10+ Contoh Surat Resmi, Perusahaan, Sekolah, bahasa Inggris 2019

Apa itu surat resmi?

I. Pengertian surat resmi

1. Definisini surat resmi

Wikipedia mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.

Surat bermacam jenis seperti surat pribadi, surat resmi, surat niaga, surat dinas dan lain-lain.

Surat resmi biasanya banyak dipakai untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan dinas, atau kepentingan antar perusahaan. Meski begitu surat resmi tidak harus selalu dibuat oleh kelompok, bisa juga dibuat oleh individu. Beberapa surat dianggap sebagai surat individu adalah surat lamaran kerja, atau surat pengunduran diri dimana cara penulisan surat tersebut menggunakan format surat resmi yang berlaku dan bahasa yang digunakan merupakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat ini dibuat dalam berbagai kegiatan resmi seperti di sekolah, dinas atau di berbagai instansi pemerintah.

2. Ciri-ciri surat resmi

• Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
• Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
• Penggunaan ragam bahasa resmi
• Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
• Ada aturan format baku

3. Susunan surat resmi

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut ini adalah bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat

Bagian ini tidak bisa tinggalkan beberapa hal yang penting, yaitu:

• Nama instansi/lembaga
• Alamat instansi/lembaga
• Logo instansi/lembaga

2. Tanggal surat
3. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
4. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
5. Hal atau Perihal
6. Tempat dan Tanggal surat 
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
9. Penutup surat

Sama seperti kepala/kop surat, kita tidak bisa mengakhiri sebuah surat setelah selesai bagian isinya. Untuk bagian penutup ini kita perlu masukkan beberapa hal yaitu:

• Salam penutup
• Jabatan
• Tanda tangan
• Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

II. Cara menulis surat resmi

Cara menulis surat resmi jauh berbeda dengan cara menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi harus menggunakan bahasa baku dan efektif. Jika Anda pernah menerima surat undangan dari organisasi atau lembaga tertentu, coba Anda memperhatikan dalam surat tersebut apakah selalu tercantuk nomor surat, perihal surat, dan penggunaan bahasa yang resmi? Selain itu ada apa lagi di dalam sebuah surat resmi? Nah, lanjut membaca di bagian selenjutnya.

1. Kepala atau Kop Surat

Keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kepala surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kepala surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kepala surat setidaknya harus memiliki semua bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. 

• Nama instansi/lembaga: ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
• Alamat instansi/lembaga: ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
• Logo instansi/lembaga
• Nomor telepon, nomor faksimile.
• Kode Pos, Kode Surat

2. Tanggal surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penulisan tanggal surat berikut ini.

• Bantaeng, 4 June 2019
• 10 August 1997

3. Nomor surat

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Lalu bagaimana orang yang baru belajar? 
Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan.

Setiap lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan.

Misal untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode “002”.
Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan.

Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka Romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

4. Lampiran

Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat.

5. Hal atau Perihal

Hal surat disebut pula perihal surat atau pokok surat. Maka kata "hal" sama dengan makna kata "perihal", yaitu ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’. Yang dikemukaan pada hal surat adalah isi pokok surat yang diterbitkan. Agar penyusun surat dapat menyusun pernyataan dengan singkat, diperlukan pelatihan. Hal itu dapat dilakukan dalam bekerja setiap harinya. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut.

• Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
• Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.
• Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal.
• Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.
• Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.
• Kata hal diikuti tada titik dua tanpa disela spasi.
• Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.
• Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah.
• Spasinya jangan di jarang-jarangkan.

Contohnya: 

44) Hal: Permohonan tenaga kerja

10) Hal: Pengiriman rak buku

69) Hal: Penataran kebahasan

6. Tempat atau Alamat Surat

Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka.

Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.

Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).

Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).

Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan.

Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

Contohnya: 

Yth. Kepala Kebudayaan Umum

Departemen Bahasa Indonesia

Jalan Menteng Raya No.44

Jakarta Pusat 10897

7. Pembuka atau Salam Surat

Salam penutup dalam surat bertujuan untuk menutup surat serta sebagai bentuk rasa hormat dan terima kasih kepada pembaca surat.

Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah "Dengan hormat" (Dapat disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

8. Isi Surat

Isi surat resmi merupakan bagian pada inti dari surat, isi surat membahan dengan jelas, detail, dan spesifik. Akan tetapi, isinya dibungkus dalam muatan yang singkat, padat dan baik.

Karena hal tersebut bersifat surat resmi. Maka, penting untuk membuat surat resmi dalam bahasa yang baku dan sesuai EYD. Di samping itu, ketikan ingin membahas sesuatu yang terperinci. 

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.

9. Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas.

• Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
• Tanda tangan.
• Nama terang.
• Nomor Induk Penduduk (NIP).

Struktur sebuah surat resmi

III. Contoh surat resmi 

1. Contoh Surat Niaga

Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis. 

PT BIGHIT JAYA
Jl. Kapitan Pattimura No. 13
JAKARTA BARAT

Jakarta, 5 Juni 2019

Nomor  : 44/34/II/2019
Hal       : Penawaran Barang
Lamp    : 4 lembar 

Kepada
Manager PT Surya Bersinar
Jl. Antasari No. 45
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan apa yang kami amati, perusahaan Saudara saat ini sedang berkembang dengan pesat dan terus mengalami perkembangan yang signifikan. Oleh karena itu, tentunya perkembangan ini harus didukung dengan perlengkapan serta peralatan kantor yang memadai serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam kesempatan ini, perusahaan kami ingin menawarkan beberapa produk perlengkapan dan peralatan kantor yang sudah sejaklama menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersama dengan surat ini, kami melampirkan satu lembar brosur sebagai bahan pertimbangan untuk Saudara. Kami yakin jika perusahaan Saudara menggunakan produk unggulan dari kami, perusahaan Anda akan semakin bisa bekerja dengan efektif dan efisien sehingga akan terus maju dengan pesat.

Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10% jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 September 2016. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40% dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.

Pembayaran barang-barang yang dipesan bisa dilakukan secara bertahap. Pertama, Saudara bisa membayar uang muka sebanyak 50 persen dari total harga, kemudian sisanya bisa dibayar secara cicilan sebanyak 4 kali dari tanggal barang diterima oleh perusahaan Anda.

Kami sangat berharap untuk bisa menerima pemesanan dari perusahaan Saudara. Kami kain jika Saudara memesan produk dari perusahaan kami, kedua belah pihakakan mendapatkan keuntungna yang besar.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. Bighit Jaya

2. Contoh Surat Dinas

Surat Dinas Resmi merupakan surat yang dibuat oleh sebuah dinas maupun lembaga baik itu dari pemerintahan maupun swasta. Secara umum, surat dinas resmi ini digunakan sebagai sarana penyampaian informasi, baik itu pengumuman, pemberian suatu izin, informasi kunjungan kerja, pemberian tugas, dan lain-lain. Pada intinya surat ini digunakan untuk keperluan pekerjaan pada lingkungan sebuah instansi atau lembaga.

PT. RM MEDIA TECHNOLOGY
KOTA YOGYAKARTA
Jalan Imam Bonjol No. 31-34, Kota Yogyakarta, Provinsi Jawa Tengah
Telp: (024) 0011 112, Website: www.rm_bighit.com

---

12 September 2018

Nomor      : 1/1994/VII/2018
Lampiran   : 4
Perihal      : Cuti Bersama

Yth,
Seluruh Pegawai PT RM Media Technology
Di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati hari Raya Idul Fitri 1439 H yang jatuh pada tanggal 15 Juni 2018, maka melalui surat ini kami beritahukan bahwa akan diadakan cuti bersama. Cuti bersama tersebut akan berlangsung mulai tanggal 13 Juni 2018 hingga 17 Juni 2018. Untuk itu, pada tanggal 18 Juni 2018 kepada seluruh pegawai PT. RM Media Tech di mohon untuk beraktivitas kembali seperti biasa.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Kota Yogyakarta, 12 September 2018

—-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------—---

Direktur PT. RM Media Tech
Kim Namjoon, M.Kom

3. Contoh Surat Resmi Perusahaan

VITA SYANTIK

Jalan Umbulharjo No.108 , kota Yogyakarta

Telp (0123) 444444, Fax (4567) 696969

Email : Vita_syantik@gmail.com, www.syantikvita.com

——————————————————————————

 

Malang, 26 Juni 2019

Nomor             : A.004/DTU/PTRM/VIII/2019

Lampiran         : -

Hal                  : Undangan rapat

 

Kepada Yth,

Bapak Hakim Sudiyanto Hartono

Manager HRD

VITA SYANTIK

Jalan Taman Putih No.11 Surakarta

Di Tempat

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan hari ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh manajer HRD PT VITA SYANTIK untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada

Hari/Tanggal     : Kamis, 31 Juni 2018

Waktu              : 08:00-15:00 WIB

Tempat            : Rumah Kediaman Ibu Indra selaku Bendahara PT. VITA SYANTIK

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat betapa pentingnya acara ini kami sangat mengharapkan dari Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

 

Ketua Panitia

Wanti Herawati

Contoh Surat Resmi Perusahaan

4. Contoh Surat Resmi Sekolah

DINAS PENDIDIKAN OLAHRAGA
SMA NEGERI MALANG
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
PANITIA PELAKSANA LDKS MALANG

Malang, 14 April 2019

Nomor : 023/OSOS/I/2018
Perihal : Surat Permohonan Izin
Lampiran : 2 Berkas

Kepada Yth.
Orang Tua Murid OSIS SMA Negeri Malang
Di Tempat

Assalamualaiakum Warohmatullahi Wabarokatuh

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan diadakannya acara Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS). Dimana, hal tersebut merupakan salah satu kegiatan pelantikan pengurus baru siswa-siswi anggota OSIS SMA Negeri Malang.

Selaku panitia dan pengurus OSIS SMA Negeri Malang bermaksud untuk meminta izin kepada Bapak/Ibu dan wali murid agar memberikan izin kepada putra/putrinya untuk turut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal	:	Senin/1 Mei 2019
Waktu	:	07.00WIB – Selesai
Tempat	:	Stadium Rosebowl, Malang

Demikianlah surat permohonan izin ini kami sampaikan dengan tujuan agar sekiranya Bapak atau Ibu dan wali murid bersedia memberikan izinya untuk mengikuti kegiatan tersebut. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan banya terima kasih.

Waalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.

Hormat Kami,
Ketua OSIS SMA Negeri Malang

_____________________________________________________________________________________________________________

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 5 KOTA JAKARTA
Jl. Kasamura No. 96 Jakarta 
Telp. (022) 2003989 – Fax. (022) 2467838

Nomor : 008/PK/650/X/2017
Perihal : Rapat

Kepada
Seluruh Guru Kelas XII
SMA Negeri 5 Kota Jakarta

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Menindaklanjuti  surat keputusan dari kepala sekolah tentang peraturan dab pembiayaan baru pada tahun ini maka kami dari pihak sekolah berniat untuk mengundang Bapak/Ibu guru untuk hadir dalam rapat tersebut, yang akan dilaksanakan pada:

Hari: Jumat
Tanggal: 12 Oktober 2018
Waktu: 13.00 – selesai
Tempat: Aula SMA Negeri 5 Kota Jakarta

Dengan demikian, mengingat pentingnya kegiatan ini, kami mohon kepada seluruh undangan rapat, agar dapat hadir mengikuti acara tersebut di tersebut tepat waktu.

Demikian surat undangan ini kami buat dan sampaikan, atas perhatian serta kerjasama Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Jakarta , 5 Oktober 20189

Kepala SMA Negeri 5 Jakarta

Drs. Indra Lsido , MM.Pd

5. Contoh Surat Resmi bahasa Inggris

Jakarta, April 7, 2018

Dear Sir or Madam,
Principal Majalah Kita
Jl. Perjuangan No. 123
Bandung

In accordance with your advertisement at Republik Post at April 6, 2018, I am really interested in applying the position as a writer in Majalah Kita due to my qualified background as you requires.

I have an ability in English writing because I am the student of English Study Program in University of Muhammadiyah Metro. I won many English writing competitions when I was in senior high school. For further details, you can read my resume. Furthermore, I have been living around Metro, this may be a good chance for me to concentrate in this position.

I look forward to meeting you and encouraged to be interviewed soon. I can be reached at the above phone number or email. Finally, I greatly appreciate your consideration.

Sincerely,

Delfi Hindra.

Contoh Surat Resmi bahasa Inggris

 

SMA Negeri Malang
Kertosari Street No 87 Malang
No. Phone. (0404) 41678

No: 71/ SMAN Malang / 15/2019
Attachment: –
Subject: Announcement

To:
Parents of Class X
SMA Negeri Malang

With respect,

To increase the students’ knowledge of SMAN Malang, especially class X. So, at this time we intend to conduct a field study for students of both social studies and science outside of school. The event will be held on:

Day/ Date: Saturday, May 18th, 2019
Time: 8:00 AM  till 10:00 AM
Place: Botanical Gardens, Malang
Event: Rare Plants Research

We hope you can give permission to your children to join this activity. Thanks for your attention.

The Principal of SMAN Malang

Dr. Harfa Harsym.

 

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat resmi, cara membuat surat resmi dan beberapa contoh di berbagai suratnya. Terima kasih atas perhatian Anda semua. Semoga informasi ini berguna untuk Anda semua. Sukses selalu ya!