Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang me-mungkinkan hanya penyimpangan kecil antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen dengan pengecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, yaitu prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur mana-jemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional nonrutin atau di luar kebiasaan.
Walaupun isu-isu pengecualian tersebut diungkapkan ketika manajer mendeteksi adanya penyimpangan yang besar antara kinerja standar dengan kinerja yang sesugguhnya, beberapa manajer menetapkan aturan khusus yang ditujukan pada isu-isu luar biasa untuk muncul ke permukaan sebagai persoalan prosedur operasi normal. Dua contoh dari aturan-aturan tersebut adalah:
1) manajer sebuah departemen harus segera memberi informasi kepada manajer pabrik tentang biaya tenaga kerja mingguan melebihi biaya tenaga kerja mingguan yang direncanakan dengan lebih dari 15% atau tidak;
2) manajer sebuah departemen harus segera memberi informasi kepada manajer pabrik tentang pengeluaran aktual ditambah pengeluaran yang diperkirakan untuk dikeluarkan pada proyek tertentu melebihi dana yang disetujui untuk proyek tersebut dengan lebih dari 10% atau tidak.
Aturan-aturan tersebut difokuskan pada bidang pengeluaran organi-sasional. Pada kenyataannya, aturan-aturan tersebut dapat ditetapkan pada setiap bidang organisasional.
Jika diadministrasi dengan tepat, manajemen dengan pengecualian akan menghasilkan manfaat tambahan dengan menjamin penggunaan waktu wirausahawan yang paling baik. Karena manajemen dengan pe-ngecualian hanya membawakan isu-isu penting untuk mendapat per-hatian dari wirausahawan, kemungkinan bahwa wirausahawan akan menggunakan waktunya yang berharga pada isu-isu yang relatif tidak penting secara otomatis akan hilang. Tentu, isu-isu penting yang harus mendapatkan perhatian wirausahawan dapat berupa kekuatan organi-sasional ataupun kelemahan organiorgani-sasional. Wirausahawan hendaknya mencoba menghilangkan kelemahan dan memperkukuh kekuatan.
b. Analisis Pulang-Pokok (Break-Even Analysis)
Penjelasan mengenai analisis pulang pokok telah dibahas pada bab sebelumnya pada bagian awal.
1) Analisis rasio
Alat pengawasan pokok ketiga yang diliput pada bab ini adalah analisis-rasio. Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisis rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi finansial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi laba organisasi. Bagian analisis rasio membahas berbagai rasio yang tersedia bagi wirausahawan dan penggunaan rasio-rasio untuk mengawasi organisasi.
2) Jenis-jenis rasio
Rasio-rasio yang tersedia bagi wirausahawan untuk mengawasi organi-sasi biasanya dibagi menjadi empat kategori, yaitu: (1) rasio likuiditas; (2) rasio leverage; (3) rasio aktivitas; (4) rasio profitabilitas.
a) Rasio likuiditas
Rasio likuiditas adalah rasio yang menunjukkan kemampuan organi-sasi untuk memenuhi kewajiban keuangan yang akan datang. Semakin mampu organisasi memenuhi kewajiban, semakin likuid organisasi tersebut. Dua tipe rasio likuiditas pokok, yaitu rasio lancar (current ratio) dan rasio cepat (quick ratio).
Rasio lancar dihitung dengan membagi nilai rupiah dari harta lancar (current asset) dengan nilai rupiah dari utang lancar ( current liabilities). Rumusan rasio lancar adalah sebagai berikut.
Pustaka Setia
KEWIRAUSAHAAN Teori dan Praktik344
KEWIRAUSAHAAN Teori dan Praktik 343
Rasio lancar = utang lancarharta lancar
Rasio lancar termasuk kas, piutang dagang, dan persediaan, sementara utang lancar termasuk pula utang lancar, surat berharga jangka pendek, dan pengeluaran lainnya yang timbul. Rasio lancar menunjukkan kemampuan organisasi untuk memenuhi kewajiban finansial dalam jangka pendek pada wirausahawan.
Rasio cepat dihitung dengan mengurangi persediaan dari harta lancar kemudian membagi perbedaan tersebut dengan utang lancar. Rumusan untuk rasio cepat adalah sebagai berikut.
Rasio cepat = harta lancar – persediaanutang lancar
Rasio cepat sama dengan rasio lancar, kecuali tidak termasuk ada-nya persediaan pada rasio lancar. Karena persediaan dapat menjadi sulit diubah menjadi uang atau aural berharga ( securities), rasio cepat memberikan informasi kepada wirausahawan mengenai kemampuan organisasi untuk memenuhi kewajiban finansial dengan tanpa bergantung pada persediaan.
b) Rasio leverage
Rasio leverage menunjukkan hubungan antara dana organisasional yang disuplai oleh pemilik organisasi dengan dana organisasional yang disuplai oleh berbagai kreditur. Semakin banyak dana organisasional yang diberikan oleh kreditur, semakin besar leverage yang digunakan oleh organi-sasi. Sebuah organisasi hendaknya menggunakan leverage sampai tingkatan dana yang dipinjam bisa digunakan untuk menghasilkan keuntungan tam-bahan tanpa jumlah kepemilikan organisasional yang besar yang dibentuk oleh kreditur. Dua rasio leverage yang paling umum digunakan, yaitu rasio utang dan times interest earned ratio.
Rasio utang dihitung dengan membagi utang organisasional total dengan aset organisasional total. Rumusan untuk rasio utang adalah sebagai berikut.
Rasio utang = utang total aset total
Pada hakikatnya, rasio utang memberikan presentase semua aset organi-sasional yang disediakan oleh kreditour organisasional. Sementara beberapa wirausahawan sangat hati-hati terhadap penggunaan utang yang terlalu banyak untuk membiayai organisasi.
Rasio times interest earned dihitung dengan membagi pendapatan kotor atau pendapatan sebelum pajak dan bunga dengan jumlah penge-luaran bunga organisasional total yang muncul dari peminjaman sumber daya yang dibutuhkan. Rumusan untuk rasio ini adalah sebagai berikut.
Rasio times interest earne = pengeluaran bungapendapatan kotor
Rasio ini menunjukkan kemampuan organisasi untuk membayar pengeluaran bunga secara langsung dari pendapatan kotor.
c) Rasio aktivitas
Rasio aktivitas menunjukkan seberapa baik organisasi dalam menjual produknya dalam hubungan dengan sumber daya yang tersedia. T ujuannya untuk memaksimumkan jumlah penjualan per rupiah yang diinvestasikan dalam sumber daya organisasional. Tiga rasio aktivitas utama yang dibahas adalah: (1) perputaran persediaan ( inventory turnover); (2) perputaran aset tetap (fixed assets turnover); (3) perputaran asset total ( total assets turnover).
Perputaran persediaan dihitung dengan membagi penjualan organi-sasional dengan persediaan. Rumusan untuk perputaran persediaan adalah sebagai berikut.
Perputaran persediaan = penjualan persediaan
Rasio ini menunjukkan organisasi mempertahankan tingkat persedia-an ypersedia-ang semestinya dalam hubungpersedia-annya dengpersedia-an volume penjualan atau tidak. Pada umumnya, alur penjualan meningkat atau menurun, tingkat persediaan organisasi akan berfluktuasi.
Perputaran aset tetap dihitung dengan membagi aset atau pabrik dan peralatan tetap kepada penjualan total. Rumusan untuk menghasilkan per-putaran aset tetap adalah sebagai berikut.
Perputaran aset tetap = penjualan aset tetap
Pustaka Setia
Rasio ini menunjukkan kesesuaian jumlah dana yang diinvestasikan pada pabrik dan peralatan relatif terhadap tingkat penjualannya.
Perputaran aset total dihitung dengan membagi penjualan dengan aset total. Rumusan untuk menentukan rasio ini adalah sebagai berikut.
Perputaran total = penjualan aset total
Fokus rasio ini pada kesesuaian tingkat dana yang digunakan oleh organisasi pada semua aset relatif terhadap tingkat penjualannya.
d) Rasio profitabilitas
Rasio profitabilitas dipusatkan pada penilaian profitabilitas organi-sasional keseluruhan dan perbaikannya apabila dimungkinkan. Rasio profitabilitas pokok termasuk pula rasio keuntungan terhadap penjualan dan rasio keuntungan terhadap aset total.
Rasio keuntungan terhadap penjualan dihitung dengan membagi keuntungan bersih dari organisasi dengan penjualan totalnya. Rumusan untuk rasio ini adalah sebagai berikut.
Rasio keuntungan terhadap penjualan = keuntunganbersih penjualan
Rasio ini menunjukkan bahwa organisasi membuat keuntungan bersih yang memadai dalam hubungannya dengan total pendapatan yang di-peroleh organisasi.
Rasio keuntungan terhadap aset total dihitung dengan membagi keuntungan bersih dari organisasi dengan aset totalnya. Rumusan untuk rasio ini adalah sebagai berikut.
Rasio keuntungan terhadap aset total = keuntunganbersih aset total
Rasio ini menunjukkan organisasi memperoleh keuntungan bersih dalam hubungannya dengan rupiah total yang diinvestasikan dalam aset.
Penggunaan rasio-rasio untuk mengawasi organisasi. Wirausahawan dapat menggunakan analisis rasio ini dalam tiga cara untuk mengawasi organisasi.
Pertama, wirausahawan hendaknya mengevaluasi semua rasio secara
serentak. Strategi ini menjamin bahwa wirausahawan akan mengem-bangkan dan mengimplementasikan strategi pengawasan yang sesuai bagi organisasi secara keseluruhan, bukan strategi yang hanya baik untuk satu segmen organisasi.
Kedua, wirausahawan hendaknya membandingkan nilai hitungan
untuk rasio pada organisasi tertentu dengan nilai rata-rata industri untuk rasio yang sama. Wirausahawan dapat meningkatkan kemungkinan perumusan dan implementasi strategi pengawasan yang sesuai dengan membandingkan situasi keuangan mereka dengan para pesaingnya.
Ketiga, penggunaan rasio oleh wirausahawan untuk mengawasi
organisasi hendaknya melibatkan analisis kecenderungan ( trend analysis). Wirausahawan harus ingat bahwa perangkat nilai rasio merupakan penentuan hubungan yang ada pada periode waktu tertentu. Untuk menggunakan analisis rasio ini hingga maksimum, nilai untuk rasio-rasio hendaknya diakumulasi selama sejumlah periode waktu yang berurutan untuk mengungkapkan kecenderungan tertentu dalam organisasi.
c. Penganggaran
Anggaran adalah rencana keuangan sekali pakai yang meliputi periode waktu tertentu. Anggaran organisasi adalah rencana keuangan yang meng-uraikan dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan ataupun dana tersebut akan diperoleh.
Akan tetapi, di samping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan. Ketika wirausahawan mengumpulkan infor-masi mengenai penerimaan dan pengeluaran aktual dalam periode operasi tertentu, penyimpangan yang cukup besar dari jumlah yang dianggarkan mungkin tidak diungkapkan. Pada kasus tersebut, wirausahawan dapat mengembangkan dan mengimplementasikan strategi pengawasan yang ditujukan pada pembuatan kinerja aktual yang lebih konsisten dengan kinerja yang direncanakan. Hal ini menganggap bahwa rencana yang ter-kandung dalam anggaran sesuai bagi organisasi.
1) Kesulitan potensial dari anggaran
Untuk memaksimumkan manfaat penggunaan anggaran, wirausaha-wan harus mampu menghindari baberapa kesulitan tersembunyi poten-sial. Kesulitan-kesulitan tersebut, antara lain:
Pustaka Setia
KEWIRAUSAHAAN Teori dan Praktik348
KEWIRAUSAHAAN Teori dan Praktik 347
a) menempatkan terlalu banyak penekanan pada pengeluaran organi-sasional yang relatif tidak penting;
b) meningkatnya pengeluaran yang dianggarkan tahun demi tahun tanpa informasi yang memadai.
2) Pengabaian kenyataan bahwa anggaran harus berubah setiap periode Banyak wirausahawan yang merasa bahwa walaupun anggaran adalah alat perencanaan dan pengawasan yang bermanfaat, organisasi kemenitraan masalah hubungan kemanusiaan pokok pada organisasi. Anggaran dapat menghasilkan bahaya yang lebih besar pada organisasi dibandingkan menghasilkan kebaikan, bergantung pada parahnya per-soalan tersebut.
Beberapa strategi telah disarankan untuk meminimalisasi persoalan hubungan kemanusiaan yang disebabkan oleh anggaran. Hal yang paling sering disarankan dari strategi tersebut adalah perancangan dan imple-mentasi program pelatihan hubungan kemanusiaan yang tepat bagi personalia keuangan, personalia akuntansi, penyelia produksi, dan orang-orang penting lainnya yang terlibat dalam perumusan dan penggunaan anggaran. Program pelatihan tersebut hendaknya dirancang untuk menekankan keuntungan dan kerugian dari penerapan tekanan pada orang-orang melalui anggaran dan hasil yang mungkin dari penggunaan anggaran untuk secara tidak langsung menyatakan keberhasilan serta kegagalan dari anggota organisasi.
3) Penentuan nilai kontribusi dari anggota-anggota organisasi pada proses produksi
Seperti yang disinggung sebelumnya, penentuan biaya penggantian dari anggota organisasi tidak selalu menunjukkan nilai total dari individu-individu terhadap organisasi. Untuk biaya penggantian ini harus di-tambahkan nilai kontribusi total individu pada proses produksi. Seperti halnya dengan sebagian besar literatur manajemen pada bidang ini, pembahasan berikut dipusatkan pada penentuan nilai kontribusi yang harus dibuat oleh wirausahawan pada proses produksi.