SISTEM KEARSIPAN DI SEKOLAH ATAU MADRASAH Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas kelompok
Mata Kuliah Administrasi Pendidikan
Dosen pengampu:
Dr. Buyung Syukron, S.Ag.,S.S.,M.A.
Dibuat oleh:
Kelompok I
1. Ostavia (2301010092) 2. Rahma Arum Saharani (2301011066)
PRODI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) METRO
2023/2024
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Bismillah,Wabillah, Alhamdulillah. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan nikmat dan rahmatnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini tepat waktu. Makalah yang berjudul “Sistem Kearsipan di Sekolah atau Madrasah” ini di buat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Administrasi Pendidikan.
Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, terutama kepada kami tim penyusun. Tak lupa kami haturkan terima kasih kepada dosen pembimbing mata kuliah administrasi pendidikan yang mana telah membimbing kami hingga dapat menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang. Oleh karena itu, kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
Wassalamualaikum Wr.Wb
Terima kasih.
Metro, 20 September 2024
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
KATA PENGANTAR ...ii
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang...1
B. Rumusan Masalah... 2
C. Tujuan...2
BAB II PEMBAHASAN... 4
A. Pengertian Sistem Kearsipan...4
B. Ruang Lingkup Sistem Kearsipan...5
C. Tujuan Sistem Kearsipan di Sekolah atau Madrasah...6
D. Prosedur Sistem Kearsipan di Sekolah atau Madrasah...8
E. Model Penerapan Sistem Kearsipan di Sekolah/Madrasah Berbasis Online...11
BAB III PENUTUP... 13
Kesimpulan...13
Saran ... 14
DAFTAR PUSTAKA... 15
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Data dan informasi diperlukan untuk setiap tugas dan kegiatan di sektor publik dan swasta, dalam sistem pendidikan, dan di bidang lainnya. Arsip merupakan salah satu jenis sumber data. Arsip menyimpan catatan dan bukti transaksi atau kegiatan dari awal hingga tahap pengambilan keputusan. Arsip sebagai data akan melalui proses pengolahan terlebih dahulu, baik secara manual maupun dengan mesin, agar dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Prosedur tersebut dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan pilihan yang akan dibuat sesuai dengan tujuan pengarsipan yang direncanakan. Beberapa tujuan pengarsipan tersebut antara lain mendukung proses perencanaan dan pengambilan keputusan, membantu pengawasan, berfungsi sebagai memori organisasi, menyediakan bukti, dan melayani kepentingan komersial dan publik.1
Kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, badan usaha, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, itulah yang dimaksud dengan arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dari penjelasan Undang-Undang tersebut jelas terlihat bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi memegang peranan penting dalam perkembangan kearsipan. Salah satu bagian penting dalam penyaluran informasi adalah arsip. Jika ditelusuri lebih lanjut, arsip dan informasi memiliki keterkaitan yang erat. Padahal, keduanya tidak dapat berdiri sendiri. Sebab, tanpa adanya arsip, informasi tidak dapat diperoleh.2
1 Muslih Fathurrahman, “PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI,” JIPI; Jurnal Ilmu Perpustakan dan Informasi 3, no. 2 (1 November 2018): 215–25.
2 Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”
Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan 1, no. 1 (22 Mei 2018): 47,
Departemen administrasi sekolah mengawasi pengelolaan pengarsipan di lembaga pendidikan. Administrasi sekolah merupakan serangkaian tugas manajemen organisasi kerja yang dilakukan oleh seorang individu atau sekelompok individu secara teratur dan sistematis untuk mencapai tujuan lembaga. Beberapa orang menangani tanggung jawab administrasi sekolah ini sesuai dengan tanggung jawab khusus mereka dalam bidang keahlian tertentu. Seorang kepala administrasi mengawasi kantor administrasi sekolah dan bertanggung jawab untuk membantu kepala sekolah dalam memberikan layanan administrasi operasional dan menyusun semua statistik dan informasi sekolah. Seorang kepala ddministrasi didukung dalam melaksanakan tugas-tugas ini oleh sejumlah karyawan yang bertanggung jawab untuk mengelola setiap masalah yang berada dalam lingkup kantor administrasi.3
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari sistem kearsipan?
2. Apa saja ruang lingkup sistem kearsipan?
3. Apa ruang lingkup sistem kearsipan?
4. Bagaiamana model penerapan sistem kearsipan di sekolah atau madrasah berbasis online?
C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui Apa pengertian dari sistem kearsipan.
2. Untuk mengetahui ruang lingkup sistem kearsipan.
3. Untuk mengetahui ruang lingkup sistem kearsipan
4. Untuk mengetahui Bagaiamana model penerapan sistem kearsipan di sekolah atau madrasah berbasis online
https://doi.org/10.22146/diplomatika.28271.
3 Shella Ayurindah dan Muhammad Riduan, “PERAN TATA USAHA SEKOLAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP SEKOLAH,” MANHAJI; Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, 22 April 2022, https://ejurnal.univamedan.ac.id/index.php/manhaji/article/view/222.
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Kearsipan
Kumpulan dokumen atau catatan yang memberikan informasi tentang suatu lokasi dapat ditemukan dalam arsip, yang merupakan sumber informasi yang sangat berharga untuk berbagai jenis kegiatan.4 Tujuan dari arsip adalah untuk mengawetkan kertas-kertas sehingga masa lalu seseorang atau organisasi dapat ditemukan di lokasi tertentu dan memudahkan pencarian arsip jika diperlukan.
Yohannes Suraja mendefinisikan arsip sebagai catatan tentang suatu peristiwa yang diolah, diterima, dan disimpan oleh suatu perusahaan atau lembaga dan individu dengan cara yang membuatnya mudah diakses.5
Maryanti (2014:177) mendefinisikan arsip sebagai catatan tertulis, baik berupa gambar maupun diagram, yang memuat data tentang suatu hal atau peristiwa yang dibutuhkan atau bernilai guna pada suatu saat di kemudian hari. Lebih lanjut, Nuraida (2014:104) memberikan definisi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971:
1) Naskah yang diserahkan dan diterima dalam bentuk apa pun oleh organisasi dan lembaga pemerintah, baik sendiri maupun berkelompok, untuk keperluan penyelenggaraan pemerintahan.
2) Naskah yang diserahkan dan diterima dalam bentuk apa pun oleh organisasi swasta atau perseorangan, baik sendiri maupun berkelompok, untuk keperluan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.6
Karena dokumen kearsipan mengandung informasi yang berharga, maka semua lembaga harus mampu mengelola arsip secara efektif agar kegiatan operasional lembaga tetap berjalan. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan agar lembaga mengelola dan memelihara arsip sesuai dengan tata
4 Khodijah Khodijah, “PERAN ARSIPARIS DALAM MENGELOLA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI,” JMKSP (Jurnal Manajemen, Kepemimpinan, dan Supervisi Pendidikan) 3 (25 Juli 2018), https://doi.org/10.31851/jmksp.v3i2.1857.
5 Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja, “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web,” IJNS; Indonesians Journal on Networking and Security 4, no. 3 (2015).
6 Desi Putri, “PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR BADAN PENGENDALIAN DAMPAK LINGKUNGAN DAERAH KOTA PADANG,” Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan 7, no. 1 (15 April 2018): 43, https://doi.org/10.24036/bmp.v7i1.5962.
cara pemeliharaan yang berlaku. Oleh karena itu, pengelolaan arsip dipahami sebagai suatu tata cara penyimpanan data yang nantinya akan berguna. Nilai informasi dan keberlangsungan dokumen arsip akan terganggu akibat pengelolaan arsip yang kurang memadai dan tidak teratur dari segi hukum dan sarana, sehingga tidak dapat dimanfaatkan kembali. Dalam proses pengarsipan juga dibutuh manajemen kearsipan untuk menjamin semua informasi penting dikelola dengan baik, mendukung jalannya kelangsungan suatu organisasi atau lembaga, dan meningkatkan ten sumber daya kerja.
Arsip pegawai, manajemen penyimpanan, dan aktivitas transaksional lainnya merupakan area utama yang menjadi perhatian manajemen arsip yaitu tugas kelembagaan yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, dan pelestarian informasi penting kelembagaan. Untuk mendapatkan hasil terbaik dalam proses pengelolaan dokumen arsip, manajemen arsip dalam suatu lembaga sangat penting dalam memberikan arahan dan pengelolaan dokumen arsip. Perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan penilaian tugas manajemen dapat digunakan sebagai langkah atau prosedur untuk mencapai tujuan kearsipan yang efisien dan berhasil.7
B. Ruang Lingkup Sistem Kearsipan
Ruang lingkup sistem pengarsipan mencakup sejumlah aspek yang terkait dengan manajemen arsip organisasi. Berikut ini adalah beberapa komponen utama yang membentuk cakupan sistem pengarsipan:
1. Pembuatan dan Penerimaan Arsip: Prosedur ini mencakup produksi, penerimaan, dan pengumpulan catatan yang akan disimpan. Ini mencakup kategorisasi dokumen dan rencana penyimpanan awal.
2. Pengelompokkan Arsip: Ini mencakup jenis sistem penyimpanan (terpusat atau terdesentralisasi) dan bagaimana data disusun (berdasarkan abjad, numerik, atau kronologis) untuk memudahkan pencarian.
7 Septa Shohiba Ahmad Wadana, Hery Sawiji, dan Winarno Winarno, “Manajemen kearsipan pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Klaten,” JIKAP (Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran) 7, no. 6 (10 November 2023): 494, https://doi.org/10.20961/jikap.v7i6.70168.
3. Penyimpanan dan pemeliharaan: Arsip perlu disimpan dengan rapi dan aman.
Ini melibatkan pemeliharaan untuk menjamin aksesibilitas dokumen saat dibutuhkan dan untuk menjaga kondisi fisiknya.
4. Penggunaan dan Pencarian Arsip: Jadikan arsip lebih mudah diakses oleh pihak yang berwenang dan pastikan pencarian dokumen dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif.
5. Pemusnahan Arsip: Tetapkan kapan dan bagaimana, sesuai dengan aturan organisasi dan persyaratan yang relevan, arsip yang tidak lagi diperlukan dapat dimusnahkan.
6. Sistem Informasi Kearsipan: Menggunakan teknologi digital untuk mengelola dan menyimpan arsip secara digital, seperti sistem arsip elektronik, untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan kearsipan.
7. Layanan Kearsipan: Memberikan bantuan kepada pengguna arsip, seperti pelatihan staf tentang akses informasi dan praktik pengarsipan.
Ruang lingkup ini berupaya untuk memenuhi kebutuhan informasi semua pemangku kepentingan, mendukung kegiatan organisasi, dan menjamin pelaksanaan yang efisien di semua bidang administrasi kearsipan.8
C. Tujuan Sistem Kearsipan di Sekolah atau Madrasah
Sugiarto (2005: 51) menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyimpan dokumen dengan cara membuat dan menemukan dokumen secara cepat ketika dibutuhkan setiap saat. Diperlukan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan suatu instansi atau organisasi untuk memudahkan pencarian kembali arsip setiap saat dibutuhkan.
Agar kegiatan pengarsipan di sekolah dan madrasah dapat berjalan dengan lancar maka arsip harus disimpan di suatu lembaga pendidikan seperti sekolah atau
8 Banu Prabowo, Ruang Lingkup Penelitian Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2016).
madrasah, dengan cara yang memudahkan petugas atau tenaga administrasi untuk menata, menyimpan, dan menemukan kembali arsip setiap saat.9
Penyelenggaraan kearsipan juga dimaksudkan untuk mencapai tujuan sebagai berikut yang sesuai dengan pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan:
1. Menjamin terwujudnya kearsipan melalui upaya lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, badan usaha, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
2. Menjamin tersedianya arsip statis yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pendayagunaan arsip statis yang andal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak sipil masyarakat melalui pengelolaan dan pendayagunaan arsip statis yang autentik dan terpercaya
5. Mendinamisasi penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai satu sistem yang menyeluruh dan terpadu dalam rangka mewujudkan akuntabilitas dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan dokumen arsip.
7. Menjamin terselenggaranya keselamatan aset nasional di ranah ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, dan keamanan sebagai jati diri dan karakter bangsa.
8. Meningkatkan standar pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang asli dan terpercaya.10
Adapun tujuan sistem kearsipan pada suatu lembaga pendidikan seperti sekolah atau madrasah yaitu sebagai berikut:
9 Recki Ari Wijaya, Bambang Budi Wiyono, dan Ibrahim Bafadal, “PENGELOLAAN KEARSIPAN,” Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan 1, no. 2 (28 Mei 2018): 231–37, https://doi.org/10.17977/um027v1i22018p231.
10 Sekretariat Negara RI, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009.
1. Penyimpanan data yang efisien: Menciptakan sistem yang memudahkan pengelolaan dan penyimpanan arsip akan mengurangi jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk menemukan data yang diperlukan.
2. Meningkatkan kualitas layanan administrasi: Staf dan siswa dapat menerima layanan administrasi yang lebih baik dari sekolah atau madrasah dengan manajemen arsip yang efektif.
3. Pengawasan dan akuntabilitas: Mempertahankan catatan dan arsip yang akurat sangat penting untuk akuntabilitas (pertanggung jawaban) organisasi, dan pengarsipan bertindak sebagai mekanisme pemantauan untuk memastikan akuntabilitas pada sebuah organisasi
4. Mendorong pengambilan keputusan: Arsip yang dikelola dengan baik menawarkan data yang diperlukan bagi manajemen untuk membuat keputusan yang tepat.11
D. Prosedur Sistem Kearsipan di Sekolah atau Madrasah
1. Tahapan Pembuatan dan Pengelolaan Arsip untuk Mendukung Kegiatan Administrasi di Bidang Tata Usaha
Tahap pembuatan arsip merupakan tahap awal dalam proses pengelolaan arsip. Tahap ini memiliki dampak yang signifikan terhadap tahap selanjutnya.
Praktik pembuatan pengetahuan tentang peristiwa atau kegiatan, baik melalui surat atau dokumen yang rinciannya berharga untuk penelitian di masa mendatang, dikenal sebagai pembuatan arsip. Dasar pemikiran di balik pembuatan arsip adalah bahwa arsip merupakan hasil dari berbagai kegiatan dan kepentingan individu dan organisasi di sekolah dalam menjalankan tugasnya.
Akibatnya, arsip dihasilkan dengan berbagai tujuan dan fungsi informasi, sehingga menghasilkan arsip yang berbentuk surat, sertifikat, data, dokumen, audio, atau video.
11 Achmad Musthofarizal Assaidi, “MANAJEMEN KEARSIPAN DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI (MTsN) 2 BONDOWOSO” (Universitas Islam Negeri Kiai Haji Achmad Siddiq Jember, 9 Desember 2021).
Pada pembuatan arsip terdapat dua cara yaitu pembuatan arsip internal dan eksternal. Pembuatan arsip internal sekolah yaitu arsip yang dibuat seperti surat keluar untuk berbagai keperluan, mengarsipkan data siswa, dan membuat arsip data pendidik dan tenaga kependidikan. Pembuatan arsip eksternal, khususnya untuk sumber di luar sekolah seperti surat-surat yang diterima dari berbagai organisasi, surat izin wali murid, dan surat dispensasi siswa.12
Prosedur yang digunakan untuk membuat arsip sebagai tempat kearsipan utama sekolah yaitu sebagai beriku:
a. Dapatkan nomor surat dari kantor korespondensi (surat menyurat) administrasi sebelum menulis surat.
b. Ketik surat di setiap bagian berdasarkan apa yang diperlukan.
c. Minta keputusan dari kepala sekolah yang mendukung pembentukan arsip.
d. Buat duplikat arsip yang telah disahkan oleh kepala sekolah, termasuk arsip di administrasi dan setiap bagian.13
2. Tahapan Pemanfaatan dan Pemeliharaan Arsip dalam Mendukung Fungsi Tata Usaha.
Arsip berisi catatan dan bukti transaksi atau kegiatan, mulai dari awal hingga akhir, yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Mengingat pentingnya peran arsip, maka menjaga keamanannya menjadi hal yang mutlak.
Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang mengatur tentang pemanfaatan dan pemeliharaan arsip bagi suatu organisasi dan kegiatan guna menjaga keselamatan, keutuhan, dan keamanan arsip.
Faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip perlu diperhatikan selain penyimpanannya. Secara umum, madrasah dan sekolah dapat mengalami kerusakan arsip. Perawatan atau pemeliharaan arsip diperlukan untuk menanggulangi unsur-unsur yang dapat merusak arsip. Pelestarian arsip statis
12 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: Remaja Rosda Karya, 2014).
13 Elin Anisa Dilla dan Wilis Werdiningsih, “Manajemen Kearsipan Dalam Menunjang Kegiatan Administrasi Bidang Tata Usaha di SMKN 2 Ponorogo,” Southeast Asian Journal of Islamic Education Management 4, no. 2 (26 Desember 2023): 217–28, https://doi.org/10.21154/sajiem.v4i2.218.
dapat dilakukan dengan dua cara, menurut ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) No.23/2011:
a. Melalui pelestarian preventif, yang melibatkan pemaksimalan infrastruktur dan penetapan lokasi penyimpanan arsip yang lebih aman, dan
b. Melalui pelestarian kuratif, dalam upaya menanggulangi bencana, arsip yang rentan terhadap kerusakan digandakan atau dicetak, dan media dipindahkan ke beberapa dokumen arsip yang signifikan.14
Tidak seperti arsip digital, yang juga memiliki dua fase berikut untuk mengelola manajemen arsip. Adanya penyimpanan arsip yang dicapai melalui proses pemindahan media arsip dari satu jenis media ke jenis media lainnya. Dengan menggunakan pemindai yang dirancang untuk menjaga bentuk fisik arsip hingga ditemukan kembali saat dibutuhkan untuk kepentingan organisasi. Dari dokumen kertas hingga arsip digital, ada beberapa langkah dalam proses penyimpanan arsip.
Langkah-langkah tersebut meliputi:
1. Menyiapkan surat untuk dipindahkan ke media 2. Menggunakan pindaian surat
3. Membuat folder komputer baru untuk penyimpanan 4. Membuat hyperlink yang diarahkan ke daftar arsip dan
5. Memverifikasi bahwa administrasi pemindahan media telah selesai.15
E. Model Penerapan Sistem Kearsipan di Sekolah atau Madrasah Berbasis Online
14 Elin Anisa Dilla dan Werdiningsih., “Manajemen Kearsipan Dalam Menunjang Kegiatan Administrasi Bidang Tata Usaha di SMKN 2 Ponorogo”
15 Tri Jely Husnita, “PENGELOLAAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI BAGI SUATU ORGANISASI MELAUI ARSIP MANUAL DAN ARSIP DIGITAL,” El Pustaka: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam 1, no. 2 (2020): 27–41, https://doi.org/10.24042/el
%20pustaka.v1i2.8503.
Dimungkinkan untuk membuat dan menyimpan arsip elektronik pada saat yang bersamaan. Untuk berkas elektronik yang baru dibuat di komputer, integrasi (proses penggabungan ) langsung ke dalam sistem pengarsipan elektronik dimungkinkan.
Arsip yang dibuat secara elektronik harus ditransfer atau dipindahkan. Proses pemindaian dokumen untuk menghasilkan data dan gambar, proses mengubah dokumen menjadi data gambar permanen, dan transmisi data elektronik ke dalam sistem EDM (Electronic Document Management) hanyalah beberapa dari sekian banyak metode yang tersedia untuk mengirim materi arsip.16
Untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip di lembaga pendidikan seperti madrasah dan sekolah, diperlukan sistem pengarsipan daring atau berbasis online.
Berikut ini adalah beberapa contoh penerapan sistem pengarsipan daring di madrasah atau sekolah:
1. Pembuatan Sistem Informasi Pengembangan Arsip Digital
Pengelolaan arsip di lembaga pendidikan memerlukan sistem informasi pengelolaan arsip digital berbasis web. Ada beberapa sistem arsip di sekolah atau madrasah yang masih dilakukan secara manual sehingga menyulitkan dalam pemeliharaan dan pencarian arsip. Oleh karena itu, pembuatan sistem berbasis PHP dan MySQL menjadi salah satu cara untuk mempermudah pengelolaan arsip digital dan pencatatan surat masuk dan keluar. MSQL adalah suatu sistem pengelolaan database atau pengumpulan data yang biasa digunakan untuk mengelola data arsip tersebut.17
2. Penerapan Arsip Digital
Arsip digital membantu dalam pengambilan keputusan dan berfungsi sebagai alat pengorganisasian memori. Perpindahan dari penyimpanan arsip tradisional ke digital telah terjadi seiring dengan kemajuan teknologi informasi.
16 Dellia Santi Wulandari dan Ismaya, “Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital,” IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi 3, no. 2 (28 Desember 2023): 39–43, https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i2.5252.
17 Indah Purnama Sari dkk., “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital Berbasis Web untuk Mengatur Sistem Kearsipan di SMK Tri Karya,” Wahana Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat 1, no. 1 (25 Juli 2022): 18–24, https://doi.org/10.56211/wahana.v1i1.101.
Dokumen dalam format email dan CD dapat dikelola dalam arsip elektronik secara lebih efektif dengan bantuan teknologi ini.18 Di era digital ini, pengelolaan arsip elektronik dengan perangkat lunak menjadi tren penting lainnya.19
3. Aplikasi untuk Pengarsipan Berbasis Daring
Aplikasi yang menggunakan basis data MySQL, seperti Arteri, dapat menggabungkan arsip secara elektronik. Praktik penandatanganan dokumen secara digital, yang memberikan perlindungan dan legitimasi lebih pada arsip, didukung oleh aplikasi ini. Selain itu, untuk menjamin keamanan dan aksesibilitas data, sistem ini memungkinkan penyimpanan arsip secara nearline (sistem penyimpanan yang memerlukan proses pemulihan dalam waktu tidak terlalu lama untuk mengakses data), offline (sistem penyimpanan dan mengakses data tanpa koneksi internet), atau online (sistem penyimpanan dan mengakses data menggunakan koneksi internet).20
4. Kesulitan dan Solusi dalam Administrasi Arsip Digital
Meskipun sistem pengarsipan berbasis daring memiliki banyak manfaat, masalah seperti pelestarian arsip digital masih perlu diselesaikan. Untuk memastikan bahwa arsip digital tidak rusak atau rusak seiring berjalannya waktu, pelestarian yang berkelanjutan harus menjadi prioritas utama. Oleh karena itu, sangat penting untuk menetapkan kebijakan dan proses yang jelas untuk pemeliharaan arsip digital.21
18 Ghifari Aminudin Fad’li, Marsofiyati, dan Suherdi, “Implementasi Arsip Digital Untuk Penyimpanan Dokumen Digital,” urnal Manuhara :Pusat Penelitian Ilmu Manajemen dan Bisnis 1, no. 4 (12 Agustus 2023): 01–10, https://doi.org/10.61132/manuhara.v1i4.115.
19 Muhammad Rahmani Yusuf dan Sri Rohyanti Zulaikha, “Perkembangan pengelolaan arsip di era teknologi,” ACARA PUSTAKA: Jurnal Ilmiah Perpustakaan dan Informasi 7, no. 1 (28 September 2020), https://doi.org/10.23887/ap.v7i1.25634.
20 Wulandari dan Ismaya, “Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital.”
21 Aminudin Fad’li, “Implementasi Arsip Digital Untuk Penyimpanan Dokumen Digital.”
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem pengarsipan merupakan fitur utama dalam penanganan informasi di sekolah atau madrasah. Proses pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip untuk mendukung tugas administratif dan instruksional termasuk dalam konsep sistem pengarsipan. Sistem pengarsipan mencakup berbagai dokumen fisik dan digital yang berkaitan dengan operasi pendidikan, seperti laporan, korespondensi, dan catatan penting lainnya.
Sekolah dan madrasah menggunakan sistem pengarsipan untuk menangani informasi secara lebih efisien, memudahkan pencarian dan akses data, serta menjaga keamanan dan integritas arsip mereka. Teknik sistem pengarsipan yang dirancang dengan baik terdiri dari serangkaian langkah yang terorganisir, mulai dari penerimaan dan klasifikasi dokumen hingga penyimpanan arsip dan pemusnahan materi yang sudah kedaluwarsa.
Pendekatan implementasi sistem pengarsipan berbasis daring memberikan jawaban modern terhadap masalah administrasi arsip tradisional atau manual.
Sekolah dan madrasah dapat membuat sistem pengarsipan digital yang memfasilitasi akses informasi yang cepat dan sederhana dengan memanfaatkan teknologi informasi. Implementasi sistem menjamin bahwa arsip dapat diakses dari mana saja dan kapan saja dan memfasilitasi partisipasi pengguna. Secara keseluruhan, dengan memberikan akses informasi yang lebih mudah kepada semua pihak, pemasangan sistem pengarsipan daring yang efisien di madrasah atau sekolah meningkatkan efektivitas administrasi sekaligus meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk peningkatan dan keberlanjutan pengelolaan arsip, lembaga pendidikan harus merangkul teknologi ini.
B. Saran
Demikian uraian makalah ini tentang sistem kearsipan di sekolah atau madrasah yang dapat kami sampaikan,semoga bermanfaat. kami sangat menyadari tentunya masih banyak kekurangannya, untuk itu kami mengharapkan pembaca memberikan kritik juga sarannya kepada kami sehingga ke depannya kami dapat memperbaiki dalam pembuatan makalah sehingga hasilnya lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Aminudin Fad’li, Ghifari, Marsofiyati, dan Suherdi. “Implementasi Arsip Digital Untuk Penyimpanan Dokumen Digital.” urnal Manuhara :Pusat Penelitian Ilmu Manajemen dan Bisnis 1, no. 4 (12 Agustus 2023): 01–10.
https://doi.org/10.61132/manuhara.v1i4.115.
Ayurindah, Shella, dan Muhammad Riduan. “PERAN TATA USAHA SEKOLAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP SEKOLAH.” MANHAJI; Jurnal
Manajemen Pendidikan Islam, 22 April 2022.
https://ejurnal.univamedan.ac.id/index.php/manhaji/article/view/222.
Elin Anisa Dilla, dan Wilis Werdiningsih. “Manajemen Kearsipan Dalam Menunjang Kegiatan Administrasi Bidang Tata Usaha di SMKN 2 Ponorogo.” Southeast Asian Journal of Islamic Education Management 4, no. 2 (26 Desember 2023):
217–28. https://doi.org/10.21154/sajiem.v4i2.218.
Fathurrahman, Muslih. “PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI.”
JIPI; Jurnal Ilmu Perpustakan dan Informasi 3, no. 2 (1 November 2018): 215–
25.
Husnita, Tri Jely. “PENGELOLAAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI BAGI SUATU ORGANISASI MELAUI ARSIP MANUAL DAN ARSIP DIGITAL.” El Pustaka: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam 1, no. 2 (2020): 27–41. https://doi.org/10.24042/el%20pustaka.v1i2.8503.
Khodijah, Khodijah. “PERAN ARSIPARIS DALAM MENGELOLA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI.” JMKSP (Jurnal Manajemen, Kepemimpinan, dan Supervisi Pendidikan) 3 (25 Juli 2018).
https://doi.org/10.31851/jmksp.v3i2.1857.
Laksono, Ridho. “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis.” Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan 1, no. 1 (22 Mei 2018): 47.
https://doi.org/10.22146/diplomatika.28271.
Masykur, Fauzan, dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja. “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web.” IJNS; Indonesians Journal on Networking and Security 4, no. 3 (2015).
Musthofarizal Assaidi, Achmad. “MANAJEMEN KEARSIPAN DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI (MTsN) 2 BONDOWOSO.” Universitas Islam Negeri Kiai Haji Achmad Siddiq Jember, 9 Desember 2021.
Prabowo, Banu. Ruang Lingkup Penelitian Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2016.
Putri, Desi. “PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR BADAN PENGENDALIAN DAMPAK LINGKUNGAN DAERAH KOTA PADANG.” Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan 7, no. 1 (15 April 2018): 43.
https://doi.org/10.24036/bmp.v7i1.5962.
Sari, Indah Purnama, Ismail Hanif Batubara, Al-Khowarizmi Al-Khowarizmi, dan Pipit Putri Hariani. “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital Berbasis Web untuk Mengatur Sistem Kearsipan di SMK Tri Karya.” Wahana Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat 1, no. 1 (25 Juli 2022): 18–24.
https://doi.org/10.56211/wahana.v1i1.101.
Sekretariat Negara RI. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009.
Silvia Asriel, Armida. Manajemen Kearsipan. Bandung: Remaja Rosda Karya, 2014.
Wadana, Septa Shohiba Ahmad, Hery Sawiji, dan Winarno Winarno. “Manajemen kearsipan pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Klaten.” JIKAP (Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran) 7, no. 6 (10 November 2023): 494. https://doi.org/10.20961/jikap.v7i6.70168.
Wijaya, Recki Ari, Bambang Budi Wiyono, dan Ibrahim Bafadal. “PENGELOLAAN KEARSIPAN.” Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan 1, no. 2 (28 Mei 2018): 231–37. https://doi.org/10.17977/um027v1i22018p231.
Wulandari, Dellia Santi dan Ismaya. “Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital.”
IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi 3, no. 2 (28 Desember 2023):
39–43. https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i2.5252.
Yusuf, Muhammad Rahmani, dan Sri Rohyanti Zulaikha. “Perkembangan pengelolaan arsip di era teknologi.” ACARA PUSTAKA: Jurnal Ilmiah Perpustakaan dan Informasi 7, no. 1 (28 September 2020). https://doi.org/10.23887/ap.v7i1.25634.
