Bab 10 Efisiensi Pekerjaan Kantor
10.4 Keberlanjutan Pekerjaan Kantor
Berhubungan dengan pekerjaan kantor, banyak orang bertanya, “Berapa banyak pekerja tetap yang akan segera tersingkirkan?“. Tak diragukan lagi bahwa kekhawatiran ini telah digemakan yang membahas tentang dampak Artificial Intellectual (AI) pada pekerjaan kantor. Bagaimanapun, beberapa memprediksikan bahwa otomatisasi robotik akan mengeliminasi porsi besar dari pekerjaan kantor. Para periset dari Universitas Oxford telah memprediksi bahwa sebanyak 47% dari pekerjaan di AS akan diotomatisasikan pada 2025.
Kini ada 160 juta pekerjaan di seluruh lapangan kerja di AS, jadi prediksi Oxford tersebut secara sederhana menandakan bahwa 75 juta pekerjaan akan menghilang. Jika kita tarik ke tataran negara negara industrialisasi G7, di mana kurang lebih ada 368 juta pekerjaan, maka ini artinya sekitar 173 juta pekerjaan akan disingkirkan oleh mesin dalam jangka waktu delapan tahun yang akan datang. Tingkat pengangguran yang sedemikian tinggi akan membawa kita pada masa depan distopian kelas Elysium.
Mesin baru ini akan mengubah lapangan pekerjaan negara negara G7 dalam tiga cara berbeda:
1. Otomatisasi pekerjaan – sekitar 12% dari pekerjaan yang sudah ada sekarang akan menghadapi risiko diambil oleh sistem kecerdasan;
2. Peningkatan pekerjaan – sekitar 75% dari pekerjaan yang sudah ada akan digantikan atau diperkuat oleh bot. Pekerjaan yang sudah ada akan tetap ada, dan pekerjaan pekerjaan ini akan memberikan hasil dan/atau kualitas yang lebih baik;
3. Penciptaan pekerjaan – 13% pekerjaan baru akan diciptakan seiiring diciptakannya kesempatan pendapatan dan/atau kategori pekerjaan yang baru.
Data Forrester Research selanjutnya meringankan kekhawatiran akan ungkapan riset universitas Oxford tersebut. Perbedaan pengertian “pekerjaan“
(Jobs) dengan “tugas“ (tasks). Studi yang sudah ada cenderung memandang pekerjaan dengan kacamata biner “mereka akan disingkirkan otomatisasi“ atau
“mereka tak akan disingkirkan otomatisasi“. Ini merupakan sebuah simplifikasi; pekerjaan pengetahuan yang mana pun merupakan kumpulan tugas tugas. Beberapa tugas ini akan siap saat otomatisasi datang, sementara beberapa lainnya takkan pernah siap. Pada mayoritas kasus, beberapa porsi dari sebuah pekerjaan akan terdampak atau tergantikan oleh bot, tapi porsi lainnya tetap tak tersentuh atau bahkan mengalami perbaikan. Membayangkan bahwa seorang akuntan yang bekerja pada departemen akuntansi di mana pekerjaannya terdiri dari lusinan tugas, beberapa dari tugas tugas ini akan tersingkir karena otomatisasi dengan pemakaian mesin baru atau justru menjadi jauh lebih efisien karenanya, tapi tidak demikian dengan semua tugas.
Tugas akuntansi memang akan berubah, tapi tak akan tersingkirkan seluruhnya.
Salah satu analisis terbaik dari perubahan pekerjaan yang disebabkan mesin ni telah dikemukakan oleh Forrester Research, yang mengambil pendekatan dengan membedakan antara “tugas“ dan “pekerjaan“ tersebut. Dalam banyak kasus, “proses otomatisasi robotik“ akan menghapuskan hanya beberapa porsi dalam pekerjaan, dan biasanya menghapus porsi yang paling sering dianggap membosankan oleh manusia. Karenanya, dalam banyak kasus ini ada 20% dari porsi pekerjaan rutin dan sangat membosankan yang diambil alih oleh mesin.
(Malcolm Frank, et al, 2018)
Kebijakan (policy) merupakan pernyataan formal manajemen perusahaan mengenai tujuan perusahaan, latar belakang dari tujuan tersebut, serta komitmen perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut. Pernyataan kebijakan kemudian dijadikan landasan utama dan acuan aktivitas perusahaan dalam rangka mencapai visi dan misi perusahaan, yang dilakoni oleh para pekerja di kantor. Perusahaan bisa menetapkan kebijakan yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing masing sistem tata kerja. Namun, kebijakan kebijakan tersebut harus konsisten satu sama lain dan tidak saling
bertentangan. Pernyataan kebijakan sebaiknya mencerminkan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act).
1. Plan – menjelaskan kebijakan dalam proses perencanaan;
2. Do – menjelaskan kebijakan dalam proses pelaksanaan;
3. Check – menjelaskan kebijakan yang menjamin bahwa organisasi bergerak ke arah tujuannya sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan;
4. Act – menjelaskan kebijakan untuk meningkatkan kinerja ke arah yang lebih baik.
10.4.1 Sasaran Perusahaan
Sasaran (objective) adalah tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan harus disosialisasi pada seluruh pekerja, sehingga dapat dijalankan bersama, di mana dinyatakan secara spesifik, terukur, realistis, dan berlaku pada jangka waktu tertentu. Sasaran perusahaan umumnya termanage, terintegrasi dengan target indikator kinerja terpilih (key performance indicator) yang umumnya untuk mengefisiensikan para pekerja, yang berlaku selama 1 tahun, dan pencapaiannya dimonitor melalui sistem manajemen kinerja.
Penetapan sasaran perusahaan dilakukan dengan prinsip SMART, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Specific – sasaran/target yang ditentukan harus spesifik/terurai jelas;
2. Measurable – sasaran/target yang ditentukan harus terukur/terjangkau;
3. Achievable – sasaran/target yang ditentukan harus masuk akal/realistis/dapat dicapai;
4. Relevant – sasaran/target yang ditentukan harus sesuai/berhubungan/terkait/senada dengan proses bisnis organisasi/unit kerja;
5. Time Bound – sasaran/target harus jelas batasan waktunya.
10.4.2 Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting
Seringkali setelah diimplementasikan selama bertahun tahun, dalam proses audit temukan bahwa proses kerja perkantoran eksisting yang terdokumentasi
dalam dokumen sistem tata kerja perkantoran sudah tidak relevan dengan kondisi terkini mengikuti perkembangan bisnis.
Penyebabnya dapat bermacam macam, di antaranya:
1. Perubahan konsep bisnis;
2. Perkembangan pasar;
3. Perubahan struktur organisasi;
4. Perubahan kebijakan dan peraturan perundangan; dan
5. Perubahan teknologi yang digunakan dalam menghasilkan nilai tambah organisasi.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional perkantoran atau perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien. Penggunaan SOP dalam manajemen perkantoran/perusahaan bertujuan untuk memastikan output kinerja pekerja semaksimal mungkin. Operasional dapat berjalan secara konsisten, efektif, efisien, sistematis, dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk kerja yang memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Banyak orang menggunakan istilah SOP untuk menyebutkan semua dokumen yang mengatur kegiatan perkantoran/perusahaan, seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja, lembar kerja, diagram alir, dan sebagainya.
Secara luas, SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional sebuah organisasi. Namun, dalam pengertian yang sempit, SOP (atau ‘Prosedur‘) merupakan salah satu jenis dokumen dalam sebuah sistem tata kerja yang digunakan untuk mengatur kegiatan operasional antar bagian/fungsi dalam sebuah perkantoran/perusahaan, agar kegiatan tersebut dapat terlaksana secara sistemik.
10.4.3 Sistem Tata Kerja Perkantoran
Sistem Tata Kerja (STK) adalah sebuah perangkat yang mengatur penyelenggaraan kegiatan manajemen dan operasional perkantoran/perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya dan waktu yang tersedia secara efisien dan efektif, dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi kinerja. STK terdiri atas rangkaian dokumen, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy, yang menjabarkan 5W1H (Why, What, Who, When, Where, How) untuk setiap
kegiatan dalam perkantoran/perusahaan, termasuk mendefinisikan indikator keberhasilan dan jenis rekaman yang menjadi bukti dan pelaksanaan sistem tersebut.
STK diimplementasikan dalam perkantoran/perusahaan sebagai sarana pengendalian dan pemantauan aktivitas pekerja/karyawan/buruh untuk memastikan agar aktivitas dalam perkantoran/perusahaan dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai standar yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan adanya STK, sebuah perusahaan dapat beroperasi secara otomatis dan tetap terkendali, dan tidak mengandalkan seorang figur atau sekelompok orang tertentu untuk mengatur operasional perkantoran/perusahaan agar dapat berjalan dengan teratur.
10.4.4 Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan
Setelah hubungan antara proses perkantoran/perusahaan dapat dipetakan dengan baik, hasilnya kemudian digunakan sebagai salah satu referensi untuk melakukan analisis jabatan (job analysis). Analisis jabatan dilakukan dengan mengkaji pekerjaan secara aktual, dengan menghimpun data mengenai aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan/pekerja/buruh, kondisi kerja, dan persyaratan karyawan/pekerja/buruh yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Kajian ini kemudian diverifikasi kepada karyawan/pekerja/buruh atau pimpinan unit kerja terkait.
Hasil analisis jabatan kemudian digunakan untuk penyusunan uraian jabatan (job description). Uraian jabatan bukan sebuah prosedur, melainkan dokumen yang berisikan deskripsi aktivitas terpenting dari suatu jabatan atau unit kerja, termasuk tugas dan tanggung jawabnya. Adapun prosedur merupakan deskripsi rinci mengenai rangkaian aktivitas proses dalam perkantoran/perusahaan, yang selain menjelaskan mengenai jabatan atau unit kerja yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut, juga menjelaskan mengenai hubungan antar jabatan/unit kerja terkait. Uraian jabatan juga merupakan salah satu parameter pengukuran kinerja/unit kerja berdasarkan tugas, tanggung jawab, dan beban yang diberikan kepada jabatan/unit kerja tersebut, sesuai dengan perjanjian kerja bersama yang telah disepakati.
1. Implementasi sistem tata kerja akan membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnisnya karena memberikan benefit sebagai berikut:
2. Perusahaan dapat memahami aktivitas setiap proses dengan benar;
3. Perusahaan dapat memonitor dan mengendalikan aktivitas setiap proses secara sistematis;
4. Perusahaan dapat mengidentifikasi bagian bagian proses yang dapat ditingkatkan penggunaan sumber dayanya sehingga operasional perusahaan dapat berlangsung dengan lebih efektif dan efisien;
5. Apabila terjadi kesalahan atau pelanggaran dalam proses, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasinya dan memperbaikinya sedini mungkin;
6. Perusahaan mampu mengelola dengan baik integrasi proses antar unit kerja;
7. Perusahaan dapat mengendalikan dan memprediksi adanya perubahan dalam proses, baik di dalam maupun luar Perusahaan/perkantoran;
8. Perusahaan dapat lebih memfokuskan diri pada pemenuhan keinginan pelanggan.
Penyusunan proses bisnis Perusahaan harus memenuhi beberapa kriteria berikut:
1. Proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, dan keluaran yang jelas;
2. Proses bisnis harus terdiri atas aktivitas yang berurutan sesuai waktu dan ruang;
3. Proses bisnis harus memiliki penerima hasil proses (pelanggan/users);
4. Proses bisnis harus memberikan nilai tambah kepada penerima;
5. Proses bisnis tidak berdiri sendiri, tetapi harus terkait dengan struktur Perusahaan;
6. Proses bisnis tidak selalu terjadi dalam satu unit kerja, tetapi bisa melibatkan unit-unit kerja lainnya.
Agar Perusahaan memiliki Sistem Tata Kerja yang efektif, Perusahaan diharapkan telah memiliki hal hal sebagai berikut:
1. Visi, misi dan tata nilai (corporate value) yang dinyatakan dengan jelas. Visi dan misi merupakan pernyataan arah dan tujuan Perusahaan, sedangkan tata nilai merupakan nilai nilai dasar yang
menjiwai setiap aktivitas perusahaan. Tata nilai ini juga akan tercermin pada sistem tata kerja yang akan dibuat;
2. Kebijakan dan sasaran yang dinyatakan dengan jelas dan dipahami dengan benar oleh setiap anggota perusahaan;
3. Struktur perusahaan yang menunjukkan hierarki pengambilan keputusan dalam perusahaan;
4. Manajemen perusahaan yang memiliki uraian tugas yang jelas dan mampu menerapkan keteraturan dan sistematika yang diatur dalam sistem tata kerja;
5. Operasional atau aktivitas yang telah berjalan dengan konsisten;
6. Kepastian bahwa setiap perubahan yang berkaitan dengan perusahaan, manajemen, dan operasional tidak akan berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, dalam arti tidak membuat perusahaan bubar. (Arini T.Soemohadiwidjojo, 2002).
10.4.5 Standar Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Perkantoran yang Efisien dan Efektif
Gambar 10.1: Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Sesuai Standar ISO Di dalam sebuah perusahaan, berlaku berbagai macam sistem untuk mengatur kegiatan perusahaan agar berjalan dengan lancar, tertib, dan mudah untuk dilacak kembali. Sistem sistem tersebut antara lain:
1. Sistem keuangan, Akuntansi, dan Perpajakan;
2. Sistem Pemasaran, Penjualan, dan Penerimaan Order;
3. Sistem Produksi dan Distribusi Produk;
4. Sistem Pengelolaan Sumber Daya Manusia;
5. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa;
6. Sistem Manajemen Mutu;
7. Sistem Manajemen Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan;
8. Sistem Good Corporate Governance;
9. Sistem manajemen Risiko;
10. Dan sebagainya.
Peningkatan efisiensi, produktivitas /kinerja, karyawan / pekerja / buruh merupakan motor penggerak kemajuan ekonomi dan keuntungan perusahaan.
Produktivitas kinerja dan efisiensi juga penting untuk meningkatkan upah dan penerimaan karyawan / pekerja / buruh. Suatu negara yang tidak dapat meningkatkan produktivitasnya akan segera mengalami penurunan standar kehidupannya.
Produktivitas didefinisikan sebagai hubungan antara masukan dan keluaran suatu sistem produksi. Hubungan ini sering lebih umum dinyatakan sebagai rasio keluaran dibagi masukan. Jika lebih banyak keluaran dihasilkan daripada masukan, maka terjadi peningkatan produktivitas. Para manajer operasional adalah pelopor bagi peningkatan produktivitas kinerja pekerja / karyawan / buruh di suatu perusahaan. Selama bertahun-tahun, manajer operasional telah meningkatkan produktivitas baik di perkantoran maupun di pabrik.
Tantangan serupa kini juga sedang dihadapi para manajer operasional di industri jasa. Tapi ternyata meningkatkan produktivitas kinerja karyawan/pekerja/buruh pada fungsi operasi saja tidak cukup. Wilayah paling luas bagi peningkatan produktivitas adalah di bidang penjualan, keuangan, kepegawaian, pengolahan data, dan bagian staf/karyawan/pekerja/buruh lainnya. Banyak perusahaan berhasil mengendalikan ongkos tenaga kerja langsung (direct cost), tetapi gagal pada ongkos tenaga kerja tak langsung (indirect cost), sehingga produktivitas turun. Karena itu produktivitas harus dilihat sebagai masalah perusahaan secara luas.
Di bidang operasional, produktivitas/kinerja karyawan/pekerja/buruh tergantung pada semua keputusan, termasuk rancangan proses, kapasitas,
sediaan, tenaga kerja, dan penetapan kualitas. Karena itu pembahasan peningkatan produktivitas, kinerja, efisiensi, efektivitas, merupakan tema yang tak terhindarkan dalam operasional.
Sering orang melihat masalah produktivitas, kinerja, efisiensi, efektivitas dari sudut yang berbeda. Para ekonom memusatkan pada pengaruh investasi dan regulasi pemerintah. Para teknisi menekankan pengaruh metode dan aturan kerja pada produktivitas. Psikolog dan orang manajemen menekankan pada penetapan pekerjaaan atau pendekatan hubungan manusia. (Roger G.
Schroder, 1989, modified by author).
10.4.6 Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi
Sikap yang baik kembali dan untuk alasan yang baik. Ketika dunia menjadi semakin kompetitif, orang yang memberikan kesan baik akan mendapat promosi, atau mendapatkan transaksi. Sikap dan profesionalisme harus menjadi kebiasaan bagi siapapun yang ingin berprestasi dan mempertahankan ketajaman kompetitif. Anda dapat memulai kebiasaan tersebut sekarang, sehingga anda akan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil ketika anda memulai karir anda.
Kebiasaan itu meliputi hak sebagai berikut:
1. Memberikan kesan pertama yang baik – Pepatah lama berkata, “Anda tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan kesan pertama yang baik.“ Anda hanya memiliki beberapa detik untuk memberikan kesan. Oleh karena itu, bagaimana anda berpakaian dan bagaimana penampilan anda adalah penting. Ambil sebuah petunjuk tentang apa yang pantas di perusahaan tertentu dengan mempelajari orang-orang disana yang sangat sukses. Apa yang mereka kenakan? Bagaimana mereka bertindak?
2. Berfokus pada penampilan yang rapi – Sadarilah penampilan anda dan pengaruhnya terhadap orang orang disekeliling anda. Konsistensi adalah esensial, anda tidak dapat mencerminkan kesan baik dengan berpakaian baik beberapa kali dalam satu minggu dan kemudian muncul dengan penampilan seperti anda sedang bersiap-siap untuk memotong rumput di halaman rumah. Kenakanlah aksesoris dan pakaian yang pantas dan bersih.
3. Tepat Waktu – ketika anda tidak datang ke tempat kerja tepat waktu, anda mengirimkan pesan kepada atasan anda. Terkadang, anda harus datang lebih awal ketimbang yang lain dan pulang lebih larut untuk mendapatkan pengalaman kerja yang anda butuhkan. Untuk mengembangkan kebiasaan kerja baik perlu kesadaran diri dan perubahan cara berpikir secara positif.
4. Mempraktikkan perilaku yang penuh perhatian – Perilaku yang penuh perhatian mencakup mendengar ketika orang lain berbicara, tidak melakukan hal lain, seperti membaca sms di ponsel, atau membuka forum topik bicara lain dengan orang yang duduk disebelah atau didepan. Tidak mengganggu orang lain ketika mereka berbicara, dan menunggu giliran untuk memberikan pandangan anda atau diskusi.
5. Mempraktikkan “Netiket“ yang baik. – Teknologi komputer, terutama e-mail, dapat menjadi alat produktivitas yang baik.
Peraturan kesopanan dasar dari komunikasi secara langsung juga berlaku untuk pertukaran e-mail. Anda dapat melihat lebih jauh tentang etiket internet (netiket/internet etiquette) yang baik di online netiquette.com.
6. Memperhatikan sikap telepon seluler yang baik – Telepon seluler merupakan bagian vital dari dunia zaman sekarang, tetapi penting untuk bersikap sopan ketika menggunakan alat komunikasi tersebut.
Silent-kan atau gunakan nada getar handphone ketika rapat berlangsung, diangkat hanya ada panggilan penting dan keluar ruangan untuk menjawab panggilan tersebut agar tidak mengganggu jalannya rapat.
7. Siap siaga – seorang pengusaha tidak akan pernah muncul dalam rapat tanpa membaca materi yang diberikan untuk rapat tersebut dan siap untuk mendiskusikan topik tersebut.