Good Governance as Key Success of a Company Business Sustainability
DEWAN KOMISARIS
menyetujui laporan pertanggungjawaban Dewan Komisaris Direksi atas pengelolaan perusahaan, untuk mengangkat dan memberhentikan anggota Dewan Komisaris maupun Direksi, untuk menyetujui pemberian paket remunerasi yang diusulkan bagi Dewan Komisaris serta Direksi, untuk menyetujui Laporan Tahunan yang disampaikan oleh Direksi dan menunjuk Akuntan Publik yang akan bertugas untuk melakukan audit terhadap seluruh laporan keuangan perusahaan dan memberikan persetujuan terhadap penggunaan laba bersih perusahaan.
DEWAN KOMISARIS
Berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, termasuk salah satunya Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (“POJK”) No. 33/ POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, Dewan Komisaris merupakan organ Perusahaan yang bertanggung jawab untuk menjalankan fungsi pengawasan umum maupun khusus dan memberikan saran/nasihat kepada Direksi terkait penyelenggaraan Perusahaan.
GENERAL MEETINGS OF SHAREHOLDERS
In accordance with the Company’s Articles of Association, a General Meeting of Shareholders shall be the forum holding the highest authority to take any decision about the Company’s organization or management. The authority granted to the General Meeting of Shareholders is granted to neither the Board of Commissioners nor the Board of Directors, as it is the authority to agree to the reports of the responsibility of the Boards of Commissioners and Directors in the running of the Company, to engage or dismiss members of both the Boards of Commissioners and Directors, to accept the proposed remuneration packages for the Boards of Commissioners and Directors, to accept the Annual Report presented by the Directors, to appoint the Public Accountant that will be charged with the audit of the Company’s financial reports, and to agree to the Use of the Company’s Net Profit.
BOARD OF COMMISSIONERS
In accordance with the Company’s Articles of Assocation and current regulations, including Financial Services Authority (OJK) Regulation No. 33/POJK.04/2014 re. The Boards of Directors and of Commissioners of Publicly-listed Companies, the Board of Commissioners is the Company body charged with general and specific oversight as well as to provide suggestions and advice to the
Board of Directors concerning the management of the Company.
Commited to Global Sustainable Development
Keanggotaan Dewan Komisaris
Penunjukkan, pengangkatan dan pemberhentian anggota Dewan Komisaris dilakukan dengan persetujuan dari RUPS. Dewan Komisaris Perusahaan menjabat untuk periode selama lima tahun. Keanggotaan Dewan Komisaris Kami telah mencerminkan jumlah minimum yang disyaratkan dalam Pasal 20 dari Peraturan OJK No. 33/POJK.04/2014 dan telah memenuhi kriteria sebagai berikut:
• Memiliki ahlak, moralitas dan integritas yang tinggi; • Tidak pernah terlibat dalam perkara hukum; • Memiliki komitmen untuk memenuhi peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
• Memiliki pengetahuan dan/atau keahlian di bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Tidak memiliki saham baik langsung maupun tidak langsung di perusahaan yang dapat memengaruhi kemampuannya untuk bertindak obyektif;
• Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan perusahaan, anggota Dewan Komisaris, Direksi atau pemegang saham utama Perusahaan;
• Tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan;
Membership of the Board of Commissioners
The nomination, appointment and dismissal of the members of the Board of Commissioners are undertaken by decision of the General Meetings of Shareholders. The Board of Commissioners shall serve for a period of 5 (five) years. The membership of the Board of Commissioners exhibits the minimum required by Article 20 of OJK Regulation No.33/ POJK.04/2014, and fulfills the following criteria:
• Exhibits high moral standing and integrity; • Has never been charged with a criminal act; • Shows commitment to fulfill all current laws and
regulations;
• Holds expertise and/or knowledge in such fields as the Company may require;
• Neither holds such direct or indirect share ownership in the Company as may affect the objectivity of its actions; • Is not affiliated to the Company, the other members of the
Board of Commissioners nor the principal owner of the Company; and
• Neither holds such business interests as may be directly or indirectly linked with the Company’s activities.
Lingkup tugas, tanggung jawab dan wewenang Dewan Komisaris Perusahaan dijabarkan berikut ini:
The functions, responsibilities and authority of the Board of Comamissioners are as follow:
Menyampaikan saran dan pendapat kepada RUPS mengenai rencana pengembangan perusahaan, laporan tahunan dan laporan berkala lainnya dari Direksi;
To provide suggestions and advice to the General Meetings of Shareholders in respect of the Company’s growth plans, the annual report and other periodic reports of the Directors;
Memberikan pelaporan tentang tugas dan pengawasan yang telah dilakukan selama tahun buku yang baru lampau kepada RUPS disertai dengan saran dan langkah perbaikan yang harus ditempuh, apabila perusahaan menunjukkan gejala kemunduran;
To report to the General Meetings of Shareholders on the duties and oversight undertaken during the fiscal year just passed, as well as suggestions on remedial steps should the Company be suffering any setback;
Memberikan saran dan pendapat kepada RUPS mengenai setiap persoalan lainnya yang dianggap penting bagi pengelolaan perusahaan;
To provide suggestions and advice to the General Meetings of Shareholders about any other problem of a material nature in the Company’s management;
Mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang disampaikan Direksi dalam waktu selambat lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tahun buku baru dimulai;
To ratify the Business Plan and Budget as presented by the Company’s management at least 30 (thirty) days prior to the start of a new fiscal year;
Sekurang kurangnya melakukan tugas pengawasan lainnya yang ditentukan oleh RUPS;
To undertake any other oversight function as may be determined by the General Meetings of Shareholders;
Membuat Risalah Rapat Dewan Komisaris;
To minute the meetings of the Board of Commissioners; and
Melaporkan kepada perusahaan mengenai kepemilikan sahamnya dan atau keluarganya pada Perusahaan dan pada perusahaan lain.
To report to the Company about its members’ shareholdings in the Company and/or those of their families in the Company and/or other enterprises.
1
2
3
4
5
7
6
38
Sawit Sumbermas Sarana 2017 Sustainability Report Sawit Sumbermas Sarana 39 2017 Sustainability Report
Komisaris Independen
Penunjukkan Komisaris Independen perusahaan telah memenuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Komisaris Independen perusahaan adalah seorang individu profesional yang berasal dari luar perusahaan dan telah memenuhi persyaratan minimum sebagai anggota Dewan Komisaris, termasuk tidak memiliki hubungan afiliasi dengan perusahaan, anggota Dewan Komisaris, Direksi atau pemegang saham utama perusahaan ataupun hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan. Komisaris perusahaan bertindak independen terhadap RUPS.
Tata Tertib Dewan Komisaris
Dewan Komisaris Perusahaan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan mengacu pada aturan-aturan dan ketentuan yang termaktub dalam Anggaran Dasar maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perusahaan Terbatas, Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, dan Peraturan OJK No. 34/POJK.04/2014 tentang Komite Nominasi dan Remunerasi Emiten atau Perusahaan Publik.
Rapat Dewan Komisaris
Sebagai bagian dari pelaksanaan tugas pengawasan yang dijalankannya, Dewan Komisaris melaksanakan paling sedikit 4 (empat) kali dalam satu tahun atau setiap kali atas dasar permintaan seorang atau lebih dari anggota Dewan Komisaris.
DIREKSI
Menurut Anggaran Dasar dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, termasuk salah satunya Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (“POJK”) No. 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, Direksi merupakan organ perusahaan yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas pengelolaan seluruh kegiatan operasional perusahaan atas dasar kepentingan perusahaan dan sesuai visi dan misi yang ditetapkan. Direksi juga berwenang mewakili perusahaan dalam segala urusan atau perjanjian yang mengikat perusahaan dengan pihak lain serta mengambil tindakan terkait kepengurusan dan kepemilikan dengan batasan-batasan terkait hal-hal berikut: 1. Meminjam atau meminjamkan uang atas nama
perusahaan (tidak termasuk pengambilan uang Perusahaan di bank) yang jumlahnya melebihi 20% dari keseluruhan modal ditempatkan dan disetor penuh; 2. Mendirikan suatu usaha atau turut serta mengambil
saham pada perusahaan lain baik di dalam maupun di luar negeri;
3. Mengikat perusahaan sebagai penjamin yang jumlahnya melebihi 10% dari keseluruhan modal ditempatkan dan disetor penuh;
4. Melepaskan hak atau menjadikan jaminan harta
Independent Commissioner
The appointment of an Independent Commissioner to the Company is in accordance with current regulation. The Independent Commissioner is a professional individual from outside the Company, and fulfills the minimum regulatory requirements as a member of the Board of Commissioners, including being unaffiliated with the Company, the other members of the Board of Commissioners, the Directors or the principal shareholder, nor holding such business interests as may be directly or indirectly linked with the Company’s activities. The Commissioners act on behalf of the General Meetings of Shareholders.
Code of Conduct of the Board of Commissioners
The Board of Commissioners of the Company undertakes its duties and responsibilities with reference to the Articles of Association of the Company as well as current regulation, including Law No.40 of 2007 re. Limited Liability Companies, OJK Regulation No.33/POJK.04/2014 re. The Boards of
Directors and of Commissioners of Publicly-listed Companies, and OJK Regulation No.34/POJK.04/2014 regarding Nomination and Remuneration Committees of Publicly-listed Companies.
Meetings of the Board of Commissioners
As one aspect of its duty of oversight, the Board of
Commissioners is required to meet at least 4 (four) times per year, or on such occasion as one or more members of the Board of Commissioners may request.
BOARD OF DIRECTORS
In accordance with the Company’s Articles of Association and current regulations, including Financial Services Authority (OJK) Regulation No. 33/POJK.04/2014 re. The Boards of Directors and of Commissioners of Publicly-listed Companies, the Board of Directors is the Company body responsible for the management of all aspects of the Company’s operational activity in accordance with the Company’s needs and the stated vision and mission thereof. The Board of Directors is also authorized to represent the Company in all matters or agreements that bind the Company to any third party, as well as to take such actions as may be related to management and ownership with the following limitations:
1. To borrow and/or lend money in the name of the Company (not including Company funds held in bank accounts) equal to or greater than 20% of the Company’s issued and paid-up capital;
2. To incorporate business entities as well as take shares in other businesses, both domestically and overseas; 3. To enter into corporate guarantees for amounts equal to
or greater than 10% of the Company’s issued and paid-up capital; and
Commited to Global Sustainable Development
kekayaan, baik barang bergerak maupun tidak bergerak milik perusahaan yang jumlahnya melebihi 10% dari keseluruhan modal ditempatkan dan disetor penuh. Untuk pengecualian tersebut, harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari Dewan Komisaris. Selain tugas dan tanggung jawab yang dijalankan secara kolektif, Direksi Perusahaan juga bertanggung jawab secara individu terkait bidang atau departemen yang dipimpinnya.
Anggota Direksi perusahaan adalah eksekutif bisnis profesional yang telah memiliki pengalaman luas pada industri yang relevan serta memenuhi kualifikasi maupun persyaratan minimum yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan, termasuk Pasal 20 dari Peraturan OJK No. 33/POJK.04/2014, yakni:
• Memiliki ahlak, moralitas dan integritas yang tinggi; • Tidak pernah terlibat dalam perkara hukum; • Memiliki komitmen untuk memenuhi peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
• Memiliki pengetahuan dan/atau keahlian di bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Tidak memiliki saham baik langsung maupun tidak langsung di perusahaan yang dapat memengaruhi kemampuannya untuk bertindak obyektif;
• Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan perusahaan, anggota Dewan Komisaris, Direksi atau pemegang saham utama Perusahaan;
• Tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.
Perusahaan senantiasa memastikan bahwa Direksi selalu memperoleh informasi mengenai informasi baru dan perkembangan terakhir di bidang ekonomi, industri, teknologi agrikultur dan hal-hal penting lainnya. Tata Tertib Direksi
Direksi perusahaan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya berdasarkan pada Anggaran Dasar Perusahaan serta aturan-aturan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang perusahaan Terbatas, Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, dan Peraturan OJK No. 34/POJK.04/2014 tentang Komite Nominasi dan Remunerasi Emiten atau Perusahaan Publik.
Rapat Direksi
Direksi mengadakan pertemuan paling sedikit 4 (empat) kali dalam setahun di samping juga ikut serta dalam rapat koordinasi dengan Dewan Komisaris. Pada tahun 2016, Direksi menyelenggarakan rapat internal sebanyak 4 (empat) kali.
Prosedur Penetapan Remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi
Perusahaan memberikan paket remunerasi yang kompetitif yang dibayarkan setiap bulan kepada anggota Dewan
either fixed or moveable, for amounts equal to or greater than 10% of the Company’s issued and paid-up capital. Such exceptions require the prior consent of the Board of Commissioners.In addition to their collective duties and responsibilities, the members of the Board of Directors are also individually responsible for the departments which they lead.
The members of the Board of Directors are professional business executives with long relevant industry experience, who also fulfill the qualifications and minimum requirements set forth in relevant regulation, including Article 20 of OJK Regulation No.33/POJK.04/2014, which states thay they should:
• Exhibit high moral standing and integrity; • Have never been charged with a criminal act; • Show commitment to fulfill all current laws and
regulations;
• Hold expertise and/or knowledge in such fields as the Company may require;
• Neither hold such direct or indirect share ownership in the Company as may affect the objectivity of thier actions; • Are not affiliated to the Company, the other members of
the Board of Commissioners nor the principal owner of the Company; and
• Neither hold such business interests as may be directly or indirectly linked with the Company’s activities.
The Company strives to ensure that the Board of Directors is always informed of the latest developments in the economy, industry, agricultural technology and other important matters.
Code of Conduct of the Board of Directors
The Board of Directors of the Company undertakes its duties and responsibilities with reference to the Articles of Association of the Company as well as current regulation, including Law No.40 of 2007 re. Limited Liability Companies, OJK Regulation No.33/POJK.04/2014 re. The Boards of
Directors and of Commissioners of Publicly-listed Companies, and OJK Regulation No.34/POJK.04/2014 re.Nomination and Remuneration Committees of Publicly-listed Companies. Meetings of the Board of Directors
The Board of Directors hold at least 4 (four) meetings per year, as well as joint coordination meetings
with the Board of Commissioners. In 2017, the Board of Directors conducted 4 (four) internal meetings. Procedures for Setting Remuneration of the Boards of Commissioners and Directors
The Company provides a competitive remuneration package paid monthly to the members of the Boards
40
Sawit Sumbermas Sarana 2017 Sustainability Report Sawit Sumbermas Sarana 41 2017 Sustainability Report
Komisaris dan Direksi sebagai bentuk penghargaan atas dedikasi dan integritasnya dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai fungsi yang diembannnya. Remunerasi yang diberikan bagi Dewan Komisaris dan Direksi ditetapkan melalui RUPS dan dievaluasi oleh Komite Audit untuk memastikan kesesuaiannya dengan performa individu maupun kemampuan finansial perusahaan. Pelatihan bagi Dewan Komisaris dan Direksi (G4-43) Kompetensi Dewan Komisaris dan Direksi merupakan satu hal yang mendapat perhatian besar. Oleh karenanya, dalam rangka meningkatkan wawasan maupun kepemiminan dan kapabilitas manajerialnya, Dewan Komisaris dan Direksi perusahaan turut serta dalam berbagai pelatihan dan seminar.
KOMITE-KOMITE
Sesuai wewenang yang dimilikinya yang diatur dalam Pasal 28 ayat 4 Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.33/ POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, Dewan Komisaris Perusahaan berwenang membentuk komite-komite untuk membantunya melaksanakan fungsi pengawasan. Berikut penjabaran mengenai masing-masing komite:
Komite Audit
Penunjukkan Komite Audit Perusahaan sejalan dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 55/POJK.04/2015. Tugas utama Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris untuk melaksanakan fungsi pengawasan dengan melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap pengelolaan dan kegiatan operasional perusahaan. Selain itu, Perusahaan menugaskan Komite Audit untuk melakukan penelaahan atas hal-hal sehubungan dengan kecukupan sistem pengendalian internal, termasuk memastikan efektivitas penerapan manajemen risiko, kehandalan pelaporan
of Commissioners and Directors, in appreciation of the dedication and integrity with which they carry out the duties and responsibilities with which they have been charged. The remuneration received by the Commissioners and Directors is set by the General Meetings of Shareholders and evaluated by the Audit Committee in order to make sure that it is consistent with individual performance and the Company’s financial means.
Commissioner and Director Training
We take great care over the competency of the Boards of Commissioners and Directors. As a result, in order to increase their insight, leadership and managerial ability, the Boards of Commissioners and Directors undergo a variety of training and seminars.
COMMITTEES
In accordance with the authority detailed and provided by Article 28 Section 4 of OJK Regulation No.33/POJK.04/2014 re. The Boards of Directors and of Commissioners of Publicly-listed Companies, the Board of Commissioners is authorized to form committees to assist it in the implementation of its oversight duties. Each committee is further detailed below: Audit Committee
The Company’s Audit Committee is appointed in accordance with OJK Regulation No.55/POJK.04/2015. The main duty of the Audit Committee is to assist the Board of Commissioners in its oversight function by monitoring and reviewing the Company’s management and operational activities. In addition, the Company assigns the Audit Committee to study various issues related to the adequacy of internal control, including the effectiveness of risk management procedures, completeness of financial reporting, and conformity to current laws and regulation.
Dewan Komisaris Perusahaan DEWAN KOMISARIS PERUSAHAAN KOMITE NOMINASI REMUNERASI KOMITE AUDIT Nomination and Remuneration Committee Audit Committee Boards of Commissioner
Commited to Global Sustainable Development
keuangan serta kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam rangka memberikan saran bagi Dewan Komisaris, Komite Audit harus melakukan analisa dan menyusun Rencana Kerja Tahunan. Komite Audit juga melakukan evaluasi atas laporan keuangan tahunan konsolidasi untuk meyakinkan Dewan Komisaris bahwa penyajian laporan perusahaan telah memenuhi Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan dan seluruh informasi disajikan secara lengkap dan akurat kepada publik luas.
Komite Nominasi dan Remunerasi
Komite Nominasi dan Remunerasi perusahaan dibentuk atas dasar kebutuhan bisnis Perusahaan dan sebagai bentuk kepatuhan Perusahaan terhadap perundang-undangan yang berlaku, salah satunya Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 34/POJK.04/2014 tentang Komite Nominasi dan Remunerasi Emiten atau Perusahaan Publik.
Komite Nominasi dan Pemunerasi perusahaan bertanggung jawab untuk melaksanakan, mengatur dan menegakkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik dalam kaitannya dengan proses pencalonan kandidat yang akan mengisi posisi strategis di jajaran manajemen serta merumuskan dan menetapkan besaran remunerasi bagi Direksi. Lingkup tugas dan tanggung jawab Komite Nominasi dan Remunerasi Perusahaan diuraikan berikut ini:
1. Menilai gaji dan bonus atas pengurusan perusahaan; 2. Menerima laporan akuntan; dan
3. Menentukan pergantian Direksi Perusahaan.
