MAKALAH
SISTEM INFORMASI AKUTANSI
PENGELUARAN KAS PEMBELIAN BAHAN DAN PENJUALAN KREDIT
DISUSUN OLEH :
Arga Febri Andika Putra 1862020022
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN” JAWA TIMUR PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI
SURABAYA 2018
FLOWCHART PENGELUARAN KAS
Prosedur Pengeluaran Kas:
1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2.
Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.
4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3.
Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier.
6. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2.
Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
Jobdesc dari masing-masing Entitas:
1. Supplier
– Membuat faktur rangkap 2
Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
– Menerima data pembayaran (berupa uang cash) dari Bagian Pembayaran – Membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2
Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
2. Bagian Pembayaran
– Menerima faktur dari Supplier
– Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
– Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) beserta uang dari Bagian Pemegang Kas – Melakukan pembayaran ke Supplier
– Menerima SPP lembar 1 dari Supplier
– Membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 3. Bagian Pemegang Kas
– Menerima SPPK yang telah disetujui dari Manajer – Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3
Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran beserta uang Lembar 2 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi
Lembar 3 : disimpan sebagai arsip 4. Bagian Akuntansi
– Menerima BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas
– Menerima Laporan Pembayaran (LP) lembar 1 dari Bagian Pembayaran – Membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2
Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 5. Manajer
– Menerima Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) lembar 1
– Menyetujui SPPK dan mengirimkan SPPK tersebut ke Bagian Pemegang Kas – Menerima Laporan Pengeluaran Kas (LPK) dari Bagian Akuntansi sebagai pertanggungjawaban
Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pengeluaran Kas Pengertian Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas:
“Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2001:543).”
Dokumen – dokumen yang yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek adalah :
Bukti kas Keluar
Cek
Permintaan Cek ( check request )
Sedangkan dokumen – dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas dalam dana kas kecil adalah :
Bukti kas keluar
Cek
Pemintaan pengeluaran kas kecil
Bukti pengeluaran kas kecil
Pemintaan pengisian kembali kas kecil.
FLOWCHART PEMBELIHAN BAHAN
Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran:
Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.
Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.
Jobdesk dari setiap bagian:
1. Supplier
– Bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) ke Bagian Pembelian
– Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian – Berdasarkan SOP, supplier bertugas untuk membuat faktur – Mengirimkan faktur beserta barang ke Bagian Pembelian – Menerima uang kas dari Bagian Keuangan
– Membuat faktur lunas
– Bertanggung jawab untuk mengirimkan faktur lunas ke Bagian Keuangan 2. Bagian Pembelian
– Menerima SPH dari Supplier – Meminta daftar barang ke Gudang
– Menerima daftar barang yang ada dari Gudang
– Jika perlu melakukan pemesanan barang, maka Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika tidak, maka proses diakhiri.
– Mengirimkan SPP yang sudah dibuat ke Pimpinan – Menerima SPP yang telah di ACC dari Pimpinan.
– Membuat SOP rangkap 4:
Lembar 1 : dikirimkan ke Supplier Lembar 2 : dikirimkan ke Gudang
Lembar 3 : dikirimkan ke Bagian Keuangan Lembar 4 : disimpan sebagai arsip
– Menerima faktur beserta barang dari Supplier 3. Gudang
– Bertanggung jawab untuk menerima daftar barang dari Bagian Pembelian – Bertugas untuk membuat daftar barang yang ada / yang tersedia
– Mengirimkan daftar barang yang ada ke Bagian Pembelian
– Menerima Faktur beserta barang dan SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian – Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur beserta barang tersebut, bagian Gudnag wajib membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 2.
Lembar 1 : disimpan sebagai arsip
Lembar 2 : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke Bagian Keuangan
4. Bagian Keuangan
– Menerima SOP lembar 3 dari Bagian Pembelian
– Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 2 beserta barang dari Gudang.
– Berdasarkan SOP lembar 3 dan Laporan Penerimaan Barang, Bagian Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran kepada Supplier
– Menerima faktur lunas dari supplier
– Membuat Laporan Pembelian Tunai rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Pimpinan
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 5. Pimpinan
– Menerima SPP dari Bagian Pembelian
– Berhak untuk memeriksa, apakah SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak. Jika di ACC, maka dikirimkan ke Bagian Pembelian
– Menerima Laporan Pembelian Tunai lembar 1 dari Bagian Keuangan
REVIEW JURNAL Permasalahan Penelitian
Penelitian menurut Ebron (2008) dalam skripsi berjudul evaluasi efektivitas sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Pokphand Indonesia dengan tujuan penelitian yaitu untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan oleh PT. Charoen Pokphand Indonesia, dan bagaimana pengaruhnya terhadap efisiensi produktifitasnya perusahaan menggunakan metode analisis deskriptif dengan hasil penelitian cukup efektif karena sudah menjalankan sistemnya sesuai dengan prosedur.
Hasil Penelitian
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian pada UD. Roda Mas Yaitu fungsi gudang sebagai tempat penyimpanan barang fungsi akuntansi sebagai pencatatan transaksi dan otorisasi dai direktur.
Formulir dan dokumen yang digunakan perusahaan adalah order pembelian, berita penyerahan barang formulir ini dibuat oleh perusahaan expedisi yang berisi perincian jenis barang dan jumlah barang, tanda terima formulir, surat jalan formulir serta faktur.
Permasalahan Penelitian
Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana evaluasi sistem pembelian bahan baku secara tunai yang diterapkan di PT. Dwi Mulyo Lestari untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern.
Hasil Penelitian
Sistem pembelian bahan baku secara tunai di PT. Dwi Mulyo Lestari pada umumnya telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada ditinjau dari landasan teori, namun masih ada kelemahan yaitu belum adaformat formulir memo permintaan pembelian, formulir laporan penerimaan barang belum sesuai dengan prinsip dasar perancangan formulir, formulir belum dibuat rangkap sesuai bagian yang terkait. Pelaksanaan sistem pembelian bahan baku secara tunai di PT Dwi Mulyo Lestari belum mendukung efektivitas pengendalian intern. Masih ada beberapa kelemahan yaitu perangkapan fungsi pada bagian gudang, sistem otorisasi dan pencatatannya belum menggunakan formulir yang bernomor urut tercetak, serta tidak pernah dilakukan pemerikasaan secara mendadak terhadap catatan akuntansi dengan kekayaan fisik perusahaan.
Perlu dirancang kembali prosedur sistem pembelian bahan baku secara tunai di PT. Dwi Mulyo Lestari agar dapat mendukung efektivitas pengendalian intern
FLOWCHART PENJUALAN KREDIT
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih yang dilakukan pembayaran secara angsuran
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah:
Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.
Tembusan dokumen ini berupa :
Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungís kredit.
Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
Faktur Penjualan dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
Tembusan dokumen ini berupa :
Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
Tembusan wiraniaga (Sales person Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi :
Bagian Penjualan
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)
Departemen Kredit
Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.
Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan
Departemen Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.
Departemen Penagihan
Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.
Departemen Akuntansi
Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.
Pengendalian internal atas Penjualan Tunai dan Kredit
Dalam hal penjualan tunai hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi adanya kecurangan yang rentan dilakukan oleh pegawai sebaiknya dilakukan pemisahan tugas antara orang yang mengelola penjualan dengan yang mengelola kas sementara (kassa) seharusnya tidak dikelola oleh satu orang saja untuk menghindari adanya penggelapan dana yang akan dilakukan oleh kassa secara mudah. Selain itu pita cash register juga akan Sangat berperan besar dalam hal penanggulangan penggelapan dana yang dilakukan oleh kassa dengan cara mengeluarkan cash register sebagai bukti pembayaran yang dilakukukan oleh pelanggan, karena pelanggan dapat mengecek kesesuaian jumlah yang harus dibayar dengan jumlah pembyaran yang akan diserahkan kepada kassa.
Pengendalian internal dalam penjualan kredit dapat dilakukan dengan cara pencatatan penjualan yang didukung oleh dokumen pengiriman yang sah dan pesanan pelanggan yang telah disetujui untuk menghindari adanya penjualan fiktif.
Selain itu adanya otorisasi kredit atas transaksi penjualan yang sah dalam untuk setiap prosedur persetujuan kredit sebelum pengiriman, otorisasi pengiriman barang, dan otorisasi penentuan harga dan syarat-syarat penjualan, pengangkutan dan potongan secara jelas.
Sumber :
http://siaaprecia.blogspot.com/2012/04/4-siklus-penjualan-tunai-dan- kredit.html
REVIEW JURNAL Permasalahan Penelitian
Dalam penjualan kredit akan dibebankan bunga atas penjualan kredit selain angsuran pokok yang wajib dibayar oleh pembeli setiap bulannya. Atas transaksi penjualan kredit yang terjadi maka pihak CV. Tecom Technology tidak melakukan penjurnalan dalam arti tidak dengan mendebit piutang dagang dan mengkredit penjualan. Beberapa dokumen yang digunakan oleh pihak CV. Tecom Technology dalam hal pelaksanaan transaksi penjualan kredit adalah Daftar Pesanan, Surat Pengantar Pengiriman, Faktur Penjualan, Surat Penagihan (Bon), Bukti Memo, dan Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. Untuk menerapkan praktek yang sehat dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada CV. Tecom Technology akan sulit dilaksanakan secara optimal dikarenakan hal-hal berikut ini:
a. Struktur organisasi yang belum lengkap dalam perusahaan.
b. Banyaknya tugas-tugas yang dirangkap oleh satu orang atau bagian.
c. Tidak adanya unsur pengawasan yang efektif dan efisien.
d. Bagan alir sistem akuntansi penjualan kredit di CV. Tecom Tecnology Pasir Pengaraian.
Hasil Penelitian
Sistem informasi penjualan kredit merupakan salah satu sub sistem yang mencakup kumpulan prosedur untuk mencatat, mengkalkulasi, dan membuat dokumen penjualan kredit mulai dari diterimanya order penjualan
