BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN AKUNTANSI PEMBELIAN
KARTU PERSEDIAAN
E. Alat-alat Komuniksi dalam Pengembangan Sistem
1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) a. Pengertian bagan alir
Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. (Jogiyanto, 2005:795)
b. Pedoman pembuatan bagan alir (Jogiyanto, 2005:795) :
1) Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dan dimana akan berakhir.
4) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.
6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7) Menggunakan simbol-simbol bagan alir yang standar. c. Macam-macam bagan alir
Ada lima macam bagan alir (Jogiyanto, 2005:796-805), yaitu: 1) Bagan alir sistem (systems flowchart), yaitu bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
2) Bagan alir dokumen (document flowchart), atau disebut bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
3) Bagan alir skematik (schematic flowchart), merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem. Perbedaannya adalah bagan alir ini selain menggunakan simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lain yang digunakan. Penggunaan gambar-gambar tersebut memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4) Bagan alir program, merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat berdasarkan bagan alir sistem.
5) Bagan alir proses, merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri dan berguna bagi analis sistem untuk mengambarkan proses dalam suatu prosedur.
d. Simbol bagan alir
Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar
Simbol Nama Keterangan
Dokumen
Menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi.
Dokumen dan tembusannya
Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.
Berbagai dokumen
Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di
dalam satu paket
Catatan
Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam
dokumen atau formulir.
On-page connector
Menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman
yang sama.
Akhir arus dokumen
Menunjukkan akhir arus dari suatu dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman
yang sama yang bernomor seperti tercantum di dalam
simbol tersebut. Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63 2 2 SOP Surat Muat 2 Faktur Penjualan 1 2 Faktur 1
Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar (lanjutan)
Simbol Nama Keterangan
Awal arus dokumen
Menunjukkan awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman
yang sama yang bernomor seperti tercantum di dalam
simbol tersebut.
Off-page connector
Menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman
yang berbeda.
Kegiatan manual
Menggambarkan kegiatan manual, seperti: mengisi formulir, menerima pesanan,
dan lain-lain.
Keterangan, komentar
Untuk menambahkan keterangan guna memperjelas
pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Terminal
Menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem
akuntansi.
Arsip sementara
Merupakan tempat penyimpanan dokumen yang
dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di
masa yang akan datang.
Arsip permanen
Merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam
sistem akuntansi yang bersangkutan.
On-line computer
process
Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara
on-line.
Keying (typing,verifyng)
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63
Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar (lanjutan)
Simbol Nama Keterangan
Pita magnetik
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita
magnetik.
On-line storage
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk
on-line.
Garis alir
Mengarahkan arah proses pengolahan data. Jika arah menunjuk ke bawah dan ke kiri, anak panah tidak harus
dicantumkan.
Pertemuan garis alir
Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
Persimpangan garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis
dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan
kedua garis tersebut.
Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam
proses pengolahan data.
Masuk ke sistem
Menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan
dalam bagan alir.
Keluar dari sistem Menggambarkan keluar ke sistem lain. Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63 tidak ya Dari pemasok Ke sistem penjualan
2. Entity Relationship Diagram (ERD)
a. Pengertian Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram merupakan suatu teknik grafis yang
menggambarkan skema dasar data dengan menunjukkan entitas yang dimodelkan serta hubungan antar entitas tersebut. (Romney, 2006:134) b. Jenis-jenis entitas dalam Entity Relationship Diagram
1) Sumber daya, yaitu hal-hal bernilai ekonomis bagi organisasi.
2) Kegiatan, yaitu berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. 3) Pelaku, yaitu orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan
yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. (Romney, 2006:135-137)
c. Jenis hubungan dalam Entity Relationship Diagram
1) Hubungan satu ke satu (one to one), terjadi jika kardinalitas (yaitu perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya) maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1.
2) Hubungan satu ke banyak (one to many), terjadi jika kardinalitas maksimum dari satu entitas dalam hubungan adalah satu dan kardinalitas entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah M.
3) Hubungan banyak-ke banyak (many to many), terjadi jika kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah M. (Romney, 2006:144-145)
3. Kamus Data
a. Pengertian kamus data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. (Jogiyanto, 2005:725) b. Isi kamus data
Menurut Jogiyanto (2005:726-728), hal-hal yang harus dimasukkan dalam kamus data adalah:
1) Nama arus data
2) Alias atau nama lain, ditulis jika perlu untuk membedakan antara nama pelaku yang satu dengan pelaku yang lainnya.
3) Bentuk data untuk memudahkan pengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4) Arus data yang menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.
5) Penjelasan untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat di dalam kamus data.
6) Periode, yaitu penunjuk kapan terjadinya arus data.
7) Volume yang menunjukkan volume rata-rata dan volume puncak dari suatu arus data.
8) Struktur data yang menunjukkan arus data yang dicatat di dalam kamus data terdiri dari item-item apa saja.
BAB III