Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran
2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran
Sebelum memaparkan lebih lanjut terkait kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan dalam manajemen perkantoran, seperti telah dijelaskan dalam pendahuluan, bahwa pada dasarnya dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata manajemen. Maka kegiatan-kegiatan yang ada dalam lingkup manajemen perkantoran tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan manajemen.
Istilah manajemen sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dimulai dengan merencanakan sampai dengan mengevaluasi atau mengendalikan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi dengan mengelola dan menggunakan sumber daya – sumber daya yang ada di organisasi tersebut untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan/dicita-citakan. Bila mengacu pada definisi salah seorang pakar, yaitu GR. Terry, manajemen diartikan sebagai pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui atau bersama-sama usaha orang lain (Sukarna, 2011).
Dalam konsep manajemen perkantoran, bisa diartikan bahwa terdapat peran penting Manajemen yang diimplementasikan dalam aktivitas operasional
kantor, mengapa demikian ?, karena keperluan atas manajemen, tidak hanya dikarenakan keperluan untuk mengembangkan organisasi dan merespon atas lingkungan perubahan organisasi saja, tetapi keperluan atas penerapan manajemen adalah untuk mendukung dan mengantarkan organisasi mencapai tujuannya serta berjalannya seluruh aktivitas operasional kantor dengan optimal. Di sinilah diperlukan peran Manajer yang terampil dan cekatan, yaitu manajer yang bisa menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam aktivitas operasional kantor secara optimal.
Manajemen perkantoran pada dasarnya mempunyai hubungan yang cukup erat dengan pelaksanaan tugas administrasi. Dengan adanya manajemen perkantoran maka aktivitas tata usaha pada sebuah kantor bisa dilakukan dengan tepat. Oleh karena itu manajemen perkantoran perlu untuk lebih diperhatikan sebab keberadaannya sangatlah penting bagi perkantoran.
Manajemen perkantoran dimulai dengan menciptakan pemahaman yang komprehensif terkait fungsi serta aspek – aspek penting dalam aktivitas perkantoran hingga melaksanakan komunikasi yang efektif terhadap semua jajaran dalam pelaksanaan sebuah aktivitas maupun operasional perkantoran dengan efektif dan efisien, baik dalam pengelolaan arsip, formulir, penataan ruangan dan aktivitas lainnya, sehingga aktivitas administrasi perkantoran dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Kegiatan manajemen perkantoran tidak terlepas dari aktivitas-aktivitas manajerial dalam pekerjaan kantor yang bisa diidentifikasi melalui fungsi manajemen yang diterapkan dalam aktivitas kantor. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang dapat dilihat dalam kegiatan kantor menurut (Kismartini dan Maesaroh, 2007) adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah merencanakan dan mengkoordinasikan berbagai proses informasi, misalnya:
komunikasi, manajemen surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman, pemenuhan peralatan lainnya serta pemilihan dan penempatan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Pengorganisasian
Dalam manajemen perkantoran kegiatan pengorganisasian meliputi penentuan dasar-dasar organisasi kantor yang ada pada perencanaan
hubungan kerja di antara staf yang dilengkapi dengan peralatan fisik, untuk memaksimalkan produktivitas kerja.
3. Pelaksanaan
Dalam hal ini adalah menggerakan serta mengawasi efektif atau tidaknya kegiatan-kegiatan kantor, mendapatkan dan menetapkan kebijakan kepegawaian yang bisa memberikan jaminan tingkat moral yang dikehendaki, pelatihan, orientasi, promosi dan memberikan upah/gaji yang layak sehingga mendorong peningkatan mutu dan kinerja karyawan, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu eksternal maupun internal, yaitu antara pegawai dan manajer.
4. Pengawasan
Dalam manajemen perkantoran fungsi pengawasan meliputi penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi kantor, disertai dengan penyempurnaan masing-masing tahapan kerja kantor, pengawasan dan pengarahan kegiatan, persiapan dan penggunaan formulir kantor dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.
Sedangkan dalam Modul Paket Keahlian Perkantoran SMK Kemendikbud RI, menyebutkan bahwa kegiatan-kegiatan manajemen perkantoran dapat dibedakan menjadi dua kelompok (Susantini, dkk, 2016), yaitu:
1. Berdasarkan Kelompok Kegiatan
Kegiatan perkantoran meliputi beberapa kegiatan yaitu:
a. Perencanaan Perkantoran atau Office Planning
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang memengaruhi tercapainya tujuan kantor.
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan seperangkat fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi lain yang terdiri dari:
• Pembagian tugas serta aktivitas untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan.
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan pimpinan atau pun dengan karyawan.
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis aktivitasnya dalam memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah kegiatan yang dapat mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja dengan maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditetapkan serta dalam rangka menghadirkan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Adalah proses yang berupaya meyakinkan organisasi agar sasaran dan perencanaan bisa dijalankan sesuai dengan target yang ingin dicapai.
2. Berdasarkan Kelompok Fasilitas a. Lokasi Gedung/Kantor
Lokasi gedung/kantor perlu mendapat perhatian dari seorang manajer kantor, sebab dapat berpengaruh terhadap aktivitas dan tujuan kantor, selain mengikuti ketetapan perencanaan lingkungan dari pemerintah setempat. Seperti, gedung perdagangan harusnya berlokasi di daerah perdagangan dan gedung pelayaran harusnya dekat dengan pelabuhan, dan lain sebagainya. Hal lain yang harus juga diperhatikan adalah faktor lingkungan, sebab ada saatnya faktor tersebut turut serta menentukan jalan atau berhentinya organisasi.
b. Peralatan
Peralatan dibagi menjadi dua kelompok antara lain: perabotan kantor dan perbekalan kantor
c. Interior
Yaitu tatanan perabot atau perangkat yang mendukung operasional kerja di ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilasi, aksesoris kantor dan jendela.
d. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan, kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
Mengacu pada beberapa definisi tentang manajemen perkantoran, Atmosudirjo (dalam Apandi dan Yulianti, 2020), menyebutkan bahwa manajemen perkantoran tidak terlepas dari tiga unsur berikut, yaitu:
1. Establishment, yaitu berupa gedung, ruang dan peralatan.
2. Office Personel, yaitu terdiri dari pegawai atau personil kantor.
3. Office Operation, yaitu pelaksanaan atau operasional pekerjaan tata usaha.
Sebagaimana disebutkan di atas, pekerjaan tata usaha atau administrasi menjadi salah satu bentuk kegiatan dalam manajemen perkantoran. Di mana Halimah (2018) mengartikan administrasi secara sempit sebagai penyusunan serta pencatatan data dan informasi secara sistematis yang bermaksud untuk menyajikan keterangan serta memberikan kemudahan untuk memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Menurut Halimah (2018), kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Correspondence (Korespondensi) atau surat-menyurat, adalah rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
2. Expedition (Ekspedisi), adalah aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Hal ini bertujuan untuk memudahkan mengetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan sudah dikirim atau diterima.
3. Filling (Pengarsipan), adalah proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan cepat ditemukan saat dibutuhkan.
Namun kegiatan-kegiatan administrasi tidak hanya menyangkut tiga hal tersebut di atas saja, karena istilah tata usaha atau administrasi mengalami perluasan arti. Di mana secara luas administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan (Halimah, 2018). Sehingga dari pengertian tersebut, kegiatan administrasi juga meliputi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan Kerjasama.
Hal ini diperkuat oleh pernyataan The Liang Gie (1980) yang menyebutkan bahwa rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi (dalam Halimah, 2018).