BAB II LANDASAN TEORI
B. Pengendalian Intern
1. Pengertian pengendalian intern
“Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.” (SA 319.2)
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” (Mulyadi, 2001: 163)
“Sistem pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen dan personil usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan.” (Jusup, 2001: 252)
2. Tujuan pengendalian intern
Tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 178), yaitu: a. Menjaga kekayaan perusahaan atau organisasi
Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan, atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan dilindungi dengan pengendalian yang memadai.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data
Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan yang teliti dan andal.
c. Mendorong efisiensi
Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu dalam kegiatan bisnis perusahaan dan mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan.
3. Komponen pengendalian intern
Komponen pengendalian intern menurut Standar Profesional Akuntan Publik, yaitu:
a. Lingkungan Pengendalian
Faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas yang diantaranya adalah integritas dan nilai etika, komitmen
terhadap kompetensi, dewan direksi dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, penetapan wewenang dan tanggung jawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia. b. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. c. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan.
d. Informasi dan Komunikasi
“Informasi dan komunikasi adalah pengidentikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.” (SA 319.2)
e. Pemantauan
“Suatu tanggung jawab manajemen yang penting adalah membangun dan memelihara pengendalian intern. Manajemen memantau pengendalian untuk mempertimbangkan apakah pengendalian tersebut beroperasi sebagaimana yang diharapkan dan bahwa pengendalian tersebut dimodifikasi sebagaimana mestinya jika perubahan kondisi menghendakinya. Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.” (SA 319.11)
4. Unsur pengendalian intern
Pengendalian intern suatu perusahaan terdiri dari empat unsur pokok (Mulyadi, 2001: 164), yaitu:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik
akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Praktik yang sehat dalam organisasi perusahaan dapat diciptakan dengan cara-cara berikut:
1) Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak yang pemakaiannnya harus dipertanggungjawabkan.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi.
4) Perputaran jabatan (job rotation).
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh:
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 5. Prosedur untuk memperoleh pemahaman pengendalian intern
a. Pengajuan pertanyaan yang berhubungan dengan tugas-tugas personil perusahaan tersebut.
Aktivitas ini dilakukan untuk menetapkan pemahaman para pegawai tentang tugas-tugasnya, mengetahui kinerja masing-masing pegawai dalam melaksanakan tugasnya dan mengetahui frekuensi, penyebab serta sifat penyimpangan.
b. Observasi pelaksanaan tugas para personil.
c. Inspeksi atas dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang menunjukkan pelaksanaan pengendalian.
Aktivitas ini dilakukan apabila terdapat alur pelaksanaan transaksi, misalnya dalam pembubuhan tanda tangan dan cap apakah pengendalian telah dilaksanakan dan siapa yang melaksanakannya. d. Pengerjaan ulang pengendalian oleh auditor.
6. Pelaksanaan penilaian pendahuluan
Menurut Sugiarto (1983:130) cara yang digunakan untuk melaksanakan penilaian pendahuluan adalah melakukan penelitian pendahuluan, yaitu:
a. Mempelajari bagan organisasi b. Mempelajari deskripsi jabatan c. Mempelajari pedoman prosedur
Menurut Munawir (1999: 238), cara yang digunakan untuk melengkapi pelaksanaan penilaian pendahuluan, yaitu:
a. Mempelajari bagan alir (flowchart)
Flowchart merupakan teknik untuk menjelaskan struktur pengendalian intern dengan menggunakan simbol-simbol. Flowchart menunjukkan urut-urutan proses atau aliran dokumen dalam pencatatan dalan suatu struktur, pemisahan tugas, otorisasi, pengesahan dan verifikasi itern dalam struktur tersebut.
b. Mengisi kuesioner pengendalian intern
Kuesioner pengendalian intern adalah suatu rangkaian pernyataan mengenai pengendalian dalam suatu siklus pemeriksaan. Hasil kuesioner memberikan jawaban “ya” atau “tidak” dimana “ya” berarti menunjukkan kekuatan pengendalian intern, sebaliknya jawaban “tidak” menunjukkan potensi kelemahan pengendalian intern.
c. Melakukan pengisian uraian tertulis untuk memperoleh kelemahan tentang gambaran perusahaan melalui penjelasan-penjelasan lisan dari pejabat perusahaan.
Menurut Mulyadi (2002: 200), pemahaman atas pengendalian intern menggunakan tiga macam cara:
a. Kuesioner pengendalian intern (Internal control quetionaires) b. Uraian tertulis (written description)
Setelah melakukan penelitian pendahuluan, maka dapat diketahui kelemahan dan kekuatan pengendalian intern.
Menurut Standar Akuntan Publik, ada tiga cara yang bisa digunakan akuntan publik dalam melakukan pemahaman dan evaluasi pengendalian intern:
a. Internal Control Quetionaires (ICQ)
Internal control quetionaires atau kuesioner berisi pertanyaan-pertanyaan mengenai operasi kebijakan dan prosedur pengendalian intern. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dibuat sedemikian rupa sehingga jawaban yang diperlukan cukup dengan kata Ya (Y) dan Tidak (T). Jika jawaban yang ditulis mayoritas “Ya” maka menunjukkan pengendalian intern yang baik dan jika jawaban mayoritas “Tidak” berarti pengendalian intern yang dimiliki organisasi tersebut tidak baik.
b. Flowchart
Flowchart adalah diagram alur yang menggambarkan dokumen-dokumen suatu mata usaha.
c. Narrative
Deskripsi narrative adalah deskripsi tertulis yang berisi komentar-komentar tentang pertimbangan atau penilaian mengenai pengendalian intern.
C. Sistem Penggajian