yang ada di dalam Pemerintah Daerah. Namun belum semua Badan Publik di daerah memiliki perangkat yang diwajibkan dan menjalankan keterbukaan informasi publik. Beberapa kendala termasuk pemahaman akan UU KIP, ketidaktahuan memulainya darimana sampai pada pemahaman teknis pelaksanaan yang belum dipahami.
Untuk itu agar keterbukaan informasi publik dapat dilaksanakan di daerah dengan baik diperlukan paling tidak prasyarat dasar dan faktor pendukung. Prasyarat dasar agar keterbukaan informasi publik dapat berjalan di daerah adalah:
1. Regulasi
Setelah pada tingkat nasional keberadaan regulasi terpenuhi, maka pada tingkat daerah hal tersebut juga harus dipenuhi agar keterbukaan informasi publik dapat dijalankan. Jika pada tingkat nasional Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri Dalam Negeri serta Peraturan Komisi Informasi, maka di daerah (Kabupaten/Kota) paling tidak perlu ditetapkan beberapa regulasi. Regulasi ini memastikan siapa yang wajib melayani publik
...
keterbukaan
informasi publik
seharusnya sudah
dapat dijalankan
oleh semua Badan
proses administrasi dan pembiayaan yang relatif lebih besar dan proses yang panjang ketimbang menetapkan berdasarkan sumberdaya manusia yang sudah ada. Meskipun demikian, Badan Publik perlu menyediakan paket peningkatan kapasitas bagi sumberdaya manusia yang ditempatkan sebagai petugas-petugas yang memberikan layanan informasi.
b. Sarana dan Prasarana. Badan Publik yang berada di lingkungan Pemerintah Daerah memiliki kegiatan yang sangat beragam dengan bidang-bidang yang relative banyak di dalam satu badan (SKPD). Oleh karenanya informasi maupun jenisnya sangat beragam. Untuk memberi layanan yang optimal diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Prasyarat minimal sarana dan prasarana yang dibutuhkan adalah yang dapat menunjang peran-peran penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau penampilan (display) kepada publik, serta pelayanan informasi. Sarana dan prasarana minimal yang dibutuhkan yakni:
i. Lemari atau wadah tempat menyimpan semua dokumen dan informasi yang dimiliki. Lemari atau wadah penyimpanan dokumen dapat ditetapkan terpusat di dalam satu SKPD atau terbagi-bagi berdasarkan bidang atau bagian masing-masing.
ii. Buku atau berkas (ile) dapat berbentuk
softcopy atau hardcopy yang berisi hasil pendokumentasian informasi publik, baik pada masing-masing bidang/bagian atau dipusatkan pada Badan Publik terkait. iii. Media yang memuat berbagai daftar
informasi publik yang dapat diakses oleh di dalam penyediaan informasi dan bagaimana
layanan itu diberikan. Regulasi yang diperlukan yakni:
a. Surat Keputusan Kepala Daerah tentang Pembentukan PPID. Surat keputusan ini untuk mengukuhkan keberadaan PPID dan tugas pokok serta fungsinya sebagai pelaksana dari unsur Pemerintah Daerah sebagai badan publik untuk mengelola (di dalamnya termasuk menyediakan dan melayani publik di dalam permintaan informasi) informasi publik.
b. Peraturan Kepala Daerah mengenai bagaimana layanan informasi publik diberikan. Peraturan ini mengatur bagaimana layanan informasi diberikan kepada publik, melalui tata cara dan mekanisme seperti apa, dilayani dengan cara seperti apa, menggunakan media apa, serta juga mengatur jika terjadi sengketa informasi antara Pemerintah Daerah (dalam hal ini PPID) sebagai penyedia informasi dengan publik sebagai peminta informasi.
2. Teknis
a. Ketersediaan sumberdaya manusia.
Memberikan layanan dan penyediaan informasi kepada publik membutuhkan penunjukan petugas pada posisi yang jelas agar layanan tersebut dapat dijalankan yang memenuhi unsur-unsur tepat waktu serta kepuasan publik atas layanan yang diberikan. Didalam penyediaannya, regulasi pada tingkat nasional tidak menganjurkan badan publik merekrut staf baru, karena dapat menimbulkan konsekuensi
publik. Media tersebut dapat dikembangkan berdasarkan kategori informasi yang ada dan dikembangkan melalui wadah yang sederhana sampai yang menggunakan perangkat teknologi informasi. Umumnya yang digunakan adalah website, papan informasi, penampilan di computer yang memperlihatkan daftar informasi publik dan sebagainya.
iv. Meja informasi/front desk tempat melayani permintaan informasi. Meja ini diperlukan untuk tempat interaksi langsung antara petugas di Badan Publik dengan masyarakat yang meminta informasi.
Tidak semua sarana dan prasarana disediakan secara parsial seperti yang dijelaskan di atas. Dengan memanfaatkan sistem jaringan area lokal (Local Area Network/LAN) yang menggunakan sarana computer serta kabel penghubung (atau nirkabel) semua sarana di atas dapat dihubungkan satu dengan lainnya, sehingga dapat mempercepat layanan informasi yang diberikan oleh Badan Publik.
3. Administrasi
Prasyarat dasar ini merupakan prasyarat yang dapat memastikan prasyarat-prasyarat sebelumnya dapat berjalan. Untuk memastikan regulasi diimplementasikan dibutuhkan
ketersediaan sumberdaya manusia yang sesuai dan sarana serta prasarana. Untuk memastikan sumberdaya manusia dapat menggunakan sarana serta menjalankan fungsi-fungsi yang telah ditetapkan dibutuhkan prosedur operasi standar dan petunjuk pelaksanaan.
a. SOP atau prosedur operasi standar. Prosedur ini disusun untuk memastikan bahwa setiap langkah yang melibatkan pihak-pihak dengan perannya masing- masing dapat terukur kinerjanya dari sisi penyampaian kualitas layanan serta ketepatan waktu. SOP ini memiliki berbagai jenis tergantung pada layanan atau kerja- kerja yang melibatkan berbagai pihak mana saja yang hendak diatur, Idealnya semua kerja-kerja yang dijalankan memiliki SOP nya masing-masing.
b. Petunjuk Teknis Pelaksanaan.
Sedangkan faktor pendukung antara lain:
1. Kemauan politik (political will) pimpinan.
Untuk melaksanakan keterbukaan informasi publik diperlukan adanya perubahan paradigma dalam penyelenggaraan pemerintah daerah dengan mengedepankan prinsip good governance, salah satunya adalah transparansi. Oleh karena itu, perubahan paradigma tersebut harus ditopang oleh
political will pimpinan yang kuat untuk melahirkan berbagai instrumen lainnya seperti kebijakan, regulasi, sarana prasarana, dan sebagainya.
Political will yang kuat merupakan modal awal agar misi pelaksanaan keterbukaan informasi publik dapat dilaksanakan dengan baik.
2. Regulasi yang jelas. Kurang memadainya
regulasi di daerah di dalam melaksanakan
keterbukaan informasi publik yang jelas merupakan salah satu tantangan yang harus dipecahkan. Keberadaan regulasi yang memadai, jelas, dan tegas akan membantu pelembagaan keterbukaan
informasi dalam suatu pemerintah daerah, terlebih lagi keterbukaan informasi mencakup semua bagian atau unit dalam suatu pemerintah daerah. Keberadaan regulasi juga dapat menjamin keberlanjutan pelaksanaan keterbukaan informasi publik agar tidak selalu tergantung dengan mood
atasan atau pimpinan. Regulasi ini setidaknya mengatur tentang: a) Struktur pelaksana
keterbukaan informasi beserta tugas, fungsi, dan tanggungjawabnya; b) Mekanisme kerja antar unit atau bagian dalam pelaksanaan keterbukaan informasi; c) sistem pengelolaan dan pelayanan informasi; d) penyelesaian sengketa; dan e) pembiayaan.
3. Struktur kelembagaan yang memiliki kejelasan
kewenangannya. Struktur kelembagaan diperlukan
untuk menjalankan regulasi yang telah dibuat. Struktur kelembagaan ini mencerminkan tugas dan tanggungjawab setiap unsur dalam suatu badan publik. Struktur kelembagaan terdiri dari Atasan PPID, PPID, petugas yang mendukung kerja PPID dalam pengelolaan dan pelayanan informasi (petugas layanan, teknologi informasi, kearsipan, dan pejabat fungsional lainnya) serta bagaimana hubungan antara unsur-unsur dimaksud dalam pelaksanaan keterbukaan informasi.
4. Sumber Daya Manusia yang kompeten.
Ketersediaan sumber daya manusia yang memadai baik dari segi kuantitas maupun kualitas merupakan salah satu prasyarat penting agar pengelolaan dan pelayanan informasi dapat dilakukan dengan baik. Beberapa sumber daya yang diperlukan dalam hal ini antara lain: PPID dan PPID Pembantu, Petugas Informasi di masing-masing unit atau
SKPD, Petugas Meja Informasi yang akan melayani permohonan informasi maupun penyelesaian sengketa informasi, dan juga pejabat fungsional seperti arsiparis, petugas website dan IT, dan sebagainya.
5. Anggaran yang memadai. Agar dapat
menjalankan perannya ketersediaan anggaran merupakan faktor pendukung yang harus dipertimbangkan keberadaannya. Tersedianya regulasi yang memadai, sumberdaya manusia yang kompeten tidak cukup menjamin bahwa keterbukaan informasi publik dapat berjalan. Faktor pembiayaan merupakan hal penting yang menjadi faktor
pendukung agar pelaksanaan keterbukaan informasi dapat berjalan. Anggaran yang perlu disediakan oleh Badan Publik paling tidak untuk melakukan sosialisasi kepada publik tentang keberadaan PPID serta operasionalisasi PPID (termasuk didalamnya sarana dan prasarana serta operasionalisasi harian). Anggaran merupakan salah satu aspek penting agar pelaksanaan keterbukaan informasi dapat ditopang dengan baik. Oleh karena itu, dalam mempersiapkan sistem keterbukaan informasi perlu dipikirkan penganggaran yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Penganggaran merupakan salah satu bentuk konsekuensi dari kewajiban badan publik dalam menjalankan keterbukaan informasi. Seringkali badan publik memiliki kendala atas keterbatasan pembiayaan. Oleh karena itu suatu perencanaan yang tepat sangat diperlukan dalam mempersiapkan dan melaksanakan keterbukaan informasi. Strategi lainnya yang dapat dilakukan selain melakukan penganggaran pada setiap SKPD adalah dengan mengembangkan pola- pola kemitraan dengan lembaga-lembaga di luar
badan publik yang memiliki kepedulian terhadap keterbukaan informasi untuk membantu pembiayaan kegiatan atau sarana prasarana melalui dana hibah. Beberapa persoalan yang mengemuka yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah, karena merasa dana yang dimiliki terbatas, maka konsep pengembangan desain untuk implementasi keterbukaan informasi publik dibuat sangat minimalis. Misalnya pertimbangan menentukan letak meja informasi sebagai tempat layanan informasi hanya pada PPID utama saja, karena jika harus membuka meja informasi di semua SKPD dikuatirkan dana membengkak. Padahal penentuan meja informasi harusnya mempertimbangkan variasi dan keragaman informasi di Pemerintah sendiri, jarak antar kantor/SKPD, percepatan layanan pemberian informasi dan bukan disebabkan oleh dana yang terbatas.
6. Sistem reward and punishment. Pelaksanaan
keterbukaan informasi perlu diperkuat dengan sistem reward and punishment yang memadai. Seringkali posisi-posisi layanan publik dianggap sebagai posisi yang tidak menarik bagi pegawai atau petugas badan publik. Oleh karena itu pegawai atau petugas layanan publik termasuk layanan informasi perlu mendapatkan reward dan punishment
yang seimbang terkait dengan tugas-tugas yang diembannya. Pada sistem penilaian kinerja perlu dikembangkan khusus mekanisme ini. Sistem ini tidak selalu harus berbentuk misalnya keuntungan inansial melainkan juga bisa berbentuk lain seperti pengembangan kapasitas melalui pendidikan atau pelatihan-pelatihan maupun kredit kerja.
7. Dukungan publik. Keterbukaan informasi perlu
mendapatkan dukungan publik yang kuat. Oleh karena itu upaya penyadaran publik terhadap pentingnya informasi perlu terus dikembangkan agar masyarakat dapat memanfaatkan keterbukaan informasi dengan baik. Tidak jarang badan publik yang telah membentuk sistem dengan baik namun permintaan informasi dari masyarakat masih rendah. Hal ini mengakibatkan sistem yang telah dibentuk dengan susah payah tidak dapat dimanfaatkan oleh masyarakat padahal tujuan pengembangan layanan ini adalah untuk pemenuhan hak masyarakat atas informasi. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang bertujuan bagi penyadaran masyarakat perlu terus dilakukan seiring dengan pengembangan sistem layanan informasi.
Oleh karena prasyarat pelaksanaan keterbukaan informasi sebagaimana di atas cukup luas, badan publik perlu memprioritaskan beberapa hal, antara lain: a) Regulasi di Daerah; b) Struktur PPID; c) Standar opersional prosedur; dan d) Sarana dan Prasarana.
II.2. REGULASI
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, fungsi regulasi dalam keterbukaan informasi adalah untuk menerjemahkan hal-hal apa saja yang perlu dilakukan sekaligus memperkuat kedudukan pelaksanaan keterbukaan informasi. Sebelum membicarakan bentuk-bentuk regulasi sebaiknya pemerintah daerah menentukan terlebih dahulu apa yang dibutuhkan dan menjadi tantangan dalam melaksanakan keterbukaan informasi. Beberapa hal yang umumnya diperlukan dalam tahap awal, antara lain: (1) Pelaksana keterbukaan informasi yang setidaknya terdiri dari: Atasan PPID, PPID, PPID Pembantu, Petugas Meja Informasi. Hal ini biasanya tercermin dalam struktur kelembagaan PPID; (2) Kategorisasi informasi; (3) Pedoman pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi; (4) aturan tentang pembiayaan; (5) Sarana prasarana.
Beberapa opsi regulasi yang dapat ditetapkan oleh Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan keterbukaan informasi adalah: