BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Data
1. Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin berdasarkan hasil wawancara, dokumentasi, dan observasi adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang terkait dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO
1) Bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia)/ HRO (Human Resource Officer)
Bagian PSDM bertanggung jawab untuk mengkonsolidasikan rencana kebutuhan pegawai dari masing-masing bagian, melakukan perekrutan dan seleksi pegawai, memonitor dan menyiapkan kontrak kerja pegawai, serta melaksanakan proses pelatihan pegawai. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat absensi karyawan dengan membuat daftar hadir karyawan. PSDM juga memegang fungsi pembuat daftar gaji yang bertugas untuk menghitung jumlah gaji yang akan diterima oleh karyawan, menghitung upah lembur dan kenaikan atau penurunan gaji karyawan sesuai dengan keputusan direksi. Selain itu, PSDM juga bertanggung jawab untuk
melakukan proses klaim obat, bonus, THR (Tunjangan Hari Raya) dan benefit/ insentif lainnya.
2) APO (Account Payable Officer)/ Bagian Jurnal
APO (Account Payable Officer) bertugas untuk mencatat gaji dalam jurnal umum dan memposting ke dalam buku besar. 3) Staf APO (Account Payable Officer) / Bagian Utang
Bagian ini bertugas untuk membuat bukti pengeluaran uang sebagai bukti pembayaran gaji karyawan.
4) Kasir
Fungsi pembayar gaji dipegang oleh Kasir. Kasir bertugas untuk mentransfer gaji ke rekening bank masing- masing karyawan.
5) Satpam/ security
Satpam bertugas untuk mengawasi jalannya proses absensi yang dilakukan karyawan perusahaan.
Tabel 4 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Fungsi Nama Unit Organisasi
a) Fungsi penerima pegawai b) Fungsi pencatat waktu c) Fungsi pembuat daftar gaji d) Fungsi pembuat bukti kas
keluar
e) Fungsi pembayar gaji f) Fungsi akuntasi
Bagian PSDM Bagian PSDM Bagian PSDM
Bagian Utang (staf APO)
Kasir
Bagian Utang (APO)
Sumber : PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
b. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin yaitu:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen pendukung yang menjadi dasar dalam penghitungan gaji adalah surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian pejabat struktural, surat kenaikan atau penurunan pangkat, laporan potongan pinjaman koperasi, surat keterangan ijin, surat keterangan cuti, surat perintah perjalanan dinas, surat keterangan sakit dari dokter.
2) Kartu absen
Kartu absen merupakan catatan jam hadir karyawan. Catatan jam hadir karyawan berupa kartu yang di cap dengan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Karyawan wajib melakukan presensi pada waktu akan bertugas, ijin
meninggalkan pekerjaan, dan usai bertugas. Kartu tersebut hanya berlaku untuk jangka waktu satu bulan.
3) Daftar hadir karyawan
Bagian PSDM bertugas untuk membuat daftar hadir karyawan berdasarkan informasi yang berasal dari kartu absen karyawan pada bulan sebelumnya. Misalnya, absensi karyawan pada bulan November akan dimasukkan dalam daftar hadir bulan Desember. Dokumen ini berisi nomor, nama karyawan, jumlah terlambat pagi, jumlah terlambat hadir, pulang sebelum waktunya, alpa, cuti haid, ijin, ijin istimewa, sakit dengan keterangan dokter, lain-lain. Daftar hadir diperiksa dan di otorisasi oleh Manager Business Support dan Branch Manager (Kepala Cabang) sebelum digunakan sebagai dasar pembuatan daftar ketidakhadiran karyawan.
4) Daftar ketidakhadiran karyawan/ daftar potongan transport Daftar ketidakhadiran karyawan dibuat oleh bagian PSDM untuk menentukan potongan gaji bagi karyawan yang tidak hadir. Dokumen ini akan diperiksa dan ditandatangani oleh Branch Manager (Kepala Cabang).
5) Surat Perintah Kerja Lembur dan Laporan Hasil Kerja Lembur Surat Perintah Kerja Lembur adalah surat perintah kepala divisi kepada karyawan perusahaan untuk melakukan tugas tertentu yang akan dilakukan setelah jam kerja. Sedangkan
Laporan Hasil Kerja Lembur adalah laporan pelaksanaan lembur. Dokumen tersebut harus diotorisasi oleh kepala divisi yang memberikan perintah kemudian diserahkan kepada PSDM. Dokumen tersebut akan dipakai sebagai salah satu dasar dalam penghitungan upah lembur karyawan.
6) Daftar Lembur Karyawan
Dokumen ini merupakan catatan yang berisi informasi mengenai jumlah jam lembur dan besarnya uang lembur yang diterima oleh karyawan tersebut yang dihitung berdasarkan jumlah jam lembur. Dokumen ini dibuat berdasarkan informasi dari Surat Perintah Kerja Lembur dan Laporan hasil Kerja Lembur.
7) Laporan potongan pinjaman
Dokumen ini merupakan laporan pinjaman karyawan kepada perusahaan melalui koperasi simpan pinjam perusahaan. 8) Laporan gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji yang akan diterima oleh setiap karyawan setiap bulan yaitu jumlah gaji pokok ditambah tunjangan grade, lembur bulan lalu, tunjangan perum dan transport dan dikurangi dengan potongan-potongan seperti jamsostek, iuran SPS (Serikat Pekerja SUCOFINDO), arisan Perindo, iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman
barang koperasi, pinjaman bank, iuran telkomsel, potongan transport (potongan ketidakhadiran), dan lain- lain.
9) Rekap laporan gaji per bidang
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per bidang yang dibuat oleh PSDM berdasarkan laporan gaji. Dokumen ini ditandatangani oleh Branch Manager (Kepala Cabang), Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi), dan HRO (PSDM).
10)Slip gaji
Slip gaji merupakan catatan penghasilan karyawan. Dokumen tersebut dibuat oleh bagian PSDM dengan tujuan agar karyawan dapat melihat dan mengetahui rincian gaji, potongan atas gaji serta jumlah gaji yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Dokumen ini akan disimpan oleh bagian PSDM sebagai dasar pembuatan laporan PPH Pasal 21 karyawan yang ditanggung oleh perusahaan. Catatan ini juga digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
11)Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang Kas/ Bank (SPPBPU)
SPPBPU dibuat oleh bagian PSDM yang ditujukan kepada bagian utang sebagai permintaan untuk mengeluarkan bukti pengeluaran uang kas/ bank.
12)Bukti Pengeluaran Uang Kas/ Bank (BPU)
Dokumen ini dibuat oleh staf APO (Bagian Utang) atas dasar Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang, Laporan Gaji, dan Rekap Laporan Gaji yang diterima dari bagian PSDM. Sebelum diserahkan ke kasir, dokumen ini diotorisasi terlebih dahulu oleh Branch Manager (Kepala Cabang) dan Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi)
13)Rekening Simpanan Sementara
Rekening tersebut merupakan rekening perusahaan pada bank merupakan fasilitas yang disediakan perusahaan yang digunakan sebagai sarana pembayaran gaji karyawan setiap bulan.
14)Berita acara serah terima
Dokumen ini merupakan laporan pelaksanaan serah terima satu buah flash disc berisi autocredit payroll beserta print-out dari perusahaan ke bank.
15)Autocredit Payroll (Payroll Bank)
Autocredit Payroll merupakan dokumen yang disediakan kasir kepada pihak bank untuk keperluan pembayaran gaji melalui rekening bank masing- masing karyawan. Adapun informasi yang terdapat dalam rekening ini yaitu: nomor urut, NPP (Nomor Pokok Pegawai), nama pegawai, nomor rekening,
dan jumlah gaji pegawai. Informasi tersebut membantu teller bank dalam melakukan transfer gaji karyawan ke masing- masing rekening.
16)Cek Gaji
Cek Gaji merupakan perintah penarikan sejumlah uang kepada bank untuk keperluan pembayaran gaji karyawan.
17)Formulir setoran bank
Formulir ini merupakan bukti setoran sejumlah uang berupa cek oleh kasir kepada pihak bank melalui rekening perusahaan. c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Penggajian PT
(Persero) PT SUCOFINDO adalah sebagai berikut: 1) Jurnal Umum
Transaksi pembayaran gaji karyawan yang dilakukan setiap bulan akan dicatat dalam jurnal umum oleh bagian jurnal (APO/ Account Payable Officer) berdasarkan bukti pengeluaran uang. Adapun pencatatan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Catatan pada saat bagian PSDM mengeluarkan SPPBPU kepada bagian utang dan menyerahkan file payroll ke bagian kasir:
Biaya Gaji Pegawai xxx
b) Catatan pada saat Bagian Utang menerbitkan Bukti Pengeluaran Uang ke bagian kasir:
Pos Account Payable xxx
Hutang Gaji xxx c) Catatan pada saat penerbitan cek yang akan diserahkan ke
pihak bank:
Hutang Gaji xxx Kas/ Bank (Cek) xxx 2) Buku Pembantu Biaya Gaji Pegawai
Buku pembantu ini merupakan rincian dari rekening biaya gaji pegawai. Dokumen sumber yang digunakan untuk membuat buku pembantu ini adalah laporan gaji, rekap laporan gaji.
3) Rekening Buku Besar
Setelah melakukan pencatatan pada jurnal umum, bagian jurnal akan melakukan pembukuan (posting) ke dalam buku besar. Rekening ini merupakan ringkasan catatan pengeluaran kas untuk pembayaran gaji pegawai.
d. Prosedur Penggajian
Prosedur penggajian pada PT (Persero) SUCOFINDO dibantu dengan adanya sebuah program aplikasi komputer yaitu hurish. Program ini digunakan untuk membantu HRO dalam proses penghitungan gaji dan pembuatan laporan gaji karyawan. Program aplikasi ini juga terhubung ke bagian akuntansi (bagian utang dan
penjurnalan) sehingga data-data yang ada di bagian (PSDM) dapat ditransfer langsung ke bagian utang dan penjurnalan. Program tersebut dikendalikan oleh IT kantor pusat yang berdomisili di Jakarta.
Prosedur penggajian manual yang ada di PT (Persero) SUCOFINDO cabang madya Banjarmasin adalah sebagai berikut:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat (merekam) jam hadir karyawan untuk menentukan besarnya potongan gaji (potongan transport). Jam hadir karyawan tersebut direkam dengan menggunakan mesin presensi (time recorder machine) yang diletakkan di dalam kantor pos satpam perusahaan. Setiap karyawan wajib melakukan presensi dengan memasukkan kartu absen (clock card) ke dalam mesin presensi (time recorder machine) di awal dan akhir jam kerja . Satpam bertugas untuk mengawasi karyawan yang melakukan presensi agar tidak terjadi kecurangan seperti mengabsenkan karyawan yang lain.
Setiap akhir bulan kartu absen akan diserahkan ke bagian PSDM atau HRO (Human Resource Officer) yang akan digunakan sebagai dasar penghitungan pengurangan dan penambahan terhadap gaji karyawan. Potongan terhadap gaji akan dilakukan terhadap karyawan yang alpa (tidak hadir) dan gaji akan bertambah terhadap karyawan yang lembur.
2) Prosedur pembuatan laporan gaji
Pembuatan laporan gaji dilakukan oleh bagian PSDM dengan menggunakan program Microsoft Excel. Prosedur pembuatan laporan gaji karyawan diawali dengan pembuatan daftar hadir karyawan. Dokumen sumber yang digunakan untuk membuat daftar hadir karyawan adalah kartu absen karyawan selama 1 bulan. Setelah membuat daftar hadir karyawan, PSDM menyiapkan daftar ketidakhadiran karyawan untuk menghitung potongan transport bagi karyawan yang tidak hadir (alpa). Selain membuat daftar hadir dan daftar ketidakhadiran karyawan, PSDM juga bertanggung jawab untuk membuat daftar lembur untuk menghitung upah lembur karyawan. Setelah itu PSDM memasukkan semua komponen gaji ke dalam form laporan gaji. Komponen gaji karyawan, yaitu gaji pokok, tunjangan grade, lembur bulan lalu, tunjangan perum dan transport, jamsostek, iuran SPS (Serikat Pekerja SUCOFINDO), arisan Perindo, iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman barang koperasi, pinjaman bank, iuran telkomsel, potongan transport (potongan ketidakhadiran), dan lain- lain. Gaji pokok dan tunjangan grade berasal dari surat keputusan direksi. Lembur bulan lalu berasal dari daftar lembur. Iuran koperasi, pinjaman dana koperasi, pinjaman barang koperasi, pinjaman bank, dan iuran telkomsel
berasal dari laporan potongan pinjaman koperasi. Potongan transport berasal dari daftar ketidakhadiran karyawan.
3) Prosedur pembuatan bukti pengeluaran uang
Bagian utang atau staf APO (Account Payable Officer) akan membuat Bukti Pengeluaran Uang berdasarkan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan SPPBPU (Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang) yang diterima secara bersamaan dari bagian PSDM. Sebelum diserahkan ke bagian utang, dokumen tersebut harus mendapat otorisasi dari HRO (Human Resource Officer), BSM (Business Support Manager), dan Branch Manager atau Kepala Cabang.
4) Prosedur distribusi biaya gaji
Distribusi biaya gaji ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tersebut. PT (Persero) SUCOFINDO menggunakan metode rekening berkolom, dimana biaya gaji dibebankan ke masing- masing divisi/ departemen. Masing- masing rekening akan diberi nomor akun secara urut. Setiap akhir bulan bagian akuntansi akan melakukan posting atau pembukuan. Media yang dipakai untuk sumber informasi untuk membebankan biaya gaji ke dalam
rekening berkolom ini adalah laporan gaji, rekap laporan gaji, surat permintaan penerbitan bukti pengeluaran uang, dan bukti pengeluaran uang.
5) Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji yang dilakukan oleh kasir adalah sebagai berikut:
a) Kasir menyiapkan berita acara serah terima, kemudian diotorisasi oleh kepala bagian akuntansi, pihak bank, dan kasir. Berita acara tersebut dilampiri dengan Print out file payroll dan sebuah flash disc yang berisi file payroll.
b) Kasir menyiapkan cek sebesar jumlah gaji karyawan yang akan ditransfer oleh pihak bank ke masing-masing rekening kayawan yang diotorisasi terlebih dahulu oleh BSM (Business Support Manager), Branch Manager dan kasir sebelum dibawa ke bank.
c) Kasir membawa berita acara dan cek ke bank. Di bank, kasir akan mengisi form setoran rekening yang telah disediakan oleh pihak bank. Setelah itu kasir akan menyerahkan berita acara yang dilampiri dengan print out payroll, file payroll, cek, dan form setoran rekening sebanyak 2 rangkap. Setelah form setoran diotorisasi oleh teller, kasir akan menerima copy (salinan) form setoran rekening sebagai bukti pengeluaran bank.
e. Bagan Alir Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Sistem Penggajian perusahaan yang berkaitan dengan pembayaran gaji kepada karyawan dapat digambarkan melalui flowchart berikut ini:
Satpam/ Security
Gambar 3: Flowchart Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin 1 Mulai Mengawasi presensi karyawan Kartu absen
Bagian PSDM
Diberikan kepada karyawan yang meminta RLG = Rekap Laporan Gaji
SPPBPU = Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang
MBS = Manager Business Support atau Manajer Keuangan dan Administrasi KC = Kepala Cabang File payroll bank Slip Gaji SPPBPU RLG SPPBPU RLG Kartu absen Kartu absen Membuat daftar ketidakhadiran & daftar lembur
Daftar hadir karyawan
1
Membuat laporan gaji, rekap laporan
gaji, & SPPBPU N Laporan Gaji Meminta tandatangan kpd MBS & KC Menyiapkan payroll
bank & mencetak slip gaji karyawan
Laporan Gaji 1 1 SPPBPU RLG Laporan Gaji 2 3 Membuat daftar hadir karyawan
Bagian Utang Bagian Jurnal
RLG = Rekap Laporan Gaji
SPPBPU = Surat Permintaan Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang BPU = Bukti Pengeluaran Uang Kas/ Bank
BPU BPU SPPBPU BPU SPPBPU RLG 2 SPPBPU RLG Laporan gaji Membuat & mencetak BPU Laporan Gaji 2 2 RLG Laporan Gaji Membuat jurnal umum Jurnal Umum SPPBPU RLG Laporan Gaji 4
Kasir
Diserahkan ke pihak bank FSB = File Setoran Bank
3 File payroll bank 4 BPU SPPBPU RLG Laporan Gaji
Mencocokkan data pada payroll bank
dengan dokumen dari bag. jurnal
Menyiapkan berita acara & mencetak
payroll bank Menyiapkan FSB & diserahkan ke teller bank 2 FSB 1 Payroll bank Berita acara N N/T
Menyiapkan cek &
meminta otorisasi MBS, kemudian di
copy
2 Cek 1
Uraian aktivitas dalam Sistem Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin adalah sebagai berikut:
1) Satpam
a) Satpam memulai tugasnya dengan mengawasi presensi karyawan b) Menyerahkan kartu absen kepada bagian PSDM
2) Bagian PSDM
a) Menerima kartu absen dari satpam
b) Membuat daftar hadir dan daftar ketidakhadiran karyawan, dan daftar lembur karyawan
c) Membuat laporan gaji, rekap laporan gaji, serta Surat Perintah Penerbitan Bukti Pengeluaran Uang
d) Menyerahkan laporan gaji dan rekap laporan gaji kepada Branch Manager (Kepala Cabang) dan Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi) untuk di verifikasi dan diotorisasi
e) Membuat file payroll bank yang akan diserahkan ke kasir dalam sebuah USB (flash disc)
f) Membuat slip gaji karyawan yang akan diberikan kepada karyawan atas permintaan karyawan tersebut.
3) Bagian Utang
a) Menerima laporan gaji dan rekap laporan gaji dari bagian PSDM yang telah diotorisasi oleh bagian PSDM, Branch Manager
(Kepala Cabang) dan Manager Business Support (Manajer Keuangan dan Administrasi)
b) Mencetak Bukti Pengeluaran Uang
c) Menyerahkan laporan gaji, rekap laporan gaji dan bukti pengeluaran uang yang telah diotorisasi ke bagian jurnal
4) Bagian Jurnal
a) Menerima laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang dari bagian utang
b) Mencatat transaksi penggajian karyawan dalam jurnal umum berdasarkan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang.
c) Menyerahkan laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang ke kasir
5) Kasir
a) Menerima file payrollbank dari bagian PSDM serta laporan gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang dari bagian jurnal b) Mencocokkan data yang ada file payroll bank dengan laporan
gaji, rekap laporan gaji, dan bukti pengeluaran uang c) Menyiapkan berita acara & mencetak payroll bank
d) Menyiapkan cek dan meminta otorisasi kepada Manager Business Support dan Branch Manager. Kasir akan mengkopi cek yang telah diotorisasi dan disimpan sebagai arsip
e) Mengisi form setoran bank sebanyak 2 rangkap yang disediakan oleh pihak bank
f) Menyerahkan cek, berita acara, file payroll bank, dan print out payroll bank, serta form setoran bank sebanyak 2 rangkap kepada teller bank. Kasir akan menerima salinan form setoran bank yang telah ditandatangani oleh teller bank.
f. Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Pengendalian intern penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin berdasarkan kuesioner yang diisi oleh bagian PSDM adalah sebagai berikut:
1) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi pembayaran. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi. 3) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji telah
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 4) Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan
pejabat yang berwenang.
5) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
6) Kartu jam hadir karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
7) Perintah lembur diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
8) Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 9) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji telah diotorisasi oleh
pejabat yang berwenang.
10)Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji.
11)Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
12)Kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar.
13)Penghitungan pajak penghasilan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan.
14)Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang.
2. Analisis Pengendalian Intern Penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Berdasarkan hasil kuesioner yang diisi oleh bagian PSDM, sebagian besar jawaban “Ya”, berarti sebagian besar unsur pengendalian intern pada sistem penggajian PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik. Untuk mengetahui kelemahan pada pengendalian intern penggajian, maka dilakukan analisis perbandingan antara teori dan praktek sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas Pemisahan tanggung jawab yang tegas dalam struktur organisasi dimaksudkan untuk menghindari perangkapan tugas yang dapat menyebabkan terjadinya kecurangan.
1) Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran.
Untuk menciptakan pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem penggajian, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi dan fungsi pembayaran gaji merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan kedua fungsi tersebut dilakukan agar hasil penghitungan gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji di cek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi pembayaran gaji , sebelum gaji tersebut dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
Berdasarkan jawaban kuesioner, fungsi pembuat daftar gaji telah terpisah dari fungsi pembayaran. Fungsi pembuat daftar gaji dilaksanakan oleh bagian pengembangan sumber daya manusia (PSDM), sedangkan fungsi pembayaran gaji dilakukan oleh kasir. Dari hasil perbandingan, dapat disimpulkan bahwa PT (Persero) SUCOFINDO telah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai dengan teori.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menghindari pencatatan jam hadir yang tidak sesuai dengan jam hadir yang sesungguhnya.
Berdasarkan jawaban kuesioner, fungsi pencatatan waktu hadir pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin tidak terpisah dari fungsi operasi. Dari penjelasan deskripsi jabatan, yang bertugas sebagai fungsi pencatatan waktu hadir adalah bagian PSDM yang juga merupakan bagian operasional perusahaan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa data waktu hadir karyawan PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin belum dapat diandalkan karena belum adanya pemisahan fungsi secara tegas. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa PT (Persero) SUCOFINDO belum menerapkan pengendalian intern sesuai teori. Perbandingan antara teori tentang struktur organisasi dengan praktek pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 5 Perbandingan Struktur Organisasi
Teori Praktik Keterangan
1) Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji 2) Fungsi pencatatan
waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
1) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah
dari fungsi pembayaran gaji
2) Fungsi pencatatan waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi 1) Sesuai teori 2) Tidak sesuai teori
Sumber: PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa ada satu unsur pengendalian intern tidak sesuai dengan teori, yaitu fungsi pencatatan waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Menurut teori, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak atau karyawan fiktif.
Dari hasil temuan lapangan, setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji pada PT (Persero) SUCOFINDO Banjarmasin telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur