BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN AKUNTANSI PEMBELIAN
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian di Toko Tas
1. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian
Tabel V.1. Penerapan teori mengenai fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas
Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Fungsi gudang √
Fungsi ini dijalankan oleh bagian gudang (menyimpan barang di gudang) dan pramuniaga (menyimpan barang di etalase). Fungsi pembelian
√
Tidak ada fungsi pembelian karena tidak ada pemilihan pemasok saat pengadaan barang. Barang akan langsung dikirim oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi sehingga tidak diperlukan order pembelian kepada pemasok.
Fungsi penerimaan √ Fungsi ini dijalankan oleh bagian gudang. Fungsi akuntansi √ Fungsi ini dijalankan oleh
manajer, admin 1, dan admin 2. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
Tabel V.2. Penerapan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas
Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Prosedur permintaan pembelian √
Tidak ada prosedur permintaan pembelian.
Barang akan langsung dikirimi oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi.
Prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok
√
Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan
pemilihan pemasok.
1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Prosedur order
pembelian
√
Tidak ada prosedur order pembelian.
Barang langsung dikirimi oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi.
Prosedur penerimaan barang
√
Bagian gudang menerima barang dari pemasok dan membuat dokumen yang berkaitan dengan penerimaan barang tersebut.
Prosedur pencatatan utang
√
Admin 1 bertugas mencatat semua utang dan pelunasan faktur pembelian barang dagangan.
Manajer bertugas menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan oleh pimpinan untuk melunasi faktur pembelian barang dagangan. Prosedur distribusi
pembelian √ Tidak ada prosedur distribusi pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
Tabel V.3. Penerapan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas
Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Surat permintaan
pembelian √ Toko tidak membuat surat permintaan pembelian. Surat permintaan
penawaran harga √ Toko tidak membuat surat permintaan penawaran harga.
Surat order
pembelian √ Toko tidak membuat surat order pembelian. Laporan
penerimaan barang √ Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang setelah menerima barang dari pemasok.
Surat perubahan
order √ Toko tidak membuat surat perubahan order. Bukti kas keluar
√ Manajer membuat bukti kas keluar ketika menyiapkan pembayaran utang dari faktur pembelian.
Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Tabel V.4. Penerapan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas
Teori
Praktek
Keterangan Sesuai Tidak
Sesuai Register bukti kas
keluar √ Toko tidak membuat jurnal permbelian.
Jurnal pembelian √ Toko tidak membuat jurnal permbelian. Kartu utang
√ Toko hanya membuat laporan pembelian per bulan yang digunakan sebagai catatan utang.
Kartu persediaan
√
Toko tidak membuat kartu persediaan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli, kartu persediaan yang dibuat toko hanya mencatat keluar masuk barang.
5. Stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara tegas
Tabel V.5. Penerapan teori tentang stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara tegas dengan yang ada di Toko Tas Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Fungsi pembelian
harus terpisah dari
fungsi penerimaan √
Tidak ada fungsi pembelian, sehingga fungsi penerimaan tidak merangkap menjalankan fungsi pembelian.
Fungsi pembelian harus terpisah dari
fungsi akuntansi √
Tidak ada fungsi pembelian, sehingga fungsi akuntansi tidak merangkap menjalankan fungsi pembelian.
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi
penyimpanan barang
√
Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, pembelian, penerimaan, dan akuntansi √
Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi
pembelian.
6. Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya Tabel V.6. Penerapan teori tentang adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya dengan yang ada di Toko Tas
Teori
Praktek
Keterangan Sesuai Tidak
Sesuai Surat permintaan pembelian
diotorisasi oleh fungsi gudang/ fungsi pemakai
barang √
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat permintaan pembelian. Surat order pembelian
diotorisasi oleh fungsi pembelian/ pejabat yang
lebih tinggi √
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang
menghasilkan surat order pembelian.
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan barang √
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh gudang yang berfungsi menerima barang dari pemasok.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntasi/ pejabat yang lebih tinggi
√ Bukti kas keluar diotorisasi oleh manager. Pencatatan terjadinya utang
didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
√
Pencatatan terjadinya utang di Toko Tas hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
√
Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar.
7. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Tabel V.7. Penerapan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dengan yang ada di Toko Tas
Teori
Praktek
Keterangan Sesuai Tidak
Sesuai Surat permintaan pembelian
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang
√
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat permintaan pembelian. Surat order pembelian
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
√
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan surat order pembelian. Laporan penerimaan barang
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertangung-jawabkan oleh fungsi
penerimaan
√
Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah
dipertangungjawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. Pemasok dipilih berdasarkan
jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok √
Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan
pemilihan pemasok.
1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Barang hanya diperiksa dan
diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
√
Tidak ada prosedur yang menghasilkan surat order pembelian. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung,
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian
√
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut
tanpa membandingkannya
dengan tembusan surat order pembelian.
Lanjutan Tabel V.7. Teori Praktek Keterangan Sesuai Tidak Sesuai Terdapat pengecekan terhadap
harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar
√
Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang
dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar
√
Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang.
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
√
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap ‘lunas’ oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok
√
Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara
8. Kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori
Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori:
a. Terdapat fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi.
b. Terdapat prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang. c. Sudah terdapat laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar.
d. Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan tidak mempunyai fungsi pembelian.
e. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan tidak mempunyai fungsi pembelian.
f. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. g. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi (manajer).
h. Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur.
9. Ketidaksesuaian sistem akuntansi persediaan perusahaan dengan teori Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan ketidaksesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori: a. Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi
gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian.
b. Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, dan prosedur distribusi pembelian.
c. Tidak ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan order.
d. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan.
e. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga.
f. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order pembelian.
g. Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar.
h. Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register buki kas keluar.
i. Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang. j. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
k. Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangung-jawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. l. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima
oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order pembelian.
m. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
n. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara periodik.
o. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan. p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada