Bab 6 Korespondensi Dalam Manajemen Perkantoran
6.5 Cara Menulis Surel dan Memo
Surel dan memo adalah alat komunikasi internal kantor (antar-bagian). Bahasa dalam surel dan memo biasanya menggunakan bahasa percakapan yang sopan, profesional, singkat dan jelas serta bersifat lebih informal (Muphy, Hildebrandt and Thomas, 1988; Suyatni and Aulia, 2019). Surel dan memo berisikan pesan tentang penawaran, permintaan, pertanyaan, pertimbangan, lamaran, penolakan dan penagihan (Suyatni and Aulia, 2019).
Karakteristik surel dan memo yang baik menurut Suyatni dan Aulia (2019) adalah sebagai berikut:
1. Judul dan Kata Petunjuk. Seperti To, From, Date, Subject yang akan membantu Anda mengidentifikasi dari siapa, ditujukan kepada siapa, tanggal berapa dan tentang apa.
2. Topik Tunggal. Pesan yang baik hanya mendiskusikan suatu topik untuk dianalisis dan diselesaikan.
3. Bahasa Bersifat Percakapan. Bahasa bernada percakapan karena satu sama lain sudah saling mengenal, namun tidak emosional atau tajam.
4. Ringkas dan Padat. Surel dan memo hanya menyampaikan makna yang perlu dan sopan. Hindari kalimat majemuk yang panjang dan kalimat pengisi.
5. Menandai Hal yang Penting. Surel dan memo dirancang untuk dibaca dengan cepat, dan dipahami dengan menekankan ide yang penting
agar mudah dipahami. Misal dengan menggunakan huruf a, b, c atau penebalan (bold).
Menurut Suyatni and Aulia (2019) berikut bagian-bagian dari format Surel:
1. Kata-kata Penunjuk (Headings). To/Kepada: tulis alamat email yang dituju. From/Dari: tulis alamat email Anda. Tanggal: tulis tanggal Ketika surel dibuat. Subjek: tulis ringkasan topik yang penuh arti.
2. Salam Pembuka (Salutation). Contohnya: Yang terhormat, Dengan hormat, Assalamualaikum, Selamat pagi, Dear Andi, Halo Andi dan sebagainya.
3. Isi Surel (Body). Hanya mencakup satu topik. Gunakan huruf besar dan huruf kecil. Panjang baris tidak lebih dari 80 karakter. Gunakan panjang pesan tidak lebih dari tiga layar. Termasuk salam penutup, nama dan alamat pengirim.
4. Penutup (Closing lines). Contoh kata penutup: Hormat kami, Salam hormat, Best regards. Tulis nama dan identitas penulis, jika pesan eksternal tulis jabatan dan organisasi Anda. Beberapa menggunakan tanda tangan atau inisial.
Komunikasi tertulis melalui korespondensi atau surat menyurat yang dibahas di atas bertujuan untuk membantu Anda dalam memahami dan agar mampu menulis surat secara terstruktur, jelas, lengkap dan sesuai etika. Sehingga menghasilkan surat yang efektif sesuai dengan yang diinginkan untuk berkomunikasi secara tertulis dengan stakeholders Anda. Surat merupakan saluran yang paling baik dan paling banyak digunakan untuk berkomunikasi dalam perusahaan/kantor/organisasi.
Bab 7
Penataan Arsip
7.1 Pendahuluan
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan di sektor pemerintah dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu informasi yang sangat penting bagi swasta atau pemerintahan adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi internal (Kumoro, 2004; Ferinia et al., 2020; S. Purba et al., 2020; Revida et al., 2020; Sherly et al., 2020; Kurniullah et al., 2021).
Pengambilan keputusan oleh pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif. Data diolah menjadi informasi secara manual atau komputer, data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip. Walau datanya sudah diolah oleh komputer, arsip tersebut harus tetap disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Di sinilah letak pentingnya arsip di dalam kancah perkembangan peralatan teknologi canggih dewasa ini (Kumoro, 2004; Wardah, 2017; Romindo et al., 2020; Mardia et al., 2021).
Manajemen kearsipan (Record management) berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakai, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahannya. Tujuan akhirnya adalah menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan pemakainya bagi peningkatan profesionalisme kinerja dengan pengeluaran biaya yang seminimal mungkin.
Pengelolaan terhadap suatu arsip penting, perlu dilakukan mengingat arsip tersebut masih sangat dibutuhkan keberadaannya. Keberadaan arsip sering digunakan sebagai sumber informasi yang benar oleh pihak-pihak yang membutuhkan.
Arsip sendiri menurut UU No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yaitu: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara. Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Martono, 1992; B. Purba et al., 2020; Parinduri et al., 2020; Negara et al., 2021; Sahir et al., 2021; Sisca et al., 2021).
Melihat peranan arsip dinamis salah satunya sebagai kegiatan administrasi maka perlu adanya penanganan arsip sesuai kaidah penyimpanan. Apabila dalam penataan arsipnya tidak maksimal artinya akan membutuhkan kembali susah dalam pencariannya yang mengakibatkan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat akan lamban dan tidak memuaskan. Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah maupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu dikelola dengan baik (Zulkarnain and Sumarsono, 2015).
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya menyelenggarakan pemerintahan Negara pada khususnya, baik mengenai masa lampau, masa
sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti yang seluas-luasnya. Oleh karena itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan(Nuraida, 2008).
Pada rangkaian pengelolaan arsip tersebut, pengelolaan arsip inaktif juga berperan penting salah satunya adalah untuk memastikan bahwa yang tersimpan adalah arsip yang benar-benar inaktif sehingga dapat mengurangi penumpukan arsip di unit kerja. Permasalahan yang sering muncul berkenaan dengan pengelolaan arsip inaktif adalah bagaimana cara menemukan arsip dengan cepat, tepat dan benar. Hal tersebut bisa disebabkan oleh penumpukan arsip yang terjadi di unit-unit kerja (Hendrawan and Ulum, 2017).
Penumpukan arsip tersebut tentunya akan menghambat kinerja orang- orang yang membutuhkan arsip yang aktif namun harus mencari di antara tumpukan arsip aktif dan inaktif yang sudah tercampur. Oleh sebab itu, arsip aktif dan inaktif harus dipisahkan dan dipindahkan ke bagian arsip atau pusat arsip agar mendapatkan tata kearsipannya sendiri. Agar arsip-arsip inaktif juga tetap dapat diakses dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, perlu diterapkan sistem pengelolaan arsip yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasinya. Pengelolaan arsip yang baik sangat dibutuhkan dalam mendukung upaya terselenggaranya pelaksanaan tugas organisasi yang akuntabel dan bertanggung jawab. Dinas Perpustakaan dan arsip daerah (DISPUSIPDA) sebagai salah satu lembaga pemerintah yang bergerak dalam bidang arsip daerah yang menghasilkan data, informasi arsip dari seluruh badan/dinas pemerintahan baik dari kota/kabupaten ke pemerintah daerah untuk pembuktian ke pusat pemerintahan (Ratna Juniarti, 2007).
Dalam menjalankan fungsi dan kegiatannya secara otomatis menghasilkan arsip. Di antara arsip tersebut ada arsip-arsip dari instansi lainnya yang berada di kabupaten/kota. Arsip yang dihasilkan tersebut kemudian dikelola menjadi arsip dinamis dan ada yang frekuensi penggunaannya telah menurun yang oleh UU No. 43 Tahun 2009 disebut dengan arsip inaktif. Walaupun penggunaannya telah menurun, arsip inaktif tersebut tetap dikelola oleh arsiparisnya.
Arsip tersebut saat ini dikelola oleh bidang pengelolaan arsip dinamis mempunyai fungsi sebagai bagian arsip yang mengelola arsip inaktif dari seluruh bagian yang dibawahinya sendiri. Sejalan dengan prinsip penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan reformasi birokrasi yang saat ini
sedang dicanangkan oleh Pemerintah, maka setiap pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi yang harus terdokumentasikan dengan baik untuk mendukung semua pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
Jika pengelolaan arsip tersebut dilakukan dengan baik, tentunya akan memudahkan temu kembalinya apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pengguna sebagai bahan acuan untuk membuat laporan organisasi yang nantinya akan dipertanggungjawabkan langsung kepada pemerintah pusat. Hal tersebut menjadi sangat penting karena apabila organisasi tidak dapat mempertanggungjawabkan dengan baik dana, sarana dan prasarana yang diberikan oleh negara tentunya nanti akan menyulitkan organisasi sendiri (Julyanthry et al., 2020; Sudarmanto et al., 2020; Sudarso et al., 2020; Halim et al., 2021; Wirapraja et al., 2021).
Bentuk pertanggungjawaban tersebut dapat berupa publikasi media online informasi yang disebarluaskan melalui blog ataupun sosialisasi. Untuk meminimalisir segala bentuk kerancuan tentunya organisasi akan membutuhkan bukti-bukti kegiatannya yang tertuang dalam bentuk dokumentasi. Dalam kegiatan kearsipan banyak kendala yaitu dari sarana gedung yang tidak menyiapkan pemisahan dokumen atau arsip dinamis dan arsip statis, ataupun lemari anti kebakaran yang belum diujikan karena meskipun lemari tahan api tetapi kualitas yang masih minim itu membuat penjaga atau pegawai arsip was-was apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Bagian pengelolaan arsip dinamis ini berfungsi memberikan informasi dan keberlangsungan hidup arsip-arsipnya. Salah satu fungsinya adalah untuk menyimpan arsip-arsip inaktif yang masih digunakan dan juga melakukan perawatan dan pemeliharaan yang bertujuan untuk menyelamatkan informasi yang terkandung di dalamnya sebelum tiba masa pemusnahannya. Informasi yang dibuat manusia maupun badan korporasi (Perusahaan, departemen, instansi, yayasan dan sejenisnya) dapat berupa informasi yang terekam dan dapat pula berupa informasi yang tak terekam.
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat peradaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan maupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-menyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.
Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi informasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.
7.2 Pengertian Arsip
Kata “Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982) dalam (Rosalin, 2017), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:
1. Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
2. Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
3. Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)
Istilah warkat diserap dari kosakata bahasa Arab, warkat yang artinya surat.
Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie (1979) dalam (Hendrawan and Ulum, 2017) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.
Sementara itu, menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7.3 Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkrip mahasiswa.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman c. Mikro film d. Disket e. Compact disk f. Flash disk
3. Arsip menurut nilai gunanya.
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
a. Arsip tidak penting, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip sangat penting/vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
5. Arsip Menurut Fungsinya
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota provinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya.
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
a. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer (Porwani, 2012;
Andayani, 2017; Romindo, 2019).
7.4 Sistem Penataan Arsip
Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan).
Ada dua metode pokok untuk menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:
1. Metode Kearsipan Mendatar
Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, di mana dokumen-dokumen yang satu di taruh di atas, sedang yang lain dalam laci-laci, dan sebagainya. Metode ini mungkin sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.
2. Metode Kearsipan Vertikal
Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, di mana dokumen-dokumen yang satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.
Sekarang ini yang banyak digunakan adalah sistem penyimpanan/penataan arsip secara vertikal, namun sistem penataan secara mendatar pun masih ada yang menggunakan untuk tujuan-tujuan tertentu.
Adapun sistem klasifikasi (penggolongan) dalam menata arsip yang merupakan pengelompokkan arsip menurut/ masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya. Tujuan klasifikasi arsip yaitu sebagai sebagai dasar penataan arsip secara sistematis dan efektif (Ratna Juniarti, 2007). Sedangkan kegunaan klasifikasi arsip, yaitu:
1. Untuk mengelompokan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas.
2. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
3. Untuk memudahkan menemukan kembali arsip sehingga dapat dicapai penghematan waktu dan tenaga.
Berikut ini dikemukakan lima macam sistem klasifikasi pengarsipan, yaitu:
1. Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification) yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan nama (orang, perusahaan, lembaga, organisasi, dan sebagainya) disusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai dengan Z.
2. Klasifikasi menurut perihal (Subject classification) yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan masalah dalam kantor dipisah-pisahkan, kemudian diberi kode dalam mengindeks. Contoh:
Kepegawaian, Pengadaan, Pengangkatan, Mutasi, Keuangan, Gaji, Pendapatan, Pajak,dst
3. Klasifikasi menurut nomor (numerical classification) yaitu penataan berkas dengan memberikan nomor pada klasifikasi/kelompok masalah tertentu.
4. Klasifikasi menurut urutan tanggal/urutan waktu (chronological classification) yaitu penataan arsip berdasarkan urutan tanggal tanggal, bulan, tahun tanpa memperhatikan masalah berkas tersebut.
5. Klasifikasi menurut wilayah (geographical classification) yaitu penataan arsip berdasarkan nama wilayah (propinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan dan sebagainya).
Kemudian, dalam penataan arsip ini dibutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk menata arsip secara rapi. Dalam pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan kembali. Di dalam menentukan peralatan perlu memperhatikan beberapa hal:
1. Arsip harus dapat ditemukan dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,arsip rahasia, arsip sangat rahasia dan lain sebagainya.
3. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran file arsip.
4. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan akumulasi yang tercipta (Boedi Martono, 1992).
Dari uraian tersebut diatas peralatan yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
1. Guide; Guide atau sekat adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (Boedi Martono, 1994)
2. Folder; Folder adalah map tempat penyimpanan arsip sehingga arsip dapat terhimpun dalam suatu wadah baik secara seri, rubrik maupun dossier. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol untuk mencantumkan titel dan kode klasifikasi
3. Filling Cabinet; Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. Di mana penyusun selalu mengawali dari laci bagian atas ke bawah.
4. Rak Terbuka; Penggunaan rak lebih mudah dibandingkan menggunakan filling cabinet karena tidak perlu membuka laci sebagaimana pada filling cabinet (Boedi Martono, 1992).
5. Rotary (Alat Penyimpan Berputar) Alat penyimpanan arsip secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak makan tenaga.
Keuntungan lain yaitu menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet ataupun rak terbuka.
Proses penataan arsip:
1. Membuat berita acara penyerahan arsip 2. Mengklasifikan isi arsip
3. Membuat berita acara pemindahan arsip
4. Pemilahan arsip yang patut disimpan dan diterima 5. Penataan di arsip inaktif
4. Pemilahan arsip yang patut disimpan dan diterima 5. Penataan di arsip inaktif