BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN AKUNTANSI PEMBELIAN
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian yang Dijalankan Perusahaan
1. Aktivitas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan
Pembelian dimulai ketika barang dari pemasok datang ke toko. Barang akan diterima oleh gudang dan faktur pembelian akan dibawa oleh manajer. Gudang akan mencatat barang apa saja yang datang dari pemasok dan menyiapkan segala yang diperlukan sampai barang siap diserahkan ke pramuniaga. Kemudian pramuniaga akan mencatat barang apa saja yang ia terima dari gudang dan meletakkan barang dagangan di etalase.
Sebelum manajer melakukan pelunasan faktur pembelian, manajer akan meminta pramuniaga dan gudang untuk menyiapkan apakah ada barang dagangan yang layak diretur ke pemasok atau tidak. Setelah rincian pembayaran disiapkan oleh manajer, rincian pembayaran beserta dokumen yang mendukung untuk pelunasan faktur pembelian akan diserahkan kepada pimpinan toko untuk dilunasi.
2. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan a. Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gudang; masuk (datang dari pemasok) dan keluar (retur pembelian) barang dagangan; mencatat penerimaan dan retur barang dagangan.
b. Pramuniaga
Bagian pramuniaga bertanggung jawab atas jumlah dan catatan tas di etalase (juga di gudang jika ada); melakukan stok barang di etalase dan di gudang; menyisihkan barang yang akan diretur.
c. Manajer
Manajer bertanggung jawab mencocokkan jumlah barang yang datang dengan faktur dari pemasok; meminta pramuniaga melakukan stok dan meretur barang; menyiapkan rincian pembayaran untuk pelunasan faktur pembelian beserta dokumen-dokumen lainnya untuk keperluan pelunasan tersebut.
d. Pimpinan
Pimpinan akan memeriksa rincian pembayaran beserta dokumen yang disertakan untuk pelunasan faktur pembelian dari manajer. Kemudian pimpinan akan melunasi faktur pembelian tersebut melalui
teller di bank atau mesin ATM.
e. Admin 1
Admin 1 bertugas membuat laporan pembelian dan laporan pelunasan dengan periode satu bulan.
f. Admin 2
Admin 2 bertugas mencatat penerimaan barang dan retur pembelian ke dalam kartu admin berdasar dokumen yang dibuat oleh bagian gudang. Admin 2 juga bertugas mengecek perhitungan fisik tas yang dilakukan oleh pramuniaga.
3. Dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan a. Faktur pembelian
Dokumen ini berasal dari pemasok. Faktur pembelian rangkap 2 datang bersama dengan barang. Ketika jatuh tempo, pemasok akan mengirim faktur pembelian rangkap 1 sebagai bentuk penagihan.
b. Buku barang datang
Dokumen ini dibuat oleh gudang untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok.
c. Laporan penerimaan barang (LPB)
Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan buku barang datang. LPB rangkap 1 diserahkan kepada manajer, digunakan untuk memastikan bahwa barang yang datang sesuai dengan faktur pembelian, dan LPB rangkap 2 diserahkan kepada admin 2, digunakan untuk mencatat adanya penambahan persediaan dalam kartu admin.
d. Kartu kecil
Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk dipasang di contoh barang dagangan. Dokumen ini berisi kode toko, harga, jumlah barang yang datang, warna barang, kode pabrik, merek barang, dan kapan barang tersebut datang.
e. Buku datang tas
Dokumen ini dibuat oleh pramuniaga untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang berdasar kartu kecil dari gudang.
f. Kartu stok tas
Catatan ini dibuat oleh pramuniaga dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang.
g. Kartu stok admin
Catatan ini dibuat oleh admin 1 dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang berdasarkan dokumen dan catatan akuntansi yang berkaitan dengan persediaan. Kartu admin juga digunakan untuk mengecek kartu stok tas yang dibuat oleh pramuniaga. h. Surat jalan retur
Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 3 rangkap untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diretur (barang dikembalikan ke pemasok karena rusak atau tidak laku). Surat jalan rangkap 1 diserahkan ke manajer, rangkap 2 diserahkan ke pemasok bersama dengan barang yang diretur, dan rangkap 3 digunakan oleh admin 2 untuk mengurangi catatan persediaan yang dia miliki kemudian diarsip oleh gudang.
i. Rincian pembayaran
Catatan ini dibuat oleh manajer berdasarkan penghitungan rupiah dari faktur pembelian, surat jalan retur, dan administrasi bank.
j. Bukti kas keluar (BKK)
Dokumen ini digunakan sebagai pengajuan pembayaran atas faktur pembelian dari manajer ke pimpinan.
k. Bukti transfer
Dokumen ini berasal dari bank yang digunakan sebagai bukti pelunasan atas faktur pembelian. Biasanya pembayaran dilakukan melalui ATM, maka bukti transfer akan dikeluarkan oleh mesin ATM. Jika pembayaran dilakukan melalui teller, maka bukti transfernya adalah slip transfer rangkap 2.
4. Catatan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan Toko Tas tidak memiliki catatan akuntansi tersendiri, pencatatan transaksi dilakukan pada :
a. Laporan pembelian selama 1 bulan
Setiap tanggal 1, manajer akan menyerahkan semua faktur pembelian bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pembelian sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar pembelian yang telah dilakukan oleh toko.
b. Laporan pelunasan utang selama 1 bulan
Setiap tanggal 1, manajer juga akan menyerahkan semua faktur pembelian yang telah dilunasi selama 1 bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pelunasan sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar pengeluaran kas yang telah dilakukan oleh toko untuk keperluan pelunasan faktur pembelian.
5. Prosedur yang dijalankan perusahaan a. Prosedur penerimaan barang
Fungsi yang terkait dalam prosedur penerimaan barang ada 4 bagian, yaitu gudang, manajer, pramuniaga, dan admin 2. Fungsi gudang menerima, mengidentifikasi, dan membuat dokumen yang berkaitan dengan barang yang diterima dari pemadok (buku barang datang, laporan penerimaan barang, dan kartu kecil). Fungsi manajer bertugas memeriksa faktur pembelian dengan buku barang datang dan menentukan harga jual setiap barang. Fungsi pramuniaga mencocokkan kartu kecil dengan barang yang diterima dari gudang dan mencatatnya di buku barang datang tas sebelum barang diletakkan di etalase. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, admin 2 akan membuat kartu stok admin.
b. Prosedur perintah retur pembelian
Prosedur perintah retur pembelian dimulai ketika manajer memeriksa kartu stok tas dan menentukan ada barang yang perlu diretur atau tidak. Jika ada yang diretur, manajer akan meminta pramuniaga untuk menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu stok tas. Setelah menerima barang yang diretur bersama kartu stok tas dari pramuniaga, fungsi gudang akan membuat surat jalan retur. Admin 2 yang sudah menerima surat jalan retur dari gudang akan merekap retur ke dalam kartu stok admin.
c. Prosedur pencatatan dan pelunasan utang
Prosedur pencatatan dan pelunasan utang terdiri dari 3 fungsi yang terkait, yaitu admin 1, manajer, dan pimpinan. Admin 1 merekap pembelian (sebagai bentuk timbulnya utang) yang terjadi dalam 1 bulan. Untuk melunasi utang, manajer akan menyiapkan rincian pembayaran dan bukti kas keluar. Pimpinan akan mengecek rincian pembayaran dan semua dokumen pendukung yang telah disiapkan manajer dan kemudian digunakan untuk melunasi utang pembelian melalui bank. Admin 1 akan merekap pelunasan utang yang terjadi dalam 1 bulan.
Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1
Faktur Pembelian 2 GUDANG Mulai Menerima barang dari pemasok Membuat dokumen penerimaan barang Berdasarkan data yang tertera di barang Buku Barang Datang Membuat SERI TOKO Buku Barang Datang dengan Seri Toko 1 Faktur Pembelian Buku Barang Datang dengan Seri Toko Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang ber-Seri Toko Diterima bersama dengan barang datang Menentukan HARGA JUAL
Buku Barang Datang dengan Seri Toko &
Harga Jual
2 2
Buku Barang Datang dengan Seri Toko &
Harga Jual
dari Pemasok
MANAJER
Membuat LPB, Kartu Kecil & Label Harga
2
LPB 1
Kartu Kecil & Label Harga 6 4 Bersama dengan barang yang dipajang di etalase 1 4 PRAMUNIAGA
Kartu Kecil & Label Harga
Mencatat & mecocokkan barang
yang diterima dari gudang
Buku Datang Tas
Kartu Stok Tas Membuat Kartu Stok Tas T Digantungkan di barang ADMIN 2 6 LPB 2 2 Merekap penambahan barang dagang
Kartu Stok Admin
3
5 T 7 8 T
Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan (lanjutan) Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1
Surat Jalan Retur3 3
7 8
MANAJER
Kartu Stok Tas
Menentukan barang yang
diretur
Kartu Stok Tas
9
PRAMUNIAGA
9
Kartu Stok Tas
Menyisihkan barang yang diretur dari
etalase & mengenolkan Kartu
Stok Tas
Kartu Stok Tas
10
10
GUDANG
Kartu Stok Tas
Bersama dengan barang yang diretur Membuat Surat Jalan Retur 2
Surat Jalan Retur1
Untuk pemasok dikirim bersama barang
T 12
12
Surat Jalan Retur3
ADMIN 2
Kartu Stok Admin
Merekap retur di Kartu Stok
Admin
Kartu Stok Admin
13 A
13
Surat Jalan Retur3
11 Kartu Stok Tas
Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan (lanjutan) Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin
LPB 1
Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1 LPB 1 Faktur Pembelian 2 3 5 Faktur Pembelian 2 LPB 1 ADMIN 1
Surat Jalan Retur1 MANAJER 11 Mendokumentasikan pembelian dalam 1 bulan Laporan Pembelian File Laporan Pembelian T 14 14 LPB 1 Faktur Pembelian 2 Laporan Pembelian T Membuat Rincian Pembayaran & menyiapkan BKK Rincian Pembayaran BKK LPB 1 Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Bukti Transfer T Untuk Pemasok Mendokumentasikan pelunasan dalam 1 bulan LPB 1 Faktur Pembelian2
Surat Jalan Retur1 Rincian Pembayaran BKK Bukti Transfer Laporan Pelunasan File Laporan Pelunasan T 17 LPB 1 Faktur Pembelian2
Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran Bukti Transfer Laporan Pelunasan 17 Selesai LPB 1 Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur1
Rincian Pembayaran BKK Mengecek Rincian Pembayaran & dokumen pendukungnya PIMPINAN Dari Bank Slip Transfer / Kartu ATM Membayar utang melalui Bank LPB 1 Faktur Pembelian 2
Surat Jalan Retur 1 Rincian Pembayaran BKK Slip Transfer / Kartu ATM Bukti Transfer N 16 16 15 15