Analisa-jabatan-1 - Analisis Jabatan Full 2
Psikologi Industri dan Organisasi (Universitas Negeri Semarang)
Analisa-jabatan-1 - Analisis Jabatan Full 2
Psikologi Industri dan Organisasi (Universitas Negeri Semarang)
PSIKOLOGI ORGANISASI dan INDUSTRI
“ANALISA JABATAN”
Analisa Jabatan
Job analisis atau analisis jabatan ialah suatu proses untuk mendapatkan keterangan mengenai suatu jenis pekerjaan melalui metode observasi dan interview (Prof. Moh As`ad:10). Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), mengacu pada berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan seseorang dalam suatu jabatan;
tanggung jawab (responsibility) mengacu pada output keseluruhan pekerjaan atau kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka suatu pekerjaan; kemampuan manusia (human ability) mengacu pada spesifikasi keahlian yang dibutuhkan; dan standar untuk kerja (performance standard) mengacu pada standar kerja yang dapat dipakai untuk mengevaluasi kinerja.
Dapat disimpulkan bahwa analisa jabatan adalah dasar kegiatan MSDM yang dilakukan dengan mengumpulkan, menganalisa, mensintesis informasi pekerjaan sebagai landasan merencanakan dan merancang organisasional, MSDM dan fungsi manajerial lainnya. Mengumpulkan informasi didasarkan pada metode dan prosedur yg telah ditetapkan, analisa informasi dilakukan dengan menguraikan, mengklasifikasikan dan mengevaluasi faktor-faktor pekerjaan yang dipelajari dan mensisntesis informasi adalah mengintepretasikan, menterjemahkan dan mengorganisasi informasi dalam beberapa kategori.
Dari analisis jabatan ini akan diperoleh suatu deskipsi yang lengkap mengenai jenis pekerjaan yang dimaksud, antara lain kewajiban dan tanggung jawab si pekerja atau perlengkapan- perlengkapan yang dipergunakan dll. Berdasarkan mengenai pekerjaan itu, job analystnya dapat menentukan karakteristik-karakteristik apa yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin memegang jabatan tertentu.
Lebih lanjut William B. Werther mengatakan bahwa yang menjadi landasan utama kegiatan MSDM adalah :
- Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan seseorang.
- Menghindari persyaratan kerja yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pekerjaan.
- Mengungkapkan elemen-elemen kerja yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas kehidupan kerja.
- Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.
- Mencocokan pelamar kerja dengan jabatan yang kosong.
- Menentukan pelatihan untuk pegawai baru dan pegawai yang sudah berpengalaman.
- Menentukan rencana-rencana untuk mengembangkan pegawai yang memiliki potensi.
- Menentukan standar kerja yang realistis.
- Menempatkan pegawai dalam jabatan dimana mereka dapat menggunakan keahlian mereka secara efektif.
- Memberikan kompensasi kepada pemegang jabatan secara adil.
Maslow (1954) memberikan uraian yang panjang lebar mengenai arti dan tujuan membuat analisis jabatan. Dalam penelaan jabatan ini dapat dicatat lebih dari 20 tujuan, akan tetapi Maslow mengelompokkan beberapa tujuan tadi ke dalam bagian-bagian yang lebih luas:
1. Analisis jabatan seringkali dihubungkan dengan penyusunan atau pemilihan jabatan- jabatan dalam kelompok-kelompok berdasarkan persamaan tugas dan persyaratan.
Inilah tipe skema penggolongan seperti yang dipergunakan oleh United States Employment Service (USES) dalam penggolongan pekerjaan-pekerjaan dan oleh United States Civil Service Commission dalam melaksanakan persyaratan-persyaratan dari The Federal Classification Act.
2. Analisis jabatan sering digunakan untuk maksud penentuan upah. Ini biasanya disebut evaluasi jabatan.
3. Tujuan dan analisis jabatan ialah untuk menetapkan dasar-dasar penerimaan karyawan. Disini ditekankan kualitas perseorangan yang diperlukan untuk daat mengerjakan suatu pekerjaan.
4. Tujuan berikutnya dari analisis jabatan ialah untuk menetapkan patokan untuk pola karier.
5. Analisis jabatan digunakan sebagai alat bantu dalam menelaah organisasi, susunan kekuasaan, hubungan-hubungan dalam organisasi dan hubungan-hubungan keluar.
6. Penggunaan lain dari analisis jabatan ialah untuk menyempurnakan metode. Ini merupakan teknik tradisionil dan cukup terkenal.
7. Analisis jabatan diterapkan pada serangkaian masalah-masalah yang mungkin berguna pada permulaan diagnosa dan penyesuaian diri pekerja.
8. Akhirnya analisis jabatan sering dipergunakan sebagai dasar merit rating dan evaluasi penampilan kerja.
Hasil yang diperoleh dari analisa jabatan : a. Job Description
Hasil-hasil analisis terhadap jabatan, dikumpulkan secara sistematis di dalam deskripsi jabatan (job description). Job description merupakan uraian faktual yang merupakan standart fungsi tentang hal-hal nama pekerjaan, ringkasan deskripsi pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab, serta penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
Menurut Sutrisno Hadi deskripsi jabatan dapat bermacam-macam bentuknya, tergantung pada tujuan pembuatannya. Namun demikian pada setiap deskripsi jabatan ada tiga hal yang harus dicantumkan :
- Ringkasan jabatan atau job summary, - Syarat-syarat kerja atau job requirement, - Luas lingkup tugas atau scope of duties.
Diagramnya sebagai berikut : Job Analisis
Job Description
Job Specification
Job Classification Job Requirment
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan :
- Kualitas isinya sangat tergantung pada metode analisis jabatan dan keahlian analisnya
- Harus dituliskan secara flexibel sehingga memungkinkan organisasi dapat berkembang
- Tingkat kesulitan yang timbul dalam merefleksikan tanggungjawab yang ada pada pekerjaan tertentu akibat suatu perusahaan menerapkan empowered works teams sehingga pekerjanya menerapkan pekerjaan dengan sangat fleksibel
- Cepatnya menjadi usang sehingga butuh review secara berkala Isi umum job description :
1. Nama Pekerjaan (Job Title) 2. Nomor dan Kelompok Pekerjaan 3. Departemen / Divisi
4. Nama Pemegang Jabatan dan Nama Analis
5. Fungsi Utama atau Ringkasan Pekerjaan
6. Deskripsi Tugas dan Tanggungjawab Utama Pekerjaan (termasuk presentasi waktu untuk tiap tugas)
7. Hubungan dengan Pekerjaan Lainnya.
Gaya bahasa dalam job description adalah lugas (langsung pada pokok persoalan), jika dalam bahasa inggris ditulis dalam bentuk simple present tense, diawali dengan kata kerja aktif, merefleksikan tujuan dan menggunakan kata yang efektif dan efisien. Sedangkan hasil dari job desciption adalah :
- Domain, perilaku, hasil & tugas - Tujuan dari pekerjaan
- Standard kerja (kualitas & kuantitas)
- Kondisi yang melatarbelakangi dilakukannya pekerjaan - Rancangan karakteristik pekerjaan
b. Job Specification
Spesifikasi pekerjaan merupakan uraian karakteristik standar karyawan yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas-tugas sesuai dengan suatu deskripsi kerja yang telah ditentukan. Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi beberapa persyaratan, yaitu : 1. Fisik (kekuatan otot, daya tahan tubuh, kecepatan, koordinasi, penyelelarasan
gerak)
2. Indera (ketajaman mata, penciuman, perabaan, pendengaran & pengecapan) 3. Persepsi (kecepatan, ketepatan)
4. Intelektual (daya tangkap, hitungan, deduktif & induktif, daya bayang ruang) 5. Kecakapan akademis (verbal/non verbal, kemampuan matematis)
6. Sosial (perilaku & penampilan, toleransi, penyesuaian diri) 7. Minat (mekanis, ide abstrak, perubahan, sistem)
8. Emosional (tidak stress, stabilitas emosional)
Pendekatan job specification :
a. Spesifikasi untuk Personil Terlatih dan Tidak Terlatih
Personil Terlatih : didasarkan pada performance kerja, kualitas, pelatihan yang relevan. Personil Tak Terlatih : didasarkan pada ciri fifik, kepribadian, minat, ketrampilan potensial, kemampuan untuk dilatih.
b. Spesifikasi berdasarkan Penilaian
Didasarkan pada perkiraan terdidik dari penyelia / supervisor & manajer SDM tentang pendidikan, inteligensi, pelatihan dari calon pemegang jabatan.
c. Spesifikasi Berdasarkan Analisis Statistik
Ditujukan untuk menetapkan secara statistik hubungan antara ciri-ciri personil dengan efektivitas kerja.
Metode Analisa Jabatan
a. Observasi
Observasi terdiri dari dua macam yaitu observasi tak langsung, dimana penganalisa mengamati dan menanyakan pada pemegang jabatan tentang pekerjaannya dalam situasi pekerjaan tengah berlangsung; dan observasi langsung dimana penganalisa terlibat langsung pada pekerjaan pemegang jabatan. Catatan yang dibuat analis menyangkut hal- hal seperti apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, berapa lama, lingkungan kerjanya seperti apa, dan perlengkapan apa yang dipakai.
b. Partisipasi
Seperti yang dikatakan oleh Joseph E. Morsh, metode partisipasi dapat dilakukan penganalisis jabatan dengan ikut bersama-sama bekerja. Mungkin penganalisa jabatan melakukan tugas-tugas sederhana dan sedikit atau tanpa intruksi. Dalam hal kegiatan yang bersifat teknis, penganalisa jabatan harus mempelajari terlebih dahulu pekerjaan tersebut dan kemudian mengerjakan bersama dengan pegawai-peegawai yang sudah biasa.
c. Wawancara
Tehnik wawancara mengharuskan orang yang melakukan analisis pekerjaan bertemu dan mewawancarai karyawan dan biasanya wawancara diadakan di tempat kerja. Terdapat dua jenis wawancara yang diselengggarakan untuk menghimpun data analisis pekerjaan yaitu wawancara individual, dimana penganalisa menanyakan secara langsung hal-hal yg terkait dengan tugas dan wewenang, ringkasan pekerjaan serta ruang lingkup pekerjaan kepada pemegang jabatan; dan wawancara kelompok dimana penganalisa meminta pejabat yang mewakili jabatan-jabatan yang sama untuk menguraikan deskripsi jabatannya sehingga dapat dicatat data identifikasi pekerjaannya.
d. Survey
Questionare / Kuisioner
Daftar pertanyaan yang disusun secara sistematis mengenai informasi yang dibutuhkan tentang jenis tugas, rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yang dibutuhkan untuk melakukannya, kondisi kerja, ciri kesehatan dan kesehatan keselamatan kerja, standar untuk kerja dll. Teknik merupakan cara yang paling luas dilakukan sebab disamping lebih murah, juga lebih cepat karena dapat mengumpulkan informasi beberapa jabatan sekaligus.
e. Diari Kerja
Employee logs merupakan catatan harian para petugas, yang diminta untuk mencatat setiap hari kegiatan yang dilakukan dalam pekerjaannya, peralatan yang digunakan, dll.
Teknik Spesifik Analisa Jabatan
a. Job Elemen Method
Pendekatan ini dikembangkan tahun 50 an oleh Ernest Primoff di US Civil Service Commission (sekarang US Office of Personel Management). Job Elemen Method adalah pendekatan Worker Oriented Method yang paling mirip dengan Work Oriented Method.
Job Elemen Method berfokus pada perilaku kerja dan hasil perilaku ini mengabstraksikan ciri. Elemen dalam Job Elemen Method adalah kombinasi dari perilaku dan bukti-bukti yang terasosiasi. Elemen meliputi ranah perilaku yang mencakup aspek kognitif, psikomotor, dan kebiasaan kerja.
Elemen kognitif seperti penguasaan statistik atau alat bantu lainnya. Elemen psikomotor seperti keterampilan menggunakan bor listrik, solder, atau lainnya. Kebiasaan kerja merupakan himpunan perilaku yang mencerminkan karakteristik yang lebih motivasional. Kebiasaan kerja seperti kemauan untuk melakukan kerja ekstra atau kemauan untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan sempurna tanpa kesalahan.
Job Elemen Method biasanya dilakukan oleh analis profesional yang bertindak sebagai project leader dan tim ahli pokok yang biasanya adalah pemilik pekerjaan dan supervisornya. Dalam memperoleh informasi, terdapat dua sesi yang masing-masing membutuhkan 3 – 5 jam. Pada Sesi I, tim ahli pokok menyusun daftar elemen yang akan dikompulasi oleh analis. Hasil sesi ini adalah daftar elemen pekerjaan dan ratingnya.
Analis akan kembali pada tim ahli pokok pada sesi II, dimana hasil pada Sesi I akan
diletakkan ke dalam beberapa tujuan khusus, seperti pengembangan test, pengukuran kinerja, atau program pelatihan. Contoh: ahli listrik (elemen: memahami teori dan instrumen, subelemen: memahami ammeter, ohmmeter, volt meter.
Analis mengkompilasi serangkaian pernyataan (elemen) yang merinci apa yang dibutuhkan pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya (pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dll).
b. Functional Job Analysis (FJA)
Konten (isi) pekerjaan merujuk pada aktivitas yang harus dikerjakan dalam pekerjaan.
Bergantung pada analisis jabatan spesifik yang digunakan, deskripsi ini dapat memiliki ruang lingkup pekerjaan hingga ke pernyataan yang sangat mendetil mengenai setiap gerakan tubuh yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Salah satu metode yang digunakan secara luas, analisis jabatan fungsional (fungsional job analysis) menggambarkan pekerjaan dalam hal :
1. Apa yang dilakukan pekerja dalam hubungannya dengan data, orang dan pekrjaan 2. Metode dan teknik apa yang digunakan oleh pekerja
3. Mesin, alat dan peralatan apa yang digunakan oleh pekerja 4. Bahan, produk, atau jasa apa yang dihasilkan oleh pekerja.
Ketiga aspek pertama berkaitan dengan aktivitas pekerjaan. Aspek keempat berkaitan dengan kinerja pekerjaan. FJA menyediakan deskripsi dari pekerjaan yang dapat menjadi dasar untuk mengklarifikasikan pekerjaan menurut salah satu dari keempat dimensi.
Sebagai tambahan dan mendefinisikan aktivitas, metode dan mesin yang digunakan dalam pekerjaan. Oleh karena itu, FJA dapat menjadi dasar untuk mendefinisikan standar kinerja.
FJA merupakan metode analisis yang paling populer dan digunakan secara luas.
Sebagai tambahan, FJA merupakan dasar bagi sebagian besar daftar jabatan pekerjaan yang tersedia.
c. Position Analysis Questionaire (PAQ)
PAQ dikembangkan pada th 60 an oleh Ernest McCormick. Persyaratan pekerjaan (job requirment) merujuk pada pendidikan, pangalaman, izin, dan karakteristik pribadi lain yang diharapkan dari seorang individual dalam melakukan konten pekerjaan. Dalam beberapa tahun belakangan ini, telah muncul ide bahwa persyaratan pekerjaan seharusnya juga mengidentifikasikan keterampilan, kemampuan, pengetahuan dan karakteristik pribadi lain yang diperlukan untuk melakukan konten pekerjaan dalam lingkungan
tertentu. Salah satu metode yang digunakan secara luas adalah kuisioner analisis posisi (position analysis questionnaire), memperhitungkan faktor manusia ini melalui analisis dari aspek-aspek pekerjaan berikut :
1. Sumber informasi yang penting bagi kinerja pekerjaan
2. Pemroresan informasi dan pengambilan keputusan yang penting bagi kinerja pekerjaan 3. Aktivitas dan keterampilan fisik yang diperlukan oleh pekerjaan
4. Hubungan interpersonal yang diperlukan oleh pekerjaan 5. Reaksi individu terhadap kondisi kerja.
Kuisioner analisis pekerjaan dapat diadaptasi pada semua jenis pekerjaan, termasuk pekerjaan manajerial. Berdasarkan pada 187 ketetapan kerja, PAQ terbagi dalam 6 kategori, yaitu :
1. Input informasi : bagaimana pekerja memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya.
2. Proses mental : pemikiran, penalaran, dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.
3. Output kerja: tugas yang harus dikerjakan pekerja dan alat atau mesin yang dibutuhkan untuk menjalankannya.
4. Hubungan interpersonal : jenis hubungan atau kontak dengan rekan kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan.
5. Konteks kerja : konteks fisik atau sosial dimana pekerjaan tersebut dijalankan.
6. Karakteristik : aktifitas, kondisi, dan karakteristik lain yang relevan dalam pekerjaan tersebut.
d. Critical Incident Technique (CIT)
- Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu pekerjaan.
- Informasi diperoleh melalui wawancara, observasi, atau kuisioner oleh supervisor atau pihak yang berwenang.
- Memberikan gambaran yang jelas mengenai suatu pekerjaan dan bagaimana menyukseskan pekerjaan tersebut.
- Membantu menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki pekerja untuk suskes dalam pekerjaannya.
- Berguna dalam pengembangan sistem penilaian kerja dengan mengidentifikasi komponen-komponen penting untuk kesuksesan kerja.
- Pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan perbuatan (tingkah laku) yang memperlihatkan performance yang baik sekali maupun yang tak memuaskan.
e. Perbandingan Teknik-teknik Analisa Jabatan
Perbandingan Teknik Analisis berdasarkan penelitian Levine, dkk adalah :
FJA : tipe analisis detail dan komperhensif untuk pekerjaan yang spesifik paling mudah digunakan dan hemat biaya,
CIT : tipe analisis detail dan komperhensif untuk pekerjaan yang spesifik dan cenderung lebih kompleks
PAQ : informasi lebih terbatas menggunakan instrumen sama untuk semua tipe pekerjaan . Catatan :
- Tidak ada teknik atau metode analisis tertentu yang paling baik dibanding yang lain.
- Kombinasi beberapa teknik sekaligus akan menghasilkan analisis yang lebih detail, lebih dapat dipercaya, dan lebih baik dibanding penggunaan satu teknik saja.
Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan adalah proses sistematik dan berurutan untuk menentukan nilai sebuah pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan lain. Tujuan proses ini adalah penetapan tingkat penggajian (upah). Faktor –faktor yang menentukan antara lain tingkat tanggung jawab, kondisi pekerjaan, perhatian, usaha mental, usaha badaniah, inisiatif benyaknya pengalaman dan lamanya pendidikan.
Ada perbedaan antara analisis pekerjaan dengan evaluasi pekerjaan. Analisis jabatan berhubungan dengan penelitian pekerjaan atau aktivitas rutin dari perspektif sistem.
Sedangkan, evaluasi pekerjaan berhubungan dengan nilai yang dilaksanakan untuk menyediakan basis bagi kompensasi. Evaluasi pekerjaan dimulai apabila analisis pekerjaan telah diselesaikan.
KESIMPULAN
Analisa jabatan adalah dasar kegiatan MSDM yang dilakukan dengan mengumpulkan, menganalisa, mensintesis informasi pekerjaan sebagai landasan merencanakan &
merancang organisasional, MSDM & fungsi manajerial lainnya. Hasil yang diperoleh dari analisa jabatan adalah job description dan job specification. Job description adalah uraian faktual yang merupakan standart fungsi tentang hal-hal nama pekerjaan, ringkasan deskripsi pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab, serta penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan tersebut. Sedangkan jon specification adalah uraian karakteristik standar karyawan yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas-tugas sesuai dengan suatu deskripsi kerja yang telah ditentukan.
Metode yang digunakan dalam analisa jabata antara lain adalah observasi (langsung dan tak langsung), partisipasi, wawancara (individual dan kelompok), survey, dan diari kerja. Adapun metode yang digunakan adalah job elemen method, FJA, PAQ, CIT dan perbandingan teknik-teknik analisa jabatan. Analisa jabatan akan memudahkan proses evaluasi jabatan dalam menentukan nilai sebuah pekerjaan dalam kaitannya dengan penetapan tingkat penggajian.
Daftar Pustaka
1. Hariandja, Marihot Tua Efendi. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Grasindo.
2. As`ad, Moh. 2008. Psikologi Industri – Seri Ilmu Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta :Liberty.
3. Ivancevich, John. M., dkk. 2006. Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta : Erlangga.
