.6 menurut asersi yang dituju: keberadaan atau keterjadian, kelengkapan. dan penilaian atau alokasi. Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus jasa personel disajikan dalam Gambar 21.6
Penjelasan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Siklus Jasa Personel
27
Lakukan pengamatan terhadap pemisahan fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dari fungsi pembayaran gaji dan upah dan fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi operasi. Untuk membuktikan adanya pemisahan fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dari fungsi pembayaran gaji dan upah, auditor melakukan pengamatan terhadap kedua fungsi tersebut dalam melaksanakan kegiatan pembayaran gaji dan upah. Auditor juga melakukan pengamatan terhadap fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi operasi dalam melaksanakan pengumpulan jam hadir karyawan untuk salah satu dasar pembuatan daftar gaji dan upah.
Lakukan pengamatan terhadap pembayaran gaji dan upah.
Pengamatan terhadap pembayaran gaji dan upah ini dirujukan untuk mendapatkan bukti bahwa gaji dan upah diterima oleh karyawan yang berhak dan tidak diterima oleh karyawan fiktif.
Lakukan pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir dan jam kerja karyawan. Untuk membuktikan ketelitian dan keandalan data jam hadir yang dicatat oleh fungsi pencatat waktu dan jam kerja karyawan yang dicatat oleh fungsi produksi, auditor melakukan pengamatan pencatatan jam hadir dan jam kerja karyawan oleh kedua fungsi tersebut. Dalam pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir, auditor mengumpulkan informasi tentang:
1) Adanya pengawasan dari fungsi pencatat waktu terhadap pemasukan kartu jam hadir dalam mesin pencatat wakru yang dilakukan oleh setiap karyawan.
2) Adanya pemeriksaan oleh fungsi pencatar waktu terhadap identitas karyawan yang memasukkan kartu hadir ke dalam mesin pencatat waktu.
Auditor juga melakukan pengamatan terhadap pencatatan jam kerja yang dilakukan oleh fungsi produksi untuk memperoleh keyakinan
28
mengenai ketelitian jam kerja karyawan yang dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja.
Ambil sampel daftar gaji dan upah. Anditor mengambil sampel daftar gaji dan upah yang disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah (lihat bagan alir sistem informasi akuntansi penggajian dan sistem informasi akuntansi pengupahan pada Gambar 21.3 dan 21.4). Daftar gaji dan upah yang disimpan dalam arsip di fungsi pembuatan daftar gaji dan upah merupakan dokumen pendukung bukti kas keluar. Daftar gaji dan upah yang dipilih kemudian diperiksa mengenai:
1) Surat keputusan pengangkatan karyawan yang namanya tercantum dalam dafrar gaji dan upah tersebut.
2) Surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah.
3) Surat keputusan mengenai tarif gaji dan upah yang digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah.
4) Surat otorisasi pemotongan gaji dan upah.
5) Bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
6) Tanda tangan otorisasi dari pejabat yang berwenang atas daftar gaji dan upah.
7) Kesesuaian data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dengan jumlah yang dicatat ke dalam jurnal umum.
8) Kesesuaian data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dengan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan (dalam arsip kartu penghasilan karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah).
Ambil sampel kartu jam hadir karyawan. Kartu jam hadir karyawan disimpan dalam arsip di fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Auditor mengambil sampel kartu jam hadir dan kemudian melakukan pemeriksaan terhadap:
29
1) Surat perintah lembur jika dalam kartu jam hadir tersebut tercantum jam kerja lembur.
2) Tanda tangan otorisasi kartu jam hadir oleh fungsi pencatatan waktu.
3) Kesesuaian data jam hadir karyawan dengan data jam kerja yang tercantum dalam kartu jam kerja karyawan yang bersangkutan.
Ambil sampel kartu jam kerja karyawan. Kartu jam kerja karyawan disimpan dalam arsip di fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Auditor mengambil sampel kartu jam kerja dan melakukan pemeriksaan terhadap:
1) Kebenaran tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja karyawan.
2) Kebenaran distribusi upah yang tercantum dalam rekap daftar upah dan pencatatan upah langsung ke dalam kartu kos produk yang bersangkutan.
Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut. Penggunaan nomor urut tercetak menjamin kelengkapan transaksi pembelian yang dicatat dalam catatan akuntansi. Dalam siklus jasa personel, formulir kartu jam kerja, bukti kas keluar, bukti memorial, harus bernomor urut tercetak dan pemakaian formulir tersebut dipertanggungjawabkan melalui pemakaian nomor urut tercetak tersebut. Auditor memeriksa apakah klien menggunakan formulir bernomor urut tercetak pada waktu auditor mengambil sampel kartu jam kerja.
Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui untuk pembayaran gaji dan upah dan lakukan pengusutan ke dokumen pendukung dan catatan akuntansi yang bersangkutan. Untuk membuktikan bahwa setiap pembayaran gaji dan upah didahului dengan adanya otorisasi dalam pembuatan daftar gaji dan daftar upah, auditor mengambil sampel bukti kas keluar dari arsip dokumen tersebut yang disimpan oleh fungsi utang (unpaid voucher file) dan yang disimpan oleh fungsi akuntansi biaya (paid voucher
30
file). Bukti kas keluar dalam arsip tersebut dilampiri dengan daftar gaji dan upah dan rekap daftar gaji dan upah. Dalam pemeriksaan terhadap bukti kas keluar tersebut, auditor melakukan pemeriksaan terhadap penggunaan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut dan pertanggungjawaban penggunaan dokumen bernomor urut tercetak tersebut. Jika dalam pemeriksaan terhadap bukti kas keluar tersebut auditor menjumpai adanya nomor bukti kas keluar yang tidak ada, auditor meminta pertanggungjawaban mengenai hal tersebut dari fungsi utang. Jika fungsi utang dapat mempertanggungjawabkan tidak adanya nomor bukti kas keluar tersebut, auditor dapat memperoleh keyakinan mengenai adanya unsur pengendalian intern yang baik dalam sistem informasi akuntansi pembelian.
Di samping itu, auditor juga melakukan pemeriksaan terhadap tanda tangan otorisasi yang tercantum dalam bukti kas keluar. Auditor juga mengusut posting data dalam bukti kas keluar ke buku pembantu biaya, kartu kos produk, register bukti kas keluar, dan jurnal umum.
Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan jurnal. Untuk menguji keandalan prosedur pencatatan transaksi siklus jasa personel. auditor menguji ketelitian posting ringkasan register bukti kas keluar dan jurnal umum ke dalam akun yang bersangkutan dalam buku besar (misalnya akun Barang dalam Proses-Tenaga Kerja Langsung, akun Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, akun Utang Gaji dan Upah, akun Utang Pajak Penghasilan Karyawan). Auditor mengambil sampel rekapitulasi bulanan register bukti kas keluar dan jurnal umum dan membandingkannya dengan jumlah yang di-posting dalam akun yang bersangkutan dalam buku besar.
D. EVALUASI HASIL PENGUJIAN PENGENDALIAN
Materi yang diuraikan dalam bab ini merupakan keseluruhan proses yang ditempuh oleh auditor di dalam memperkirakan risiko pengendalian terhadap siklus jasa personel. Taksiran risiko pengendalian ini berdampak terhadap strategi audir yang ditempuh oleh auditor: pendekatan terutama
31
substantif (primarily substantive approach) atau pendekatan tingkat risiko pengendalian taksiran rendah (lower assessed level of control risk approach).
Sebagaimana telah disebutkan dalam Bab 8 Penaksiran Risiko dan Desain Pengujian. penaksiran risiko pengendalian untuk suatu asersi merupakan faktor penentu tingkat risiko deteksi yang dapat diterima untuk suatu asersi, yang pada gilirannya akan berdampak terhadap tingkat pengujian substantif yang direncanakan (yang mencakup sifat, saat, dan lingkup pengujian substantif) yang harus dilakukan untuk menyelesaikan audit. Jika risiko pengendalian ditaksir terlalu rendah, risiko deteksi dapat terlalu tinggi ditetapkan dan auditor dapat melaksanakan pengujian substantif yang tidak memadai sehingga auditnya tidak efektif. Sebaliknya, jika risiko pengendalian ditaksir terlalu tinggi, auditor dapat melakukan pengujian substantif melebihi dari jumlah yang diperlukan, sehingga auditor melakukan audit yang tidak efisien.
Perlu diketahui bahwa berbagai tahap penaksiran risiko pengendalian terhadap berbagai sistem informasi akuntansi yang membentuk siklus jasa personel yang telah diuraikan dalam Bab 21 ini, merupakan proses audit yang dilaksanakan oleh auditor dalam rangka memperoleh pemahaman rentang struktur pengendalian intern terhadap siklus jasa personel. Setelah memperoleh pemahaman atas kebijakan dan prosedur struktur pengendalian intern yang relevan dengan pelaporan keuangan siklus jasa personel dan setelah menaksir risiko pengendalian untuk berbagai asersi akun yang terkait dengan siklus jasa personel (barang dalam proses-tenaga kerja langsung, biaya overhead pabrik, biaya pemasaran, biaya administrasi dan umum, utang gaji dan upah, utang pajak penghasilan karyawan), auditor harus membandingkan tingkat risike pengendalian sesungguhnya atau final dengan tingkat risiko pengendalian yang direncanakan untuk asersi tersebut. Jika tingkat risiko pengendalian final sama dengan yang direncanakan, auditor dapat melanjutkan untuk mendesain pengujian substantif khusus berdasarkan tingkar pengujian substantif yang direncanakan. Jika tingkat risiko pengendalian final tidak
32
sama dengan yang direncanakan, auditor harus mengubah tingkat pengujian substantif sebelum auditor mendesain pengujian substantif khusus untuk menampung tingkat isiko deteksi yang dapat diterima.
E. PENGUJIAN SUBSTANTIF TERHADAP SALDO AKUN YANG TERKAIT DENGAN SIKLUS JASA
Saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personel adalah:
1) Utang gaji dan upah.
2) Utang pajak penghasilan karyawan.
3) Utang dana pensiun.
4) Utang bonus 5) Utang komisi.
Oleh karena berbagai saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personel merupakan akun utang lancar, pengujian substantif terhadap saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personel mirip dengan pengujian substantif terhadap saldo utang usaha yang telah dibahas dalam Bab 16 Andit terhadap Siklus Pengeluaran. Pengujian Substantif terhadap Utang Usaha
Pengujian substantif yang secara spesifik berlaku terhadap berbagai saldo akun yang terkait dengan siklus jasa personel terletak pada:
1) Prosedur analitik.
2) Penghitungan kembali utang gaji dan upah (accrued payroll liabilities).
3) Verifikasi terhadap kompensasi bagi eksekutif.
Prosedur Analitik
Penerapan prosedur analitik terhadap berbagai saldo utang yang berkaitan denganı siklus jasa personel adalah:
1) Perbandingan biaya karyawan (gaji, upah, komisi, bonus, tunjangan, kompensasi dan lain- lain) tahun yang diaudit dengan biaya karyawan tahun sebelumnya (setelah di-adjust dengan perbedaan tarif gaji dan upah) dan dengan biaya karyawan menurut anggaran.
33
2) Perbandingan saldo urang yang berkaitan dengan siklus jasa personel yang tercantum dalam neraca yang diaudit dengan saldo utang tersebut dalam neraca tahun sebelumnya.
3) Perhitungan ratio biaya pajak penghasilan karyawan dengan total biaya karyawan dan perbandingan ratio tersebut dengan ratio yang sama tahun sebelumnya. 4. Rekonsiliasi jumlah pajak penghasilan karyawan dengan jumlah yang tercantum dalam SPT pajak penghasilan karyawan.
Jika dari prosedur analitik ini tidak terdapat fluktuasi signifikan, auditor dapat memperoleh bukti tentang asersi; keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, dan penilaian atau alokasi.
Penghitungan Kembali Utang Gaji dan Upah (Accrued Payroll Liabilities)
Auditor berkepentingan untuk memverifikasi kemungkinan adanya understatement penyajian utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel dan konsistensi metode yang digunakan untuk menghitung utang tersebut.
Utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel dibagi menjadi dua: utang kepada karyawan dan utang kepada pemerintah sehubungan dengan gaji, upah, dan kompensasi lain yang dibayarkan kepada karyawan.
Dalam memperoleh bukti mengenai kewajaran utang yang berkaitan dengan siklus personel, auditor harus mereview perhitungan yang dilakukan oleh manajemen atas utang gaji, upah, kompensasi, komisi, bonus, runjangan cuti, tunjangan rekreasi dan utang pajak penghasilan karyawan.
Cara lain yang dapat ditempuh auditor adalah dengan melakukan perhitungan sendiri berbagai kewajiban perusahaan terhadap karyawan dan negara pada tanggal neraca dan kemudian membandingkan hasil perhitungannya dengan utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel yang tercatat. Bukti tambahan dapat diperoleh auditor dengan memeriksa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan untuk berbagai utang yang berkaitan dengan siklus jasa personel yang terjadi setelah tanggal neraca.
34
Verifikasi terhadap Kompensasi bagi Eksekutif
Kompensasi bagi eksekutif merupakan objek audit yang paling sensitif karena eksekutif berada pada posisi yang dapat mengabaikan aturan yang telah ditetapkan. Kompensasi eksekutif dapat berupa gaji, bonus, stock option, biaya representasi (biaya yang disediakan bagi eksekutif untuk membangun hubungan kemitraan dengan mitra bisnis). Oleh karena itu, dalam pemeriksaan terhadap kompensasi bagi eksekutif, auditor melakukan verifikasi jumlah kompensasi dengan cara membandingkan otorisasi tentang kompensasi dari dewan komisaris dengan kompensasi yang dicatat.
(Mulyadi, 2006)
35
DAFTAR PUSTAKA
Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell, W. G. MODERN AUDITING. Jakarta:
Erlangga.
Halim, A., & Budisantoso, T. (2014). Dasar-Dasar Prosedur Pengauditan Laporan Keuangan. Yogyakarta: UUP STIM YKPN.
Mulyadi. (2006). Auditing, Buku 2. Salemba Empat.
