第三章 数据应用与维护 57
2.2 数据存储
2.2.3 输入数据
建好表结构后，就可以向数据表中输入数据了。一种方法是在“数据表 视图”中直接输入数据，但这种方法直接对数据表进行操作，很容易出现误
在1∶n的关
系中，1端的表称
为主表。
如果主表中 的主关键字是自 动编号字段，则 设置“级联更新 相关字段”将没 有效果，因为自 动编号字段的值 是不能更改的。
输入数据的另一种方法，就是把已经存放在其他数据文件中的数据导入到数据 库中。请研究以下问题。
（1）怎样把Word表格中的数据导入到Access数据表中？
（2）怎样把Excel表格中的数据导入到Access数据表中？
（3）怎样把文本文件中的数据导入到Access数据表中？
（4）怎样把DBF格式的数据导入到Access数据表中？
提示：可以通过执行“文件”→“获取外部数据”→“导入……”命令，把外 部数据导入到数据库中。对于少量的数据，也可以在关系表中通过执行“编辑”→
“粘贴追加”命令来完成。
2.2.3.1 在“数据表视图”中输入数据
在“数据表视图”中打开数据表，就可以直接在单元格中输入数据了。
不同类型的数据，有不同的输入格式和方法。
1. 文本、日期与时间、备注类型数据
文本、日期与时间、备注类型的数据直接输入即可。
2. 逻辑型数据
在逻辑型字段的单元格中，会显示一个复选框，选中它则表示输入了
“是”，不选中则表示输入了“否”。
3. OLE 对象数据
OLE 数据要使用“插入对象”的方式输入。例如，输入一张图片的操 作步骤如下。
（1）右击要插入图片的单元格。
（2）在弹出菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框，
如图 2-18 所示。
（3）选择“由文件创建” ，单击“浏览”按钮，选择相应的图像文件。
（4）单击“确定”按钮，关闭“插入对象”对话框。
此时，选中的图片文件就插入到该单元格中了。
可以用以下 两 种 方 法 打 开
“数据表”视图：
（1）在数据库窗 口的表对象中，
双击要打开的表 名称；（2）如果 当前正在表的设 计视图中，则单 击数据库窗口工 具 栏 中 的 “ 视 图”按钮 。
在A c c e s s 中，逻辑型数据 用“是/否”表示。
删除的情况，安全性较差。在实际应用中，一般是通过应用系统提供的输入 界面进行数据录入，应用系统程序再将接收到的数据写入数据库，这种方式 安全性较高。目前大多数应用系统提供了比较人性化的输入界面，如输入一 张支票上的数据时，应用系统就会提供一个类似支票的输入界面。
这里主要介绍在“数据表视图”中输入数据的方法，第五章将介绍通过
应用系统界面输入数据。
图2-18 插入对象对话框 图2-19 插入超级链接
4. 超级链接型数据
输入超级链接型数据的操作步骤如下。
（1）单击选中要插入超级链接型数据的单元格。
（2）单击“插入”→“超级链接”命令。打开“插入超级链接”对话框，
如图 2-19 所示。
（3）共有 4 种超级链接可以选择： “原有文件或 Web 页” “此数据库中 的对象” “新建页” “电子邮件地址” 。选择超链接方式后，在输入电子邮件 地址时，Access 会自动添加“mailto:” 。
（4）单击“确定”按钮。
打开光盘中“学生兴趣爱好”数据库的“学生基本情况”表，输入部分调查数 据，并思考以下问题。
（1） 学生的家庭所在区县和家庭成员最高学历数据有什么规律吗？能不能改进
输入？有没有更方便的输入方法？
（2）怎样避免用户输入错误的数据，比如输入的年龄为负数等。
（3）如果身高的单位用米，那么每个数据都可能有两位小数，是否需要改变字 段的数据类型？用什么方法可以加快输入速度？
2.2.3.2 通过创建“查阅列表”输入数据
当某些字段值只有几个固定值时，可以通过“查阅向导”为其创建一 个查阅列表，把可供选择的数据放在查阅列表中，输入数据时只要在查阅 列表中选择即可。如“学生兴趣爱好”数据库中的“家庭所在区县”字段，
就可以通过创建查阅列表输入。
创建查阅列表时，可以直接输入列表的数据，也可以事先将数据保存在 一个数据表中供创建查阅列表使用。 该数据表是为了输入数据方便而引入的 辅助表。新建的“区县列表”就是一个这样的辅助表，如图 2-20 所示。
创建“学生基本情况”表中“家庭所在区县”的查阅列表的步骤如下。
（1） 在表的设计视图中打开“学生基本情况”表，选中“家庭所在区县”
字段。
（2）设置这个字段的数据类型为“查阅向导”，系统自动弹出“查阅向
图2-20 区县列表 图2-21 查阅向导 单击“下一步”
图2-22 设置查阅列表数据源
1. 选择“表”
或“查询”
3. 调整列宽，向导自动 隐藏了“编号”字段
2. 选择“查
阅字段”
1.通过下拉列 表选择数据
图2-23 通过查阅列表输入数据
2. 家庭所在区县 字段的查阅属性
导”对话框，如图 2-21 所示。在其中选择“使查阅列在表或查询中查阅 数值”。
（3）选择查阅列表的数据来源，如图 2-22 所示。
（4）单击“完成”
按钮并保存“学生基本 情况”表。
这样，在输入“家 庭所在区县”的数据 时，就可以通过下拉列 表选择数据了。“家庭 所在区县”的字段属性 中的“查阅”选项卡显 示了查阅列表的设置 情况，如图2-23 所示。
可 以 直 接 设 置 字 段 的
“查阅”属性来 设置查阅列表。
在图2-21中选择“自行键入所需的值”，然后输入要查阅的数据。通过这种方 式实现“性别”字段的查阅列表设置。