Web-based dan Program Khusus

7.1 Teori Singkat

PRAKTIKUM 7.

APLIKASI PENGAKSES SURAT ELEKTRONIK

Surat elektronik (surel), yang dalam bahasa Inggris lebih kita kenal dengan istilah email (Electronic Mail) adalah suatu proses pengiriman pesan melalui internet. Ada dua cara untuk mengakses surel:

1. Menggunakan peramban web (browser) seperti Mozilla Firefox, Brave, Google Chrome, dan sebagainya. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Gmail dan Yahoo Mail. Untuk menggunakannya pengguna harus dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email secara gratis.

2. Menggunakan program pengakses surel (email) seperti Microsoft Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbird. Pengguna harus mengetahui konfigurasi yang didapat dari ISP jika menggunakan program-program ini. Keuntungan menggunakan program pengakses surel ini adalah pengguna dapat membaca surat elektronik (email) tanpa perlu terhubung terus- menerus dengan internet, serta puluhan surel dapat diterima dan dikirimkan secara bersama- sama sekaligus. Kelebihan lainnya adalah program ini menyediakan penyuntingan dan pembacaan surel secara offline, dengan demikian dapat menghemat biaya koneksi internet.

7.1.1 Perbedaan Cc dan Bcc pada Surel

Masih banyak yang belum mengerti perbedaan antara Cc dan Bcc ketika hendak mengirimkan email. Padahal kedua opsi tersebut biasa ditemukan pada bagian kolom penerima ini masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Cc merupakan singkatan dari carbon copy. Penamaan ini mengikuti konsep kertas karbon yang digunakan untuk menyalin tulisan pada kertas lain (misalnya pada nota kwitansi). Kertas karbon yang biasanya diletakkan di antara dua lembar kertas kosong dimana jika kertas paling atas ditulis dengan menggunakan mesin ketik, maka tekanan dari tulisan pada lembar pertama akan menembuskan tinta dari kertas karbon menempel pada kertas di bawahnya sehingga menghasilkan salinan. Sama seperti penggunaan kertas karbon, Cc dalam pengiriman email digunakan sebagai salah satu cara mudah untuk mengirimkan salinan email ke orang lain. Cc sendiri pada dasarnya memiliki fungsi yang sama dengan kolom “to” pada saat mengirimkan email. Jika penerima utama yang dimasukkan pada kolom “to” akan lebih berpengaruh secara langsung oleh email dan diharapkan untuk menanggapi email tersebut, maka biasanya kolom Cc digunakan untuk memasukkan penerima tambahan dengan maksud untuk membuat orang tersebut tetap terhubung dengan rangkaian email tersebut tanpa ada kewajiban untuk merespon atau memberikan tanggapan terkait email. Karena alasan ini pula Cc kerap disebut sebagai

“courtesy copy”.

Bcc adalah kependekan dari blind carbon copy. Sama seperti Cc, fitur ini juga akan mengirimkan email yang sama pada penerima. Namun seperti namanya, Bcc ini blind alias tidak bisa dilihat oleh penerima yang lain, baik itu Cc maupun Bcc.

Contoh penerapan Cc dan Bcc:

 To : wiwik@politala.ac.id

 Cc : nita@politala.ac.id

 Bcc : winda@politala.ac.id

Jika kita terapkan pengaturan seperti di atas, yang akan terjadi adalah:

 wiwik@politala.ac.id bisa mengetahui nita@politala.ac.id sebagai tembusannya, tetapi dia tidak bisa mengetahui winda@politala.ac.id sebagai tembusan lainnya.

 nita@politala.ac.id bisa mengetahui wiwik@politala.ac.id sebagai penerima utama, tetapi tidak bisa mengetahui winda@politala.ac.id sebagai penerima email lainnya.

 winda@politala.ac.id dapat mengetahui siapa saja yang menjadi penerima utama dan tembusannya.

7.1.2 Saat yang Tepat Menggunakan Cc dan Bcc 1. Kapan sebaiknya menggunakan Cc ?

Pada dasarnya kita dapat menggunakan Cc email jika kita ingin menyertakan penerima tambahan di dalam email thread dimana daftar penerima tambahan tersebut juga terlihat oleh semua penerima. Hal ini dibutuhkan dalam beberapa situasi seperti:

a. Memperkenalkan kontak. Kolom Cc dapat digunakan untuk memperkenalkan kontak penerima satu sama lain.

b. Menjaga keterhubungan dengan pemangku kepentingan. Misalnya menggunakan Cc email untuk terus menginformasikan perkembangan status proyek pada pihak manajemen atau pihak lain yang terlibat.

c. Mengomunikasikan urgensi. Menyertakan atasan atau manajer di dalam Cc email menunjukkan bahwa konten email tersebut penting dan sensitif. Cara ini dapat berguna ketika sudah beberapa kali membuat email permintaan ke satu pihak namun tidak mendapat respon.

2. Kapan sebaiknya menggunakan Bcc ?

Kita dapat menggunakan Bcc email jika ingin menyertakan penerima tambahan tetapi tidak ingin penerima mengetahui siapa lagi yang menerima email tersebut. Hal ini dibutuhkan pada beberapa situasi seperti:

a. Jika tidak ingin penerima utama tahu. Contohnya ketika memberikan bukti perilaku buruk atasan kepada HR atau ketika kita ingin mengingatkan atasan tentang masalah yang kita hadapi dengan klien. Meski begitu, diskusikan strategi ini dengan penerima Bcc agar mereka tidak membalas email tersebut dengan menekan Reply All sehingga penerima utama atau Cc email tahu bahwa kita diam-diam meneruskan email tersebut ke pihak lain.

b. Mengirim email ke mailing list. Saat mengirimkan email ke banyak penerima yang tidak saling mengenal sangat penting untuk menggunakan Bcc agar tidak melanggar privasi mereka.

c. Mengirim newsletter. Kita dapat menggunakan Bcc saat mengirim buletin perusahaan untuk menghindari kebocoran nama pelanggan dan alamat email satu sama lain tanpa persetujuan mereka.

7.1.3 Latihan

Kirim surel (email) ke teman-teman kalian, dimana ada yang berperan sebagai penerima utama, Cc dan Bcc. Capture (screenshot) tampilan email yang mereka terima. Buat kesimpulannya.

7.2 Email Client

Sebuah email client atau pembaca surel, atau lebih formalnya disebut sebagai MUA (Message User Agent atau Mail User Agent) adalah sebuah aplikasi yang menyediakan fungsi manajemen pesan, komposisi dan penerimaan pesan. Microsoft Outlook merupakan salah satu Email Client yang paling banyak digunakan. Selain karena user friendly, pengaturan email ke Outlook juga bisa digunakan untuk penyimpanan file email (sent and received) langsung di perangkat yang digunakan, sehingga bisa menjadi solusi alternatif untuk ruang email.

7.2.1 Kelebihan dan Kekurangan Outlook 1. Kelebihan

a. Memiliki tampilan yang User Friendly b. Bisa terhubung dengan sosial media

c. Bisa membuka dan mengedit dokumen Office yang sudah terintegrasi OneDrive d. Memiliki kapasitas OneDrive gratis 5 GB

e. Penyimpanan kotak surat versi gratis 15 GB f. Memiliki sistem pembersihan spam yang handal g. Bisa disinkronkan dengan smartphone

h. Dapat digunakan untuk melakukan panggilan video menggunakan Skype i. Mampu memisahkan email masuk sesuai kategori yang di inginkan pengguna

2. Kekurangan

Untuk versi gratis, fitur penyimpanan hanya disediakan sebesar 15 GB saja. Berbeda dengan versi yang berbayar, kapasitas penyimpanan OneDrive mencapai 1 TB.

7.2.2 POP3 dan IMAP

Pada saat melakukan setting software penerima surel (email client), kita akan berhubungan dengan POP3 dan IMAP. Oleh karena itu, sebelumnya akan kita bahas terlebih dahulu POP3 dan IMAP tersebut.

7.2.2.1 POP3

1. POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol email yang digunakan untuk mendownload isi email dari server, sehingga untuk membaca isi email harus didownload terlebih dahulu ke email client.

2. Semua data email disimpan di email client, sehingga bisa dibaca sewaktu-waktu bahkan ketika offline.

3. Ada pilihan untuk tetap menyimpan isi email di server atau langsung menghapus email di server ketika selesai didownload, atau menghapus email setelah beberapa waktu.

4. Ketika memilih tetap menyimpan isi email di server, pada saat menghapus email di email client, maka tidak berpengaruh dengan data email di server, begitu pula sebaliknya.

5. Outgoing email (email terkirim) hanya tersimpan di email client saja, tidak tersimpan di server.

6. Dengan demikian, POP dipilih jika:

a. Ingin mengakses email hanya dari satu tempat/perangkat.

b. Memerlukan akses email secara terus-menerus, walau tanpa menggunakan koneksi internet.

c. Kapasitas penyimpanan server terbatas.

7.2.2.2 IMAP

1. IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar untuk mengakses email dari server, sehingga untuk membaca email, harus terhubung (online) pada jaringan internet.

2. Data email masih tersimpan di server sehingga tidak perlu mendownload semua email.

3. Email yang didownload hanya email yang akan dibaca saja.

4. Email client melakukan sinkron data ke server, seperti menghapus email di email client juga akan menghapus email di server, begitu juga sebaliknya.

5. Sangat mudah dalam mengidentifikasi email yang belum terbaca.

6. Membutuhkan space email yang cukup besar, karena semua data email disimpan di server.

7. IMAP dipilih jika :

a. Ingin mengakses email pada beberapa tempat/perangkat sekaligus

b. Memiliki koneksi internet untuk mengakses email pada perangkat secara terus-menerus.

c. Kapasitas penyimpanan komputer/gadget terbatas.

d. Mempunyai kapasitas server yang cukup besar untuk penyimpanan data email.

Kesimpulannya, jika Anda menggunakan POP, maka kotak pesan Anda hanya dapat diakses di satu perangkat, misal hanya melalui Outlook. Semua email yang masuk akan didownload dan disimpan secara lokal. Sedangkan jika Anda menggunakan IMAP, maka Anda dapat mengakses email melalui beberapa perangkat. Namun jika Anda tidak yakin protokol email mana yang harus digunakan, sebaiknya gunakan IMAP, karena Anda dapat mengakses email di beberapa perangkat.

7.2.3 Setting Email Outlook

1. Sebelum melakukan pengaturan email di Outlook, terlebih dahulu kita pastikan server email kita telah diaktifkan fitur POP3 atau IMAP nya. Pertama kita buka email server yang kita miliki, misal Gmail.

2. Pada bagian kanan atas, klik setelan  See all settings.

3. Pilih menu Forwarding and POP/IMAP.

4. Pastikan pada bagian IMAP tercentang :

5. Selanjutnya buka Microsoft Outlook, lalu klik menu File  Info  Add Accounts.

6. Pada menu Account Setup, silahkan pilih “Manual setup or additional server types”.

7. Centang POP or IMAP.

8. Pastikan incoming/outgoing servernya Anda ubah, menjadi nama domain Anda atau mail server yang Anda gunakan. Misalkan gmail.com atau politala.ac.id.

Keterangan :

 Your Name : Isi dengan nama Anda atau sesuaikan dengan emailnya.

 Email Address : Isi dengan alamat email lengkap.

 Account Type : Pilih IMAP

 Incoming Mail Server : Isi dengan mail.namadomain. Contohnya gmail.com atau politala.ac.id.

 Outgoing Mail Server : Isi dengan mail.namadomain. Contohnya gmail.com atau politala.ac.id.

 Username : Isi dengan alamat email lengkap.

 Password : Isi password emailnya.

9. Pastikan penulisan email pada kolom email address dan username ditulis secara lengkap.

10. Setelah itu, silahkan klik menu More Setting. Pada tab Outgoing Server, sesuaikan setting seperti gambar dibawah.

11. Klik menu Advance.

Anda bisa menggunakan opsi berikut :

 IMAP: 143 (non SSL) atau 993 (SSL)

 SMTP: 587 (TLS) atau 465 (SSL) Setelah itu klik OK.

Sampai tahap ini, setting email domain ke Outlook 2016 telah selesai. Untuk memastikan bahwa settingan yang telah Anda lakukan benar, Anda bisa menggunakan fitur Test Account.

Jika status incoming dan outgoing completed, maka bisa dipastikan bahwa settingan yang Anda lakukan sudah benar.

7.2.4 Organisasi Email

7.2.4.1 Memindahkan Pesan ke Sebuah Subfolder 1. Membuat Subfolder

Subfolder adalah kunci untuk tetap terkelola dengan baik di Outlook, dan anda dapat memiliki subfolder dari salah satu folder utama anda: untuk e-mail, calendars, contacts, dan banyak lagi. Membuat subfolder hanya membutuhkan beberapa klik di versi Windows atau Mac. Klik kanan pada folder untuk membuat subfolder di dalamnya

2. Ketik namanya, lalu tekan Enter. Folder baru akan terdaftar di bawah Inbox.

3. Sekarang anda dapat men-drag (menyeret) pesan yang anda inginkan ke folder baru.

Tips: untuk memilih (select) beberapa pesan untuk di-drag, tekan Ctrl-klik sambil memilih pesan satu-persatu, atau pilih (select) sekelompok pesan dengan mengklik yang pertama yang anda inginkan, lalu Shift-klik yang terakhir.

Setelah Anda men-drag (menyeret), pesan akan hilang dari Inbox, dan jika Anda mengklik subfolder, Anda akan melihat pesan tersebut di dalamnya. Apakah Anda men-drag pesan yang salah? Tidak masalah! drag lagi untuk mengembalikannya.

Jika Anda lebih suka meng-copy (menyalin) pesan daripada memindahkannya, tahan tombol Ctrl saat Anda men-drag (menyeret). Jika nantinya Anda memutuskan bahwa Anda sama

sekali tidak menginginkan subfolder itu, Anda bisa klik kanan dan pilih Delete Folder dari menu pop-up. Setiap pesan dalam folder akan terhapus juga.

7.2.4.2 Memindahkan Pesan Menggunakan Quick Step

1. Pertama, mari buat Quick Step: pilih pesan yang ingin anda pindahkan, lalu klik Panah Bawah di pojok kanan bawah kotak Quick Steps.

2. Dari kotak drop-down, pilih New Quick Step, lalu Move to Folder.

3. Di kotak dialog yang muncul, berikan nama yang berarti pada folder tersebut, pilih folder yang anda inginkan untuk menempatkan item-item tersebut, lalu secara opsional menandai pesan sebagai telah dibaca. Kemudian klik Finish.

4. Pada dialog Setup Quick Step, pilih folder mana yang akan ditempati pesan. Untuk menggunakannya, pilih pesan, lalu klik Quick Step yang baru saja anda buat.

7.2.4.3 Memindahkan Pesan Menggunakan Tombol Move

Di sebelah grup Quick Step pada ribbon ada tombol Move. Ketika anda membuat banyak folder atau memindahkan bayak pesan, biasanya anda melakukan hal serupa lagi. Move seperti halnya Quick Step yang akan dibuat secara otomatis, namun memerlukan beberapa klik tambahan untuk menggunakannya.

1. Pilih sebuah pesan, klik tombol Move, lalu dari menu, pilih folder dari list. Jika folder yang anda inginkan tidak terdaftar, pilih Other Folder. Anda dapat memilih folder yang anda inginkan dari list folder.

2. Tombol Move memiliki beberapa cara yang sama untuk memindahkan pesan. Walaupun ini bekerja, saya pikir butuh terlalu banyak langkah. Ada cara yang jauh lebih baik.

7.2.4.4 Membuat Rules untuk Memindahkan Pesan Secara Otomatis

Jika anda mendapatkan banyak pesan, anda bisa saja melewatkan beberapa dari mereka yang ingin dimasukkan ke dalam subfolder. Untungnya, fitur Rules dapat melakukannya untuk anda, saat pesan-pesan tersebut tiba. Anda dapat membuat rules untuk memindahkan pesan berdasarkan siapa pengirimnya, apa baris subjeknya, apakah itu berada di kolom To atau CC, dan masih banyak kriteria lainnya. Sebagai bagian dari pembuatan rule, anda bisa membuat sebuah subfolder, sehingga anda tidak perlu melakukannya di awal.

1. Drag pesan ke dalam subfolder yang anda buat. Di bar ribbon, klik tombol Rules, dan perhatikan dua pilihan pertama:

Tombol Rules memiliki cara sederhana dan canggih untuk menentukan aturan (rules)

Jika anda memilih Always Move Messages From... Outlook akan selalu memindahkan pesan dari pengirim tersebut ke subfolder yang saat ini dipilih.

Jika anda memilih Create Rule, anda akan mendapati kotak dialog di mana anda dapat memilih pengaturan tambahan, seperti apakah akan memindahkan pesan berdasarkan nama pengirim, subjek pesan, siapa yang dikirim, dan banyak lagi.

2. Pilih fitur Rules  Create Rule untuk membuat rule baru

Dalam dialog Create Rule, anda dapat menandai pesan berdasarkan pengirim, subjek, dan penerima. Pilih pengaturan yang anda inginkan, lalu klik OK. Anda dapat membuat rule yang lebih detail dengan menggunakan tombol Advanced Options.

7.2.4.5 Manajemen Rule dengan Rules  Manage Rules & Alerts 1. Pilih Rules  Manage Rules & Alerts

2. Anda dapat membuat rule baru juga di sini dengan klik New Rule.

3. Untuk membuka bagian dialog yang sama dengan mengklik tombol Advanced di atas, pilih opsi kedua-ke-terakhir: Apply rule on messages I receive. Kemudian klik Next, di bagian bawah.

4. Centang pada kotak specific words in the subject or body. Di bagian bawah dialog, klik hyperlink untuk specific words.

5. Ketik kata-kata yang ingin anda tandai, lalu klik Add untuk menambahkannya ke Search list.

Jika anda menambahkan beberapa item, Outlook hanya akan mengambil pesan di mana semua item ada. Klik OK setelah selesai.

6. Klik Next, dan anda akan memutuskan apa yang harus dilakukan dengan pesan yang ditandai.

7. Di bagian atas, centang kotak move it to the specified folder. Di bagian bawah dialog, klik hyperlink specified.

8. Pilih subfolder dimana anda ingin pesan-pesan tersebut dipindahkan.\

9. Klik OK.

10. Klik Next.

Jika Anda ingin memindahkan semua email yang telah ada dengan keyword tersebut, maka centang Run this rule now on message already in “inbox”. Klik Finish dan kemudian Apply.

7.3 Daftar Pustaka

“Tips Untuk Membaca & Mengirim Email Di Gmail.” n.d.

https://support.google.com/a/users/answer/11339703?sjid=11333024965748969176- AP&visit_id=638360557247707816-

1915343918&rd=1#other_platform&zippy=%2Cpelajari-caranya.

“Membaca Pesan Gmail Di Program Email Lain Menggunakan POP.” n.d.

https://support.google.com/mail/answer/7104828?hl=id.

Risky, Afiandhi. 2017. “Cara Setting Email Outlook 2016.” Rumahweb. 2017.

https://www.rumahweb.com/journal/cara-setting-email-outlook-2016/.

Player, Jan Laen. 2021. “Apa Itu Outlook? Pengertian Dan Cara Menggunakannya.” Rumahweb.

2021. https://www.rumahweb.com/journal/apa-itu-outlook-adalah/.

Kontributor Wikipedia. 2023. “Surel.” Wikipedia, Ensiklopedia Bebas. 2023.

https://id.wikipedia.org/wiki/Surel.

Syafnidawaty. 2020. “Perbedaan Cc Dan Bcc Pada E-Mail.” Universitas Raharja. 2020.

https://raharja.ac.id/2020/11/28/perbedaan-cc-dan-bcc-pada-e-mail/.

Ayunindya, Faradilla Chandra. 2023. “No Title.” Cara Setting Outlook Untuk Email, Lengkap &

Mudah. 2023. https://www.hostinger.co.id/tutorial/cara-setting-outlook-untuk-email.

Flisser, Bob. 2014. “Kelola Inbox Outlook Anda Dengan Subfolders, Rules Dan Filters.”

Envatotuts+. 2014. https://computers.tutsplus.com/id/tame-your-outlook-inbox-with- subfolders-rules-and-filters--cms-20590t.