4.4. Temuan Data
4.4.2. Aspek Organisasi
Pada aspek ini peneliti membahas mengenai prosedur kerja, sistem, dan sumber daya. Organisasi merupakan aspek yang bekerja dan menjalankan program ini. Tim kerja Wahana Visi menjadi pemeran utama dalam aspek ini. Organisasi terdiri atas beberapa kriteria seperti prosedur rekruitmen, Standart Operation Procedure (SOP), Job Description panitia pelaksana, Alur Komunikasi, Etika prosedur kerja, Materi program, dan timetable.
Tabel 4.1. Tabel Kriteria Organisasi dalam CSR Kriteria Organisasi Pemenuhan Kriteria pada
Program YEAH 2016
Alasan Pemenuhan Kriteria
Prosedur rekruitmen Ada Untuk program YEAH,
sudah terdapat prosedur dan syarat-syarat yang perlu dipenuhi untuk bisa menjadi panitia pelaksana di program YEAH.
Pelatihan Panitia Tidak Ada Tidak ada proses pelatihan karena panitia secara langsung dipilih melalui proses rekruitmen
Sumber Daya
Manusia (SDM)
Ada Anggota tim pelaksana sudah mencukupi untuk menjalankan program ini
Standart Operation Procedure (SOP)
Ada Terdapat SOP program YEAH dalam bentuk modul
Timetable Ada Terdapat Timetable
program YEAH dalam modul program YEAH
Materi Program Ada Terdapat materi program
YEAH dalam modul program YEAH. Materi program sudah disusun dengan mitra kerja WVI lainnya.
Job Description Ada Job Description sudah
dibuat dengan rapat pihak sponsor, HRD, dan manajer
in charge Wahana Visi.
Alur Komunikasi Ada Alur komunikasi antara
panitia pelaksana dengan manajer maupun pihak sponsor sudah dibuat dengan prosedur dan sistematis
Peralatan dan perlengkapan
Ada Terdapat daftar peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk program YEAH dalam modul program YEAH
Pelaporan Ada Di program YEAH,
terdapat sistem pelaporan yang sudah disepakati, seperti laporan mingguan, bulanan, sampai tahunan Sumber: Olahan Peneliti, 2017
Melalui tabel diatas, peneliti ingin menunjukan elemen-elemen yang ada di sistem kerja program YEAH 2016. Kelengkapan elemen-elemen dalam suatu sistem kerja, menunjukan bahwa sistem dibuat dengan sedemekian rupa untuk memfasilitasi sumber daya manusia yang melaksanakan. Diperincian setiap elemen memberikan peran penting agar organisasi bisa berjalan dengan lancar, dengan keberadaannya, sistem kerja organisasi lebih mudah dilihat dan diinterpretasi.
Berdasarkan tabel diatas, sistem kerja tim pelaksana program YEAH sudah dibuat dengan perencanaan yang matang. Menurut Purwono selaku senior field facilitator, proses pemilihan panitia disesuaikan dengan budget yang diberikan dan pas untuk tiga orang.
“Berdasarkan budget. Yang disediakan sponsor cuma untuk 3 orang.” (Wawancara Purwono, senior field facilitator)
Proses seleksi juga dilakukan dengan ketat dengan berbagai ketentuan yang harus dipenuhi. Proses dimulai dengan kebutuhan administrasi, kesehatan, komitmen, pengalaman kerja, dan rekomendasi dari pihak atasan.
“Proses seleksinya, ya itu ada form penilaian sendiri dari atasan nanti; khususnya bagian seleksi itu kan tingkat koordinator tim itu mereka punya range ada yang pakai studi kasus, ada yang apa, ada soal-soal.” (Wawancara Purwono, senior field facilitator)
Salah satu kejadian saat YEAH 2016 adalah salah satu panitia pelaksana berhenti untuk kepentingan pribadi. WVI mengantisipasi peristiwa ini dengan prosedur tersendiri. Prosedurnya tidak memakan waktu dan cepat ditangani, karena peserta program tidak bisa ditinggal pendamping terlalu lama. Diawali dengan pembukaan lowongan dan dilanjutkan dengan interview, psikotes, tes kesehatan, dan syarat-syarat administrasi lainnya. Waktu yang dibutuhkan untuk prosedur ini kurang lebih 1 minggu, seperti yang dijelaskan Purwono:
“Penggantiannya tetap sesuai prosedur. Ada lowongan ada lamaran; di-interview; ada proses interview kita; psikotes; tes kesehatan; syarat-syarat administrasi ada dan harus ditanda tangani; minta rekomendasi dari tokoh agama, tokoh masyarakat. Kalau waktu selesainya hmm.. kira-kira yaa.. 1 mingguan.” (Wawancara Purwono, senior field facilitator)
Program YEAH tidak menyediakan kegiatan pelatihan bagi panitia pelaksananya. Panitia pelaksana tidak diberikan materi untuk bisa membimbing dan memberikan materi kepada pesertanya. Mereka dipilih berdasarkan pengalaman masing-masing, namun tidak ada seorang yang memiliki pengetahuan dalam bidang entrepreneur yang merupakan dasar dari program YEAH. Hal ini diperkuat dari pernyataan Purwono:
“Terus punya pengalaman ya. Tadi sudah punya pengalaman paling tidak 2 tahun untuk jadi Project Coordinator. Pengalaman 2 tahun manajemen kelompok, manajemen tim. Terus dia bisa komunikatif, dia bisa bekerja malam hari, fleksibel.
Backgroundnya harus S1.” (Wawancara Purwono, senior field facilitator)
Syarat-syarat tersebut kurang spesifik karena panitia WVI kekurangan pengetahuan untuk bidang program YEAH. Hal ini menyebabkan ketergantungan kepada pemateri lainnya. Selain dari itu tidak ada seorang pun dari pihak WVI yang bisa memberikan materi “untuk bisa menjadi seorang entrepreneur” Kepada peserta program. Sehingga membuat batch 2 ini tidak terlalu berbeda dengan batch 1. Panitia dari WVI tidak siap menjalani program ini di tahun 2016, oleh karena itu tidak ada banyak perubahan pada batch 2.
Program YEAH 2016 merupakan program yang dibuat dengan hasil kerjasama berbagai lembaga. Wahana Visi melihat terdapat keterbatasan pada tim pelaksana seperti kurangnya pengetahuan tentang produksi, prosedur pembuatan struktur perusahaan, dan masih banyak lagi. Untuk itu Wahana Visi menggandeng organisasi NGO lainnya seperti Prestasi Junior Indonesia (PJI), Yuyun Anwar Institute (YAI). Organisasi ini memiliki prosedur kerja sendiri dan materi yang sudah dipatenkan. Terlebih lagi, program YEAH sebagian besar menggunakan materi dari organisasi-organisasi lainnya. Hal ini diperkuat dari peserta yang sudah selesai menjalani program ini.
“Karena sudah dibagi sendiri-sendiri. Kan pada setiap ininya. Produksi dari Yuyun Anwar. Kalau PJI kan sistem pengajarannya student companynya kan dari dia begitu.” (Wahyu Aji, 23 tahun, dari Siqguel SC)
Dari pernyataan diatas peneliti melihat bahwa pihak WVI tidak memiliki materi program sendiri. Semua materi program YEAH disediakan oleh organisasi lainnya. Materi yang sama dipakai dari tahun 2015-2016, tidak ada perubahan dan inovasi.