BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN AKUNTANSI PEMBELIAN
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
J. Perancangan Keluaran
Sistem komputer akan selalu menghasilkan keluaran yang baru karena setiap ada bagian yang mempengaruhi dokumen dirubah maka laporan yang dihasilkan juga akan berubah. Berikut merupakan usulan keluaran yang berhubungan sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas yang dihasilkan dari aplikasi komputer.
1. Daftar barang dagang
Keluaran daftar barang dagang digunakan untuk mengetahui barang apa saja dan berapa jumlah barang yang dimiliki perusahaan. Banyak sedikitnya pembelian barang dagang akan mempengaruhi isi laporan ini.
Gambar V.13. Usulan Daftar Barang Dagang Sumber: Data yang diolah
2. Daftar pemasok
Keluaran daftar pemasok digunakan untuk mengetahui profil semua pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan. Jika ingin mengkonfirmasi mengenai pembelian, perusahaan tidak kesulitan mencari data pemasok.
Gambar V.14. Usulan Daftar Pemasok Sumber: Data yang diolah
3. Laporan penerimaan barang
Keluaran laporan penerimaan barang (LPB) digunakan sebagai bukti penerimaan barang dagang yang dibeli dari pemasok.
Gambar V.15. Usulan Keluaran Laporan Penerimaan Barang Sumber: Data yang diolah
4. Surat retur
a. Untuk manajer
Keluran surat retur untuk manajer digunakan sebagai bukti pendukung perhitungan pelunasan faktur pembelian barang dagang. Oleh sebab itu, dalam surat retur ini disebutkan harga beli untuk mengetahui total rupiah barang yang diretur.
Gambar V.16. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Manajer Sumber: Data yang diolah
b. Untuk Admin 2
Keluran surat retur untuk Admin 2 digunakan sebagai dasar pencatatan pengurangan barang dagang dalam stok manual perusahaan. Dalam surat retur ini disebutkan harga jual supaya Admin 2 dapat mengoreksi bahwa harga jual barang yang diretur sesuai dengan catatan manual yang Admin 2 miliki.
Gambar V.17. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Admin 2 Sumber: Data yang diolah
c. Untuk pemasok
Keluran surat jalan retur untuk pemasok digunakan sebagai bukti barang dagang yang dikembalikan kepada pemasok.
Gambar V.18. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Pemasok Sumber: Data yang diolah
5. Rincian pelunasan
Keluaran rincian pelunasan digunakan untuk mengajukan pembayaran utang kepada pimpinan supaya melunasi pembelian.
Gambar V.19. Usulan Keluaran Rincian Pelunasan Sumber: Data yang diolah
6. Laporan jatuh tempo pembelian
Keluaran laporan jatuh tempo pembelian digunakan untuk mengetahui faktur pembelian mana yang sudah mendekati waktu jatuh tempo untuk segera dilunasi. Laporan ini dicetak setiap tanggal 1 dan 16 setiap bulan.
Gambar V.20. Usulan Keluaran Laporan Jatuh Tempo Pembelian Sumber: Data yang diolah
7. Kartu utang per pemasok
Keluaran kartu utang per pemasok digunakan sebagai dokumen untuk menganalisis faktur pembelian mana yang sudah atau belum dilunasi dalam satu pemasok.
Gambar V.21. Usulan Keluaran Kartu Utang Sumber: Data yang diolah
8. Laporan harga pokok persediaan akhir
Keluaran laporan harga pokok persediaan akhir digunakan untuk mengetahui harga pokok persediaan dari stok akhir barang dagang. Jumlah stok akhir barang dagang dipengaruhi banyak sedikitnya pembelian barang dagang. Akhirnya harga pokok persediaan akhir digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan.
Gambar V.22. Usulan Keluaran Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir Sumber: Data yang diolah
9. Laporan pembelian per bulan
Keluaran laporan pembelian per bulan digunakan untuk mengetahui pembelian yang sudah dilakukan perusahaan dalam sebulan. Total
pembelian digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan. Dalam laporan ini diketahui juga tanggal pelunasan pembelian (tgl KU). Jika ‘tgl KU’ terisi bulan yang sama dengan tanggal pembelian maka pembelian dilakukan secara cash. Jika ‘tgl KU’ kosong atau terisi bulan yang tidak sama dengan tanggal pembelian maka pembelian dilakukan secara kredit.
Gambar V.23. Usulan Keluaran Laporan Pembelian per Bulan Sumber: Data yang diolah
10. Laporan retur per bulan
Keluaran laporan retur per bulan digunakan untuk mengetahui kepada pemasok mana saja retur dilakukan dan berapa total retur yang dilakukan perusahaan dalam sebulan. Total retur dalam sebulan digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan.
Gambar V.24. Usulan Keluaran Laporan Retur per Bulan Sumber: Data yang diolah
11. Laporan pelunasan per bulan
Keluaran laporan pelunasan per bulan digunakan sebagai daftar seluruh faktur pembelian yang sudah dilunasi dan mengetahui total pelunasan dalam sebulan. Total pelunasan akan digunakan dalam laporan keuangan (neraca) perusahaan.
Gambar V.25. Usulan Keluaran Laporan Pelunasan per Bulan Sumber: Data yang diolah
12. Jurnal Pembelian
Keluaran dari aplikasi komputer juga menghasilkan jurnal pembelian. Setiap kali terjadi transaksi pembelian maka aplikasi komputer akan langsung memproses data transaksi tersebut dan menghasilkan jurnal pembelian. Jurnal pembelian dapat dilihat di menu report bagian jurnal pembelian.
Gambar V.26. Usulan Keluaran Jurnal Pembelian Sumber: Data yang diolah
13. Jurnal Retur Pembelian
Setiap kali terjadi transaksi retur pembelian maka aplikasi komputer akan langsung memproses data transaksi tresebut dan menghasilkan jurnal retur pembelian. Jurnal retur pembelian dapat dilihat di menu report bagian jurnal retur pembelian.
Gambar V.27. Usulan Keluaran Jurnal Retur Pembelian Sumber: Data yang diolah
14. Jurnal Kas Keluar
Jurnal kas keluar akan dihasilkan oleh aplikasi komputer setelah data pelunasan faktur pembelian dimasukkan dalam menu transaksi pelunasan. Jurnal kas keluar dapat dilihat di menu report bagian jurnal kas keluar.
Gambar V.28. Usulan Keluaran Jurnal Kas Keluar Sumber: Data yang diolah
15. Neraca Saldo
Aplikasi komputer yang diusulkan ke perusahaan menghasilkan rekening saldo berjalan sehingga saldo rekening dapat diketahui setiap saat dan dapat langsung ditampilkan dalam neraca saldo. Neraca saldo dapat dilihat pada menu report bagian neraca saldo. Rekening dalam usulan neraca saldo hanya rekening yang berkaitan dengan sistem pembelian saja.
Gambar V.29. Usulan Keluaran Neraca Saldo Sumber: Data yang diolah
Dalam usulan sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas, penulis masih menggunakan beberapa dokumen dengan fungsi yang sama dari sistem yang telah berjalan (gambar dapat dilihat dilampiran), yaitu :
1. Buku barang datang, dibuat oleh bagian gudang untuk mencatat barang yang dari pemasok.
2. Kartu kecil, dibuat oleh bagian gudang untuk menuliskan data dari sampel barang yang dipajang di etalase.
3. Kartu stok tas, dibuat oleh Admin 2 untuk mendokumentasikan masuk keluarnya barang dagang.
4. Bukti kas keluar, dibuat oleh manajer untuk mengajukan pembayaran faktur pembelian kepada pimpinan dan oleh pimpinan diarsip sebagai bukti pelunasan faktur pembelian.