Manajemen Perkantoran
Erika Revida, Rahman Tanjung, Diana Purnama Sari Hengki Mangiring Parulian Simarmata, Dewi Suryani Purba
Dyah Gandasari, Bonaraja Purba, Sukarman Purba David Tjahjana, Martono Anggusti, Diena Dwidienawati Tjiptadi
Penerbit Yayasan Kita Menulis
Copyright © Yayasan Kita Menulis, 2021 Penulis:
Erika Revida, Rahman Tanjung, Diana Purnama Sari Hengki Mangiring Parulian Simarmata, Dewi Suryani Purba
Dyah Gandasari, Bonaraja Purba, Sukarman Purba David Tjahjana, Martono Anggusti, Diena Dwidienawati Tjiptadi
Editor: Ronal Watrianthos & Janner Simarmata Desain Sampul: Tim Kreatif Kita Menulis
Sampul: pexels.com Penerbit Yayasan Kita Menulis
Web: kitamenulis.id e-mail: press@kitamenulis.id
WA: 0821-6453-7176 Anggota IKAPI: 044/SUT/2021
Katalog Dalam Terbitan Hak cipta dilindungi undang-undang
Dilarang memperbanyak maupun mengedarkan buku tanpa Izin tertulis dari penerbit maupun penulis
Erika Revida, dkk.
Manajemen Perkantoran
Yayasan Kita Menulis, 2021 xii; 162 hlm; 16 x 23 cm ISBN: 978-623-6840-83-2 Cetakan 1, Februari 2021 I. Manajemen Perkantoran II. Yayasan Kita Menulis
Segala puji dan syukur diucapkan kehadirat Tuhan Yang Mahaesa, atas berkat dan hidayahNya buku yang berjudul Manajemen Perkantoran dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Buku ini disusun untuk menambah referensi tentang hakIkat Manajemen Perkantoran dan manfaatnya bagi kantor dalam rangka mencapai tujuannya yaitu menyediakan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya, sehingga ketika data dan informasi dibutuhkan, maka kantor akan segera dapat menyediakannya dengan baik.
Buku ini dapat digunakan para mahasiswa yang mengambil mata kuliah Manajemen Perkantoran. Bagi para praktisi yaitu aparatur pemeritah dan swasta, buku ini dapat menjadi pedoman dalam menjalankan Manajemen Perkantoran dengan baik.
Adapun susunan nuku ini terdiri dari pembahasan tentang:
Bab.1. Konsep Dasar Manajemen Perkantoran Bab.2. Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran Bab.3. Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor Bab.4. Organisasi Kantor
Bab.5. Tata Ruang Kantor
Bab.6. Korespondensi dalam Manajemen Perkantoran Bab.7. Penataan Arsip
Bab.8. Penataan Perlengkapan Kantor
Bab.9. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor
Bab.10. Efisiensi Pekerjaan Kantor
Bab.11. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Semoga buku ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Segala masukan dan kritik yang membangun akan dapat menyempurnakan buku ini. Terima kasih diucapkan atas kerja sama semua penulis buku dan penerbit.
Medan, Februari 2021 Penulis.
Kata Pengantar ... v
Daftar Isi ... vii
Daftar Gambar ... xi
Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 1.1 Pendahuluan ... 1
1.2 Pengertian Kantor ... 2
1.3 Pekerjaan Kantor ... 3
1.4. Pengertian Manajemen Perkantoran ... 4
1.5 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran ... 7
1.6 Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran ... 11
Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 2.1 Pendahuluan ... 17
2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran ... 18
2.3 Aspek Manajemen Perkantoran ... 23
2.3.1 Sumber Daya Kantor ... 24
2.3.2 Pekerjaan Kantor ... 26
2.3.3 Tata Letak/Tata Ruang (Layout) Kantor ... 28
Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 3.1 Peranan Manajer Kantor ... 29
3.2 Tingkatan Manajer ... 30
3.3 Fungsi Manajer ... 31
3.4 Peran Manajer ... 33
3.4.1 Kewajiban Manajer Kantor ... 39
Bab 4 Organisasi Kantor 4.1 Pendahuluan ... 41
4.2 Pengertian Organisasi Kantor ... 42
4.3 Model Organisasi Kantor ... 44
4.4 Prinsip Organisasi Perkantoran ... 47
4.5 Struktur Organisasi Perkantoran ... 50
Bab 5 Tata Ruang Kantor 5.1 Pengertian Kantor ... 53
5.2 Pengertian Tata Ruang Kantor ... 54
5.3 Tujuan Tata Ruang Kantor ... 55
5.4 Perancangan Tata Ruang Kantor ... 56
5.5 Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor ... 59
5.6 Jenis Tata Ruang Kantor ... 61
5.7 Penyusunan Perabotan Kantor ... 62
5.8 Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor ... 65
Bab 6 Korespondensi Dalam Manajemen Perkantoran 6.1 Pendahuluan ... 69
6.2 Konsep Korespondensi ... 69
6.2.1 Definisi dan Tujuan Korespondensi ... 70
6.2.2 Fungsi dan Keunggulan Surat Menyurat ... 71
6.3 Penggolongan dan Karakteristik Surat ... 72
6.4 Cara Menulis Surat Formal ... 74
6.5 Cara Menulis Surel dan Memo ... 77
Bab 7 Penataan Arsip 7.1 Pendahuluan ... 79
7.2 Pengertian Arsip ... 83
7.3 Jenis-jenis Arsip ... 85
7.4 Sistem Penataan Arsip ... 87
7.4.1 Jadwal Retensi Arsip ... 90
7.4.2 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip ... 90
7.4.3 Pemindahan dan Pemusnahan Arsip ... 91
Bab 8 Penataan Perlengkapan Kantor 8.1 Pendahuluan ... 93
8.2 Pengertian Perlengkapan Kantor ... 94
8.3 Fungsi Perlengkapan Kantor ... 96
8.4 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor ... 97
8.5 Pemeliharaan Perlengkapan Kantor ... 101
8.6 Penataan Perlengkapan Kantor ... 101
8.7 Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor ... 103
8.8 Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor ... 103
8.9 Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor ... 105
Bab 9 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor 9.1 Pendahuluan ... 107
9.2 Internet dan Email. ... 108
9.3 Digital Scanner ... 108
9.4 Internet of Things (IOT) ... 109
9.5 Digital Private Branch Exchange ... 110
9.6 Penyimpanan Data Pada Cloud Computing ... 111
9.7 Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process) ... 111
9.8 Digital Security ... 112
9.9 Digital Whiteboard/ Smartboard ... 113
9.10 Quick Response Code ... 113
9.11 Sistem Aplikasi Enterprise System (ES) ... 114
9.12 Aplikasi Pengolah Data dan Kata ... 115
9.13 Software as a Service (SaaS) ... 115
9.14 Video Conference ... 116
9.15 Dashboards Reporting System ... 117
Bab 10 Efisiensi Pekerjaan Kantor 10.1 Pendahuluan ... 119
10.2 Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen ... 121
10.3 Pengertian Efisiensi ... 122
10.4 Keberlanjutan Pekerjaan Kantor ... 124
10.4.1 Sasaran Perusahaan ... 126
10.4.2 Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting ... 126
10.4.3 Sistem Tata Kerja Perkantoran ... 127
10.4.4 Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan ... 128
10.4.5 Standar Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Perkantoran yang Efisien dan Efektif ... 130
10.4.6 Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi ... 132
10.5 Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia ... 134
10.6 Paradigma Manajemen Kualitas ... 136
10.7 Meningkatkan Kesejahteraan dengan Efisiensi – Efektif ... 137
Bab 11 Keselamatan dan Kesehatan Kerja
11.1 Pendahuluan ... 139
11.2 Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja ... 140
11.3 Mengapa Keselamatan dan Kesehatan Kerja? ... 141
11.4 Aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja ... 141
11.5 Peranan Perusahaan dan Karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja ... 143
11.6. Hal-hal yang Menyebabkan Kecelakaan ... 145
11.7 Bagaimana Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja ... 147
Daftar Pustaka ... 149
Biodata Penulis ... 157
Gambar 3.1: Piramida Manajemen ... 30 Gambar 3.2: Fungsi Manajemen ... 33 Gambar 5.1: Tata ruang kantor ... 58 Gambar 10.1: Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Sesuai Standar ISO .. 130 Gambar 11.1: Poster Keselamatan dan Kesehatan di Tempat Kerja ... 142
Bab 1
Konsep Dasar Manajemen Perkantoran
1.1 Pendahuluan
Setiap organisasi besar atau kecil di manapun berada pada umumnya memiliki kantor. Kantor adalah tempat kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan kantor dengan baik, efisien dan efektif, maka kantor perlu dikelola atau di manage dengan baik melalui manajemen perkantoran. Tujuan dari manajemen perkantoran antara lain dapat memberikan data dan informasi yang akurat kepada setiap orang, unit organisasi maupun customer (pelanggan) serta masyarakat yang membutuhkannya. Selain itu, kantor harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik dan berkualitas kepada yang orang atau satuan organisasi yang membutuhkan pelayanan kantor.
Pada umumnya, tugas kantor adalah memberikan data dan informasi yang berkualitas. Oleh karena itu, setiap saat dibutuhkan, maka kantor harus bisa memberikan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya. Dalam praktiknya, aktivitas kantor dari hari ke hari selalu mengalami perubahan yang signifikan seiring dengan perubahan akan kebutuhan data dan informasi yang lebih baik, kebutuhan konsumen,
masyarakat atau pelanggan yang berkembang maupun permintaan pasar yang fluktuatif. Oleh karena itu, kantor harus dapat membenahi dirinya agar dapat memenuhi kebutuhan data dan informasi yang berkualitas. Untuk itu sangat diperlukan penataan atau manajemen kantor yang baik.
Manajemen kantor haruslah dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih dan relevan.
Dukungan teknologi dan informasi yang semakin canggih dan relevan akan menghasilkan pelayanan dan data serta informasi yang cepat, tepat dan transparan, akuntabel serta terpercaya.
1.2 Pengertian Kantor
Kantor adalah tempat dilakukannya pekerjaan kantor. Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu ”kantoor” yaitu sebutan tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi (Long, 2004).
Beberapa pengertian kantor diajukan oleh beberapa ahli manajemen kantor sebagai berikut:
1. Nuraida (2008) membatasi pengertian kantor yaitu tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
2. Moekijat (2008) mendefinisikan kantor yaitu setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
3. Maryati (2008) mengartikan kantor sebagai unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel dan ketatausahaan guna membantu pimpinan.
4. Sedarmayanti (2001) menyatakan pengertian kantor atas dua hal yaitu:
a. Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi
b. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/
mendistribusikan informasi.
5. Sayuti (2013) memberi arti kantor sebagai tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat dinyatakan bahwa kantor adalah setiap tempat yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor atau kegiatan tata usaha seperti menghimpun, mencatat, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan surat surat.
1.3 Pekerjaan Kantor
Menurut Mills (1991), pekerjaan atau fungsi kantor yaitu: a. Menerima Informasi (to receive information, b. Merekam/menyimpan data-data serta informasi (to record information), c. Mengatur informasi (to arrange information), d. Memberi Informasi (to give information), dan e. Melindungi Aset (to safeguard assets). Gie (2009) menyatakan bahwa pekerjaan kantor maupun fungsi kantor adalah aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan (information) yang diperlukan dalam organisasi.
Selanjutnya, menurut Umam (2014), kegiatan utama manajer dan staf kantor adalah:
1. Kegiatan komunikasi. Setiap kantor merupakan pusat komunikasi.
Kantor merupakan tempat yang menerima perintah, informasi dan laporan dari kantor-kantor lain.
2. Kegiatan kalkulasi. Kalkulasi adalah penghitungan biaya. Alat yang digunakan untuk kalkulasi sangat banyak, mulai mesin hitung sederhana hingga komputer yang canggih.
3. Pengelolaan warkat. Warkat adalah surat, isi surat, atau lembar surat yang dapat dilipat seperti surat tertutup. Warkat dibutuhkan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi.
4. Penyusunan laporan. Dasar kegiatan pengawasan adalah pelaporan.
Laporan diperlukan sebagai prosedur rutin dari departemen- departemen ke kepala kantor. Laporan itu dipertimbangkan dan dianalisis untuk mengetahui beberapa masalah yang dihadapi perusahaan dan cara penanganannya.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur lain. Banyak kegiatan rutin yang harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ini ingin berfungsi dengan tepat. Pada tingkatan terendah, hal ini mungkin meliputi penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk setiap minggunya atau pengumpulan surat-surat dari berbagai departemen.
Pada tingkatan tinggi, kegiatan seperti memeriksa kemajuan karyawan, prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin merupakan tugas rutin administrasi kantor.
Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor pada umumnya sama dengan pekerjaan tata usaha yaitu mulai dari menerima surat, mengolah surat, menggandakan dan mengirim surat dan menyimpan surat (arsip) dalam rangka mencapai tujuan kantor yaitu memberikan pelayanan data dan informasi yang berkualitas.
1.4. Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen adalah proses untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain.
Kristiawan, Savitri dan Lestari (2017) menyebutkan pengertian sebagai ilmu dan seni dalam mengatur, mengendalikan, mengkomunikasikan dan memanfaatkan semua sumber daya yang ada dalam organisasi dengan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling) agar organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Daryanto, dkk (2013) menyatakan pengertian manajemen yaitu bagaimana cara manajer (orangnya) mengatur, membimbing dan memimpin semua orang
yang menjadi pembantunya agar usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan serta pengawasan terhadap aktivitas dan proses kerja sama dengan mengerahkan segala sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Manajemen perkantoran adalah proses mencapai hasil pekerjaan kantor melalui kegiatan orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk lebih jelasnya pengertian manajemen perkantoran diuraikan sebagai berikut:
1. Mills (1991) mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
2. Moekijat (2008) menyatakan bahwa manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai- pegawai merasa puas.
3. Gie (2009) memberikan batasan manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai menyelenggarakan kegiatan pekerjaan kantor).
4. Maryati (2008) memberi arti manajemen perkantoran yaitu penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan dengan cara memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan memberikan lingkungan yang kondusif.
5. Garnida dan Priansa (2013) mengartikan manajemen kantor sebagai cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran secara efektivitas dan efisien.
Dengan demikian dapat dirumuskan yang dimaksud dengan manajemen kantor adalah mengelola dan mengatur semua pekerjaan kantor mulai dari merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), menggerakkan (actuating), dan mengawasi (controlling) untuk mencapai tujuan kantor yaitu memberikan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya kepada setiap orang maupun unit organisasi yang membutuhkannya.
Menurut Maryati (2008) bahwa kegiatan manajemen perkantoran meliputi hal- hal sebagai berikut:
1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan cepat.
3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.
5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.
7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.
8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.
1.5 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran
Prinsip adalah segala sesuatu yang dijadikan dasar dan pedoman dalam bertindak dan berperilaku oleh seseorang maupun unit organisasi dalam suatu organisasi. Prinsip manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang menjadi dasar dan pedoman bagi setiap karyawan dan unit organisasi kantor dalam melakukan pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pada dasarnya prinsip-prinsip manajemen perkantoran hampir sama dengan prinsip-prinsip manajemen pada umumnya. Menurut Fayol (2016) ada 14 (empat belas) prinsip-prinsip manajemen yaitu: a) pembagian kerja (division of work), b) keseimbangan wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility) c) disiplin (discipline), d) kesatuan komando (unity of command), e) kesatuan arah (unity of direction), f) mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan individu (subordination of individual interest to the general interest), g) kompensasi yang adil (remuneration), h) sentralisasi (centralization), i) rantai scalar (scalar chain), j) tata tertib (order), k) keadilan (equity), l) stabilitas kondisi karyawan (stability tenure of personnel), m) inisiatif (initiative), n) semangat kesatuan (esprits de corps).
Komaruddin (1981), menyatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan tugas mereka.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study), penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir.
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dinyatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen perkantoran yang utama harus dijalankan berkaitan dengan pekerjaan kantor dalam rangka mencapai tujuan kantor yaitu:
Perumusan tujuan yang jelas
Tujuan manajemen kantor haruslah dirumuskan dengan jelas dengan melibatkan berbagai pihak termasuk pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan. Tujuan manajemen kantor yang dirumuskan dengan jelas akan membangun komitmen untuk mewujudkannya dan sebaliknya, apabila pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan tidak mengetahui dengan jelas tujuan manajemen kantor, maka akan sulit tercapai dengan efisien dan efektif.
Oleh karena itu tujuan manajemen kantor yang jelas harus selalu melekat dalam diri pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan, agar mereka selalu menyelesaikannya dengan tugas pokok dan fungsinya.
Pembagian kerja
Setiap pekerjaan harus dibagi habis untuk dilakukan oleh setiap orang dan unit organisasi yang ada dalam kantor. Dengan pembagian kerja yang jelas dan terukur maka setiap orang maupun unit organisasi dalam suatu kantor akan dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan baik. Pembagian kerja dalam kantor sangat penting, mengingat tidak ada manusia yang dapat mengerjakan semua pekerjaan dalam waktu yang sama. Hal ini disebabkan faktor keterbatasan manusia, baik terbatas di bidang ruang dan waktu, tenaga, pikiran. Pembagian kerja yang jelas akan melahirkan uraian pekerjaan (job
description) yang baik, sehingga semua orang maupun unit organisasi akan fokus pada penyelesaian pekerjaannya.
Wewenang dan tanggung jawab
Setiap melaksanakan pekerjaan kantor haruslah diiringi dengan wewenang.
Wewenang adalah hak atau kekuasaan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Tanpa wewenang, maka setiap karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya. Dengan perkataan lain, pekerjaan yang diberikan harus diikuti dengan penyerahan wewenang, agar pegawai lebih leluasa dan berkreasi serta berinovasi dalam melakukan pekerjaan. Pekerjaan yang telah diberikan wewenang akan diikuti dengan tanggung jawab penuh serta akan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya.
Koordinasi
Koordinasi adalah kegiataan menghubung-hubungkan antara pekerjaan atau orang yang satu dengan pekerjaan atau orang yang lain. Koordinasi akan berupaya untuk menyatupadukan pekerjaan atau orang yang satu dengan pekerjaan atau orang lain, sehingga akan menjamin kesatuan arah dan langkah.
Tanpa koordinasi yang baik, maka setiap pekerjaan atau orang akan berjalan sendiri-sendiri dan merasa lepas atara satu dengan yang lainnya. Tentu ini akan sangat dihindari. Hal ini antara lain disebabkan bahwa kantor atau organisasi adalah satu kesatuan.
Kesatuan komando
Kesatuan komando sering juga disebut dengan kesatuan perintah. Satu orang karyawan hanya dapat menerima perintah dari satu orang atasan. Istilah ini sering juga disebut dengan “one man one boss, no man can serve two bosses“.
Hal ini harus dipahami oleh setiap pimpinan. Hal ini dimaksudkan agar seorang karyawan tidak bingung jika menerima perintah dari dua pimpinan sekaligus apalagi perintah yang berbeda. Seorang bawahan hanya menerima perintah dari satu orang atasannya langsung menurut garis struktur organisasi.
Kesatuan arah
Kesatuan arah (unity of direction) berbeda dengan kesatuan perintah (unity of command). Kesatuan arah adalah adanya kesatuan dalam bertindak berkaitan dengan pekerjaannya antara satu orang atau unit organisasi dengan orang lain atau unit organisasi yang lain. Kesatuan arah dimaksudkan untuk mencegah setiap orang maupun unit organisasi berjalan sendiri-sendiri. Dengan kesatuan
arah, maka setiap orang maupun satuan organisasi mampu menyesuaikan tugas pekerjaannya dengan orang lain maupun unit organisasinya, sehingga ada kesatuan langkah untuk mencapai tujuan organisasi atau kantor.
Disiplin
Disiplin adalah ketaatan kepada peraturan, nilai-nilai, program yang telah ditetapkan maupun tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Badudu dan Zein (2001) memberi arti disiplin yaitu taat, patuh, teratur dan tertib. Susanto (1989) mengartikan disiplin sebagai suatu sikap menghormati, menghargai, patuh dan taat terhadap peraturan-peraturan yang berlaku, lebih baik yang tertulis maupun tidak tertulis serta sanggup menjalankannya dan tidak mengelak untuk menerima sanksi-sanksinya apabila ia melanggar tugas dan wewenang yang diberikan kepadanya. Manajemen perkantoran sangat membutuhkan disiplin pegawai maupun unit organisasi dalam menjalankan masing-masing tugas pokok dan fungsinya.
Remunerasi yang wajar
Remunerasi adalah setiap kompensasi yang diterima pegawai atas kinerjanya.
Remunerasi merupakan imbalan atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau pegawai sebagai akibat dari prestasi yang telah diberikannya. Surya (2004) menyatakan remunerasi memiliki makna seperti “sesuatu” yang diperoleh para pegawai sebagai imbalan dari kontribusi yang telah diberikan kepada organisasi tempat bekerja.
Selanjutnya, menurut Handoko (2011), tujuan dari pemberian remunerasi adalah:
1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi pegawai menerima kompensasi berupa gaji, upah, atau bentuk lain adalah untuk memenuhi kebutuhan ekonomi dan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, hal ini akan secara langsung berdampak pada peningkatan produktivitas
2. Menunjukkan keseimbangan dan keadilan. Ini berarti pemberian remunerasi berhubungan dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pegawai pada jabatan yang ia duduki, sehingga tercipta keseimbangan antara input dan output,
3. Memajukan lembaga atau perusahaan. Semakin berani suatu lembaga memberikan remunerasi yang tinggi dapat dijadikan tolak ukur
bahwa semakin berhasil lembaga tersebut membangun prestasi kerja pegawainya, karena pemberian remunerasi tinggi hanya mungkin dilakukan apabila lembaga tersebut memiliki pendapatan yang cukup tinggi dan mau memberikan remunerasi yang tinggi pula dengan harapan akan semakin maju lembaga tersebut.
1.6 Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang harus dijalankan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Moekijat (2008), menyatakan fungsi manajemen perkantoran sebagai berikut:
1. Untuk menerima keterangan-keterangan seperti surat-surat dan harga- harga.
2. Untuk mencatat keterangan, seperti catatan-catatan tentang pegawai, harga dan sebagainya.
3. Untuk menyusun keterangan, seperti pembiayaan dan pembukuan.
4. Untuk memberi keterangan, seperti daftar barang-barang dagangan.
Fungsi atau kegiatan manajemen perkantoran yang harus dilakukan menurut Maryati (2008) yaitu:
1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan cepat.
3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.
5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.
7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.
8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.
Pada umumnya fungsi manajemen perkantoran tidak lepas dari fungsi manajemen pada umumnya yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), pengawasan (controlling). Laksmi dkk (2008) menyatakan fungsi manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, memimpin/mengarahkan, dan pengawasan. Dengan demikian fungsi manajemen perkantoran adalah perencanaan pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, penggerakan pekerjaan kantor, dan pengawasan pekerjaan kantor.
Perencanaan pekerjaan kantor (Planning)
Perencanaan adalah kegiatan memilah dan memilih pekerjaan yang akan dilakukan. Menurut Sutarno (2006), setiap rencana mengandung tiga ciri khas yaitu (a) selalu berdimensi waktu yang akan datang atau ke masa depan, (b) selalu mengandung kegiatan-kegiatan dan memiliki sebuah tujuan yang ingin dicapai, (c) memiliki alasan, sebab atau landasan baik secara personal maupun organisasional maupun keduanya. Perencanaan pekerjaan kantor adalah proses menentukan pekerjaan kantor apa (what) yang akan dilakukan, siapa yang melakukan (who), di mana dilakukan (where), kapan dilakukan (when), mengapa dilakukan (why), dan bagaimana melakukan pekerjaan kantor (how).
Dengan 5W dan 1 H, maka perencanaan pekerjaan kantor akan dapat dilakukan dengan baik dalam rangka mencapai tujuan manajemen perkantoran yaitu menyediakan data dan informasi yang cepat, tepat, akurat, akuntabel dan terpercaya. Perencanaan pekerjaan kantor dapat dilakukan dalam jangka pendek yaitu 1 (satu) tahun, menengah 5 (lima) tahun, dan jangka panjang yaitu 20 (dua puluh) tahun.
Menurut Giyanti (2015), perencanaan pekerjaan kantor meliputi pekerjaan yaitu: 1) menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor; 2) Melakukan perbaikan setiap waktu dengan melakukan perubahan-perubahan yang mengarah pada perkembangan, kemajuan serta
efisiensi kerja; 3) Menganalisis sarana dan sumber daya yang dibutuhkan untuk layanan kantor; 4) Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien;
5) Mengembangkan sistem administrasi yang efektif; dan 6) Mengevaluasi metode dan prosedur kerja untuk menetapkan yang terbaik.
Selanjutnya Giyanti (2015) menambahkan bahwa tujuan fungsi perencanaan adalah 1) mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang; 2) memusatkan perhatian kepada sasaran; 3) mendapatkan/menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis, dan; 4) memudahkan pengawasan.
Pengorganisasian pekerjaan kantor (Organizing)
Pengorganisasian pekerjaan kantor adalah proses mengatur pekerjaan kantor mulai dari siapa yang melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, penentuan uraian tugas (job description) dan sebagainya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor dapat diklasifikasi berdasarkan asas sentralisasi, desentralisasi, atau campuran (mix). Namun semakin terdesentralisasi pekerjaan kantor, maka azas demokrasi akan semakin tumbuh dan sebaliknya. Untuk hal-hal yang prinsip tentu harus tersentralisasi.
Demikian halnya dengan mix atau gabungan sentralisasi dengan desentralisasi.
Di sisi lain Suganda (2001) menyatakan beberapa ada jenis pekerjaan yaitu pekerjaan teknis operasional, pencatatan dan pekerjaan pemikiran atau conceptual atau strategis. Berkaitan dengan pengorganisasian pekerjaan kantor menurut Giyanti (2015), meliputi hal-hal yaitu: 1) Mengatur pengalokasian sarana dan sumber daya kantor, agar tidak terjadi pemborosan; 2) Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pada setiap bagian layanan kantor, dan menjelaskannya pada karyawan kantor; 3) Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor; 4) Mengimplementasikan semua perencanaan kantor yang telah dibuat.
Penggerakan pekerjaan kantor (Actuating)
Penggerakan pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang mengupayakan agar pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan baik. Kepemimpinan dan motivasi mempunyai peran yang signifikan dalam proses penggerakan pekerjaan kantor. Giyanti (2015) menyatakan bahwa aspek-aspek penting dalam kepemimpinan adalah 1) motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan.
Kegiatan memotivasi adalah memengaruhi orang lain untuk berperilaku secara tertentu; 2) kepemimpinan yaitu proses untuk memengaruhi dan mengarahkan
orang lain agar mereka mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Pemimpin berfungsi sebagai pemecah masalah dan memberikan jalan keluar pendapat dan informasi.
Selanjutnya, Giyanti (2015) menambahkan bahwa aktivitas penggerakan (actuating) pekerjaan kantor adalah: 1) menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan; 2) memotivasi karyawan agar selalu bekerja dengan efektif dan efisien searah dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan; 3) memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru; 4) melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.
Pengawasan pekerjaan kantor (Controlling)
Pengawasan adalah proses yang bertujuan agar perencanaan yang telah disusun dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu pengawasan dimaksudkan agar pekerjaan kantor tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Giyanti (2015), kegiatan pengawasan pekerjaan kantor adalah pekerjaan: 1) mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan prosedur operasional baku yang sudah ditetapkan; 2) melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien, 3) menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja yang efektif dan efisien.
Berkaitan dengan pekerjaan kantor, ada beberapa hal prinsip-prinsip pengawasan yang yang harus dijadikan pedoman menurut Silalahi (2002) sebagai berikut:
1. Pengawasan harus berlangsung terus menerus bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan.
2. Pengawasan harus menemukan, menilai dan menganalisis data tentang pelaksanaan pekerja secara objektif.
3. Pengawasan bukan semata-mata untuk mencari kesalahan tetapi juga mencari atau menemukan kelemahan dalam melaksanakan pekerjaan.
4. Pengawasan harus memberi bimbingan dan mengarahkan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam pencapaian tujuan.
5. Pengawasan tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan tetapi harus menciptakan efisiensi (hasil guna).
6. Pengawasan harus fleksibel.
7. Pengawasan harus berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan (plan and objective oriented).
8. Pengawasan dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis atau kegiatan-kegiatan yang sangat menentukan atau control by exception.
9. Pengawasan harus membawa dan mempermudah melakukan tindakan perbaikan (corrective action).
Bab 2
Kegiatan dan Aspek
Manajemen Perkantoran
2.1 Pendahuluan
Saat ini bila kita berbicara tentang Manajemen Perkantoran, perkembangannya cukup pesat. Pada mulanya hanya tentang administrasi dan tata usaha, namun sekarang telah berkembang sejalan dengan berkembangnya teknologi, informasi dan komunikasi yang cukup memberikan pengaruh serta dapat membantu peran dari manajemen kantor. Manajemen perkantoran saat ini telah menjadi suatu kegiatan penunjang bagi sebuah organisasi, sehingga siapa saja yang sudah masuk dalam sebuah organisasi tentunya perlu mengetahui bahkan bila dimungkinkan memahami tentang manajemen perkantoran.
Kegiatan perkantoran telah berkembang cukup pesat sampai saat ini, tidak hanya semata-mata menjadi tempat di mana para pegawai berkumpul, bekerja menyelesaikan tugasnya, melaksanakan rapat, membuat surat, tetapi saat ini telah menjadi suatu sistem manajemen yang mencakup bermacam sub sistem yang biasa terdapat dalam unsur-unsur manajemen yang 6M, yaitu:
pengelolaan pegawai atau sumber daya manusia (Man), pengelolaan keuangan atau sumber dana (Money), pengelolaan bahan/material pekerjaan (Material), pengelolaan cara/metode/prosedur tata kerja (Method), pengelolaan peralatan
kantor (Machine) dan pengelolaan kegiatan-kegiatan pemasaran produk dari suatu organisasi (Market) yang dijalankan dengan lebih efektif, efisien dan profesional.
Manajemen perkantoran atau bisa juga disebut manajemen kantor, adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan (Geofrey Mills, 1991).
Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa melalui manajemen perkantoran diharapkan dapat dikelola unsur-unsur manajemen yang ada di suatu kantor yang diarahkan untuk mencapai tujuan dari kantor atau organisasi tersebut.
Mengingat dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata manajemen, maka kegiatan dan aspek yang ada dalam manajemen perkantoran tersebut tentunya merupakan rangkaian aktivitas-aktivitas dalam konsep manajemen pada umumnya yang diterapkan di perkantoran, yaitu mulai dari aktivitas merencanakan, mengorganisasikan/mengatur, mengarahkan serta mengawasi dan mengendalikan, di mana semua kegiatan tersebut ditujukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran
Sebelum memaparkan lebih lanjut terkait kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan dalam manajemen perkantoran, seperti telah dijelaskan dalam pendahuluan, bahwa pada dasarnya dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata manajemen. Maka kegiatan-kegiatan yang ada dalam lingkup manajemen perkantoran tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan manajemen.
Istilah manajemen sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dimulai dengan merencanakan sampai dengan mengevaluasi atau mengendalikan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi dengan mengelola dan menggunakan sumber daya – sumber daya yang ada di organisasi tersebut untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan/dicita- citakan. Bila mengacu pada definisi salah seorang pakar, yaitu GR. Terry, manajemen diartikan sebagai pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui atau bersama-sama usaha orang lain (Sukarna, 2011).
Dalam konsep manajemen perkantoran, bisa diartikan bahwa terdapat peran penting Manajemen yang diimplementasikan dalam aktivitas operasional
kantor, mengapa demikian ?, karena keperluan atas manajemen, tidak hanya dikarenakan keperluan untuk mengembangkan organisasi dan merespon atas lingkungan perubahan organisasi saja, tetapi keperluan atas penerapan manajemen adalah untuk mendukung dan mengantarkan organisasi mencapai tujuannya serta berjalannya seluruh aktivitas operasional kantor dengan optimal. Di sinilah diperlukan peran Manajer yang terampil dan cekatan, yaitu manajer yang bisa menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam aktivitas operasional kantor secara optimal.
Manajemen perkantoran pada dasarnya mempunyai hubungan yang cukup erat dengan pelaksanaan tugas administrasi. Dengan adanya manajemen perkantoran maka aktivitas tata usaha pada sebuah kantor bisa dilakukan dengan tepat. Oleh karena itu manajemen perkantoran perlu untuk lebih diperhatikan sebab keberadaannya sangatlah penting bagi perkantoran.
Manajemen perkantoran dimulai dengan menciptakan pemahaman yang komprehensif terkait fungsi serta aspek – aspek penting dalam aktivitas perkantoran hingga melaksanakan komunikasi yang efektif terhadap semua jajaran dalam pelaksanaan sebuah aktivitas maupun operasional perkantoran dengan efektif dan efisien, baik dalam pengelolaan arsip, formulir, penataan ruangan dan aktivitas lainnya, sehingga aktivitas administrasi perkantoran dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Kegiatan manajemen perkantoran tidak terlepas dari aktivitas-aktivitas manajerial dalam pekerjaan kantor yang bisa diidentifikasi melalui fungsi- fungsi manajemen yang diterapkan dalam aktivitas kantor. Adapun fungsi- fungsi manajemen yang dapat dilihat dalam kegiatan kantor menurut (Kismartini dan Maesaroh, 2007) adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah merencanakan dan mengkoordinasikan berbagai proses informasi, misalnya:
komunikasi, manajemen surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman, pemenuhan peralatan lainnya serta pemilihan dan penempatan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Pengorganisasian
Dalam manajemen perkantoran kegiatan pengorganisasian meliputi penentuan dasar-dasar organisasi kantor yang ada pada perencanaan
hubungan kerja di antara staf yang dilengkapi dengan peralatan fisik, untuk memaksimalkan produktivitas kerja.
3. Pelaksanaan
Dalam hal ini adalah menggerakan serta mengawasi efektif atau tidaknya kegiatan-kegiatan kantor, mendapatkan dan menetapkan kebijakan kepegawaian yang bisa memberikan jaminan tingkat moral yang dikehendaki, pelatihan, orientasi, promosi dan memberikan upah/gaji yang layak sehingga mendorong peningkatan mutu dan kinerja karyawan, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu eksternal maupun internal, yaitu antara pegawai dan manajer.
4. Pengawasan
Dalam manajemen perkantoran fungsi pengawasan meliputi penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi kantor, disertai dengan penyempurnaan masing-masing tahapan kerja kantor, pengawasan dan pengarahan kegiatan, persiapan dan penggunaan formulir kantor dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.
Sedangkan dalam Modul Paket Keahlian Perkantoran SMK Kemendikbud RI, menyebutkan bahwa kegiatan-kegiatan manajemen perkantoran dapat dibedakan menjadi dua kelompok (Susantini, dkk, 2016), yaitu:
1. Berdasarkan Kelompok Kegiatan
Kegiatan perkantoran meliputi beberapa kegiatan yaitu:
a. Perencanaan Perkantoran atau Office Planning
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang memengaruhi tercapainya tujuan kantor.
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan seperangkat fungsi organisasi dengan fungsi- fungsi lain yang terdiri dari:
• Pembagian tugas serta aktivitas untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan.
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan pimpinan atau pun dengan karyawan.
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis aktivitasnya dalam memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah kegiatan yang dapat mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja dengan maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditetapkan serta dalam rangka menghadirkan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Adalah proses yang berupaya meyakinkan organisasi agar sasaran dan perencanaan bisa dijalankan sesuai dengan target yang ingin dicapai.
2. Berdasarkan Kelompok Fasilitas a. Lokasi Gedung/Kantor
Lokasi gedung/kantor perlu mendapat perhatian dari seorang manajer kantor, sebab dapat berpengaruh terhadap aktivitas dan tujuan kantor, selain mengikuti ketetapan perencanaan lingkungan dari pemerintah setempat. Seperti, gedung perdagangan harusnya berlokasi di daerah perdagangan dan gedung pelayaran harusnya dekat dengan pelabuhan, dan lain sebagainya. Hal lain yang harus juga diperhatikan adalah faktor lingkungan, sebab ada saatnya faktor tersebut turut serta menentukan jalan atau berhentinya organisasi.
b. Peralatan
Peralatan dibagi menjadi dua kelompok antara lain: perabotan kantor dan perbekalan kantor
c. Interior
Yaitu tatanan perabot atau perangkat yang mendukung operasional kerja di ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilasi, aksesoris kantor dan jendela.
d. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan, kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
Mengacu pada beberapa definisi tentang manajemen perkantoran, Atmosudirjo (dalam Apandi dan Yulianti, 2020), menyebutkan bahwa manajemen perkantoran tidak terlepas dari tiga unsur berikut, yaitu:
1. Establishment, yaitu berupa gedung, ruang dan peralatan.
2. Office Personel, yaitu terdiri dari pegawai atau personil kantor.
3. Office Operation, yaitu pelaksanaan atau operasional pekerjaan tata usaha.
Sebagaimana disebutkan di atas, pekerjaan tata usaha atau administrasi menjadi salah satu bentuk kegiatan dalam manajemen perkantoran. Di mana Halimah (2018) mengartikan administrasi secara sempit sebagai penyusunan serta pencatatan data dan informasi secara sistematis yang bermaksud untuk menyajikan keterangan serta memberikan kemudahan untuk memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Menurut Halimah (2018), kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Correspondence (Korespondensi) atau surat-menyurat, adalah rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
2. Expedition (Ekspedisi), adalah aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Hal ini bertujuan untuk memudahkan mengetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan sudah dikirim atau diterima.
3. Filling (Pengarsipan), adalah proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan cepat ditemukan saat dibutuhkan.
Namun kegiatan-kegiatan administrasi tidak hanya menyangkut tiga hal tersebut di atas saja, karena istilah tata usaha atau administrasi mengalami perluasan arti. Di mana secara luas administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan (Halimah, 2018). Sehingga dari pengertian tersebut, kegiatan administrasi juga meliputi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan Kerjasama.
Hal ini diperkuat oleh pernyataan The Liang Gie (1980) yang menyebutkan bahwa rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi (dalam Halimah, 2018).
2.3 Aspek Manajemen Perkantoran
Menurut Charles O Libbey, secara umum aspek ruang lingkup manajemen perkantoran (dalam Halimah, 2018) meliputi Sembilan bidang kerja manajemen perkantoran berikut ini:
1. Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran, seperti: luas, jumlah, penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan, pemindahan, pemeliharaan
2. Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, pelayanan, media komunikasi (telepon, telex, fax, email, dan lain-lain), resepsionis, kehumasan, dan sebagainya.
3. Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dan lain sebagainya
4. Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan, pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor (meja, kursi, dan lain sebagainya
5. Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin tik, Komputer, Printer, Mesin Hitung, Perlengkapan Kebersihan, dan lain sebagainya
6. Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak 7. Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data,
pengukuran hasil kerja, SOP (Sistem Operasional Prosedur) kerja, analisis statistic, dan lain sebagainya
8. Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir, perancangan formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan, dan lain sebagainya
9. Executive Controls, kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasi, sentralisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job analysis, dan lain sebagainya.
Menurut The Liang Gie sebagaimana dikutip oleh (Akhmad, 2012), bahwa aspek ruang lingkup manajemen perkantoran mencakup sebelas bidang, yaitu:
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya 2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran 4. Komunikasi perkantoran 5. Pelaporan manajerial 6. Manajemen kearsipan 7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran 9. Tata ruang perkantoran
10. Perlengkapan perkantoran 11. Studi perkantoran
2.3.1 Sumber Daya Kantor
Dalam mencapai tujuan utama suatu organisasi atau kantor diperlukan dukungan sumber daya-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi/kantor.
Menurut Akhmad (2012), sumber daya kantor meliputi:
1. Personalia kantor
Masalah personalia atau sumber daya manusia cukup besar pengaruhnya terhadap keberadaan kantor, sehingga diperlukan
perencanaan yang profesional tentang analisis pekerjaan (job analysis) sehingga akan memperjelas deskripsi pekerjaan (job description) yang bisa menghasilkan spesifikasi pekerjaan (job specification).
2. Permodalan atau uang
Permodalan dan uang cukup berperan penting, sebab merupakan roda perusahaan, sehingga dalam menentukan kebijakan keuangan membutuhkan perhitungan yang matang, baik dalam penganggaran keperluan-keperluan kantor secara rutin maupun yang sewaktu-waktu dan dalam pelaksanaannya diperlukan suatu sistem pengawasan yang baik agar pemborosan dan penyelewengan yang merugikan organisasi dapat dihindari.
3. Peralatan dan perlengkapan kantor
Pengadaan perlengkapan, perbekalan perlu direncanakan dengan baik. Hal ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat efisien serta efektivitasnya serta perlu diperhatikan juga tentang harga dan mutu perlengkapan, perbekalan dan mesin dimaksud, perawatan serta layanan purna jualnya.
4. Mesin-mesin kantor
Pengadaan mesin-mesin kantor agar bisa disesuaikan dengan keperluan kantor dan mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi, sehingga dapat menjawab keperluan-keperluan kantor yang bisa bersaing dengan organisasi lain.
5. Metode kerja
6. Metode kerja merupakan suatu tata cara melaksanakan kerja yang harus diterapkan oleh manajemen menjadi suatu pola kerja untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efisien, dan efektif.
7. Waktu kerja
Waktu kerja sangat perlu dicermati, karena pemborosan waktu berarti pemborosan tenaga dan uang serta menunda tercapainya tujuan kerja.
8. Tempat kerja
Tempat dan lingkungan serta suasana kerja memerlukan kondisi yang representatif, oleh karena itu perlu penyusunan tata ruang yang baik,
yang dapat mendukung setiap personil kantor untuk melaksanakan aktivitasnya.
2.3.2 Pekerjaan Kantor
Pada dasarnya definisi pekerjaan kantor sama dengan tata usaha, atau bisa disebut office work/clerical work dalam bahasa Inggris, yang menurut (Susantini, dkk, 2016) artinya adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Menurut Leffingwell dan Robinson (dalam Akhmad, 2012), pekerjaan perkantoran bisa dirinci dalam aktivitas-aktivitas berikut ini:
1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan- pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya)
2. Billing (membuat rekening)
3. Correspondence, dictation, typing (surat- menyurat, mendikte dan mengetik)
4. Passing credit and collecting outstanding accounts (menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan)
5. Filing (menyimpan warkat)
6. Handling, distributing and dispatching mail (mengurus, membagi- bagi dan mengirimkan surat-surat pos
7. Duplicating and addressing work (memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat)
8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger service (macam-macam pekerjaan seperti, menelpon, menerima tamu dan pekerjaan pesuruh)
9. Special tasks, objectives: simplification of system: elimination of unnecessary work (tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, meng-hapuskan pekerjaan yang tidak perlu)
10. Making records, noting down desired data (membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan)
Sedangkan Susantini, dkk (2016) mengutip dari pendapat G.R Terry, menyebutkan bahwa prosentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama organisasi adalah sebagai berikut:
1. Mengetik atau Typing: 24,6%
2. Menghitung atau Calculating: 19,5%
3. Memeriksa atau Checking: 12,3%
4. Menyimpan warkat/arsip atau Filling: 10,2%
5. Menelpon atau Telephoning: 8,8%
6. Menggandakan atau Duplicating: 6,4%
7. Mengirim surat atau Mailing: 5,5%
8. Lain-lain atau Others: 12,7%
Menurut Prajudi Atmosudirjo sebagaimana dikutip oleh Apandi dan Yulianti (2020), jenis pekerjaan perkantoran dikategorikan menjadi empat jenis, yaitu:
1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, meliputi: rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konferensi, korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi, meliputi: agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi, meliputi: analisis data, data processing, penyusunan tabel, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi, meliputi:
pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
Berdasarkan beberapa hal tersebut di atas, maka bisa disimpulkan bahwa pekerjaan kantor pada dasarnya meliputi 2 kategori, yaitu:
1. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan atau yang berhubungan langsung dengan dengan pekerjaan tulis menulis, seperti: pengurusan surat/penanganan surat, penyimpanan surat, sortir, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan, pembuatan laporan
2. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan atau yang merupakan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan pekerjaan tulis- menulis, seperti: Penerimaan tamu, Penanganan telepon, Pelayanan kebersihan, Pelayanan keamanan
2.3.3 Tata Letak/Tata Ruang (Layout) Kantor
Dalam pelaksanaan manajemen perkantoran, salah satu faktor penting yang ikut menentukan lancar atau tidaknya tugas adalah menyusun tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja ke para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Menurut Renaldi dan Soetrisno (2006), Tata ruang perkantoran bisa dibedakan menjadi:
1. Tata ruang yang terpisah-pisah. Dalam penataannya, ruangan untuk bekerja dibagi-bagi menjadi beberapa satuan. Pembagian itu dapat dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya plywood atau dinding kaca.
2. Tata ruang yang terbuka. Menurut susunan ini ruangan kerja tidak dipisah-pisahkan, jadi semua pegawai berada dalam satu ruangan besar dan antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya saling terlihat.
Bab 3
Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor
3.1 Peranan Manajer Kantor
Peranan seorang manajer dalam suatu organisasi itu sangatlah penting karena keberadaan seorang manajer menjadi motivator bagi karyawan-karyawannya dan salah satu ujung tombak dari keberhasilan suatu organisasi. Salah satu tugas atau peran seorang manajer yaitu harus bisa mengatasi konflik yang ada dalam suatu organisasi yang dipimpinnya sehingga setiap konflik itu dapat diselesaikan dengan baik dan tidak ada yang merasa dirugikan.
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi, seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi utk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan (Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017). Menjadi seorang manajer memang bukan perkara mudah, perlu bertahun-tahun pengalaman dan jam terbang serta bidang keilmuan yang mencukupi yang bisa menjadikan ia pantas disebut dan diangkat menjadi seorang manajer. Seorang manajer harus mampu untuk mengatasi masalah dan mampu untuk
meramalkan kejadian yang akan terjadi bila sebuah keputusan diambil, namun tidak semua manajer itu bekerja selayaknya seorang manajer, ada manajer yang hanya bisa menyuruh-nyuruh dan tidak mau dikoreksi apabila dia salah dan tidak mau dikritik padahal pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mau mendengarkan keluhan dari bawahannya
Tugas utama setiap manajer apapun itu sifat, bentuk, dan tujuan dari organisasi yang dipimpinnya adalah untuk memimpin. Sukses atau tidaknya suatu organisasi tentu akan sangat bergantung pada kemampuan manajer itu sendiri untuk membuat suatu keputusan yang terbaik menurutnya dan untuk mengelola para bawahannya agar bekerja sesuai rencana yang telah dibuatnya.
Oleh karena itu manajer dalam memimpin membutuhkan daya untuk memimpin.(Fatmasari Feira Dewi, 2018)
3.2 Tingkatan Manajer
Pada suatu organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, serta manajer lini pertama, biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah dari karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).
Gambar 3.1: Piramida Manajemen
Keterangan gambar:
1. Manejemen lini Pertama (first-line management)
Manajemen lini pertama (first-line management), dikenal dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkat yang paling rendah yang bertugas mengawasi dan memimpin karyawan non-manajerial yang ada di dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
2. Manajemen Tingkat Menengah (middle management)
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan tugas sebagai penghubung antara keduanya.
Jabatan yang termasuk manajer menengah yaitu kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik.
3. Manajemen Puncak (top management)
Manajemen puncak (top management), dikenal dengan executive officer, yang bertugas dengan merencanakan strategi dan kegiatan perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan.
Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer) (Ardiana, 2010)
3.3 Fungsi Manajer
Manajemen diperlukan sebagai upaya agar kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan bisnis secara efektif dan efisien, maka manajemen perlu dijelaskan berdasarkan fungsi-fungsinya atau dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen (managerial functions) yang meliputi fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengimplementasian, dan fungsi pengendalian dan pengawasan.(Veithzal Rivai, 2010)
Manajer perusahaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:
1. Fungsi Perencanaan
Kegiatan-kegiatan pokok perencanaan melalui penentuan tujuan, penyusunan, program dan jadwal, penyusunan anggaran, pengembangan prosedur, serta penetapan dan penafsiran kebijakan.
perencanaan perusahaan antara lain meliputi produksi, pemasaran, SDM, dan ketatausahaan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Termasuk fungsi ini antara lain menyusun struktur organisasi, mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab serta menetapkan hubungan antarbagian dalam organisasi. itulah tiga pokok kegiatan yang harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.
3. Fungsi Pelaksana
Kerja Berdasarkan Rencana Yang Telah Disusun Rencana baru berarti bila telah dilaksanakan. Agar dicapai hasil yang diinginkan, manajer harus terlibat dalam pelaksanaan rencana kerja. tujuannya supaya dicapai koordinasi antar bagian dan kualitas proses dan hasil produksi senantiasa terjaga.
4. Fungsi Pengawasan
Manajer mengawasi apakah pelaksanaannya dan hasilnya telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan. apakah perlu ada perbaikan dan lain sebagainya. dalam melaksanakan tugas yang cakupannya luas itu manajer dibantu oleh beberapa kepala bagian produksi, kepala bagian pemasaran, kepala bagian kepegawaian, dan kepala bagian keuangan.(Nuraida, 2008; Stephen P. Robbins, 2010)
Gambar 3.2: Fungsi Manajemen
3.4 Peran Manajer
Ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Namun kesepuluh peran itu dirangkum menjadi tiga kelompok yaitu:
Peran antar pribadi
Dalam hubungan interpersonal terdapat tiga peran pemimpin yang muncul secara langsung dari otoritas formal yang dimiliki pemimpin dan mencakup hubungan interpersonal dasar, yaitu:
1. Peran sebagai yang dituakan (Figurehead role)
Karena posisinya sebagai pemimpin suatu unit organisasi, pemimpin harus melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu penting, menghadiri pernikahan anak buahnya, atau menjamu makan siang pelanggan atau kolega. Kegiatan yang terkait dengan peran interpersonal sering bersifat rutin tanpa adanya komunikasi ataupun keputusan.
2. Peran sebagai pemimpin (Leader role)
Seorang pemimpin bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang dalam unit organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan yang terkait dengan itu berhubungan dengan kepemimpinan secara langsung dan tidak langsung. Yang berkaitan dengan kepemimpinan secara
langsung antara lain menyangkut rekrutmen dan training bagi stafnya. Sedang yang berkaitan secara tidak langsung, seorang pemimpin harus memberi motivasi dan mendorong anak buahnya.
Pengaruh pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam memimpin.
Otoritas formal memberi seorang pemimpin kekuasaan potensial yang besar, tetapi kepemimpinanlah yang menentukan sejauh mana potensi tersebut dapat direalisasikan.
3. Peran sebagai penghubung (Liaison role)
Pemimpin menjalin kontak di luar rantai komando vertikal.
Pemimpin menumbuhkan dan memelihara kontak biasanya dalam rangka mencari informasi, akibatnya peran sebagai penghubung sering secara khusus diperuntukkan bagi pengembangan sistem informasi eksternalnya sendiri yang bersifat informal, privat verbal, tetapi efektif (Ricky W. Griffin, 2007; Daft, 2010).
Peran informasional
Peran ini dikarenakan kontak interpersonalnya, baik dengan anak buah maupun dengan jaringan kontaknya yang lain, seorang pemimpin muncul sebagai pusat syaraf bagi unit organisasinya. Pemimpin bisa saja tidak tahu segala hal, tapi setidaknya tahu lebih banyak daripada stafnya. Pemrosesan informasi merupakan bagian utama dari tugas seorang pemimpin. Informasi tersebut terdiri dari:
1. Peran sebagai monitor (Monitor role)
Sebagai yang memonitor, seorang pemimpin secara terus menerus memonitor lingkungannya untuk memperoleh informasi. Informasi tersebut dapat berupa gosip, kasus, dan spekulasi yang masih membutuhkan konfirmasi dan verifikasi lebih lanjut.
2. Peran sebagai disseminator (Disseminator role) Sebagian besar informasi yang diperoleh pemimpin harus dimanfaatkan bersama dan didistribusikan kepada anak buah yang membutuhkan. Di samping itu ketika anak buah tidak bisa saling kontak dengan mudah, pemimpinlah yang kadang-kadan harus meneruskan informasi dari anak buah satu kepada lain.
3. Peran sebagai juru bicara (Spokesman Role)
Sebagai juru seorang pemimpin mempunyai hak untuk menyampai kan informasi yang di milikinya ke orang di luar unit organisasinya.(Ricky W. Griffin, 2007; Daft, 2010; Fadyandri, 2014;
Nugraha, 2015; Fatmasari Feira Dewi, 2018).
Peran pengambilan keputusan
Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan masukan dasar bagi pengambilan keputusan. Berkaitan dengan peran pemimpin sebagai pengambil keputusan, terdapat empat peran pemimpin, yaitu terdiri dari:
1. Peran sebagai wirausaha (Entrepreneur Role)
Pemimpin harus berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan di mana organisasi tersebut eksis. Pemimpin juga harus mencari ide baru dan berupaya menerapkan ide tersebut jika dianggap baik bagi perkembangan organisasi yang dipimpin.
2. Peran sebagai pengendali gangguan (Disturbance handler role) Pemimpin harus bisa sukarela sebagai agen pembaharuan, sementara di pihak lain peran sebagai pengendali gangguan memotret keharusan pemimpin untuk merespon tekanan yang dihadapi organisasinya. Di sini perubahan merupakan sesuatu di luar kendali pemimpin. Dia harus bertindak karena adanya situasi yang kuat sehingga tidak dapat diabaikan.
3. Peran sebagai pengalokasi sumberdaya (Resource allocator role) Disini terletak tanggung jawab memutuskan siapa akan menerima apa dalam unit organisasi. Pemimpin juga bertugas untuk mendesain struktur organisasi, pola hubungan formal, pembagian kerja, dan koordinasi dalam unit yang dipimpin.
4. Peran sebagai negosiator (Negotiator role) Negosiasi merupakan
“way of life” dari seorang pemimpin yang canggih. Negosiasi merupakan kewajiban seorang pemimpin, mungkin rutin, tetapi tidak boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian integral tugas
pemimpin, karena hanya dia yang memiliki otoritas untuk bisa memberikan komitmen sumberdaya organisasi(Daft, 2010; Sofyan S.
Harahap, 2011; Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017).
Keterampilan Manajer
Berikut ini merupakan kemampuan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer.
1. Keterampilan Konseptual
Manajer tingkat atas (top manager) diharuskan memiliki sebuah keterampilan untuk membuat konsep, ide dan gagasan untuk kemajuan sebuah organisasi. Gagasan, ide serta konsep tersebut lalu dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsep itu. Proses penjabaran ide menjadi sebuah rencana kerja yang konkret dan biasanya disebut sebagai sebuah proses perencanaan. Oleh karenanya, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat sebuah rencana kerja.
2. Keterampilan Berhubungan Dengan Orang Lain
Selain kemampuan konsepsional, seorang manajer juga harus dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi serta berhubungan dengan orang lain, yang disebut dengan keterampilan kemanusiaan.
Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Seorang manajer yang memiliki kemampuan komunikasi yang persuasif, bersahabat dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap lebih terbuka terhadap atasannya.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan ini merupakan kemampuan untuk menjalankan sebuah pekerjaan. Misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi dan sebagainya.
