TINJAUAN KHUSUS
3.3 Apotek Kimia Farma No. 96
Apotek Kimia Farma No. 96 merupakan salah satu unit usaha dari PT. Kimia Farma Apotek yang khusus bersifat pelayanan kepada masyarakat, yang tergabung dalam unit Business Manager Jaya I Apotek Kimia Farma No. 42, Blok M.
3.3.1 Lokasi dan Tata Ruang Apotek 3.3.1.1 Lokasi
Apotek Kimia Farma No. 6 terletak di Jl. Jend. S. Parman Kav G/12 Slipi Jakarta Barat. Lokasi apotek cukup strategis karena berada di daerah dekat perumahan penduduk, RS. Harapan Kita, RS. Kanker Dharmais Jakarta, pertokoan dan pasar. Lokasi ini berada di jalan raya yang dilalui kendaraan cukup padat sehingga mudah untuk dijangkau oleh masyarakat. Selain itu, apotek ini terdapat tempat praktek dokter umum, dokter gigi, dokter anak, dan dokter kandungan.
3.3.1.2 Tata Ruang
Bangunan Apotek terdiri dari dua lantai. Pembagian ruangan antara lain ruang tunggu, tempat penyerahan resep dan pengambilan obat, swalayan farmasi, ruang peracikan, ruang APA, ruang praktek dokter, runag tunggu prkatek dokter, musholla, dan kamar mandi/WC.
a) Ruang Tunggu
Ruang tunggu dilengkapi dengan tempat duduk yang nyaman dan dalam jumlah yang cukup banyak serta pendingin ruangan dan televisi untuk memberikan kenyamanan pada pelanggan.
b) Tempat Penyerahan Resep dan Pengambilan Obat
Pada tempat ini terdapat counter tempat penyerahan resep dan pengambilan obat yang dilengkapi 2 perangkat komputer dan berupa meja setinggi dada orang dewasa. Tempat ini membatasi ruang dalam apotek dengan pelanggan.
c) Swalayan Farmasi
Ruangan swalayan farmasi berada di tengah dari pintu masuk apotek. Barang-barang yang dijual di swalayan farmasi terdiri dari kategori obat bebas, obat tradisional, obat topikal, suplemen dan vitamin, produk susu, kosmetika, produk kimia farma, alat kesehatan dan aneka minuman.
d) Ruang Peracikan
Pada ruang peracikan terdapat sebuah meja panjang, yang mana digunakan untuk membaca resep, penyiapan obat, menulis etiket, menulis kuitansi, serta pemeriksaan kembali obat dan etiket oleh asisten apoteker yang sedang bertugas. Meja tersebut juga digunakan khusus untuk peracikan obat. Selain itu, pada ruang peracikan juga terdapat rak-rak obat, rak obat askes, serta lemari narkotika dan psikotropika yang berada pada lemari 2 pintu. Meja peracikan digunakan untuk peracikan obat-obatan. Obat dan bahan obat yang digunakan dalam peracikan diambil dari rak-rak obat yang telah ditata dan dipisahkan menurut efek farmakologis dan bentuk sediaan, serta disusun secara alfabetis. Di ruangan ini juga terdapat lemari pendingin untuk menyimpan sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan khusus, seperti suppositoria, ovula, insulin, dan sebagainya. e) Ruang APA
Ruang APA dilengkapi dengan meja dan kursi, pendingin ruangan, komputer, printer, dan kursi tamu
f) Ruang Praktek Dokter
Terdapat 4 ruang praktek dokter yaitu dokter umum, dokter anak, dokter gigi dan dokter kandungan. Masing-masing ruangan dilengkapi tempat tidur pasien, meja dan kursi serta pendingin ruangan di ruang praktek dokter.
g) Struktur Organisasi dan Personil Apotek
Struktur organisasi yang baik sangat penting agar kegiatan apotek dapat berjalan lancar, adanya hubungan koordinasi yang jelas antar personil, serta terdapat pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing personil. Apotek Kimia Farma No. 96 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab langsung kepada Bisnis Manager yang terletak di Blok M. Sumber daya manusia di Apotek Kimia Farma No. 96 berjumlah 16 orang yang terdiri dari 1 orang APA, 1 Apoteker pendamping (APING), 6 orang asisten apoteker, 1 kasir, 3 orang juru racik, dan 4 orang sales promotion girl (SPG). Dalam melaksanakan pelayanan apotek, jam kerja apotek dibagi 3 shift, yaitu shift pagi (pukul 07.30-14.30 WIB), shift siang (pukul 14.30-21.00 WIB), dan shift malam (21.01-07.29). Shift tersebut berlaku pada hari Senin hingga Minggu.
3.3.2 Kegiatan Apotek
3.3.2.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian a. Pengadaan
Apotek Kimia Farma No. 96 merupakan salah satu apotek pelayanan dari PT. Kimia Farma yang berdasarkan wilayahnya berada di bawah koordinasi dari BM Jaya I. Pengadaan barang di apotek dilakukan dengan sistem Distribution Center (DC) melalui BM. Akan tetapi, pengadaan perbekalan farmasi yang sifatnya cito, diajukan dengan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) cito ke BM atau ke Apotek Kimia Farma lain yang masih dalam satu unit BM Jaya I dengan cara menelpon terlebih dahulu.
Sistem pengiriman barang oleh BM ke masing-masing apotek mengacu pada sistem informasi secara online untuk melihat stok dari
masing-masing barang yang ada di apotek. Apotek Kimia Farma No. 96 menerima dropping dari BM setiap hari Rabu dan Jumat. Pada hari Rabu dan Jumat setiap minggunya, BM akan mengirimkan TXT BPBA ke Apotek untuk dilakukan pengeditan sesuai dengan kebutuhan apotek. TXT BPBA akan dikirimkan kembali ke BM pada hari Kamis dan Santu setiap minggunya. Pada saat dropping barang dari BM, petugas penerima barang bertanggung jawab dalam mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan BPBA, dan bila telah sesuai maka dilakukan penandatanganan oleh petugas penerima barang. Petugas penerima barang memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan jumlah dan spesifikasi yang dipesan, keadaan fisik, dan tanggal kedaluwarsa. Barang yang telah diterima kemudian disimpan sesuai ketentuan penyimpanan barang masing-masing. b. Penyimpanan dan Penataan Obat
Penyimpanan dan penataan obat resep disusun secara alfabetis dan dikelompokkan sesuai dengan efek farmakologis (antibiotik, analgesik antiinflamasi, susunan saraf pusat, pencernaan, antialergi, hormon, antidiabetes, jantung dan hipertensi, asam urat dan ginjal serta suplemen) dan bentuk sediaan obat (padat, semisolid, dan cairan). Selain itu, penyimpanan obat juga dibedakan atas obat generik, narkotika dan psikotropika. Obat generik disimpan pada bagian kiri koridor menuju ruang peracikan. Obat narkotika dan psikotropika disimpan di lemari 2 pintu tertutup di bagian atas ruang peracikan. Selain itu, terdapat tempat khusus berupa lemari pendingin untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah, seperti suppositoria, injeksi dan obat lain yang membutuhkan penyimpanan suhu rendah.
Sediaan oral dalam bentuk larutan diletakkan pada rak tersendiri. Obat tetes dan sediaan semisolid juga diletakkan di tempat yang terpisah. Produk-produk, seperti alat kesehatan, suplemen dan vitamin, obat tradisional, obat bebas, obat bebas terbatas, obat topikal, produk bayi, dan kosmetik disusun pada rak swalayan secara alfabetis agar memudahkan pelanggan dalam memilih produk dan tertata secara rapi agar tampak menarik oleh konsumen.
c. Penyimpanan Resep
Setiap harinya resep non narkotik dan non psikotropik dikumpulkan menjadi satu untuk nantinya disatukan dengan resep lainnya selama 1 bulan sedangkan resep narkotik dan psikotropik dikumpulkan per bulan yang terpisah dengan resep non nanrkotik dan non psikotropik. Pada penyimpanannya, resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep per bulan untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan. Resep asuransi kesehatan dipisahkan dari resep lainnya. Resep disimpan sebagai arsip apotek dalam jangka waktu tiga tahun. Setiap tiga tahun resep dapat dimusnahkan dengan cara dibakar dan dibuat berita acara pemusnahan resep.
d. Pengelolaan Narkotika 1. Pemesanan
APA membuat pemesanan melalui Surat Pesanan (SP) narkotika N9. SP narkotika harus ditandatangani oleh APA. Satu rangkap SP narkotika hanya berlaku untuk satu jenis obat narkotika. Pemesanan dilakukan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal. Berdasarkan surat pesanan tersebut, PBF mengirimkan narkotika beserta faktur ke apotek. Surat Pesanan (SP) yang asli dan dua lembar salinan SP diserahkan ke PBF yang bersangkutan, Dinas Kesehatan Propinsi, dan Badan POM. Sedangkan satu lembar SP disimpan sebagai arsip apotek.
2. Penerimaan
Penerimaan narkotika dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Kemudian APA akan menandatangani faktur tersebut setelah diperiksa kesesuaian dengan surat pesanan, yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan.
3. Penyimpanan
Obat-obat di Apotek Kimia Farma No. 96 yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari khusus dari bahan dasar kayu yang terkunci dengan baik. Lemari khusus narkotika di KF 96 ditempatkan
dalam lemari 2 pintu yang terbuat dari bahan kayu dan tidak terlihat dari luar. Setiap obat narkotika dilengkapi kartu stok yang diletakkan dalam masing-masing rak obat dan dicantumkan tanggal kedaluwarsanya.
4. Pelayanan
Apotek hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Resep narkotika yang iter dan pembelian obat narkotika tanpa resep dokter tidak akan dilayani oleh apotek.
5. Pelaporan
Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat lunak atau program sistem pelaporan narkotika dan psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2013 oleh Kementerian Kesehatan RI. Sistem pelaporan narkotika dan psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dari unit layanan (puskesmas, rumah sakit, dan apotek) ke Kementerian Kesehatan melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet. Setiap unit pelayanan kesehatan memiliki username dan password agar dapat melakukan import data ke sistem. Pelaporan ini dilakukan setiap bulan. Pada form pelaporan, ada 39 item narkotika yang harus dilaporkan. e. Pengelolaan Psikotropika
1. Pemesanan
Obat golongan psikotropika dipesan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) Psikotropika yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Satu SP dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika. SP dibuat tiga rangkap, 2 lembar diserahkan ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Badan POM, serta 1 lembar SP disimpan sebagai arsip.
2. Penyimpanan
Seperti halnya narkotika, obat golongan psikotropika juga disimpan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan lain. Di Apotek Kimia Farma 96 penyimpanan psikotropika dan narkotika dilakukan terpisah.
3. Pelaporan
Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan narkotika yaitu dengan import data laporan bulanan melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Hanya saja pada form pelaporan, terdapat 163 item psikotropika yang penggunaannya harus dilaporkan.
f. Stok Opname
Kegiatan stok opname yaitu pemeriksaan apakah jumlah barang yang tersedia sama dengan jumlah barang yang tercatat pada kartu stok komputer. Stok opname dilakukan setiap tiga bulan yang dilakukan oleh asisten apoteker dibantu oleh petugas apotek yang lain dan seluruh kegiatan ini di bawah tanggung jawab APA. Tujuan dari stok opname ialah:
1. Menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini adanya kebocoran atau kehilangan barang dagangan atau obat-obatan.
2. Mendata barang-barang yang kedaluwarsa atau mendekati waktu kedaluwarsa.
3. Barang-barang yang kedaluwarsa dipisahkan dari barang lain kemudian dibuat laporannya tersendiri.
4. Mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving serta mencari upaya yang sebaiknya dilakukan.
g. Pelayanan Resep
1. Pelayanan Resep dengan Pembayaran Tunai
Pelayanan resep dengan pembayaran tunai merupakan penjualan obat berdasarkan resep dokter yang ditebus pasien dengan cara membayar tunai. Prosedur pelayanan resep ini diawali dengan penerimaan resep oleh asisten apoteker. Resep yang diterima diperiksa kelengkapan resep dan ketersediaan obat di apotek melalui komputer. Asisten apoteker akan menanyakan apakah resep akan ditebus semua atau sebagian dan menjumlahkan semua biaya yang harus dibayarkan pasien atas resep
tersebut. Data pasien yang meliputi nama dan alamat dimasukkan ke dalam komputer.
Penyiapan obat dilakukan setelah pasien melakukan pembayaran dan dikerjakan sesuai urutan nomor resep. Resep yang perlu dilakukan peracikan selanjutnya diserahkan kepada asisten apoteker di ruang peracikan. Setelah obat disiapkan kemudian dikemas dan diberi etiket. Pasien yang memerlukan kuitansi akan dibuatkan oleh asisten apoteker. Salinan resep dibuat bila resep tersebut perlu diulang atau iter, baru ditebus sebagian, atau atas permintaan pasien sendiri. Obat diserahkan kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat.
2. Pelayanan Resep dengan Pembayaran Kredit
Pelayanan resep dengan Pembayaran Kredit merupakan pelayanan terhadap resep obat yang berasal dari suatu instansi atau perusahaan yang mengadakan kerjasama dengan apotek. Apotek Kimia Farma No. 96 bekerja sama dengan beberapa instansi yaitu Yayasan Kesejahteraan Karyawan Bank Indonesia (YKKBI), Yayasan Kesehatan Bank Mandiri, PT. Jamsostek, In Health, Indosat, PT. Gramedia, PT. Aqua Tbk. Untuk menebus obat, peserta jaminan kesehatan harus memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Pedoman pemberian obat peserta jaminan kesehatan disesuaikan dengan pedoman yang telah ditetapkan oleh masing-masing perusahaan jaminan kesehatan. Peserta BPJS menggunakan Fornas (Formularium Nasional) PRB dan Faskes tingkat 2, PT. Inhealth menggunakan Daftar Obat Inhealth (DOI), dan ex peserta PT. Jamsostek menggunakan formularium Jamsostek. Apabila salah satu obat tidak masuk ke dalam pedoman yang telah ditetapkan, maka dilakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada pasien. Pasien selanjutnya memutuskan apakah bersedia membayar tunai obat di luar tanggungan atau mengganti obat dengan kandungan yang sama.
Pada dasarnya, prosedur pelayanan resep dengan pembayaran kredit tidak berbeda dengan pembayaran tunai, kecuali pada pemberian harga dan cara pembayarannya. Pencatatan pelayanan resep kredit
dilakukan secara harian. Pada saat penyerahan obat, pasien diminta menandatangani dan menuliskan nomor telepon pada lembar resep.
h. Penjualan Produk Over The Counter (OTC)
Penjualan produk OTC meliputi alat kesehatan, suplemen dan vitamin, obat tradisional, obat bebas, obat bebas terbatas, obat topikal, produk bayi, dan kosmetik. Asisten apoteker berperan dalam pemberian saran atas produk dan harga yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan konsumen serta memberikan informasi penting mengenai produk kepada konsumen.
i. Pelayanan Informasi Obat
Pelayanan informasi obat dilakukan setiap kali petugas apotek menyerahkan obat kepada pasien bertujuan agar pasien paham dengan penggunaan obat dan diharapkan pasien mematuhi instruksi masing-masing obat. Informasi yang diberikan meliputi nama obat, regimen dosis, cara pemakaian obat (untuk obat-obat yang membutuhkan instruksi khusus), cara penyimpanan obat (bagi obat-obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus). Petugas juga memberikan kesempatan kepada pasien untuk bertanya apabila ada hal yang belum dimengerti. j. Swamedikasi
Swamedikasi dilakukan oleh apoteker atau asisten apoteker. Informasi mengenai pasien harus dikumpulkan untuk memilihkan obat yang tepat untuk pasien. Penggalian informasi mengenai pasien meliputi untuk siapa obat ini akan diberikan, keluhan yang dirasakan, tempat timbulnya gejala, kapan mulai timbul gejala dan apa yang menjadi pencetusnya, sudah berapa lama gejala dirasakan, dan ada tidaknya gejala penyerta, pengobatan yang sebelumnya sudah dilakukan. Setelah informasi yang dikumpulkan dirasa cukup, Apoteker atau Asisten Apoteker akan memilihkan obat yang tepat sesuai dengan informasi yang diberikan pasien. Setelah dilakukan pembayaran, obat kemudian diserahkan kepada pasien dengan disertai pemberian informasi obat. Pasien juga diinformasikan bahwa bila sakit berlanjut/lebih dari 3 hari, pasien segera menghubungi dokter.
3.3.3.2 Kegiatan Non Teknis Kefarmasian
Kegiatan non teknis kefarmasian meliputi pencatatan administrasi harian apotek yang dilakukan oleh asisten apoteker. Pelaksanaan kegiatan adminsitrasi di apotek dibagi menjadi administrasi pembelian dan administrasi penjualan. Setiap selesai pergantian shift, asisten apoteker yang selesai bertugas akan menghitung uang perolehan, merapikan resep dan membuat laporan administrasi. Kemudian seorang asisten apoteker akan menyetorkan uang ke Bank Mandiri terdekat untuk mentransfer uang ke rekening atas nama BM Jaya I dimana rekening tersebut bersifat pasif. Semua Apotek Kimia Farma yang ada dalam unit BM Jaya I termasuk Apotek Kimia Farma 96 harus mentransfer uang hasil omzet Apotek tersebut.
BAB 4 PEMBAHASAN
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang memiliki 2 (dua) anak perusahaan yaitu PT Kimia Farma Apotek yang bergerak di bidang ritel farmasi dan PT Kimia Farma Trading dan Distribution. PT. Kimia Farma Apotek memiliki 36 unit bisnis dan 412 apotek di seluruh Indonesia, salah satunya Apotek Kimia Farma No.96. Apotek Kimia Farma no. 96 Jakarta berada satu gedung dengan Bisnis Manager Jaya I sehingga lebih memudahkan dalan urusan operasional. Apoteker Pengelola Apotek (APA) dibantu oleh seorang apoteker pendamping dan Supervisor Apotek yang merupakan seorang Asisten Apoteker (AA) yang bertugas mengelola seluruh kegiatan di apotek meliputi operasinal apotek dan SDM, memastikan pencapain target penjualan, laba, dan pembiayaan biaya operasional sesuai yang telah ditetapkan.
Apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian, tempat dilakukan praktek kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat oleh apoteker. Apoteker sebagai pengelola apotek harus mempunyai kemampuan, baik dari segi pelayanan kefarmasian maupun manajerial sehingga apotek dapat berjalan dengan seimbang. Kegiatan manajerial yang dimaksud adalah perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pengawasan kegiatan yang berlangsung di apotek.Selain menjadi sarana dalam melakukan pelayanan kefarmasian, Apotek juga berupakan unit bisnis retail yang melakukan pengelolaan perbekalan farmasi dan menjalankan standar pelayanan farmasi. Oleh karena itu, diperlukan sistem manajerial yang baik agar bisnis berjalan dengan lancar. Namun, pengelolaan apotek juga tidak lepas dari pelayanan farmasi yang berorientasi kepada pasien (patient oriented). Konsep pengelolaan bisnis dan pelayanan farmasi ini harus berjalan beriringan agar apotek dapat mendatangkan keuntungan dan menyediakan pelayanan farmasi yang memuaskan bagi pelanggan.