BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG 3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Selama penulis melaksanakan magang kerja di Telkom Witel Lampung penulis ditempatkan pada divisi Shared Service Officer (SSO) yang dipimpin oleh manajer wanita yaitu ibu Sulasmiati dimana pada divisi ini terdapatmergerdari 3 unit lainya yaitu human resources, Community Development Center (CDC) dan payment collection. Namun secara spesialis penulis ditempatkan pada unit CDC, yang dimana memiliki 3 jobdesk utama yaitu penyaluran, collection, dan pembinaan. Untuk menunjang tugas utamanya, unit CDC memiliki beberapa kegiatan yaitu mulai dari memberikan penjelasan mengenai kegiatan Mitra Binaan Telkom Lampung kepada masyarakat, mencari mitra binaan yang berkompeten, melakukan interview pada mitra binaan baru, menjelaskan prosedur pendaftaran mitra binaan, melakukan survey serta mengecek kelengkapan data para mitra lalu mengirimkan ke pusat, hingga melakukan penandatangan kontrak dan memberikan binaan kepada mitra terkait cara pengembangkan usaha selama menjadi mitra binaan Telkom, tak lupa juga pihak dari unit CDC akan rutin melakukan visiting ke lokasi usaha yang memiliki kendala dalam pengembangannya.
Kegiatan CDC ini dibagi atas 2 tim yaitu ada karyawan yang bertugas mengurus segala data di dalam kantor dan terdapat karyawan yang mengurus kendala di lapangan. Disini penulis membantu mengurus kendala baik di dalam maupun di luar kantor. Namun pastinya penulis tidak menjalankan tugas sendiri, selama melakukan kerja magang penulis dibimbing oleh Ahmad Firman Herutama selaku tim yang turun ke lapangan dan Hestia Melinda selaku tim pengurus data di dalam kantor.
Selama masa kerja magang kurang lebih 5 bulan atau 800 jam kerja, penulis diarahkan dan diawasi oleh asisten manager human resource dan CDC yaitu bapak Ery Suryadi. Sebagai divisi CDC penulis sering terlibat dalam mempersiapkan acara kegiatan yang diselenggarakan oleh unit CDC Telkom Witel Lampung, salah satunya adalah kegiatan seminar yang dilakukan di daerah-daerah luar Bandar Lampung seperti seminar pembekalan ilmu digital kepada UMKM di kota Metro, Lampung Tengah.
Koordinasi tidak saja penulis lakukan kepada unit CDC namun di Telkom Witel Lampung penulis juga diberi kesempatan untuk mempelajari ilmu unit lain seperti unit collection dan unit human resources,dalam unitcollection juga dibagi menjadi dua tim yaitu Caring territory base (CTB)danoutbound call (OBC) untuk CTB penulis di bimbing oleh Meriska selaku leader CTB dan untuk OBC penulis dibimbing oleh Ahmad Hermawan selaku leader OBC. Di unit collection ini penulis diajarkan tentang proses penagihan mulai dari tagihan bulan pertama hingga bulan kedua. Pada unithuman resources penulis dikoordinasikan oleh Inas Anindiba selaku HRD Telkom Witel Lampung.
3.2 Tugas dan Uraian Kerja Magang 3.2.1 Tugas yang Dilakukan
Di Telkom Witel Lampung penulis ditempatkan pada divisi SSO dan berperan untuk membantu kegiatan didalamnya yang meliputi unit CDC, payment dan HRD. Adapun beberapa pekerjaan yang dilakukan penulis selama periode magang kerja, yaitu:
Tabel 3. 1Tugas Utama yang Dilakukan NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil 1 Melakukan
greeting pada mitra binaan Telkom Witel
Lampung
Hestia Melinda
Greeting dilakukan secara rutin 1-2
kali setiap bulannya
Penulis dapat mempelajari
cara berkomunikasi
dengan baik kepada mitra dan mendapat
gambaran tentang lika
liku dunia usaha 2 Mengelola
berkas pendaftaran
calon mitra binaan
Hestia Melinda
Pekerjaan dilakukan setiap
ada calon mitra yang mendaftar
Penulis diajarkan untuk
dapat lebih teliti dalam melihat isi-isi
berkas yang diberikan calon
mitra 3 Melakukan
digitalisasi data mitra binaan yang
masih
Hestia Melinda
Pekerjaan dilakukan setiap data calon mitra yang mendaftar
sudah di cek dan di acc oleh
Penulis belajar cara menggunakan
alat scanner
NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil
berbentuk fisk pihak Telkom
Witel Lampung 4 Melaksanakan
kegiatan pembekalan
dan penandatanga
nan SP3K (Surat Perjanjian
Pinjaman Program Kemitraan)
Hestia Melinda
Kegiatan dilakukan rutin
setiap 2 bulan sekali
Penulis belajar mengenai tahap-tahap pendaftaran
UMKM menjadi mitra binaan Telkom,
mulai dari pengumpulan ,
pengecekan berkas, mengirimkan
berkas ke pusat, melakukan survey, hingga
pengesahan mitra dan melaksanakan
kegiatan pembekalan
dan penandatangan
an SP3K
NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil 5 Melaksanakan
surveyusaha pada calon mitra binaan
Ahmad Firman Herutama
Kegiatan dilakukan setiap
ada calon mitra yang mendaftar
Penulis belajar mengidentifika si jenis usaha yang layak dan
tidak layak menjadi mitra binaan Telkom.
Penulis juga belajar cara melakukan interview kepada pelaku
UMKM 6 Melaksanakan
visitingpada mitra yang mengalami kendala
Ahmad Firman Herutama
Kegiatan dilakukan setiap
bulan pada mitra yang berkendala
Penulis belajar memahami kendala usaha yang dihadapi dan penulis
belajar bagaimana cara
unit CDC melaporkan kendala kepada
pusat
NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil Menghadiri
kegiatan seminar guna
memberikan binaan kepada
para mitra
Ahmad Firman Herutama
Pekerjaan dilakukan setiap
mendapatkan undangan atau
adanya kerjasama seminar dari
pihak luar
Penulis memberikan arahan kepada
para mitra yang memiliki
pertanyaan terkait kegiatan
seminar dan mitra yang membutuhkan bantuan selama
mengikuti seminar
Sumber: Pekerjaan Penulis, 2021 Tabel 3. 2Tugas Tambahan yang Dilakukan NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja
Hasil 1 Melakukan
penagihan pada konsumen
Indihome
Ahmad Hermawan
Pekerjaan hampir dilakukan setiap
hari selama melaksanakan
Penulis belajar cara menyampaikan
tagihan yang baik dan benar
NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil melalui
telepon maupun WA
magang kerja kepada pelanggan dan penulis belajar memberikan arahan terhadap
konsumen terkait kendala Indihome yang
dihadapi pelanggan
2 Visitingpada konsumen
Indihome masuk kedalam kategori Pra-NPC
Meriska Pekerjaan dilakukan setiap
akhir bulan
Penulis belajar cara melakukan
penagihan secara langsung
ke lokasi pelanggan
3 Melaksanakan kegiatan
family gathering untuk divisi
SSO
Inas Anindiba
Pekerjaan dilakukan selama masa persiapan acara
hingga hari-H acara
Penulis belajar mengenaiflow
dalam membuat suatu
acara mulai dari melakukan
surveylokasi
NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil untuk membuat
rundown hingga memastikan kegiatan acara berjalan dengan
lancar 4 Melaksanakan
kegiatan Vaksinasi
kepada karyawan
Telkom Lampung
Inas Anindiba
Pekerjaan dilakukan selama masa persiapan acara
hingga hari-H acara
Penulis belajar mendata karyawan secara cepat
dan tepat
5 Melaksanakan kegiatan pembekalan
K3 kepada karyawan Telkom Witel
Lampung
Inas Anindiba
Pekerjaan dilakukan selama masa persiapan acara
hingga hari-H acara
Penulis belajar akan kebutuhan
karyawan dan tanggung jawab
perusahaan terhadap keselamatan
karyawan 6 Melaksanakan
kegiatan
Inas Anindiba
Pekerjaan dilakukan selama masa
Penulis belajar mengenai kebutuhan-keb
NO Pekerjaan Koordinator Periode /
frekuensi kerja Hasil Sayari
Ramadhan
persiapan acara hingga hari-H
acara
utuhan yang perlu disiapkan
dalam suatu acaracharity
dan penulis belajar dalam berbagi kepada
sesama Sumber: Pekerjaan Penulis, 2022
3.2.2 Uraian Kerja Magang
Karena penulis merangkap 3 unit pada divisi SSO, maka penulis memiliki beberapa pekerjaan utama dan pekerjaan tambahan selama melaksanakan kerja magang di Telkom Witel Lampung. Secara umum pekerjaan utama penulis berkaitan dengan membina UMKM yang merupakan mitra binaan Telkom Lampung. Untuk tugas tambahan penulis berkaitan dengan payment konsumen Indihome dan membantu kegiatan-kegiatan yang diadakan unit human resources. Berikut ini merupakan rincian dan detail dari pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan magang kerja di Telkom Witel Lampung.
3.2.2.1 Tugas Utama
Pada proses penerimaan magang, penulis diposisikan pada unit CDC. Penempatan posisi ini dikarenakan perusahaan sedang membutuhkan tenaga tambahan untuk membantu peningkatan kinerja pada unit CDC, karena pada tahun 2022 terdapat beberapa kegiatan
seminar yang diadakan oleh CDC Telkom sebagai pengenalan kegiatan mitra binaan yang diadakan oleh Telkom Witel Lampung.
Oleh karenanya pekerjaan utama penulis sangat berhubungan langsung dengan para pelaku UMKM di provinsi Lampung, diantaranya yaitu :
1) MelakukanCaringpada mitra binaan Telkom Witel Lampung Pekerjaan yang rutin dilakukan penulis adalah Greeting mitra binaan Telkom, kegiatan ini dilakukan secara rutin oleh penulis pada awal dan akhir bulan, prosesnya juga dilakukan secara bertahap mulai dari tahun mitra 2019 hingga mitra 2020. Tujuan caring sendiri adalah untuk menanyakan perkembangan usaha dan masalah yang mungkin sedang dihadapi mitra binaan, serta mengingatkan mitra untuk membayar ansuran pinjaman yang perlu dibayarkan. Dari kegiatan ini unit CDC akan mengetahui perkembangan dan proses yang dijalankan UMKM, apakah UMKM mengalami kemajuan atau malah kemunduran dalam menjalankan usaha. Tidak hanya itu unit CDC akan mencoba membantu menyelesaikan masalah dengan memberikan saran atau masukan terkait masalah yang dihadapi mitra. Selanjutnya hasilcaringini akan dimasukan kedalam sistem SIMPKBL yang dapat terbaca oleh pusat, seperti yang terlihat pada gambar 3.1.
Di dalam web SIMPKBL karyawan CDC akan memasukan tanggal caring, hasil caring dan deskripsi kesepatakan. Caring ini juga merupakan bentukcontrollingyang dilakukan unit CDC Telkom pada mitra binaannya.
Gambar 3.1 WebSIMPKBL Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2021
2) Mengelola berkas Pendaftaran calon mitra binaan Telkom Witel Lampung
Untuk pekerjaan selanjutnya adalah mengelola berkas pendaftaran calon mitra binaan Telkom Witel Lampung. Berkas yang diolah merupakan berkas pemenuhan syarat pendaftaran mitra binaan Telkom, berkas-berkas ini meliputi:
● Pas photo suami istri ukuran 4x6
● Fotocopy KTP suami/istri/ pendamping & Surat Nikah Fotocopy KK
● Fotocopy surat keterangan usaha / serbaguna
● Fotocopy agunan berupa sertifikat tanah / BPKB Mobil (Bila permohonan pinjaman disetujui, agunan asli sebagai persyaratan) untuk pinjaman 21 juta keatas dan harus atas nama pemohon / Keluarga dalam satu KK
● Fotocopy buku tabungan yang aktif atas nama pemohon ( Mandiri / BNI)
● Nomor handphone telkomsel
● Nomor rekening listrik
Disini penulis bertugas mengecek kelengkapan dan kevalidan berkas, penulis memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam penulisan nama, alamat atau jenis berkasnya, sebelum berkas dikirimkan ke kantor pusat Telkom Indonesia. Untuk data surat yang memiliki kesalahan akan diupayakan untuk diperbaiki terlebih dahulu atau jika kesalahan tidak dapat diperbaiki maka data akan ditolak, seperti yang dapat terlihat pada gambar 3.2 tersebut adalah sebagian berkas yang ditolak pihak unit CDC.
Pekerjaan ini dilakukan pada saat ada calon mitra yang mendaftar.
Gambar 3.2 Berkas Data yang Ditolak Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
3) Melakukan digitalisasi data mitra binaan yang masih berbentuk fisik
Awalnya Telkom Witel Lampung hanya melakukan penyimpanan berkas secara fisik, namun saat ini perusahaan telah melakukan perubahan prosedur data dengan melakukan digitalisasi berkas-berkas fisik. Proses digitalisasi data ini dilakukan dengan me-scanner seluruh berkas-berkas fisik para mitra yang kemudian dikumpulkan pada satu file dan disimpan pada Google drive. Penggunaan Google drive sendiri merupakan hasil masukan yang diberikan penulis pada pihak CDC.
Diharapkan dengan menggunakan Google drive ini dapat mempermudah unit CDC dalam penyimpanan. Selain itu juga untuk meminimalisir resiko kehilangan data apabila laptop penyimpanan mengalami kendala. Tidak hanya dengan scanner digitalisasi data ini juga dilakukan dengan menginput data berkas pendaftaran calon mitra ke dalam aplikasi Telkom Smart Survey, proses ini merupakan tindakan lanjutan dengan mengirim berkas ke kantor pusat Telkom Indonesia setelah berkas yang di cek sudah dianggap valid dan memenuhi prosedur pada tingkat Telkom Lampung. Untuk hasil scanner dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Berkas Digital Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2021
4) Melaksanakan kegiatan pembekalan dan penandatanganan SP3K (Surat Perjanjian Pinjaman Program Kemitraan)
Kegiatan pembekalan dan penandatanganan SP3K merupakan tahapan terakhir pada proses pendaftaran mitra binaan. Pada kegiatan ini para calon mitra yang telah disetujui oleh kantor pusat untuk menjadi mitra binaan Telkom secara bersamaan akan diundang oleh unit CDC untuk menghadiri kegiatan akad ini. sebelum melakukan penandatangan kontrak, para mitra akan diberikan sedikit ilmu dasar mengenai kegiatan usaha. Kegiatan penandatangan mitra baru ini secara rutin dilakukan 2-3 bulan
sekali, tergantung jumlah pendaftar setiap bulannya. Disini penulis membantu proses kegiatan mulai dari pengecekan ulang data yang dibutuhkan hingga membantu memastikan kegiatan berjalan dengan lancar, seperti yang terlihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Kegiatan Pembekalan dan Penandatanganan SP3K
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022 5) Melaksanakansurveyusaha pada calon mitra binaan
Survey adalah bagian dari proses pendaftaran calon mitra, setelah calon mitra mendaftarkan diri melalui aplikasi UMKM dan data dalam aplikasi sudah lengkap maka pihak CDC akan melakukan survey ke lokasi usaha. Survey ini bertujuan untuk melihat kondisi usaha secara langsung dan mengumpulkan data tambahan serta wawancara tambahan kepada calon mitra.
Data-data tambahan ini akan di masukan kedalam aplikasiSmart
Survey milik PT. Telkom yang hanya dapat diakses oleh pihak CDC Telkom. Selanjutnya data dan bukti foto yang telah di-input ke dalam aplikasi Smart Survey akan dikelola oleh pihak pusat untuk menjadi bagian dari bahan pertimbangan penerimaan calon mitra. Pada gambar 3.5 penulis sedang melakukan survey ke lokasi usaha calon mitra yang memiliki usaha menjual tahu dan tempe. Terlihat juga pada gambar 3.6 dan 3.7 penulis mendokumentasikan proses pembuatan tahu dan tempe, dokumentasi ini yang nanti akan dimasukan ke aplikasi Smart Surveyuntuk di evaluasi lebih lanjut oleh pusat. Usaha ini berlokasi di kabupaten Pesawaran.
Gambar 3.5 KegiatanSurveyLokasi Usaha Calon Mitra Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.6 KegiatanSurveyLokasi Usaha Calon Mitra Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.7 KegiatanSurveyLokasi Usaha Calon Mitra Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2021
6) Melaksanakanvisitingpada mitra yang mengalami kendala Unit CDC rutin melakukanvisitingpada setiap mitra, khususnya mitra yang tengah mengalami kendala. Kendala yang dihadapi para mitra biasanya terkait tertundanya membayar ansuran pinjaman kepada PT. Telkom. Bagi mitra yang sudah 2 bulan tidak membayar dan tanpa memberikan penjelasan kepada unit CDC maka unit CDC akan turun langsung ke lokasi untuk melihat kondisi yang dihadapi mitra. Selain itu kegiatan ini visiting ini juga bertujuan untuk membangun tali silaturahmi antara PT. Telkom dengan mitra. dapat dilihat pada gambar 3.8, biasanya pada kegiatan visiting mitra diminta untuk mengisi laporan kendala yang dihadapi saat ini, dan laporan ini akan dievaluasi oleh pusat untuk dicarikan solusinya.
Gambar 3.8 Pengisian Laporan Kendala Usaha Oleh Mitra Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.9 Kegiatan Kunjungan Mitra Binaan Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
7) Menghadiri kegiatan seminar guna memberikan binaan kepada para mitra
Pihak CDC Telkom Witel Lampung sering diundang dalam kegiatan seminar yang berhubungan dengan UMKM, seperti contohnya kegiatan seminar yang diadakan oleh PaDi UMKM.
Kegiatan seminar ini berisikan materi yang dapat menambah wawasan dan cara berwirausaha bagi para pelaku UMKM.
Dengan adanya seminar ini juga CDC Telkom dapat lebih memperkenalkan program Mitra binaan kepada para pelaku UMKM dan mendapatkan calon mitra baru karena kegiatan seminar juga tidak hanya dilakukan di Kota Bandar Lampung namun juga dilakukan pada wilayah diluar Bandar Lampung seperti Pringsewu dan Metro. Pada kegiatan seminar ini penulis berperan sebagai panitia yang membantu para pelaku UMKM
dalam mempraktikkan ilmu digital yang telah dipelajari. Salah satu ilmu digital yang dipelajari adalah penggunaan PaDi UMKM, yaitu salah satu aplikasi besutan Telkom yang dapat menunjang penjualan UMKM. Disini para mitra diajarkan cara mendaftarkan usahanya ke aplikasi PaDi UMKM, dan pastinya mitra juga diajarkan cara menggunakan aplikasi tersebut. Selain itu juga mitra diajarkan bagaimana mendokumentasikan produk agar terlihat lebih jelas dan detail, dan masih banyak tips yang diajarkan untuk memasarkan produk.. Berikut ini pada gambar 3.10 dan gambar 3.11 adalah sebagian dokumentasi penulis pada saat kegiatan sedang dilaksanakan di kota Bandar lampung. Dan untuk gambar 3.12 merupakan dokumentasi penulis pada saat kegiatan sedang dilaksanakan kota Metro.
Gambar 3.10 Menghadiri Kegiatan Seminar PaDi UMKM di Universitas Lampung
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.11 Menghadiri Kegiatan Seminar PaDi UMKM di Universitas Lampung
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.12 Menghadiri Kegiatan Seminar PaDi UMKM di Kota Metro
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
3.2.2.2 Tugas Tambahan
Selama periode magang kerja, Telkom Witel Lampung memberikan kesempatan penulis untuk dapat belajar lebih banyak ilmu di luar unit CDC, sehingga penulis juga belajar mengenai unit collectiondan human resources.Unit collectiondan human resources sendiri masuk ke dalam divisi SSO, sehingga ketiga unit ini berada dalam satu ruangan. Untuk unit collection secara umum tugas dan tanggung jawabnya berkaitan dengan penagihan dan pembayaran konsumen Indihome. Sedangkan unit human resources secara umum tugas dan tanggung jawabnya berhubungan dengan pengelolaan karyawan. Dan pekerjaan yang dibantu penulis adalah sebagai berikut:
1. Melakukan penagihan pada konsumen Indihome melalui telepon maupun WA.
Seperti yang diketahui bahwa PT. Telkom Indonesia menyediakan jasa layanan paket Wifi dan Telepon yang berada dibawah naungan Indihome. Indihome sendiri mempersembahkan paket 2p dan 3p namun selain itu Indihome juga menawarkan paket khusus pelajar, pengajar, dan jurnalis guna menopang dunia pendidikan di Indonesia. Namun pastinya paket-paket yang ditawarkan tidak gratis, Indihome mematok harga berlanggan mulai dari Rp.255.000,- hingga Rp.965.000,- belum termasuk PPN 11%. Biaya berlangganan ini dapat dibayarkan konsumen mulai dari tanggal 5 hingga tanggal 20 setiap bulannya. Disini tugas penulis adalah mengingatkan tagihan tersebut kepada konsumen Indihome agar dapat segera dibayarkan kegiatan itulah yang disebut greeting. Untuk proses penagihan ini PT. Telkom menggunakan 2 metode yang biasa disebut Caring dan Greeting, untuk caring dilakukan melalui telepon dan untuk greetingdilakukan melalui aplikasiWhatsapp
seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.13.
Gambar 3.13 GreetingPelanggan Indihome Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Seperti yang terlihat pada gambar 3.14, awalnya hasil dari caring dan greeting akan dimasukan ke dalam excel yang dibagikan oleh leader unit OBC dan CTB ke masing-masing karyawan. Nantinya file excel yang sudah dikerjakan akan dikumpulkan lagi kepada leader dan leader akan menggabungkan seluruh file yang kemudian dikirim ke unit Bges. Namun karena dirasa menggunakan excel kurang efektif maka saat ini baik unit OBC atau CTB sudah menggunakan google sheets yang telah diprogram oleh leader untuk memasukan data hasil caring dan greeting. Leader tidak perlu lagi membuat dan membagikan file tugas bagi masing-masing karyawan. Seperti yang terlihat pada gambar 3.15, dengan adanya google sheets ini pekerjaan menjadi lebih praktis dan hasil kerja dapat trus di kontrol oleh leader. Dan bukan hanya leader unit yang dapat mengontrol kerja karyawan tapi HRD dan
Manajer pun dapat dengan mudah masuk ke google sheets.
Penggunaan google sheets ini merupakan salah satu masukan dari penulis terhadap proses kerja di Telkom, Kegiatan caring dan greeting ini dilakukan hampir setiap harinya selama periode magang kerja penulis berlangsung.
Gambar 3.14 Data HasilCaringdanGreeting Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.15 Data HasilCaringdanGreeting Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
2. Visitingpada konsumen Indihome masuk kedalam kategori Pra-NPC
Bagi pelanggan Indihome yang tidak membayar biaya berlangganan hingga 2 bulan akan masuk kedalam kategori pra-NPC dan akan dikelola oleh unit CTB ( Caring teritorial base ). Unit CTB inilah yang akan melakukan caring dan visiting pada konsumen pra-NPC. Visiting sendiri adalah kegiatan mendatangi langsung ke lokasi pemasangan modem Indihome yang belum dibayar, tujuannya agar pihak Telkom dapat melakukan pendekatan lebih kepada konsumen serta dapat melihat langsung kendala yang terjadi di lapangan. Para karyawan yang melakukan visiting akan dibekali dengan surat resmi dari Telkom terkait penagihan pembayaran Indihome.
Surat resmi ini juga sebagai tanda bahwa karyawan yang melakukan visiting adalah karyawan yang bertanggung jawab di
bidangnya. Hal inilah yang digunakan untuk menghindari keraguan pelanggan dan kecurangan karyawan. Diharapkan dengan adanyavisiting ini baik dari pihak customer maupun PT.
Telkom dalam menemukan titik tengah atau konsumen mau membayar tagihan. Seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.16, penulis sedang melakukan visiting ke kantor Dinas Pertanian Pagar Alam, Bandar Lampung.Dan pada gambar 3.17, penulis tengah menerima pembayaran dari salah satu customer Indihome yang telah telat 2 bulan.
Gambar 3.16 Kunjungan Pelanggan Indihome Telat Bayar Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.17 Proses Pembayaran Indihome Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
3. Melaksanakan kegiatanfamily gatheringuntuk divisi SSO Kegiatan family gathering adalah kegiatan liburan tahunan yang difasilitasi PT.Telkom guna menunjang employee engagement dan employee satisfaction pada setiap divisi. Kegiatan ini biasanya diselenggarakan di tempat-tempat wisata provinsi Lampung. Acara secara umumnya diisi dengan pembukaan, makan bersama, game/hiburan, dan acara bebas. Acara-acara ini disusun untuk dan mempererat tali silaturahmi bagi tiap-tiap karyawan. Dengan adanya game yang dimainkan beregu diharapkan dapat membangun kekompakan antar karyawan.
Disini penulis membantu mempersiapkan kegiatan mulai dari pemilihan lokasi, survey lokasi hingga memastikan rundown berjalan sesuai jadwal. Proses survey yang dilakukan penulis
dapat dilihat pada gambar 3.18 dan untuk pelaksanaan kegiatan family gatheringdapat dilihat pada gambar 3.19.
Gambar 3.18 SurveyLokasi KegiatanFamily Gathering sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.19 KegiatanFamily Gathering Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
4. Melaksanakan kegiatan Vaksinasi kepada karyawan Telkom Lampung
Mengingat kegiatan magang kerja penulis dilaksanakan selama masih adanya himbauan Covid-19 di Indonesia, maka Telkom Witel Lampung mengadakan kegiatan vaksinasi dosis pertama, kedua dan ketiga bagi seluruh karyawan Telkom di wilayah Lampung. Tujuan kegiatan vaksinasi ini sebagai bentuk usaha peningkatan kesehatan karyawan Telkom Lampung di tengah Pandemi Covid-19 yang tengah menjarah di Indonesia. Seluruh karyawan Telkom mulai dari Kandatel Pringsewu, Bandar Lampung, Hingga Metro diberikan kesempatan untuk mendaftarkan vaksinasi. Sekitar kurang lebih 180 karyawan yang mendaftar, menghadiri Telkom Witel Lampung Majapahit untuk melaksanakan kegiatan vaksinasi. Karena kegiatan diikuti oleh karyawan dari seluruh wilayah kandatel maka kegiatan ini dibagi menjadi 2 sesi. Untuk sesi pertama diperuntukan bagi karyawan Telkom wilayah Bandar Lampung yaitu pada pukul 08.30 - 10.00. Untuk sesi kedua diperuntukan bagi karyawan Telkom wilayah Pringsewu dan Metro yaitu pukul 10.00 - 12.00.
Seperti yang terlihat pada gambar 3.20, dalam kegiatan ini penulis bertugas membantu melakukan pengecekan data dan melengkapi data para karyawan sebelum melakukan vaksinasi.
Kegiatan vaksinasi ini dilaksanakan di lantai 3 kantor Telkom Witel Majapahit pada hari Rabu tanggal 30 Maret 2022, mulai pukul 08.30 - 12.00.
Gambar 3.20 Kegiatan Vaksinasi Karyawan Telkom Witel Lampung
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
5. Melaksanakan kegiatan pembekalan K3 kepada karyawan Telkom Witel Lampung
Menurut PP 50 Tahun 2012 Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau yang biasa disingkat K3 adalah segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan dan kesehatan tenaga kerja melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Pembekalan K3 ini pastinya bertujuan sebagai upaya mencegah kecelakan kerja baik yang berakibat fatal maupun near miss (hampir celaka). Kegiatan K3 kali ini dilakukan secara online karena tujuannya hanya sebagai perkenalan ilmu dasar K3 kepada karyawan Telkom Witel Lampung, namun nantinya akan diadakan praktek K3 secara langsung di setiap kantor-kantor telkom wilayah Lampung. Pada
kegiatan ini penulis bertugas membantu dalam pembuatan PPT materi K3 yang dibawakan oleh ibu Iyhos Rofiana selaku manager logistic & general support. Kegiatan pelaksanaan pembekalan K3 dapat dilihat pada gambar 3.21.
Gambar 3.21Kegiatan Pembekalan K3 Kepada Karyawan Telkom Witel Lampung
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022 6. Melaksanakan kegiatan Sayari Ramadhan
Kegiatan Sayari Ramadhan merupakan kegiatan Charity yang rutin dilakukan PT. Telkom Indonesia setiap tahunnya pada bulan ramadhan. Secara nasional PT. Telkom akan membagikan bantuan berupa sembako dan dana bantuan kepada kaum dhuafa serta anak yatim dan piatu. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai bentuk tanggung jawab PT. Telkom Indonesia yang merupakan perusahaan BUMN dalam membantu kemakmuran warga sekitar serta dengan tujuan menyambut hari raya Idul Fitri. Pada kegiatan Sayari Ramadhan ini penulis berkesempatan mempersiapkan kegiatan mulai dari survei lokasi pembagian
sembako, membantu membeli produk sembako yang dapat dilihat pada gambar 3.22 hingga memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di hari-H. Kegiatan dilaksanakan selama dua hari yaitu pada hari Rabu, 27 April 2022 dan Kamis, 28 April 2022 dan secara beruntun dilakukan di Panti Asuhan Pengahafal Al-Quran As-Saminah (gambar 3.23) dan Kelompok Penderita Cacat Miskin dan Lanjut Usia (KPCML), Jagabaya 3 (gambar 3.24).
Gambar 3.22 Membeli Sembako Untuk Kegiatan Sayari Ramadhan
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2022
Gambar 3.23 Kegiatan Sayari Ramadhan di Panti Asuhan Pengahafal Al-Quran As-Saminah
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2021
Gambar 3.24 Kegiatan Sayari Ramadhan di Kelompok Penderita Cacat Miskin dan Lanjut Usia (KPCML),
Jagabaya 3
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2021
3.2.3 Kendala yang Ditemukan
Selama penulis menjalankan kegiatan magang kerja di Telkom Witel Lampung banyak kendala yang ditemukan dan dihadapi penulis.
Kendala tersebut tidak hanya dihadapi di dalam ruangan atau lingkungan kantor namun juga datang dari luar kantor. Berikut adalah beberapa kendala yang dihadapi penulis :
1) Community Development Center
Pada unit CDC pekerjaan utama adalah terkait dengan mitra binaan Telkom, mulai dari mengolah data mitra, mengirim dan melaporkan data ke pusat hingga memberikan edukasi terkait pengembangan UMKM kepada mitra. Selama proses ini berlangsung tentunya penulis menemukan beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:
a) Cek Berkas
Dari awal pendaftaran hingga kerjasama mitra dengan telkom berakhir banyak berkas dan laporan yang harus dipenuhi oleh pelaku UMKM kepada PT. Telkom. Pada berkas pendaftaraan saja setidaknya perlu 7 berkas yang harus dipenuhi mulai dari pas photo suami istri, fotocopy KTP & Surat Nikah Fotocopy KK, fotocopy surat keterangan usaha / serbaguna, fotocopy agunan berupa sertifikat tanah, fotocopy buku tabungan yang aktif atas nama pemohon (Mandiri / BNI), nomor handphone telkomsel, hingga nomor rekening listrik. Karena pengecekan berkas ini masih manual dan jumlah pendaftar cukup banyak setiap bulannya maka hal ini menjadi kendala bagi penulis.
peneliti harus mengecek setiap nama, tanggal, dan alamat yang tepat pada setiap berkas. Peneliti juga harus memastikan berkas yang diberikan valid dan telah diperbaharui.
b) Kendala UMKM
Sebagai perusahaan yang menaungi kegiatan mitra binaan UMKM, PT.Telkom memiliki kewajiban untuk memberikan edukasi dan memantau perkembangan UMKM para mitranya.
Setiap bulan pihak CDC akan melakukan caring dengan menghubungi para mitra melalui telepon untuk menanyakan terkait perkembangan usaha, dan tak jarang para mitra akan menjelaskan kendala yang dihadapi saat ini lalu sebisa mungkin pihak CDC akan memberikan saran dan arahan terkait kendala yang dihadapi. Namun karena penulis belum memiliki pengalaman terkait usaha dan belum terbiasa memberikan solusi maka hal ini menjadi kendala penulis saat melakukan caring penulis terkadang merasa bingung terkait saran apa yang harus diberikan kepada mitra.
c) Lokasi Mitra Binaan
Program kemitraan ini tidak hanya diselenggarakan pada pusat kota Bandar Lampung, melainkan program ini bertuju pada seluruh UMKM di provinsi Lampung. Karena Lampung merupakan provinsi yang cukup luas, maka untuk pihak CDC menjangkau mitra yang ada di daerah terpencil cukup sulit. Hal ini dikarenakan staff/karyawan CDC hanya berkantor di kantor pusat Telkom Witel Lampung. Pihak kantor juga tidak memfasilitasi alat transportasi jarak jauh seperti mobil kepada para karyawan. Sehingga karyawan kesulitan dalam melakukan survei atau visting ke lokasi usaha.
2) Human resources
Di unitHuman resources secara umum penulis membantu pekerjaan admin HR seperti mengurus kegiatan vaksinasi, donasi dan kegiatan-kegiatan besar lainnya. Selama proses persiapan hingga
acara berlangsung penulis menemukan kendala terkait jadwal kegiatan yang terlalu singkat. Dalam membuat suatu kegiatan perlu adanya persiapan terlebih dahulu, mulai dari menentukan dana acara, rundown kegiatan, hingga mempersiapkan barang dan keperluan yang dibutuhkan untuk menunjang kesuksesan kegiatan. Namun beberapa kegiatan pada unit HR Telkom cenderung memiliki waktu yang singkat untuk proses persiapannya, sehingga hal ini menjadi kendala penulis karena penulis perlu menyelesaikan tugas yang diberikan dengan cepat dan tepat.
3) Collection
Terakhir pada unit collection, yang pekerjaanya lebih dominan mengelolah tagihan dan pembayaran customer indihome maka beberapa kendala yang dihadapi penulis pada unit ini berhubungan dengan customer, yaitu :
a) Pembagianfiledatagreetingyang masih manual
Setiap awal bulan karyawan OBC dan CTB akan dibagikan file doc berupa data konsumen Indihome yang perlu di caring.
Setelah data di caring, file dok akan dikirimkan kembali ke masing-masing leader untuk disatukan kembali. Selama melakukan magang penulis sering membantu pekerjaancaring ini, namun karena data yang diberikan berbentuk file excel yang tidak update terkadang penulis maupun karyawan tanpa sengaja melakukan double greeting pada konsumen. Hal ini menjadi kendala karena konsumen merasa terganggu dihubungi lebih dari satu kali.
b) Respon pelanggan Indihome
Kendala kedua pada unitcollectionyaitu terkait dengan respon pelanggan. Tidak semua pelanggan Indihome yang diingatkan
terkait pembayaran akan merespon dengan baik, tidak jarang pelanggan merespon dengan nada tinggi dan merasa terganggu dengan panggilan telepon yang diberikan dari pihak Indihome.
Respon tidak baik tersebut yang menjadi kendala penulis, karena penulis harus menjelaskan sistem atau SOP yang ada pada unit collection dan terkadang juga penulis tidak bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena pelanggan cenderung terburu-buru untuk mengakhiri panggilan. Selain itu juga pada dasarnya unit collection berfokus di bidang pembayaran dan penagihan paket Indihome, bukan sebagai customer service yang melayani kendala Indihome. Namun beberapa konsumen menanyakan kendala indihome kepada penulis. Hal ini yang menjadi kendala penulis, karena penulis belum memahami bagaimana cara mengatasi kendala-kendala yang dihadapi pelanggan.
3.2.4 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Setelah penulis menemukan beberapa kendala seperti yang telah dijabarkan diatas selama melaksanakan magang kerja. Penulis sebagai bagian dari tim pun mencoba beberapa solusi dari kendala yang dihadapi, diantaranya sebagai berikut:
1) Community Development Center a) Cek Berkas
Saat pengecekan berkas pendaftaran yang cukup banyak, penulis akan memanfaatkan aplikasi UMKM Akses untuk membantu pengecekan data mitra. UMKM Akses sendiri adalah aplikasi yang digunakan para calon mitra untuk mendaftar menjadi mitra binaan Telkom, didalam UMKM Akses para pemilik usaha akan mengisi data diri mereka secara
online sesuai kebutuhan data yang diperlukan PT. Telkom.
Selanjutnya penulis hanya perlu menyamakan data yang telah ada di aplikasi dengan berkas fisik yang dikumpulkan. Hal ini lebih efektif dan efisien untuk menghindari kesalahan pengecekan nama dan lain-lain.
b) Kendala UMKM
Sebagai pemilik usaha baik usaha mikro maupun makro pasti menghadapi kendala dalam menjalankan usahannya. Disini tugas PT.Telkom adalah membantu para pelaku UMKM dalam mengatasi masalahnya. Untuk mengatasi masalah-masalah yang sering muncul dalam kegiatan usaha mikro, penulis diberi edukasi dan arahan dari pihak CDC terkait memberikan solusi dan pertimbangan kepada pemilik usaha. Penulis sering diajak untuk melihat langsung kondisi usaha para mitra dan bagaimana pihak CDC memberikan saran terkait masalah yang dihadapi. Kegiatan turun langsung ke lapangan dirasa lebih efektif untuk membantu menjawab masalah yang tengah dihadapi, sekaligus peneliti merasa dapat banyak belajar mengenai proses berusaha sehingga sedikit banyak penulis dapat membantu memberikan solusi yang dihadapi oleh mitra, namun tetap dalam bimbingan para koor.
c) Lokasi Mitra Binaan
Mengatasi kendala lokasi mitra yang cukup jauh, pihak CDC melibatkan karyawan unit lain untuk membantu proses visiting. Unit CTB Kandatel Pringsewu dan Metro sering terlibat dalam membantu kegiatan visiting mitra pada daerah tersebut. Selain dengan bantuan unit lain, pihak CDC juga meminjam alat transportasi unit collection dalam menjangkau lokasi usaha di daerah yang cukup jauh.
2) Human resources
Mengatasi jadwal persiapan yang singkat penulis dan tim melibatkan karyawan departemen lain. Pihak CDC banyak terlibat dalam membantu penyelenggaraan kegiatan. Bantuan yang diberikan seperti membeli kebutuhan untuk keperluan acara, serta membantu membuatkan surat tanggungan untuk kegiatan acara.
3) Collection
a) Pembagian file data greeting yang masih manual
Untuk mengatasi masalah double greeting karena file data yang belum ter-update maka penulis mengusulkan untuk beralih menggunakan Google Sheets untuk karyawan dalam melakukan greeting. Hal ini dikarenakan pada Google sheets setiap data akan ter-updatesecara serentak di seluruh komputer masing-masing karyawan. Sehingga seluruh karyawan OBC dan CTB dapat melihat nomor konsumen yang telah di greeting. Selain itu, dengan menggunakan Google Sheets para leader tidak perlu menggabungkan kembali data yang sudah dikerjakan, cukup download data akhir dari google sheets maka semua data akan tersimpan oleh leader.
b) Respon pelanggan Indihome
Dalam menghadapi respon konsumen yang tidak selalu baik, penulis akan bersikap lebih tenang dan menjelaskan maksud prosedur pembayaran Indihome. Selanjutnya penulis akan mendengarkan terlebih dahulu masalah yang dihadapi konsumen dan memberikan mengarahkan konsumen untuk datang langsung ke Plasa Telkom atau menghubungi call center 0721147. Karena untuk masalah gangguan internet atau kerusakan modem dan lainnya lebih tepat ditangani oleh bagian call center dan customer service.
