BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN AKUNTANSI PEMBELIAN
KARTU PERSEDIAAN
D. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:35), pengembangan sistem berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
2. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:35-36), sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal, yaitu:
a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan atau karena pertumbuhan organisasi sehingga sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan pasar bersaing. Jika pesaing dapat memanfaatkan kesempatan yang ada, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi yang ada maka kesempatan tersebut akan jatuh ke tangan pesaing.
c. Adanya instruksi dari pimpinan atau luar organisasi (contohnya pemerintah).
3. Tujuan Pengembangan Sistem
Jogiyanto (2005:37-38) menyatakan dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan berhubungan dengan PIECES, yaitu sebagai berikut:
a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap hasil kinerja sistem yang
baru sehingga menjadi lebih efektif.
b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
c. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan
atau penurunan biaya yang terjadi .
d. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang dan akan terjadi.
e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi (sumber
daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum).
f. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan
oleh sistem.
4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Gambar II.13 : Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto (2005: 52)
Kebijakan dan perencanaan sistem
Analisis sistem
Desain (perancangan) sistem secara umum
Desain (perancangan) sistem terinci
Seleksi sistem
Implementasi (penerapan) sistem
Perawatan sistem
awal proyek sistem
manajemen sistem pengembangan sistem
a. Kebijakan dan perencanaan sistem
Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk perencanaan sistem karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang perlu diperbaiki. Sedangkan perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem yang terdiri dari estimasi kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. (Jogiyanto, 2005:71-73)
Berikut merupakan proses dari perencanaan sistem (Jogiyanto, 2005:74-75) :
1) Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem.
a) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan. b) Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem.
c) Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem. d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem. e) Menentukan proyek-proyek sistem prioritas. f) Membuat laporan perencanaan sistem. g) Meminta persetujuan manajemen.
2) Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem.
a) Menunjuk team analis.
b) Mengumumkan proyek pengembangan sistem.
3) Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.
a) Melakukan studi kelayakan. b) Menilai kelayakan proyek sistem. c) Membuat usulan proyek sistem. d) Meminta persetujuan manajemen. b. Analisis sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. (Jogiyanto, 2005:129)
Berikut merupakan langkah-langkah dalam analisis sistem (Jogiyanto, 2005:133-150) :
1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Tugas-tugas yang harus dilakukan seorang analis adalah:
a) Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang subyek-subyek permasalahan yang diperoleh pada tahap perencanaan sistem. b) Mengidentifikasi Titik Keputusan. Titik keputusan menunjukkan
suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dokumen sistem bagan alir formulir dari perusahaan dapat digunakan sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan.
c) Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci. Mengidentifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.
2) Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
a) Menentukan jenis penelitian.
b) Merencanakan jadwal penelitian (jadwal wawancara, observasi, pengambilan sampel, dan sebagainya).
c) Membuat penugasan penelitian.
d) Membuat agenda wawancara supaya tidak ada materi yang terlewatkan.
e) Mengumpulkan hasil penelitian.
Hal-hal yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian adalah: (1) waktu untuk melakukan suatu kegiatan,
(2) kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama, (3) pengambilan sampel,
(4) formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan sistem lama,
(5) elemen-elemen data,
(6) teknologi yang digunakan di sistem lama, dan
(7) kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/ manajemen. 3) Analyse, yaitu menganalisis sistem (menganalisis hasil penelitian).
a) Menganalisis kelemahan sistem.
(1) menganalisis distribusi pekerjaan, yaitu beban dari masing-masing personil/unit dalam menangani kegiatan yang sama. (2) menganalisis penguluran kinerja.
(3) menganalisis keandalan, yaitu menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. (4) menganalisis dokumen, yaitu menganalisis apakah dokumen
yang ada itu penting, penggunaannya efektif, dan perlu tembusan atau tidak.
(5) menganalisis laporan, yaitu menganalisis apakah laporan mudah disiapkan dan ada duplikasi file atau tidak.
(6) menganalisis teknologi, yaitu menganalisis apakah teknologi dapat menangani volume rata-rata data tanpa penundaan yang berarti atau tidak.
4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Tujuan utama penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: a) Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
b) Meluruskan kesalahpengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
c) Meminta pendapat dan saran manajemen.
d) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi.
c. Desain sistem
1) Pengertian desain sistem
Desain sistem dapat diartikan sebagai berikut (Jogiyanto, 2005:197) : a) Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b) Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. c) Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e) Penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
f) Mengkonfigurasi dari komponen-komponen software dan
2) Tujuan dan Sasaran Desain Sistem
Dua tujuan utama desain sitem adalah (Jogiyanto, 2005:197) : a) Memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan
b) Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Sasaran yang harus dicapai supaya tujuan desain sistem terpenuhi (Jogiyanto, 2005:197-198) :
a) Desain sitem harus berguna, mudah dipahami, dan nantinya mudah digunakan.
b) Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
c) Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan mendukung keputusan yang akan dilakukan manajemen.
d) Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, software, hardware, dan pengendalian intern.
3) Desain Komponen Sistem
Komponen sistem informasi yang perlu didesain adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2005:211-265):
a) Desain model
(1) Physical system menunjukkan kepada pengguna bagaimana
nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Alat yang tepat untuk menggambarkan physical system adalah bagan alir sistem.
(2) Logical model menjelaskan kepada pengguna bagaimana
fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Alat yang tepat untuk menggambarkan logical model adalah diagram arus data.
b) Desain keluaran
Keluaran pada tahap desain ini adalah keluaran yang berupa tampilan di media keras atau di layar video.
(1) Keluaran internal adalah keluaran yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen, misalnya laporan terinci, laporan ringkasan, dan lain-lain.
(2) Keluaran eksternal adalah keluaran yang didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan, misalnya faktur, cek, tanda terima pembayaran, dan lain-lain.
c) Desain masukan
Proses memasukkan data melibatkan tahapan berikut:
(1) Penangkapan data merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan organisasi ke dalam dokumen dasar (bukti transaksi).
(2) Penyiapan data merupakan pengubahan data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. (3) Pemasukan data merupakan proses membacakan atau
memasukkan data ke dalam komputer. d) Desain database
Database dibentuk dari kumpulan file, diantaranya sebagai berikut: (1) File induk, terdiri dari:
(a) File induk acuan, yaitu file induk yang recordnya jarang berubah nilainya, misalnya file daftar gaji.
(b) File induk dinamik, yaitu file induk yang nilai recordnya sering berubah sebagai akibat dari suatu transaksi, misalnya file induk persediaan.
(2) File transaksi (file masukan) merupakan file yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi. (3) File laporan (file keluaran) merupakan file yang berisi
(4) File sejarah (file arsip) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
(5) File pelindung merupakan salinan file yang masih aktif dan digunakan sebagai cadangan.
(6) File kerja (file sementara) e) Desain teknologi
Teknologi terdiri dari tiga perangkat, yaitu perangkat keras (hardwear), perangkat lunak (software), dan perangkat teknisi (brainware).
f) Desain kontrol
(1) Pengendalian secara umum
(a) Pengendalian organisasi, dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas.
(b) Pengendalian dokumentasi
(c) Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang dipasang di dalam komputer oleh pabrik pembuatnya.
(d) Pengendalian keamanan fisik dapat berupa penempatan satpam, pengisian agenda kunjungan, penggunaan tanda pengenal, penggunaan closed circuit television,
(e) Pengendalian keamanan data dapat dilakukan dengan digunakanya data log, proteksi file. Pembatasan pengaksesan, data backup dan recovery.
(f) Pengendalian komunikasi untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. (2) Pengendalian aplikasi
(a) Pengendalian masukan
Pada tahap penangkapan data, pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Nomor urut tercetak pada dokumen dasar.
- Ruang maksimum untuk setiap field di dokumen dasar. - Meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran data. - Memverifikasi kelengkapan dan kebenaran data.
Pengendalian pada program aplikasi dapat dilakukan dengan:
- Echo check, yaitu menampilkan semua masukan
terlebih dahulu di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya sebelum direkam ke file database.
- Existence check, yaitu membandingkan masukan
dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.
- Matching check, yaitu membandingkan kode yang
dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan. - Field check, yaitu mencocokkan nilai dari field data
yang dimasukkan dengan tipe fieldnya.
- Sign check, yaitu menentukan filed data yang bertipe
numerik telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif ataukah negatif.
- Relationship check atau logical check, yaitu memeriksa
hubungan antara item-item data yang dimasukkan ke komputer, jika tidak masuk akal maka akan ditolak oleh komputer.
- Limit atau reasonable check, yaitu menentukan apakah
nilai dari input data cukup beralasan atau tidak.
- Range check, yaitu menyeleksi nilai data yang
dimasukkan supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang ditentukan.
- Self-checking digit check, yaitu memeriksa kebenaran
digit-digit data yang dimasukkan.
- Sequence check, yaitu memeriksa urutan dari
record-record data yang dimasukkan.
- Label check, yaitu mencocokkan label internal pada
pita magnetik atau disk magnetik sesuai dengan file yang seharusnya digunakan.
- Batch control total check, yaitu mengumpulkan
transaksi selama satu periode tertentu dan bersama-sama digunakan untuk memperbaharui file induk.
- Zero-balance check, yaitu mengecek selisih antara dua
sisi yang harus imbang (nilai debet dengan kredit). (b) Pengendalian pengolahan
- Control total check, yaitu meyakinkan bahwa semua
data yang diolah tetap lengkap dan telah benar.
- Matching check, yaitu pencarian data di suatu file yang
tidak ketemu harus dapat dideteksi.
- Reference file check, yaitu mencetak isi file acuan yang
digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. - Limit or reasonable check, yaitu mengecek kewajaran
hasil pengolahan data.
- Croosfooting check, yaitu total penjumlahan ke
samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama.
- Record locking, yaitu mengunci record yang sedang
digunakan sehingga tidak dapat digunakan oleh pemakai lain.
(c) Pengendalian keluaran
Tahap dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah:
- Tahap menyediakan media laporan
- Tahap memproses program yang dihasilkan laporan - Tahap pembuatan laporan di file
- Tahap mencetak laporan di media kertas - Tahap pengumpulan laporan
- Tahap mengkaji ulang laporan - Tahap pemilihan laporan - Tahap distribusi laporan
- Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan - Tahap pengarsipan laporan
- Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan
Pengendalian pada laporan yang berbentuk softcopy adalah:
- Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan - Pengendalian pada tampilan di layar terminal
d. Seleksi sistem
Tahap seleksi sistem (systems selection) merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. (Jogiyanto, 2005:561)
e. Implementasi sistem
Tahap implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. (Jogiyanto, 2005:573) f. Perawatan sistem