BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi adalah kerangka atau susunan dengan pola tetap yang mempunyai hubungan antara fungsi-fungsi yang ada, tugas wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu organisasi. Menurut pola hubungan kerja dan lalu-lintas wewenang serta tangung jawab maka bentuk struktur organisasi yang diterapkan di perusahaan antara lain berdasarkan organisasi garis, organisasi fungsional, serta organisasi garis dan staf. Adapun struktur organisasi PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin menggunakan sistem organisasi garis, dimana dalam sistem organisasi garis kekuasaan berjalan dari bawah ke atas. Disamping itu setiap atasan mempunyai bawahan tertentu di bawah kekuasaannya dan bawahan hanya mempunyai satu atasan tempat dimana ia mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.
Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin adalah sebagai berikut:
Keterangan :
Sub Bid = Sub Bidang ITO = Information & Technology Officer APO = Account Payable Officer
ATE = Aplikasi Tataniaga Ekspor GAO = General Affair Officer ARO = Account Receivable Officer Gambar 2: Struktur Organisasi PT (PERSERO) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Sumber: PT (PERSERO) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Kepala Cabang Penanggung
jawab mutu
Bidang Operasi Bidang Pemasaran Bidang Keuangan &
Administrasi Sub Bid. Penjualan Jasa Sub Bid. ATE Sub Bid. Komersial Sub Bid. PSDM (Pengemb.Sumber Daya Manusia) Sub Bid. Pelayanan Pelanggan Sub Bid. Akuntansi Keuangan (FAO) Sub Bid. Adm. Operasi APO Sub Bid. Umum (GAO) Sub Bid. Sistem
Informasi (ITO) Process Officer Kasir ARO Satpam Staf Staf
1. Deskripsi Jabatan dalam Struktur Organisasi PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi di PT (Persero) SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kepala Cabang 1) Fungsi:
Mengambil keputusan kebijaksanaan operasi dan unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya dan melakukan koordinasi dan konsultasi dengan direksi terkait dalam melaksanakan kegiatan di bidang operasi, pemasaran, keuangan dan administrasi serta jaminan mutu di unit kerjanya.
2) Tugas:
a) Mengarahkan dan mengendalikan kebijakan manajemen di bidang operasi, pemasaran, keuangan, administrasi dan jaminan mutu di lingkungan cabang madya yang menjadi tanggung jawabnya.
b) Mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi pelaksanaan operasi jasa- jasa perusahaan di lingkungan cabang madya yang menjadi tanggung jawabnya.
c) Mengantisipasi dan menindaklanjuti perkembangan peluang usaha jasa-jasa perusahaan di lingkungan cabang madya yang menjadi tanggung jawabnya.
b. Penanggung Jawab Jaminan Mutu 1) Fungsi
Pelaksana kegiatan untuk pengembangan jaminan mutu 2) Tugas
a) Melaksanakan, memantau, mengevaluasi, dan memberikan masukan dalam penyelesaian masalah di bidang jaminan mutu kepada kepala cabang.
b) Membantu kepala cabang dalam menyiapkan data dan saran yang berhubungan dengan peningkatan mutu produksi di lingkungan cabang madya.
c) Memasyarakatkan dan mengembangkan jaminan mutu yang ada di lingkungan cabang madya.
d) Memberikan pelaporan secara periodik kepada kepala cabang terhadap usaha dan hasil pengembangan mutu yang telah dicapai.
c. Bidang Operasi 1) Fungsi:
Penyelenggara kegiatan operasi di lingkungan operasi dan di lingkungan cabang madya untuk bidang komersial, Aplikasi Tata niaga Ekspor (ATE) dan Administrasi Operasional serta membantu kepala cabang dalam mengambil keputusan dan perumusan petunjuk pelaksanaan serta penganalisis pelaksanaan kebijakan perusahaan di bidang jasa tersebut.
2) Tugas:
a) Mengkoordinasikan pelaksanaan teknis operasi dari pelayanan perusahaan di bidang komersial dan ATE.
b) Mendayagunakan para inspektor, surveyor dan staf yang ada di lingkungan unit kerjanya agar lebih produktif.
c) Memantau dan mempelajari perkembangan usaha teknologi pasar di bidang komersil dan ATE.
d) Menyiapkan, mengelola, mengadministrasikan data dan dokumen kegiatan operasi pelayanan jasa perusahaan di bidang komersial dan ATE.
d. Sub Bidang Komersial
Bagian ini bertugas untuk menerima order di luar penugasan pemerintah yaitu jasa tradisional yang merupakan jasa khas SUCOFINDO.
e. Sub Bidang ATE (Aplikasi Tataniaga Ekspor)
Bagian ini melaksanakan tugas (penunjukan) pemerintah seperti kayu dan rotan, tambang, galian C.
1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang jasa ATE. 2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan jasa ATE b) Mengkoordinasikan pelaksanaan jasa ATE
c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan jasa ATE
f. Sub Bidang Administrasi Operasi
Bagian ini mengelola tugas khusus administrasi di bidang operasional mulai dari penerimaan order sampai dengan membuat surat perintah kerja untuk survey, penerbitan sertifikat, draf invoice Tugas:
1) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan administrasi operasi 2) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi operasi 3) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan
administrasi operasi g. Bidang Pemasaran
1) Fungsi:
Penyelenggara kegiatan operasional di cabang madya untuk bidang pelayanan pelanggan dan penjualan jasa serta membantu kepala cabang dalam perumusan petunjuk pelaksanaan dan penganalisa kebijakan di bidang jasa tersebut. 2) Tugas:
a) Menyiapkan dan mengolah data tentang pelaksanaan kegiatan operasional pelayanan perusahaan di bidang pelayanan pelanggan dan penjualan jasa.
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan teknis operasi dan pelayanan teknis operasi dari pelayanan perusahaan serta penjualan jasa.
h. Sub Bidang Penjualan Jasa 1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang penjualan jasa 2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan di bidang penjualan jasa
b) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan rencana kegiatan penjualan jasa
i. Sub Bidang Pelayanan Pelanggan 1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang pelayanan pelanggan 2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan di bidang pelayanan pelangan
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang pelayanan pelanggan
c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan rencana pelayanan pelanggan
j. Bidang Keuangan dan Administrasi 1) Fungsi:
Penyelenggara kegiatan operasi di cabang madya untuk bidang keuangan/ akuntansi, sistem informasi, pengembangan sumber daya manusia dan umum serta membantu kepala cabang dalam pengambilan keputusan dan perumusan petunjuk pelaksanaan serta penganalisis pelaksanaan kebijakan perusahaan di bidang tersebut.
2) Tugas:
a) Mengkoordinasikan pelaksana teknis operasi dari pelayanan perusahaan di bidang keuangan/ akuntansi, sistem informasi, pengembangan sumber daya manusia dan umum.
b) Menyiapkan dan mengolah data tentang pelaksanaan kegiatan operasi pelayanan perusahaan di bidang keuangan/ akuntansi, sistem informasi, pengembangan sumber daya manusia dan umum.
c) Mendayagunakan para staf yang ada di lingkungan unit kerjanya agar produktif.
k. Sub Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia 1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang pengembangan sumber daya manusia/ DIKLAT.
2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan pengembangan sumber daya manusia/ DIKLAT
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pengembangan sumber daya manusia/ DIKLAT
c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan pengembangan sumber daya manusia
l. Sub Bidang Akuntansi Keuangan 1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang keuangan atau akuntansi 2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan di bidang keuangan
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan keuangan/ akuntansi
c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan keuangan/ akuntansi
m. Sub Bidang Sistem Informasi 1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang sistem informasi 2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan pengembangan sistem informasi
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang sistem informasi
c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan di bidang sistem informasi
n. Sub Bidang Umum 1) Fungsi:
Pelaksana kegiatan di bidang umum 2) Tugas:
a) Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan di bidang umum b) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang umum c) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kegiatan
di bidang umum 2. Deskripsi Jabatan Bagian Penggajian
a. HRO/ Bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia)
Tugas dan tanggung jawab bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) adalah sebagai berikut:
1) Mengkonsolidasikan rencana kebutuhan pegawai dari masing- masing bagian untuk menjamin adanya perencanaan kepegawaian yang baik yang meliputi jumlah, kualitas, dan waktu kebutuhan pegawai di cabang Banjarmasin
2) Melakukan proses perekrutan pegawai sesuai dengan prosedur untuk menjamin tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam jabatannya.
3) Memonitor dan menyiapkan kontrak kerja pegawai serta menyiapkan dan memberikan perlengkapan kerja yang dibutuhkan untuk menjamin kelengkapan data- data kepegawaian
4) Melaksanakan proses pelatihan pegawai yang meliputi pendaftaran, pembayaran dan pemantauan, penyiapan sarana yang dibutuhkan serta melakukan evaluasi pelaksanaan program pelatihan untuk menjamin pegawai dapat mengikuti pelatihan dengan lancar dan dapat menerapkan pelatihan di lingkungan kerjanya.
5) Melaksanakan proses pembayaran gaji pegawai, menghitung upah lembur, kenaikan/ penurunan gaji, memproses klaim obat, bonus, THR dan benefit/ insentif lainnya, mencatat absensi pegawai untuk menjamin pegawai dapat menerima hak sesuai waktu yang ditentukan.
6) Melakukan updating data-data kepegawaian setiap ada penambahan/ perubahan yang terjadi serta menyimpan personal file dengan baik untuk menjamin tersedianya data kepegawaian yang uptodate dan aman.
7) Berhubungan dengan pihak asuransi, rumah sakit, untuk melakukan pendaftaran, pembayaran premi maupun mengajukan klaim karyawan yang mengalami kecelakaan, meninggal atau yang memutuskan hubungan kepegawaian dengan perusahaan
8) Berhubungan dengan depnaker atau instansi lain dalam mengurus pendaftaran, melaporkan atau menyelesaikan masalah perburuhan yang terjadi serta mengurus ijin ketenagakerjaan baik WNI atau WNA.
9) Mengkonsolidasikan hasil penilaian kinerja dari masing-masing bagian untuk mendapatkan data-data yang diperlukan dalam pengembangan karir pegawai di Cabang Banjarmasin.
10)Memonitor pelaksanaan kontrak jasa tenaga kerja dengan Labour Supply dan melaporkan kepada manajemen secara periodik.
11)Verifikasi tagihan rumah sakit, perusahaan Labour Supply, Surat Perintah Perjalanan Dinas, permohonan cuti, permohonan ijin kehadiran.
12)Melaporkan update data komposisi seluruh tenaga kerja/ karyawan di area dan site- site secara periodik kepada manajemen.
b. APO/ Account Payable Officer (Bagian Utang)
1) Menyiapkan dan verifikasi transaksi rutin non kas/ memorial pelengkap yang berkenaan dengan pembebanan biaya, pencadangan biaya, dan pengakuan pendapatan (Pendapatan Usaha Belum di-invoice-kan).
2) Input seluruh transaksi harian non kas di Orafin (General Ledger, dan Income/ Cost) setiap hari.
3) Verifikasi pembebanan dari unit lain pada Orafin (I/C), dan approve kalau data sudah valid.
4) Melakukan posting Orafin atas data GL, I/C, AP, dan AR setiap hari.
5) Mencetak hasil laporan keuangan maksimum 1 hari setelah tutup buku
6) Membuat laporan piutang usaha belum di-invoice-kan maksimum tanggal 6
7) Membuat laporan mutasi aktiva tetap dan persediaan maksimum tanggal 6
8) Membuat rincian buku pembantu pos-pos neraca sebagai lampiran laporan keuangan triwulan maksimum satu hari sebelum batas waktu yang ditetapkan kantor pusat.
c. Staf APO
1) Verifikasi BPUK (Bukti Pengeluaran Uang Kas/Bank) dari site-site, analisa, dan jurnal/ entry di Budget Control) sesuai pos anggaran (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan)
2) Verifikasi, jurnal/ entry hasil BC di AP 3) Filing dokumen transaksi kas/ bank site-site
4) Membantu memproses bukti permintaan pembayaran di BC dan di AP sampai cetak invoice/ BPUK
d. Kasir
1) Melakukan transaksi harian kas, bank PDO (Perkiraan Dana Operasi), dan bank PHP (Perkiraan Hasil Penagihan)
2) Melakukan pencatatan, entry data buku harian kas, bank PDO dan bank PHP
3) Menerbitkan cek dan aplikasi transfer bank
4) Membuat laporan harian kas, bank PDO, dan bank PHP 5) Payment invoice/ BPUK AP yang telah dibayar setiap hari 6) Filing dokumen BPUK, kas, bank PDO/PHP
7) Monitoring dan droping dana (transfer) dari kantor pusat di rekening bank PDO
8) Membuat laporan posisi hutang dan rencana pembayaran harian 9) Meminta print out rekening koran bank PDO/ PHP setiap hari. 10)Melakukan rekonsiliasi antara menurut catatan bank PDO/ PHP
dengan R/K Bank setiap akhir bulan. e. Satpam
1) Menjaga keamanan dalam lingkungan perusahaan 2) Mengawasi proses absensi karyawan