LPSE
1. PA/KPA 2. PPK
5.3.1 Analisis Pelaksanaan E-Procurement Pengadaan Barang dan Jasa di Kementerian Agama Se Sulawesi Utara
68 5.3 Pembahasan
Pengadaan barang/jasa melalui sistem elektronik yaitu e-Procurement merupakan alat bantu dalam melaksanakan kegiatan pengadaan, seperti pendapat yang dikemukakan oleh Siahaya (2012:80) pengadaan secara elektronik (e-Proc) merupakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan jaringan elektronik (jaringan internet atau intranet) atau Electronic Data Interchange (EDI). Pengadaan secara elektronik tersebut diharapkan mampu membantu serta meningkatkan kualitas kinerja pegawai dalam melakukan proses pengadaan. Pengadaan secara elektronik melalui e-Procurement sendiri diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang menjelaskan bahwa Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement merupakan Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Adapun tujuan dari adanya e-Procurement yang dikemukakan oleh Siahaya (2012:80) sebagai berikut :
1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas 2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha 3. Meningkatkan tingkat efisiensi proses pengadaan 4. Mendukung proses monitoring dan audit
5. Memenuhi kebutuhan akses informasi terkini.
Di dalam penerapan e-Procurement dalam pengadaan barang/jasa dirasa masih ada beberapa kekurangan. Oleh karena itu perlu adanya pengawasan, monitoring serta evaluasi dari hasil pengadaan secara elektronik dan melakukan analisis sistem e-Procurement, dan untuk mengetahui adanya kekurangan sistem tersebut.
5.3.1 Analisis Pelaksanaan E-Procurement Pengadaan Barang dan Jasa di Kementerian Agama
69
sistem konvensional, penggandaan dokumen lelang, waktu yang banyak terbuang, biaya makan minum bagi para peserta lelang adalah hal mutlak dan banyak memakan biaya. Dia menganggap metode e-procurement jauh lebih murah karena paperless.
2. Efektif
Efektif berarti pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
Pengadaan barang/jasa yang bisa diakses lewat http://lpse.kemenag.go.id telah bisa dirasakan manfaatnya baik dari sisi panitia dan penyedia terutama sekali dari sisi biaya baik biaya foto copy dokumen, transportasi bahkan konsolidasi. Dengan adanya e-procurement maka penyedia tidak perlu menyiapkan dokumen dalam bentuk hard copy yang tentunya memakan banyak biaya dan dari sisi panitia tidak perlu menumpuk seluruh berkas penyedia. Panitia hanya perlu mencetak dokumen penyedia yang menang lelang.
3. Kompetitif
Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan. Dari sisi pengguna barang/jasa dalam hal ini Kementerian Agama di Provinsi Sulawesi Utara, memiliki lebih banyak pilihan serta mendapatkan penawaran yang lebih murah dengan kualitas yang lebih baik.
4. Transparan
Menurut Keppres 80/2003, transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. Selain itu, transparansi juga berkaitan erat dengan tersedianya waktu yang cukup bagi calon peserta penyedia barang/jasa, sehingga mereka bisa mempersiapkan respon atas pengumuman.
Pada lelang konvensional, transparansi informasi didapatkan dengan datang langsung ke kantor Kementerian Agama yang mengadakan lelang pengadaan barang/jasa. Tahap aanwijzing yang seharusnya bisa memberikan penjelasan kepada seluruh penyedia yang berarti ada tatap muka, memungkinkan terjadinya persekongkolan. Setelah adanya penerapan e-procurement di Kementerian Agama sejak 2012, maka seluruh kegiatan antara penyedia dan panitia berbasis website. Proses tanya jawab dapat dibaca semua pihak atau tepatnya lebih transparan. Salah seorang panitia yang berasal dari Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara berharap agar pelatihan LPSE sebaiknya tidak hanya ditujukan kepada panitia saja, tapi juga seluruh pegawai yang telah memiliki sertifikat L4 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Hal ini sangat diperlukan untuk regenerasi SDM. Dengan adanya LPSE, terjadi peningkatan informasi pengadaan dimana :
a. Memaksimalkan penggunaan/Pengembangan e-procurement
b. Memberikan informasi dan kesempatan untuk berkompetisi kepada penyedia barang/jasa melalui media:
i. Surat kabar lokal, regional dan nasional;
ii. Website Kementerian Agama Prov. Sulawesi Utara iii. Papan pengumuman resmi
70 5. Akuntabel
Mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan rantai supply.
Akuntabilitas disini adalah pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan norma, etika dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Melalui hasil wawancara dengan penyedia bahwa selama ini tidak menemukan kejanggalan pada keputusan pemenang lelang, maka dapat dikatakan dengan adanya e-procurement di Kementerian Agama telah tercipta akuntabilitas yang baik.
Selain hal tersebut diatas, tingkat akuntabilitas e-procurement dilihat dari sejauh mana Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) puas dengan keputusan panitia dan kinerja penyedia barang/jasa terpilih.
6. Adil
Pada lelang konvensional, penjelasan lelang (aanwijzing) dilaksanakan secara terbuka untuk suatu tender, para penyedia saat itu bisa mengetahui siapa saja yang memberikan penawaran dalam lelang. Hal ini bisa terjadi persekongkolan diantara penyedia barang dan jasa untuk menciptakan persaingan semu. Dengan sistem e-procurement kemungkinan tersebut bisa diperkecil karena informasi lelang hanya bisa diakses lewat website. Siapapun yang menang itu terjadi dengan adil.
Secara keseluruhan perbedaan antara pengadaan barang/jasa secara manual dan elektronik bisa dilihat pada tabel 5.5 seperti dibawah ini :
Tabel 5.5 Manual vs Elektronik
No Uraian Manual Elektronik
1 Proses Administrasi Sulit Mudah
2 Pendaftaran Vendor Berulang-ulang Satu kali saja 3 Penyerahan Dokumen Datang langsung Melalui internet
4 Frekuensi Tatap Muka Sering Hampir tidak ada (faceless) 5 Kerahasiaan Peserta Tender Tidak terjamin Terjamin
6 Transparansi Rendah Tinggi
7 Persaingan Relatif tertutup Terbuka
8 Peluang KKN Terbuka Tertutup
9 Panitia Pengadaan Susah tidur Nyenyak
10 Waktu Pelelangan 18 – 45 hari 18 hari
11 Efisiensi Rendah 20 – 30%
12 Sanggah/Sanggah Banding Banyak Sedikit
13 Proses Pemeriksaan Lama Cepat, Akurat
14 Monitoring Sulit Mudah, Akurat
Sumber : Sumber Olahan Data, 2013
71