BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN AKUNTANSI PEMBELIAN
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
K. Perancangan Pengendalian
Sistem informasi yang baik harus dapat mencegah, menjaga, dan melacak dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Untuk maksud ini maka sistem informasi harus mempunyai pengendalian. Jenis pengendalian yang diterapkan untuk sistem informasi berbasis komputer adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. (Wenny Prisicillia, 2010:189) Berikut merupakan usulan pengendalian untuk sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas.
1. Pengendalian Umum
Tabel V.17. Usulan Pengendalian Umum No. Nama
Pengendalian
Pengendalian
yang Dibutuhkan Keterangan
a. Pengendalian organisasi
Pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas.
- Fungsi pembelian oleh manajer terpisah dengan fungsi penerimaan oleh gudang.
- Fungsi pembelian oleh manajer terpisah dengan fungsi akuntansi oleh Admin 2 untuk pencatatan manual dan Admin 1 untuk pencatatan dengan komputer.
- Fungsi penerimaan dan penyimpanan barang memang masih didelegasikan kepada gudang, namun dalam
penerimaan barang masih ada Admin 1 yang mengecek data barang yang diterima dengan faktur pembelian. - Fungsi akuntansi oleh admin terpisah
dengan fungsi kas oleh pimpinan. b. Pengendalian dokumentasi i.Dokumentasi prosedur ii.Dokumentasi sistem iii.Dokumentasi program iv.Dokumentasi operasi v.Dokumentasi data
- Prosedur, sistem, program, operasi, dan data perlu didokumentasikan supaya ada acuan dalam menjalankan operasional perusahaan.
- Pelatihan kepada fungsi yang terkait jika ada perubahan atau
Lanjutan Tabel V.17. No. Nama
Pengendalian
Pengendalian
yang Dibutuhkan Keterangan
c. Pengendalian perangkat keras i.Pemeriksaan pariti ii.Pemeriksaan gaung iii.Pemeriksaan validitas iv. Pemeriksaan kesalahan
lain-lain
- Pengendalian ini biasanya sudah dipasang dalam komputer oleh pabrik pembuatnya. d. Pengendalian keamanan fisik i.Pengawasan terhadap pengaksesan
ii. Pengaturan lokasi fisik
iii. Penggunaan alat-alat pengaman
- Ada satpam yang mengawasi orang yang keluar masuk toko.
- Penempatan komputer di ruangan yang jauh dari jangkauan orang banyak dan hanya yang berwenang yang dapat menggunakan fasilitas komputer.
- Penggunaan UPS, stabiliser,
closed-circuit television, dan alat pemadam
kebakaran. e. Pengendalian
keamanan data
i. Digunakan data log ii. Proteksi file
iii. Pembatasan pengaksesan iv. Data backup dan
recovery
- Akses komputer menggunakan
password.
- File yang penting diproteksi. Data tidak hanya disimpan dalam komputer, ada pencatatan manual jika komputer rusak.
f. Pengendalian komunikasi
Tidak ada. Tidak memerlukan pengendalian komunikasi karena tidak terhubung dengan jaringan komputer lain. Sumber : Jogiyanto (2005:250-254) dan data yang diolah
2. Pengendalian Aplikasi a) Pengendalian masukan
Tabel V.18. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Penangkapan Data
Pengendalian Bagian yang Memerlukan Pengendalian Nomor urut tercetak pada
dokumen dasar
Semua data transaksi diberi nomor urut tercetak dari aplikasi komputer dengan format tertentu dan berbeda-beda supaya tidak terjadi tumpang tindih nomor antar transaksi yang berbeda. Ruang maksimum untuk
setiap field di dokumen dasar
Setiap field pada data aplikasi diberi ruang maksimum (field size). Sumber : Jogiyanto (2005:255) dan data yang diolah
Lanjutan Tabel V.18.
Pengendalian Bagian yang Memerlukan Pengendalian Meneliti kembali kelengkapan
dan kebenaran data
Ada pilihan previous, next, dan edit dalam record aplikasi komputer. Memverifikasi kelengkapan
dan kebenaran data
Semua dokumen dapat diperiksa oleh fungsi yang berkaitan atau atasan dari fungsi tersebut. Contoh:
Meski hanya Admin 1 yang mengolah data dalam aplikasi komputer, keluaran dari aplikasi dapat dicek kebenarannya oleh manejer.
Sumber : Jogiyanto (2005:255) dan data yang diolah
Tabel V.19. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Pemasukan Data
Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian
Echo check Semua input ditampilkan terlebih dahulu di layar
terminal supaya dapat dicek kebenarannya sebelum direkam ke database.
Existence check Nomor pada transaksi pembelian diawali dengan
huruf ‘B’, nomor pada transaksi retur pembelian diawali dengan huruf ‘R’, dan nomor pada transaksi pelunasan diawali dengan huruf ‘L’.
Matching check - Kode pemasok, nama pemasok, alamat, kode
barang, nama barang, artikel, dan warna pada input transaksi pembelian.
- Kode pemasok, nama pemasok, alamat, kode barang, nama barang, artikel, dan warna pada input transaksi retur pembelian.
- Kode pemasok, nama pemasok, no beli, dan no retur pada input transaksi pelunasan.
Field check - Stok, jumlah, disc1, disc2, dan disc3 tipe fieldnya
numerik.
- Harga beli, harga jual, subtotal, total, diskon1, diskon2, diskon3, total beli, total retur, dan total pelunsan tipe fieldnya currency.
- Tanggal faktur, tanggal beli, tanggal jatuh tempo, tanggal retur, tanggal angkut, tanggal KU, dan tanggal pelunasan tipe fieldnya date/time.
Sign check Semua field bertipe numerik dan currency jika
diawali dengan tanda’-‘ dan berada dalam tanda ‘( )’ maka data yang dimasukkan salah.
Lanjutan Tabel V.19.
Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian
Limit atau
reasonable check
Jumlah barang yang dibeli paling banyak 12 pc untuk 1 artikel.
Range check Kode pertama untuk transaksi pembelian ‘B’,
transaksi retur pembelian ‘R’, dan pelunasan pembelian ‘L’.
Sequence check - Dalam 1 transaksi pembelian, semua nomer beli
yang di-input-kan harus sama.
- Dalam 1 transaksi retur pembelian, semua nomer retur yang di-input-kan harus sama.
Batch control total check
Total pembelian, total retur pembelian, total pelunasan, dan total harga pokok persediaan dicek di akhir bulan.
Sumber : Jogiyanto (2005:255-259) dan data yang diolah
b) Pengendalian pengolahan
Tabel V.20. Rancangan Pengendalian Pengolahan
Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian
Control total check - Subtotal, total, diskon1, diskon2, diskon3, dan total beli pada menu transaksi pembelian.
- Subtotal, total, diskon1, diskon2, diskon3, dan total retur pada menu transaksi retur pembelian.
- Subtotal dan total pelunasan pada menu transaksi pelunasan pembelian.
Matching check Terdapat menu pencarian pada form master barang
dan pemasok, form transaksi pembelian dan retur pembelian.
Reference file check
- Selain submenu input data barang, tersedia juga submenu daftar data barang untuk mengecek data yang telah dimasukan dalam menu master barang. - Selain submenu input data pemasok, tersedia juga
submenu daftar data pemasok untuk mengecek data yang telah dimasukan dalam menu master pemasok.
Limit or reasonable check
Stok barang selalu berjumlah positif. Jika sampai negatif berarti ada ketidakwajaran dan harus dilakukan pengecekan.
c) Pengendalian keluaran
Tabel V.21. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Hardcopy Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Tahap
menyediakan media laporan
- Admin 1 yang mempunyai wewenang untuk mencetak laporan.
- Cap pengesahan di simpan terpisah dari ruang Admin 1.
Tahap pembuatan laporan di file printer
Satu printer hanya digunakan oleh satu bagian dan letaknya dekat dengan perangkat komputer Tahap mencetak
laporan di media kertas
Hanya pihak yang berkepentingan yang berhak mencetak laporan.
Tahap distribusi laporan
Laporan harus diserahkan dari dan ke pihak yang bersangkutan tanpa melalui perantara yang tidak berkepentingan.
Tahap pengarsipan laporan
Laporan diarsip dalam satu map sesuai dengan nama laporan dan diurutkan berdasarkan nomor dalam laporan tersebut.
Sumber : Jogiyanto (2005:262-265) dan data yang diolah
Tabel V.22. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Softcopy Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Pengendalian pada
tampilan di layar terminal.
- Monitor komputer di letakkan menghadap ke tembok.
- Mengaktifkan screen saver pada layar monitor. - Menggunakan password saat mengaktifkan
aplikasi komputer dan password hanya diketahui oleh pihak yang berkepentingan.
BAB VI
PENUTUP
A.Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sistem akuntansi pembelian Toko Tas belum berjalan dengan baik. Masalah dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas adalah kesalahan pencatatan menentukan harga jual saat penerimaan barang, salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko yang diberikan saat penerimaan barang, dan pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian yang tidak terorganisir. Perancangan sistem informasi akuntansi diusulkan berdasarkan identifikasi masalah sistem akuntansi pembelian perusahaan dan berdasarkan perbandingan penerapan teori sistem akuntansi pembelian dengan yang ada di perusahaan. Perancangan yang dihasilkan adalah perancangan (1) struktur organisasi yang baru, (2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab untuk setiap bagian dalam struktur organisasi yang baru, (3) prosedur penerimaan barang, retur pembelian dan pembayaran faktur pembelian, (4) database berupa Entity Relationship Diagram dan kamus data menggunakan Microsoft Access 2010, (5) data masukan, (6) data keluaran, dan (7) pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian. Perbaikan tersebut diharapkan membantu perusahaan mendapatkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu juga menciptakan pengendalian yang lebih baik dan menguntungkan bagi perusahaan.