Committees
Komite-komite
Dewan Komisaris telah membentuk dua komite yang bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris, yaitu Komite Remunerasi dan Komite Audit.
Komite Remunerasi
Komite Remunerasi dibentuk untuk membantu Dewan Komisaris mengembangkan mekanisme remunerasi Komisaris dan Direksi, dan untuk membuat rekomendasi sehubungan dengan remunerasi berbasis kinerja, dan untuk mengawasi praktek GCG oleh Perseroan. Komite Remunerasi terdiri dari Direktur Utama dan Direktur Operasional.
Komite ini juga bertanggung jawab untuk mengembangkan prosedur yang adil dan transparan dalam menetapkan kebijakan remunerasi bagi seluruh karyawan dan dalam menentukan paket remunerasi atau jumlah kompensasi.
Komite Remunerasi memiliki Piagam yang disahkan oleh Dewan Komisaris, yang mengatur struktur, tujuan, tugas dan tanggung jawab. Remunerasi Komite juga dapat dibantu oleh profesional yang kompeten dalam melaksanakan tugas mereka untuk memperoleh masukan tambahan mengenai “talent management“ dan praktek remunerasi, jika perlu.
Kebijakan Remunerasi
Perseroan memutuskan remunerasi berdasarkan keseimbangan antara pekerjaan, tanggung jawab dan kinerja. Dalam sistemnya, remunerasi untuk setiap anggota Dewan dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti pembayaran untuk biaya yang dikeluarkan dalam menjalankan tugas, komitmen penuh waktu atau paruh waktu, target yang dicapai oleh setiap anggota Komisaris dan Direktur, rentang risiko tugas, serta kompetensi lain dan pengalaman yang dibutuhkan oleh Perseroan.
Seluruh karyawan menerima gaji dan tunjangan yang ditentukan berdasarkan kompetensi dan kinerja dari personil terkait dan kapasitas Perusahaan.
Untuk tahun 2012, Komite Remunerasi telah menetapkan besarnya gaji dan tunjangan Dekom dan Direksi Perseroan sebesar Rp4,47 miliar dan Rp3,84 miliar masing-masing pada tahun 2012 dan 2011, sebagaimana diungkapkan pada butir 1.d dalam Catatan atas Laporan Keuangan Audited yang terlampir bersama ini.
Laporan Komite Remunerasi
Dalam tahun 2012 Komite Remunerasi telah mengadakan rapat sebanyak dua kali untuk membahas penyesuaian remunerasi dan hal-hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Di dalam rapat tersebut, Komite juga menelaah implementasi dari paket jumlah remunerasi Direksi dan Komisaris. Penelaahan dilakukan oleh
The Board of Commissioners has established two committees, namely Remuneration Committee and Audit Committee, who are responsible to the Board of Commissioners.
Remuneration Committee
Remuneration Committee is set up to assist Board of Commissioners to develop the mechanism of remuneration of the BOC and Directors, and to make recommendation with respect to performance-based remuneration, and to watch the practice of GCG by the Company. The Remuneration Committee comprises of one CEO and one Operating Director.
The Committee is also responsible to develop a fair and transparent procedure in setting up remuneration policy for the entire employees and in determining remuneration package or compensation amounts.
The Remuneration Committee has its own charter authorized by the Board of Commissioners, setting forth its structure, purposes, duties and responsibilities. The Remuneration Committee can also be assisted by competent profesional in performing their duties to obtain additional input regarding “talent management” and remuneration practices, if necessary.
Remuneration Policy
The Company decides on the remuneration based on the balance between work, responsibility and performance. In its system, remuneration for every member of the Boards is influenced by several factors, such as repayment for expenses incurred in carrying the duties, full time or part time commitment, target achieved by each member of Commissioner and Director, span of risk of duties, as well as other competencies and experiences required by the Company.
All employees receive salaries and fringe benefits, which are determined on the basis of competency and performance of the related personnel and of the Company’s capacity.
For year 2012, the Remuneration Committee has decided that the amount of salaries and allowances of the Boards of Commissioners and Directors are respectively Rp4.47 billion and Rp3.84 billion for 2012 and 2011, as was disclosed in point 1.d in Notes to the Financial Statement enclosed herein.
Report by Remuneration Committee
In 2012, the Remuneration Committee has conducted two meetings to discuss remuneration adjustments and matters pertaining to human resources. During the meetings, the Committee also reviewed the implementation of the total remuneration package for Directors and Commissioners. The review was conducted by Independent External
Annual Report 2012
51
Theresia Yustina Ariany, SH
Komite Audit
Komite Audit diketuai oleh seorang Komisaris Independen dengan dua orang anggota, dan berfungsi sebagai komite pengawasan dan peninjauan guna meningkatkan kerangka pengendalian Perseroan dan mempertinggi obyektivitas dan keandalan informasi keuangan dan informasi lainnya yang diterbitkan untuk pihak luar.
Dewan Komisaris telah membentuk Komite Audit yang diwajibkan oleh BEI dan Bapepam-LK. Fungsi dan tanggungjawab utama Komite Audit adalah mendukung fungsi pengawasan dari Dewan Komisaris, yang utamanya dimaksudkan untuk memberikan mekanisme check and balance yang optimum bagi Perseroan. Penunjukan dilakukan sesuai dengan ketentuan dalam buku panduan Good Corporate Governance dan ketentuan hukum.
Peran dan tanggung jawab Komite Audit meliputi:
• Meninjau Laporan Keuangan tahunan dan triwulanan dan
pengumuman hasil perusahaan dan setiap pengumuman formal lainnya yang berhubungan dengan kinerja keuangan perusahaan dan merekomendasikan mereka kepada Dewan untuk disetujui.
• Menelaah sistem pengendalian internal dan manajemen risiko
• Memantau dan mengkaji efektivitas fungsi audit internal
Perseroan dan mempertimbangkan laporan berkala dari audit internal terhadap pengendalian keuangan internal dan manajemen risiko.
• Mempertimbangkan penunjukan auditor eksternal, mengawasi
proses pemilihan mereka dan membuat rekomendasi kepada dewan sehubungan dengan pengangkatan mereka harus disetujui oleh pemegang saham di dalam rapat umum.
• Memantau dan menelaah efektivitas dan independensi auditor
eksternal, menyetujui sifat dan ruang lingkup audit, menyetujui remunerasi mereka, dan mempertimbangkan laporan mereka untuk pertanggungjawaban perusahaan, laporan kepada pemegang saham dan evaluasi terhadap sistem pengendalian internal dan manajemen risiko.
Auditor Eksternal berdasarkan prosedur yang telah disepakati dan yang telah disetujui oleh Komite. Berdasarkan penelaahan tersebut Komite Remunarasi memastikan bahwa remunerasi dan bonus yang dibayarkan kepada Komisaris dan Direksi telah sesuai dengan saran dari Komite Remunerasi. Besarnya remunerasi dan bonus Dewan Direksi di laporkan di dalam Laporan Tahunan 2012 ini.
Atas nama Komite Remunerasi :
Audit Committee
The Audit Committee is chaired by an Independent Commissioner of two members, and functions as an oversight and review committee to improve the Company’s control framework and to enhance the objectivity and reliability of externally published financial and other information.
The Board of Commissioners has maintained an Audit Committee required by Indonesian Stock Exchange and the Capital Market Supervision Body. The primary function and responsibility of the Audit Committee is to support the oversight function of the Board of Commissioners, mainly intended to put on optimum check and balance mechanism of the Company. The appointment is in accordance with the provisions of the Company’s Good Corporate Governance Handbook and by-laws.
Role and responsibilities of the Audit Committee include:
• Reviewing the yearly and the quarterly financial reports and
results announcements of the company and any other formal announcements relating to the company’s financial performance and recommending them to the board for approval.
• Reviewing the group’s systems for internal financial control and
risk management.
• Monitoring and reviewing the effectiveness of the company’s
internal audit function and considering regular reports from internal audit on internal financial controls and risk management.
• Considering the appointment of the external auditors, overseeing
the process for their selection and making recommendations to the board in relation to their appointment to be put to shareholders for approval at a general meeting.
• Monitoring and reviewing the effectiveness and independence
of the external auditors, agreeing the nature and scope of their audit, agreeing their remuneration, and considering their reports on the company’s accounts, reports to shareholders and their evaluation of the systems of internal financial control and risk management.
Auditor based on the approved procedures by the Committee. Based on its review, the Committee confirmed that the remuneration and bonus accorded to Commissioners and Directors were in line with the resolution of the Board of Commissioners. The amount of remuneration and bonus is as reported by the Board of Directors in this 2012 Annual Report.
Komite Audit melaksanakan tugasnya berdasarkan Charter yang disahkan oleh Dewan Komisaris tahun 2003, yang terakhir direvisi pada tahun 2012.
Menurut piagam tersebut, Komite Audit harus (i) membuat jadwal rapat setiap tahun, (ii) membuat dan mendistribusikan agenda rapat dengan didukung oleh informasi yang memadai (iii) melaporkan kegiatan Komite kepada Dewan Komisaris.
Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut, Komite Audit berhak untuk mengandalkan informasi, laporan-laporan, laporan keuangan dan data lain yang diterima dari manajemen, serta saran dan pendapat manajemen, konsultan, akuntan dan penasihat ahli lainnya. Komite Audit memiliki wewenang untuk mencari dan menyimpan keterangan dari penasihat hukum, keuangan atau penasihat luar lainnya yang independen, jika dipandang perlu dan tepat, tanpa terlebih dulu meminta persetujuan dari manajemen. Komite Audit secara tetap telah bekerjasama dengan auditor internal dan akuntan publik guna mengadakan penelitian yang diperlukan dalam memastikan bahwa Perseroan memenuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, standar akuntansi, serta sistem pengendalian internal, termasuk manajemen resiko.
Dewan Komisaris telah menetapkan bahwa setiap anggota Komite mesti memiliki kecakapan dalam akuntansi dan manajemen keuangan terkait, serta mengerti standar pencatatan inansial pada Bursa Efek Indonesia. Anggota komite juga memenuhi kriteria kualiikasi yang ditetapkan oleh Bursa Efek Indonesia dan Bapepam-LK dari waktu ke waktu. Tugas dan tanggung jawab Komite Audit diatur dalam Piagam Komite Audit.
Perusahaan secara terus menerus telah menelaah semua transaksi yang diwajibkan untuk diungkapkan menurut Peraturan Badan Pengawas Pasar Modal No.IX.E.1 mengenai benturan kepentingan dalam hubungannya dengan transaksi pihak terkait. Umumnya, Komite Audit akan bertanggung jawab untuk memberikan tinjauan terhadap semua transaksi pihak terkait.
Audit Committee performs their duties based on Charter ratified by the Board of Commissioners in 2003, last revised in 2012.
Per its charter, the Audit Committee shall (i) establish a schedule of meetings each year, (ii) establish and distribute meeting agendas with appropriate supporting information and (iii) report the committee’s activities to the Board.
To discharge its duties and responsibilities, the Audit Committee is entitled to rely on information, reports, financial statements and other data it receives from the management, and the advice and opinions of management, counselor, accountants, auditors and other expert advisors. The Audit Committee has the authority to consult and retain information from independent legal, financial or other outside advisors, as it deems necessary and appropriate, without seeking approval of the management.
The Audit Committee has regularly collaborated with Internal Auditors and Independent Auditors to make necessary investigation to ensure that the Company is in accordance with the prevailing law and regulations, accounting standard and internal control system, including risk management.
The Board of Commissioners has also determined that each member of the Committee has accounting and related inancial management expertise, and is inancially literate under the Indonesia Stock Exchange’s listing standards. The committee members also meet qualiication criteria as set forth from time to time by Indonesia Stock Exchange and the Capital Market Supervision Body. The duties and responsibilities of the Audit Committee are regulated in Audit Committee Charter. On an ongoing basis, the Company has reviewed all transactions that are required to be disclosed pursuant Capital Market Supervision Body Regulation No.IX.E.1 regarding potential conflicts of interest in related party transactions. Generally, the Audit Committee will be responsible for reviewing all related party transactions.
8 4 12 6 8 8 3 4 4 9 12 12 8 4 12
Donisius Iliadi, BBA Ketua /Chairman
Wijaya Subekti, SE, Ak, MSi Drs. Lukman Sidharta, MBA Haryanto, MBA
Anggota /Member Anggota /Member Anggota /Member
Jumlah Rapat/ Total Meetings Nama Name Jabatan Position Rapat Bulanan Monthly Meetings
Rapat Tahunan dan Triwulanan Annual and Quarterly Meetings
Jumlah Rapat Total Meetings
Annual Report 2012
53
Laporan Komite Audit
Komite Audit dengan senang melaporkan bahwa Arwana telah mengadopsi aturan baru yang dirancang untuk meningkatkan keterbukaan terkait dengan fungsi Komite Audit dan untuk meningkatkan keandalan dan kredibilitas Laporan Keuangan. Berdasarkan ketentuan yang berlaku, peran Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan. Dalam kaitannya dengan ini, tanggung jawab utama dari Komite Audit adalah meningkatkan praktek-praktek tata kelola perusahaan yang baik, khususnya dalam pelaporan keuangan, kepatuhan, manajemen risiko dan etika perilaku.
Peran komite audit terus berkembang semenjak diberlakukannya undang-undang Sarbanes-Oxley Act tahun 2002. Saat ini, peran Komite Audit telah mencakup pengawasan atas kepatuhan terhadap peraturan dan kegiatan manajemen risiko. Untuk memperkuat peran ini, satu anggota berpengalaman, yakni Drs. Karsanto, MBA, telah ditambahkan ke keanggotaan Komite Audit.
Dalam menjalankan peran tersebut Komite Audit telah melakukan komunikasi yang intensif dengan Direksi, Manajemen serta Auditor Internal maupun Auditor Eksternal. Secara khusus, Komite Audit juga melapor kepada Dewan Komisaris yang kemudian menyampaikan laporan tersebut kepada Direksi dalam kaitannya dengan berbagai tindakan korporasi yang dilakukan pada tahun 2012.
Terkait dengan itu, pihak Manajemen seperti CFO, VP Corporate Risk & Internal Audit, para manajer Akuntansi, Keuangan dan Teknologi Informasi telah diundang menghadiri beberapa rapat Komite Audit. Komite Audit juga mengadakan rapat secara terpisah dengan Kepala Auditor Internal dan Auditor Eksternal tanpa kehadiran Manajemen. Selama tahun 2012, Komite Audit mengadakan rapat sebelas kali dan melakukan kegiatan sebagai berikut:
• Meninjau laporan tentang risiko dan strategi TI dari VP Corporate
Afairs
• Meninjau penyataan prilem, draft laporan dan rekening untuk tahun yang bersangkutan
• Meninjau laporan keuangan interim untuk setiap kuartal tahun yang bersangkutan
• Meninjau laporan pengendalian internal dari auditor internal • Menilai kinerja auditor internal
• Meninjau laporan audit dari auditor eksternal dan menelaah rekening, termasuk kebijakan akuntansi berikut judgment yang dibuat, serta komentar terhadap manajemen risiko dan masalah pengendalian
Selama tahun 2012, semua anggota komite menghadiri dan berpartisipasi dalam semua pertemuan.
Pada tahun 2012, Komite Audit telah mengadakan 12 kali. Rapat ini diselenggarakan sesuai dengan ketentuan dalam Piagam Komite Audit dan sedemikian rupa sehingga dapat memfasilitasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab untuk setiap anggota dan bagi Komite Audit. Jumlah pertemuan dan tingkat kehadiran adalah sebagai berikut.
Report by Remuneration Committee
The Audit Committee is pleased to report that Arwana is adopting new rules designed to improve disclosure related to the functioning of the Audit Committee and to enhance the reliability and credibility of financial statements. Based on the prevailing regulations, the role of the Audit Committee is to assist the Board of Commissioners in discharging its oversight responsibilities. In relation to this role, the main responsibility of the Audit Committee is to enhance good corporate governance practices, particularly in financial reporting, compliance, risk management and ethical conduct.
The role of audit committees has continued to evolve since the enforcement of the Sarbanes-Oxley Act of 2002. At present, the Audit Committee’s role has included oversight of regulatory compliance and risk management activities. To strengthen this role, one experienced member, namely Drs. Karsanto, MBA, has been added to the Audit Committee membership.
In discharging the roles, the Audit Committee conducted intensive communications with Directors, Management and Auditors both Internal as well as the External. In particular, the Audit Committee also reported to the Board of Commissioners who then conveyed the message to the Directors in relation to various corporate actions conducted in 2012.
In connection with that, the Management authorities like The Chief Financial Officer, the VP of Corporate Risk and Internal Audit, Managers of Accounting, Finance and Information Technology attended Audit Committee meetings by invitation. The Committee also met separately with the Head of Internal Auditor and with the External Auditor without Management being present.
In the year 2012, the Audit Committee held eleven meetings and conducted the following activities:
• Considered reports on risks and IT strategy from the VP of
Corporate Affairs
• Reviewed the Company’s preliminary announcement, draft report
and accounts for the year
• Reviewed the Company’s interim financial statements for each
quarter of the year
• Considered reports on internal controls from the internal auditors
• Assessed the performance of the internal auditors
• Considered reports from the external auditor on its audit and its
review of the accounts including accounting policies and areas of judgment, and its comments on risk management and control matters
In 2012, all committee members attended and participated in all meetings.
In 2012, the Audit Committee held 12 meetings. These meetings were held in accordance with the provisions of the Audit Committee Charter and in such a manner as to facilitate the carrying out of the duties and responsibilities for each member and for the Audit Committee. The number of meetings and attendance level are as follows.
• Meninjau biaya audit yang diusulkan oleh auditor eksternal berikut
ruang lingkup audit untuk tahun yang bersangkutan
• Menilai kinerja auditor eksternal. Penilaian terhadap auditor
eksternal tersebut digunakan untuk mengkonirmasi kelayakan pengangkatan kembali, termasuk penilaian terhadap independensi, persyaratan, keahlian dan sumber daya, serta efektivitas proses audit
• Merekomendasikan kepada Dewan Komisaris tentang
pengangkatan kembali Ernst & Young sebagai auditor independen Masalah independensi Auditor Eksternal mendapat perhatian serius dan ditinjau setiap tahun. Tahun ini beberapa perubahan telah diadakan terhadap tim audit, termasuk penggantian manajer baru tingkat senior di samping penggantian signing partner pada tahun 2011.
Internal Audit secara independen mengkaji risiko dan proses pengendalian yang dilakukan oleh Manajemen. Internal Audit melakukan audit independen sesuai dengan rencana audit internal yang disepakati oleh Komite Audit. Sebagai bagian dari proses ini Komite Audit meninjau sumber daya yang disediakan untuk fungsi tersebut guna memastikan sumber daya tersebut memadai untuk menjalankan rencana audit tersebut.
Laporan audit internal meliputi rekomendasi untuk meningkatkan pengendalian internal beserta rencana tindakan manajemen yang telah disepakati untuk menyelesaikan masalah yang diangkat. Internal Audit menindaklanjuti pelaksanaan rekomendasi dan melaporkan kemajuan kepada Manajemen Senior dan Komite Audit. Efektivitas fungsi audit internal ditinjau dan dibahas setiap tahun.
Komite Audit menyetujui dan menerima laporan Auditor Eksternal atas Laporan Keuangan tahunan dan telah merekomendasikan persetujuan tersebut kepada Dewan Komisaris. Dewan Komisaris telah menyetujui Laporan Keuangan, yang akan terbuka untuk diskusi pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan yang akan datang.
Atas nama Komite Audit :
• Reviewed the proposed external audit fees and audit scope for the
year
• Assessed the performance of the external auditor. The review of
the external auditor was used to confirm the appropriateness of its reappointment and included assessment of its independence, qualification, expertise and resources, and effectiveness of the audit process
• Recommended to the board the reappointment of Ernst & Young
as independent auditor
The issue of External Auditor’s independence is taken very seriously and is reviewed annually. This year some changes have been made to the audit team, including a new manager to provide senior level coverage as well as signing partner rotates in 2011.
Internal audit independently reviews the risks and control processes operated by Management. It carries out independent audits in accordance with an internal audit plan which is agreed with the Audit Committee. As part of this process the Committee looks at the resources devoted to the function to ensure they are adequate to deliver the plan.
Internal audit reports include recommendations to improve internal controls together with agreed management action plans to resolve the issues raised. Internal audit follows up the implementation of recommendations and reports progress to Senior Management and the Audit Committee. The effectiveness of the internal audit function