Tata Cara Penatausahaan Barang Milik Gereja
PEMBUKUAN / PENCATATAN
Tim Inventarisasi yang di bentuk di Jemaat/Klasis melakukan Pencatatan terhadap semua barang yang diakui merupakan Barang Milik Gereja Protestan Maluku ke dalam Kartu Inventaris Barang (KIB), Kartu Inventaris Ruangan (KIR) dan Buku Induk Inventaris (BI) sebagaimana format terlampir dan diisi sesuai petunjuk pengisian terlampir.
Kartu Inventaris Barang (KIB) digolongkan sebagai berikut : KIB A = Tanah
KIB B = Peralatan dan Mesin KIB C = Gedung dan Bangunan KIB D = Jalan, Irigasi dan Jaringan KIB E = Aset Tetap Lainnya
KIB F = Konstruksi Dalam Pengerjaan
Penggolongan Barang secara rinci dapat dilihat dalam format Kodefikasi Barang terlampir.
Kartu Inventaris Ruangan (KIR) adalah catatan semua Barang Milik Gereja yang berada pada masing-masing ruangan (format dan petunjuk pengisian terlampir).
Buku Induk Inventaris adalah gabungan semua barang yang dicatat pada masing-masing KIB dalam satu form sesuai format terlampir.
INVENTARISASI
Inventarisasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi Barang Milik Gereja yang tercatat dalam Buku Induk Inventaris (BII) / KIB / KIR disandingkan dengan kondisi dan keberadaan barang secara riil di lapangan. Dicatat pada form inventarisasi terlampir sesuai petunjuk pengisian terlampir. Setiap barang yang diidentifikasi wajib didokumentasi (difoto).
Semua dokumentasi barang diberi nama file sesuai nama barang dan disimpan dalam satu Folder yang diberi nama “Dokumentasi BMG Jemaat .... /Klasis ..../Sinode pada Sub Folder Ruangan ....”. Khusus untuk Tanah, Bangunan dan Kendaraan Bermotor dokumentasinya dimasukan dalam Sub Folder yang diberi nama Tanah, Bangunan dan Kendaraan Bermotor dan Sub Folder tersebut ditempatkan dalam Folder BMG Jemaat .... /Klasis ..../Sinode.
Contoh :
- Dokumentasi 1 PC Unit dimasukan ke dalam Folder Dokumentasi BMG Jemaat Nehemia,Klasis Pulau Ambon dan pada Sub Folder Ruangan Sekretariat Jemaat.
- Dokumentasi 1 Gedung Gereja dimasukan ke dalam Folder Dokumentasi BMG Jemaat Nehemia, Klasis Pulau Ambon dan pada Sub Folder Gedung dan Bangunan.
- Dokumentasi 1 unit Sepeda Motor dimasukan ke dalam Folder Dokumentasi BMG Jemaat Nehemia, Klasis Pulau Ambon dan pada Sub Folder Kendaraan Bermotor.
PELAPORAN
Laporan Barang Milik Gereja Protestan Maluku secara sah dan akuntabel adalah output dari Aplikasi BMG GPM. Untuk sampai kepada output Aplikasi BMG GPM dimaksud, maka setiap pejabat pengelola barang pada masing-masing jenjang wajib menyelesaikan :
1. Pencatatan BMG pada KIB, KIR dan BI
2. Melakukan Proses Inventarisasi dan dicatat dalam form inventarisasi secara baik dan benar.
3. Mengirimkan hasil inventarisasi (dalam format file MS Excel) kepada Pengelola BMG (Sekretaris Umum Sinode GPM) untuk direview oleh Tim BMG GPM.
4. Hasil review akhir/final inventarisasi yang telah lengkap wajib ditandatangani oleh Pengurus Barang Jemaat/Klasis dan Ketua Majelis Jemaat/Ketua Klasis (dalam format file Pdf.) dan dikirim Kembali kepada Pengelola BMG (Sekretaris Umum Sinode GPM) di teruskan ke Tim BMG GPM.
5. Memperoleh akun resmi dari Tim BMG untuk melakukan penginputan BMG ke dalam Aplikasi BMG GPM sesuai hasil inventarisasi yang tercatat dalam form inventarisasi.
6. Print out laporan BMG resmi dari Aplikasi BMG GPM.
Semua tahapan proses penatausahaan BMG tersebut dilakukan secara rutin setiap semester/
tahun dan laporan Barang Milik Gereja Klasis/Jemaat disampaikan secara berjenjang kepada Sekretaris Umum Sinode GPM selaku Pengelola Barang Milik Gereja.
Sekum Sinode GPM Pengelola BMG
